Die Personaleinstellung im Gesundheitswesen

Welche Schritte sind im Einstellungsverfahren zu beachten?


Hausarbeit, 2018
28 Seiten, Note: 2

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

I. Einleitung
1. Meine Verantwortlichkeit als Pflegedienstleiter
2. Ein ambulanter Pflegedienst – besser größer
3. Frau O

II. Personalauswahl
1. Auswahl
2. Anerkennung des Berufs Gesundheits- und Krankenpfleger

III. Personaleinarbeitung
1. Vorbereitung
2. Ausgangssituation
3. Einarbeitungsphase
4. Personalbeurteilung
4.1. 360° - Beurteilung
4.2. Beobachtung
4.3. Beurteilung
4.4. Besprechung
4.5. Zieldefinition nach SMART
4.6. Optimierung des Einarbeitungsverfahrens
4.6.1. Soziale Kompetenzen
4.6.2. Methodische Kompetenz
4.7. Theorie und Praxis des § 113 SGB XI
4.8. Probleme im Einstellungsverfahren
4.9. Aufwand und Erfolgsaussicht

IV. Fazit

V. Literaturverzeichnis

VI. Anhänge

I. Einleitung

Die folgende Arbeit behandelt das durchaus komplexe Thema der Personaleinstellung im Bereich des Gesundheitswesens. Nach einer kurzen Einordnung des Themas in der Einleitung, der Vorstellung des Unternehmens, meiner Person und der Vorstellung der einzustellenden Frau O, werde ich zunächst die theoretischen Aspekte der Einstellung darlegen. Im Anschluss werde ich auf eine Ausgangs- und Situationsanalyse des konkreten Falles vornehmen und auf das Thema Ressourcen zu sprechen kommen. Das Ziel wird nach der SMAT Statistik definiert. Daran anknüpfend werde ich in der Arbeit einen Handlungs- und Maßnahmenplan entwickeln und die Durchführung und Evaluation darstellen. Zuletzt werden die aufgeworfenen Fragen und Ergebnisse zusammengefasst.

1. Meine Verantwortlichkeit als Pflegedienstleiter

Als Pflegedienstleiter sehe ich mich in der Position, in der ich sowohl für das Wohlergehen meiner Mitarbeiter als auch für die Qualitätsgewährleistung der Pflegeleistungen Verantwortung trage. Ein Schwerpunkt meiner Tätigkeit ist die Personaleinsatzplanung, hierzu empfinde ich es nicht nur als meine Pflicht, diese Prozesse effizient zu gestalten. Die Mitarbeiter sollen sich wertgeschätzt fühlen und gleichzeitig sowohl gefordert als auch motiviert werden.

2. Ein ambulanter Pflegedienst – besser größer

Für das Fallbeispiel wird hier ein regionaler ambulanter Pflegedienst in der Rechtsform einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) herangezogen. Es handelt sich um einen familiären Betrieb mit einer Unternehmensgröße von einem Pflegedienstleiter und 30 Mitarbeitern.

Der Kundenstamm liegt im Durchschnitt bei 200 mit unterschiedlichen Pflegegraden. Die Mitarbeiter setzen sich zum größeren Teil aus Altenpflegern zusammen, welche durch Weiterbildungen Fachkompetenzen zur Ausübung von üblichen pflegerischen Tätigkeiten im ambulanten Dienst erworben haben.

3. Frau O.

Bei Frau O. handelt es sich um eine junge Frau, die kürzlich nach Deutschland eingewandert ist, und eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erhalten hat. Sie kommt aus der Türkei, also einem Nicht-EU-Land und hat dort eine Ausbildung zur Gesundheits- und Krankenpflegerin absolviert und hat bereits Deutsch-Kurse belegt und ihr Niveau ist ausreichend um in Deutschland als Pflegerin tätig zu werden.

