Konzeption, Planung und Durchführung eines Tennisturnieres


Studienarbeit, 2016
23 Seiten, Note: 1,3
Anonym

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einführung

2. Konzeption
2.1. Veranstaltungsidee
2.2. Veranstaltungsort
2.3. Corporate Identity

3. Planung
3.1. Zielgruppe
3.2. Risikomanagement
3.3. Planungsphase

4. Durchführung
4.1. Sponsoring - Konzept
4.2. Werbe-, PR- und Gestaltungsmaßnahmen
4.3. Ablauf
4.4. Budgetierung/Kostenrechnung

5. Literaturverzeichnis

1. Einführung

Events gehören heute zum Alltag in der Gesellschaft und sind nahezu überall zu finden. Diese müssen nicht immer Großereignisse, wie die Olympischen Spiele (Sommer und Winter) oder die Fußballweltmeisterschaft sein. So ist auch das örtliche Stadtfest ein Event. Jedes Event, ob es ein Großereignis ist oder nicht, benötigt eine entsprechende Planung. Dabei ist natürlich klar, dass der Aufwand je nach Größe des Events immer mehr wird. In den letzten Jahren haben Sportevents immer mehr an Bedeutung gewonnen, da Sport immer beliebter wird.

Zwischen den heutigen Sportevents und den Olympischen Spielen der Antike erkennt man einige Parallelen, zum Beispiel das Zusammentreffen verschiedener Nationalitäten oder Länder, die Toleranz und Akzeptanz. Bei Sportevents haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten mit anderen zu messen, denn jede Veranstaltung hat bestimmte Regeln und Rahmenbedingungen. Diese Wettkämpfe vermitteln Werte und Normen, die einen Beitrag zur Sozialisierung der Gesellschaft beitragen, was heutzutage sehr wichtig ist. Denn Teamsportarten können das Zusammengehörigkeitsgefühl steigern und leisten somit einen großen Beitrag zur Integration.

Diese Arbeit legt den Fokus auf die Planung und Durchführung eines nationalen Tennisturniers und erklärt grundlegende Aspekte, die für die Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung relevant sind.

2. Konzeption

2.1. Veranstaltungsidee

Hier entsteht die grundsätzliche Eventidee, diese Phase wird meist in Meetings abgehalten, bei denen Ideen gesammelt werden, wie das Event am Ende aussehen soll. Dazu ist es nötig ein Organisationsteam zu gründen. Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

- Anlass des Events
- Zielsetzung des Events
- Zielgruppendefinition
- Termin des Events
- Dauer des Events
- Ort des Events
- Budget

Somit ist die Konzeption die Basis eines erfolgreichen Events, denn eine erfolgreiche Umsetzung ist nur möglich, wenn die Konzeption gut durchdacht und ausführlich ist. Zudem kommen noch exaktes Briefing der Beauftragten, Einberufung von regelmäßigen Meetings, ein ausreichender Planungszeitraum und die Einbindung der Akteure in die Konzeption eines Events dazu.1