II. Personalauswahl

1. Auswahl

Für die Auswahl des passenden Mitarbeiters ist der erste Schritt eine genaue Kenntnis darüber, welche Stelle besetzt werden soll. Die Lücke im Unternehmen soll möglichst passend gedeckt werden, um weiteren personellen Aufwand zu umgehen. Die Personalabteilung muss also vorab auch unter Einbezug der Meinung des Teams klar definieren, welche Lücken es gibt, um ein umfassendes und detailliertes Stellenprofil zu erstellen und hieraus eine Stellenausschreibung zu formulieren. Vorab muss klargestellt sein, welche Voraussetzungen und fachliche Anforderungen der neue Mitarbeiter mitbringen muss, um bei der Personalauswahl auf bestimmte Kompetenzen achten zu können (Loffing und Geise, 2010)1.

Da es wenig potentielle Bewerber geben wird, muss die Stellenausschreibung einen möglichst hohen Erreichbarkeitsradius haben, hierbei ist zu beachten, dass der finanzielle Aufwand möglichst gering zu halten ist. Geeignet für die Veröffentlichung wäre eine Stellenanzeige in regionalen Zeitungen.

Nach Eingang der Bewerbungen, werden sämtliche Unterlagen zunächst grob durchgesehen und sortiert, um einen Überblick über die Bewerber zu gewinnen. Hier werden zunächst theoretische Anforderungen wie Bescheinigungen über Abschlüsse und Zertifikate über Weiterbildungen geprüft und erste Bewerber, welche nicht den fachlichen Ansprüchen der Stelle gerecht werden, aussortiert. Wurde ein Motivationsschreiben verlangt, kann hier schon der erste Eindruck über die Person gewonnen werden.

Im nächsten Schritt wird die übrige Bewerberzahl zum persönlichen Gespräch eingeladen. Im Gespräch kann ein persönlicher Eindruck vom Bewerber gewonnen und beidseitig offen gebliebene Fragen geklärt werden.

Da die ambulante Pflege in den letzten Jahren eine schwindende Bewerberzahl vorzuweisen hat, sind aufwendigere Auswahlmethoden wie Assessment-Center zu kostenintensiv. Als passender hat sich in der Vergangenheit die Hospitation als passendes Instrument erwiesen, um festzustellen, wie der Bewerber im Umgang mit dem Kunden und Teammitgliedern ins Unternehmen passt. Hierbei kann auch direkt die Meinung des Kunden und der Teammitglieder in die Entscheidung miteinbezogen werden (Peus, C. & Braun, S. & Hentschel T., 2015, 105)2 Loffing und Geise, [2010].

Zuletzt kann erneut zum Gespräch geladen werden, um Formalitäten zu klären, welche den Arbeitsrahmen bilden, hierzu gehört, sofern nicht bereits in der Stellenausschreibung festgelegt, das Gehalt und die gewünschte Stundenarbeitszeit.

2. Anerkennung des Berufs Gesundheits- und Krankenpfleger

Wer einen Berufsabschluss eines Gesundheits- und Krankenpflegers im Ausland erworben hat, kann in Deutschland einen Antrag auf Staatliche Erlaubnis stellen. In Hamburg wäre die hierfür zuständige Stelle die Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz. Es wird ein Verfahren eingeleitet, in welchem über die Anerkennung entschieden wird. Dies ist kostenpflichtig. Jeder kann den Antrag stellen, dies ist unabhängig von Herkunft, Staatsangehörigkeit und Abschlussart des Antragstellers (Bundesinstitut für Berufsbildung, o. D.)3.

Für Antragsteller aus EU-/EWR-Staaten gilt die automatische Anerkennung nach der Richtlinie 2005/36/EG, also ohne Gleichwertigkeitsprüfung, sofern die Ausbildung nach dem Beitritt des Staates in die EU abgeschlossen wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, muss der Antragsteller vorweisen, dass die Ausbildung den Mindeststandards der Richtlinie 36/2005/EG entspricht. Im Folgenden wird das Verfahren für Antragsteller aus Nicht-EU-/EWR-Ländern kurz umrissen.