Das Organisationsteam besteht aus Max Musterman (Inhaber und Geschäftsführer des Sportpark XY), zuständig für Genehmigungen und die Budgetierung, Simon Urig (Abteilungsleiter Fitness), der für die Koordination und Unterbringungslogistik verantwortlich ist, Jessica Obst (Abteilungsleitung Rezeption), zuständig für das Sponsoring Konzept, sowie das Rahmenprogramm, Marc Oberbauer (Sportökonomiestudent) befasst sich mit dem Ablauf und dem Risikomanagement. Eine komplett neue Konzeption ist nicht nötig, da bereits vor 2 Jahren ein Badmintonturnier im Sportpark XY stattgefunden hat. Auf diesen Erfolg wollte man aufbauen 2016 ein Tennisturnier starten, bei dem mehrere Spieler aus den unterschiedlichen Vereinen in der Region ihr Können unter Beweis stellen können, sowohl im Team als auch einzeln. Somit war der Grundbaustein schon vorhanden und lediglich das Rahmenprogramm und die Eckdaten mussten noch angepasst werden. Das Turnier sollte im Frühsommer stattfinden, da es zu dieser Zeit möglich war das Turnier im freien abzuhalten, es jedoch nicht zu heiß ist, dass es für die Spieler und Zuschauer unangenehm ist. Also entschieden wir uns für das Wochenende vom 10.06.2016 – 12.06.2016. Es soll dieses Jahr eine offene, freizeitorientierte, dreitägige Sportveranstaltung in Zusammenarbeit mit den Partnern (Gewandhaus, Gesundheitstickets,TC) organisiert werden. Bei dem Tennisturnier sollen 32 Spieler antreten, alle aus den umliegenden Landkreisen (Freising, Erding, München, Landshut, Taufkirchen und noch viele mehr) auf 4 Tennisfeldern (lange Seite 23,77 und die breite Seite 10,97 Meter breit ist) Der Austragungsort ist der Sportpark XY in Erding. Neben dem eigentlichen Turnier gibt es noch ein Kulturprogramm sowie ein Unterhaltungsprogramm für Kinder und Erwachsene. Auf der Veranstaltungsfläche soll es eine Hüpfburg für Kinder, sowie Schnupperstunden im Tennis geben bei denen man die Kleinen schon früh für Tennis begeistern und ihnen Tennis näherbringen kann. Zusätzlich gibt es auch Trainerstunden für Erwachsene, die nicht am Turiner teilnehmen, aber sich auch für Tennis interessieren und es selbst mal ausprobieren wollen oder auch mal wieder spielen wollen (diese werden in den Tennishallen ausgetragen). Zudem kommen noch einige Stände (Head, Dunlop, Wilson und asics) hinzu wo sich Interessenten verschiedene Tennisausrüstungen anschauen können, wie zum Beispiel Schläger, Trainingstaschen, Bälle und Sportbekleidung. Es gibt auch einige Infostände der einzelnen Vereine, an diesen können sich Interessenten über den Verein informieren falls sie Interesse haben diesem Verein beizutreten. Im Vorfeld der Veranstaltung soll eine Pressekonferenz und Podiumsdiskussion mit geladenen Experten, Sponsoren und Veranstaltern abgehalten werden.

2.2. Veranstaltungsort

Bei der Suche nach einem Veranstaltungsort müssen je nach Veranstaltungstyp verschiedene Faktoren in Betracht gezogen werden, da je nach Event typ ein passendes Gelände gefunden werden muss, welches den gewünschten Anforderungen entspricht, Dabei ist die Erfüllung der folgenden Kriterien sehr wichtig:

- Das Gelände muss zum Veranstaltungstermin zur Verfügung stehen
- Der Veranstaltungsort muss für die Kapazitäten der erwarteten Teilnehmer- und Besuchermassen ausreichen, darf jedoch nicht zu groß sein
- Die benötigte Infrastruktur muss gegeben sein (z.B. bei Sportveranstaltungen sollten entsprechende Geräte, Plätze, etc. vor Ort sein.)

Die Endgültige Entscheidung muss nach den eigens ausgearbeiteten Pro- und Contra- Aspekten, die der Standort mit sich bringt, getroffen werden. Hierzu empfiehlt es sich, die Entscheidungsfindung mit Hilfe einer Nutzwertanalyse mit Scoring-Verfahren zu vereinfachen.2 Hierbei wird mit Gewichtungsfaktoren von 1 – 10 und Bewertungsfaktoren von 1 – 10 kalkuliert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Nutzwertanalyse mit Scoring-Verfahren / eigenen Darstellung

In diesem Fall ist Alternative 2 am besten, weil sie die höchste Bewertung bekommen hat. Hinzu kommt, dass ein Event eventuell durch eine exklusive Location zu einer besonderen Veranstaltung wird. Deswegen sollte man eine sorgfältige Entscheidung treffen. Zudem sollte man auch beachten, dass der Veranstaltungsort der Veranstaltung entsprechend ist. Weitere wichtige Faktoren sind:

- Wie lauten die allgemeinen Geschäftsbedingungen?
- Welche Zahlungsbedingungen werden gestellt?
- Wie gut ist das Gelände an die Infrastruktur angebunden?