Zunächst wird geprüft, ob der im Ausland erworbene Abschluss mit dem deutschen Abschluss gleichwertig ist. Sollten die Unterschiede zu groß sein, können diese durch langjährige Berufserfahrung kompensiert werden. Ferner muss der Antragsteller eine entsprechende Prüfung bestehen oder einen Anpassungslehrgang, der höchstens drei Jahre dauert, absolvieren. Sollte die staatliche Erlaubnis erteilt werden, wird im darauffolgenden Schritt das Sprachniveau des Antragstellers geprüft.

Der Antragsteller muss mindestens über das Sprachniveau B2 in deutscher Sprache verfügen. Dies muss nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen festgestellt werden und auch pflegefachliche Sprachkenntnisse müssen nachgewiesen werden können. (Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Das Anerkennungsverfahren, o. D.)4.

III. Personaleinarbeitung

1. Vorbereitung

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter muss klar strukturiert und nachvollziehbar erfolgen. Zu Beginn der Einarbeitungsphase erhält der neue Mitarbeiter eine Willkommensmappe, welche für diesen individuell zusammengestellt wurde aber auch allgemeine Informationen enthält. Inhalt dieser Mappe sind eine verständliche Darstellung der Einarbeitung in den kommenden Wochen, des Tätigkeitsfeldes und eine allgemeine Darstellung des Unternehmens. Das Pflegeleitbild wird meistens vorangestellt, gefolgt von einer strukturellen Darstellung des Unternehmens mit Informationen zur Geschäftsleitung, des Personalmanagements und weiteren Unternehmensorganen mit deren jeweiligen Funktionen. Des Weiteren beinhaltet die Mappe unternehmenswichtige Daten, wie Dienstzeiten und allen wichtigen Ansprechpartnern mit Telefonnummern sowie weitere Dienstanweisungen im Falle eines Krankheitsausfalls oder Unfalls. Einen wichtigen Bestandteil der Unterlagen stellt die Checkliste dar, welche sich in nahezu allen Unternehmen etabliert hat.

Die Checkliste stellt eine Gliederung des Einarbeitungskonzepts dar und verschafft einen Überblick. Der Inhalt einer Checkliste wird von dem Qualitätsmanagement jedes Unternehmens frei zusammengestellt. Dieser richtet sich nach der Art des Unternehmens und der spezifischen Stelle. Grob lässt sich der Inhalt aufteilen in die organisatorischen Bereiche, welche kennengelernt werden sollen. Diese können dann mit Datum und Handzeichen abgezeichnet werden. Eine häufige Strukturierung ergibt sich in eine Unterteilung in Organisation: Entgegennahme aller wichtigen Unterlagen, in unternehmensinterne Abläufe und Richtlinien und Rechtliches, kennenlernen der wichtigen Kollegen und Vorgesetzen. Ein weiterer Punkt bezieht sich auf fachliche Aspekte bezüglich der praktischen Einarbeitung. Hier werden alle Punkte abgestrichen, welche als grundlegend in der Zusammenarbeit mit dem Pflegedienstleiter gesehen werden und auf die selbstständige Arbeit am Patienten vorbereiten.

Während der ersten Woche der Einarbeitungsphase begleitet der neue Mitarbeiter einen dafür ausgebildeten Kollegen, welcher für ihn als Mentor fungiert und mit allen Konzepten und Kunden vertraut macht. Er informiert ihn über unternehmensspezifische Arbeitsweisen und die individuellen Bedürfnisse des Kunden. Auch die Kunden müssen mit dem neuen Mitarbeiter bekannt gemacht werden.

Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter in das Team integriert wird, dies kann durch persönliche Vorstellung bei der nächsten Teamsitzung geschehen oder einzelne persönliche Vorstellung mit jedem Mitarbeiter.