Erst nach der Erfüllung der oben aufgelisteten Kriterien und der Beantwortung der genannten Fragen kann die Entscheidung für oder gegen den Veranstaltungsort getroffen werden.3

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes für das Tennisturniers mussten noch einige Fragen geklärt werden:

- Verfügt der Sportpark über ausreichend Tennisplätze?
- Kann man bei Regen auch in den Innenbereich ausweichen?
- Sind sanitäre Einrichtungen vorhanden?
- Sind Umkleidekabinen (m/w) vorhanden?
- Gibt es ausreichend Platz für Workshops, Stände und Bühnen?

Die Entscheidung das Turnier im Sportpark XY zu veranstalten fiel nach reiflicher Überlegung. Einige positive Kriterien sprachen für diesen Standort, zum Anfang die Infrastruktur (z.B. Platzangebot, sanitäre Anlagen, ideal nutzbare Halle und perfekte Außenplätze), Beliebtheit, Image, großes Einzugsgebiet, gute Verkehrsanbindung, ein großer Parkplatz, der auch für Busse ausgelegt ist und die perfekte Lage weil man nicht direkt in der Innenstadt ist, sie aber sehr schnell und einfach erreichen kann. Zuerst überlegte man das Turnier in einem der ortsansässigen Tennisvereine auszurichten, dies wurde jedoch wieder verworfen, denn dann hätten die Spieler dieses Vereins einen sogenannten „Heimvorteil“ und dieser Verein würde sich im Gegensatz zu den anderen hervorheben und was wiederum den Konkurrenzkampf noch mehr steigern würde, was nicht das Ziel dieses Turnieres ist. Der Sportpark XY liegt nur 2 Autominuten von der Erdinger Innenstadt entfernt und liegt direkt an der Bundesstraße B388, die durch den ganzen Landkreis geht und somit auch perfekt zu erreichen ist. Mit den Buslinien 512, 530 und 540, die alle 15 Minuten vom Erdinger Bahnhof abfahren ist der Sportpark XY so auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu jeder Zeit zu erreichen. Im Folgenden sehen Sie eine Abbildung der Verkehrsverbindungen zum Sportpark XY.

(Abbildung ist aus urheberrechtlichen Gründen nicht im Lieferumfang enthalten)

Abb. 2: Lage Location Sportpark XY / Quelle: Google Maps

Das Veranstaltungsgelände befindet sich in XY 17, 85435 Erding direkt an der B388 in Richtung Taufkirchen (Vils). Die dort gegebene Fläche entspricht der benötigten Größe der Veranstaltung. Abbildung 3 zeigt den Außenbereich des Veranstaltungsgeländes, dieser bietet genügend Platz für Stände, Präsentationsmöglichkeiten, Workshops und Aktivitäten. Auf den Außenplätzen werden die Spiele ausgetragen und in der Tennishalle befinden sich weitere Tennisplätze um bei schlechtem Wetter in den Innenbereich auszuweichen, das ermöglicht uns das Turnier bei jedem Wetter zu veranstalten und somit ist es nicht wetterabhängig und muss bei schlechtem Wetter nicht verschoben werden. Zudem steht uns das Gelände zu dem gewünschten Zeitpunkt (10.06.2016 – 12.06.2016) zur Verfügung und ist somit der perfekte Ort.

(Abbildung ist aus urheberrechtlichen Gründen nicht im Lieferumfang enthalten)

Abb. 3: Luftbildaufnahme der Veranstaltungsgeländes / Quelle: Google Bilder

2.3. Corporate Identity

Corporate Identity (CI), auch unter dem Begriff Unternehmensidentität bekannt, charakterisiert den Einsatz von Kommunikationsmaßnahmen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.4 Absicht der Corporate Identity ist es, die Entwicklung eines Unternehmens zu fördern; sie soll zudem der Unternehmung oder dem Event zu einer eigenen Identität verhelfen. Die Identität eines Unternehmens beziehungsweise einer Veranstaltung sollte eine visuelle Einheit bilden, womit für die Zielgruppe ein eigener Charakter entsteht, die Corporate Identity. Sie umfasst alle Elemente, also die Philosophie, den Namen, das Leitbild, das Logo, und alle weitern Aspekte, unter denen man die Veranstaltung als eigene Marke identifizieren kann. Daraus resultiert, dass die Corporate Identity bei einer Veranstaltung das Unternehmen als Einheit präsentiert.5