Innerhalb der kommenden zwei Wochen soll der neue Mitarbeiter in die Abläufe eingearbeitet werden, begleitet von strukturiert organisierten Gesprächen mit dem Mentor, in denen Fragen und Probleme geklärt werden aber auch Feedback durch Kunden und Teammitgliedern aber auch die Vorstellungen des neuen Mitarbeiters besprochen werden. Der gesamte Einarbeitungsprozess kann individuell bei Bedarf verlängert werden.

2. Ausgangssituation

Die Ausgangssituation spiegelt zwei Seiten wieder. Zum einen gibt es ein laufendes Unternehmen mit einem eingespielten Team, welches bereits über Unternehmenswissen verfügt und die Unternehmensstandards kennt, jedoch eine Personallücke aufweist. Zum anderen kommt Frau O. neu hinzu, welche die Personallücke schließen soll, sie begegnet einem Team mit über einen langen Zeitraum gewachsenen und gefestigten Strukturen. Frau O. hat zwar theoretische Fachkompetenzen und Qualifikationen, um die Stelle anzutreten, sie muss jedoch in das Team eingearbeitet werden und die Standards des Unternehmens kennenlernen und adaptieren.

An dieser Stelle beginnt die Personalentwicklung. In der ersten Einarbeitungsphase geht es darum, dass Frau O. „sozialisiert“ wird, indem sie die Qualitätsstandards und Arbeitsverständnisse des Unternehmens und die Arbeitsweise der Kollegen erkennt und versteht. Dazu gehört, dass sie diese dann in der selbstständigen Arbeit aufnehmen und gleichermaßen erfüllen und ausführen kann (Lohaus & Habermann, 2016, 16)5.

3. Einarbeitungsphase

Es ist die Aufgabe des Qualitätsmanagements ein Einarbeitungskonzept zu entwickeln, wodurch neue Mitarbeiter nach und nach an die Unternehmensstandards herangeführt werden können. Hierbei geht es sowohl um externe Arbeit am Kunden als auch unternehmensinterne Prozesse, wie bürokratische Formalitäten. Der Pflegedienstleiter muss Frau O. die Möglichkeit bieten, die Mitarbeiter zu begleiten, zu beobachten und er muss ihr im Voraus vermitteln, auf welche Kriterien sie achten soll. Ein Beispiel dafür ist der Umgang mit dem Kunden, Respekt vor dem Eigentum in seiner Wohnung oder wie bürokratische Formalitäten erledigt werden, denn in jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Arbeitsweisen. Ein Beispiel hierfür ist das protokollieren der pflegerischen Tätigkeiten am Kunden. Auch die Kollegen, die Frau O. begleitet, sollten darauf achten, vieles zu erklären, Handlungen zu begründen und Fragen fachgerecht zu beantworten.

In einem Erstgespräch erklärt der Praxismentor die Schritte der Einarbeitung. Der Prozess soll transparent erfolgen, sodass sich Frau O. auf die jeweiligen Schritte einstellen und gegebenenfalls Fragen vorbereiten kann. Im Erstgespräch wird bereits das Ziel der gesamten Einarbeitung definiert. In Zwischengesprächen jeweils vor den einzelnen Schritten werden Nahziele besprochen. In der ersten Einarbeitungsphase wäre dies, wie oben beschrieben, das Beobachten und Adaptieren von Arbeitsweisen der Mitarbeiter.

Im Erstgespräch werden bereits viele Informationen vermittelt, daher sollte Frau O. jederzeit die Möglichkeit haben Rückfragen zu stellen, um wichtige Einarbeitungsziele nicht zu vergessen. Das weitere Nahziel ist die Anwendung der beobachteten Verhaltensweisen durch Frau O. in ihrer eigenständigen Arbeit. Auch gehört hierzu, aus vorheriger Arbeit angewöhnte Leistungen, welche im neuen Unternehmen nicht anerkannt werden, zu entwerten und zu ersetzen.