Hat man den Markt in Segmente unterteilt, folgt die Zielgruppenanalyse (siehe 3.1. Zielgruppe). Man spezialisiert sich auf die Anliegen der gewünschten Zielgruppe und formuliert eine Copy-Strategy. Unter Copy-Strategy versteht man auch die sogenannte Kampagnenformatierung. Die Copy-Strategy besteht aus vier Ebenen:

- Kommunikationsziel (Was soll bewirkt und erreicht werden)
- Produktversprechen / Unique selling proposition (USP) (Welcher Vorteil wird für den Verbraucher geschaffen?)
- Reason why? (Was kann sich der Kunde vom Produkt/Event versprechen?)
- Tonality (In welchem Stil wird die Dienstleistung/das Produkt „verpackt“?)6

Kalkuliert man all diese Faktoren ein, kann die unternehmenseigene Corporate Identity erstellt werden. Diese soll auf die gewünschte Zielgruppe zugeschnitten sein und dem Unternehmen/Event einen eigenen Charakter geben. Eine außerordentliche Unverwechselbarkeit und die Identifizierung mit dem Unternehmen/Event stehen im Vordergrund.7

Das Ziel der Corporate Identity ist es, die Message, die Philosophie und den integrativen Charakter der Organisation und besonders der Veranstaltung zu vermitteln. Deshalb sollte das bereits bestehende visuelle Erscheinungsbild auch bei dieser Veranstaltung beibehalten werden, um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten, da sich der Name bereits in der Öffentlichkeit und auch in der Zielgruppe etabliert hat. Auch bei der Namensgebung der Veranstaltung sollte man dies berücksichtigen, der XY Cup fand schon mal vor 2 Jahren statt, da war es aber ein Badmintonturnier das jedoch so hohen Zuspruch bekam, dass man sich entschlossen hatte noch einmal so ein Event zu veranstalten, jedoch mit einer anderen Sportart, dass man immer mal wieder etwas neues hat und es nicht beim Alten bleibt. Der Sinn hinter dieser Veranstaltung bleibt dennoch derselbe. Das Logo ist ziemlich einfach gehalten und soll das eigentliche Thema der Veranstaltung leicht und anschaulich Symbolisieren, zudem sollte es nicht überladen sein.

(Abbildung ist aus urheberrechtlichen Gründen nicht im Lieferumfang enthalten)

Abb. 4: Logo des XY Cup 2017 / Quelle: Eigene Erstellung

Der Veranstaltungsname und das Logo sollten jedem Betrachter sofort zu verstehen geben, dass es sich um ein Tennis – Turnier handelt. Vor allem das Logo vom XY Cup mit dem Tennisball verdeutlicht den gewünschten Effekt, da es kaum falsch zu verstehen ist. Die Erstellung einer normalen Copy-Strategy, wie sie im Regelfall in Unternehmen verwendet wird, war in diesem Fall nicht notwendig, da es sich hier um ein Non-Profit-Event handelt. Das eigentliche Kommunikationsziel der Veranstaltung war es, die Philosophie der Organisation zu überbringen, sprich die Vermittlung von Werten, Normen und Toleranz. Gleichzeitig sollte den aktiven Teilnehmern die Möglichkeit geboten werden, auf neue Gegner zu stoßen, die vielleicht auch Bekannte oder sogar Freunde sind. Wo man sich sonst nie in einem Match begegnet wäre, da man in verschiedenen Klassen spielt. Der Besucher sollte ein regionales Ereignis erwarten, bei dem er kostenlos bei der Austragung eines Turniers zusehen kann. Außerdem kann er sowohl das Rahmenprogramm genießen als auch aktiv oder passiv an den Trainingsstunden teilnehmen.

3. Planung

In diesem Teil wird der Prozess der notwendigen Planungen, die erforderlich sind, um das Event durchzuführen, erläutert. Auch hier werde ich zuerst eine theoretische Grundlage schaffen, indem ich von der Umsetzung vom XY Cup die theoretischen Ansätze des Eventmanagements beschreibe.

3.1. Zielgruppe

„ Zielgruppen können allgemein als Personengruppen bezeichnet werden, welche in Bezug auf das Konsumverhalten homogen sind, welche gleiche bzw. sehr ähnliche Einkaufs- und Verbrauchsgewohnheiten aufweisen.“8

Deshalb benötigen wir eine Zielgruppenbestimmung, bei der man die gewünschte Gruppe auswählt, die man gerne mit seiner Sache/Event/Produkt ansprechen möchte. Das ist eine der wichtigsten Phasen im Planungsprozess eines Events, hier wird die gefragte Zielgruppe identifiziert und beschrieben. Dies ermöglicht eine Anpassung der Kommunikationsmaßnahmen, die individuell auf die homogene Zielgruppe zugeschnitten ist und somit eine höhere Kontaktqualität aufweist. Die Segmentierung des Marktes in Zielgruppen und die Formulierung der Eventziele sind abhängig voneinander und müssen deshalb aufeinander abgestimmt werden. Grundsätzlich sprechen Events drei Zielgruppen an:

- Primärzielgruppe: Das sind die aktiven Teilnehmer eines Events. Ihnen wird vor Ort ein emotionales Ereignis geboten.
- Sekundärzielgruppe: Sind zwar vor Ort, aber nehmen nicht aktiv am Geschehen teil, sie sind das Bindeglied zwischen primären und tertiären Zielgruppen.
- Tertiärzielgruppen: Sind nicht selbst vor Ort, aber eventuell über Medien oder nehmen durch Hörensagen von dem Event Kenntnis.

Alle Zielgruppen sind gleichberechtigt, keine hat einen minderen Wert. Für den Veranstalter ist jede Zielgruppe wichtig. Sie unterscheiden sich lediglich durch die Art ihrer Ansprache.

Die grundlegenden Fragen für das Unternehmen sind: Wer will ich sein, was will ich erreichen und repräsentieren? Wenn man weiß, was man will, kann man mit der klassischen Marktsegmentierung und der Zielgruppenbildung fortfahren.

Die klassische Marktsegementierung ist die Unterteilung des heterogenen Gesamtmarktes in homogene Untergruppen, die aufgrund bestimmter Merkmale kongruieren. Der Vorteil ist, dass die Faktoren leichter messbar sind. Aufgrund dessen ist sie bis heute fest in der Theorie und der Praxis des Marketings verankert. Der Nachteil ist, dass sie leider eine sehr abstrakte Methode ist und nur wenige Erkenntnisse ober das genau Verhalten der Zielgruppen bringt.

[...]


1 Vgl. hierzu: Nufer (2007), S. 81 f.

2 Vgl. hierzu: Holzbauer (2005), S. 116 f.

3 Vgl. hierzu: Wolf (2010), S. 15

4 Vgl. hierzu: Birkigt (2002), S. 42 ff.

5 Vgl. hierzu: Birkigt (2002), S. 253

6 Vgl. hierzu: http://www.innovation-marketing.at/index_newsaktuell_4_n6__1_0_b492_.html

7 Vgl. hierzu: Nufer (2007), S. 48 ff.

8 Vgl. hierzu: Nufer (2007), S. 60, zitiert nach Berndt (1995a), S. 334 f

Ende der Leseprobe aus 23 Seiten

Details

Titel
Konzeption, Planung und Durchführung eines Tennisturnieres
Hochschule
Hochschule für angewandtes Management GmbH
Veranstaltung
Eventmanagement
Note
1,3
Jahr
2016
Seiten
23
Katalognummer
V490490
ISBN (eBook)
9783668976764
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Event, Management
Arbeit zitieren
Anonym, 2016, Konzeption, Planung und Durchführung eines Tennisturnieres, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/490490

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