Wie lang diese beiden Phasen sein sollen, ist individuell bestimmbar. In der Regel einigt man sich auf eine Einarbeitungszeit von Wochen und einer Probezeit von sechs Monaten. Danach wird entschieden, ob sie in das Unternehmen passt oder ob erneut nach einem neuen Kandidaten gesucht werden muss. Da Frau O. zusätzlich Sprach- und Kulturkenntnisse fehlen, muss beachtet werden, dass ihre Einarbeitungsphase länger dauern kann. Da Verständnisprobleme den Lerneffekt verzögern können, muss beachtet werden, dass das Gesamtbild von Frau O. dadurch verzerrt wird. Ein Mitarbeiter ohne Migrationshintergrund kann eventuell schneller Informationen aufnehmen und verstehen, dennoch kann die Arbeitsleistung von Frau O. nach absolvierter Einarbeitung genauso gut sein.

4. Personalbeurteilung

Während der gesamten Einarbeitungszeit muss die Arbeitsleistung und Verhaltensweise von Frau O. dauerhaft beurteilt und notiert werden. Hieraus lässt sich eine Verbesserung der Adaption der Verhaltensweisen und Arbeitsleistungen von Frau O. beurteilen. Dies ist wichtig, um eine Prognose darüber zu erstellen, ob Frau O. in das Unternehmen passen wird und auch in Zukunft eine dauerhaft beständige qualitative Arbeitsleistung vollbringt.

Die Personalbeurteilung ist ein strukturiertes Verfahren, welches in drei Etappen erfolgt. Die jeweiligen Zeitabstände werden vorbestimmt, können jedoch variieren. Erfüllt werden hierdurch verschiedene Zwecke. Es können sowohl Schwächen festgestellt, als auch Stärken und Potential erkannt werden. Somit kann geplant werden, an welchen Stellen noch Schulungsbedarf besteht oder einfach Missverständnisse ausgeräumt und Unterstützung geplant werden. Auch kann festgestellt werden, ob die Instrumente für die Personalauswahl den gewünschten Bewerber herausgefiltert und ob bisherige Einarbeitungsmethoden das gewünschte Resultat erbracht haben. Hieran geknüpft kann das Qualitätsmanagement für zukünftige Personaleinstellungen verbesserte Methoden erarbeiten.

4.1. 360° - Beurteilung

Um eine umfassende Personalbeurteilung zu erhalten bietet es sich an, eine 360°- Beurteilung zu erstellen. Hierbei erfolgt die Einschätzung aus unterschiedlichen Perspektiven. An erster Stelle steht die Perspektive des Praxismentors, Pflegedienstleiters und der Personalabteilung. Es folgen auf horizontaler Ebene die Einschätzungen der Mitarbeiter und Kollegen. Auch Frau O. erstellt mittels eines Reflexionsbogens eine Beurteilung über sich selbst. Zuletzt gibt es die Option die Meinung des Kunden miteinzubeziehen. Es ergibt sich eine Vielzahl von Informationen, aus welchen sich ein umfassendes Bild gestalten lässt (vgl. Edwards, Even, 2000. S. 72)6.

Auch für Frau O. ist das Gespräch zur Beurteilung wichtig. Sie hat an dieser Stelle die Möglichkeit zu erfahren, wo sie noch Fehler macht und was sie noch lernen muss. Wenn festgestellt wird, dass sie noch nicht ausreichende Fachsprachenkenntnisse anwendet, kann sie sich in der folgenden Arbeitsphase darauf konzentrieren oder zusätzlich noch einen Kurs besuchen.

Darüber hinaus kann sie von ihrer Seite aus ansprechen, wo sie Hilfe benötigt oder aber auch welche Bedürfnisse und Probleme sie hat. Sollte sie beispielsweise Probleme bei der Eingliederung ins Team haben, kann der Pflegedienstleiter eine erneute Teamsitzung planen und Maßnahmen zum besseren Kennenlernen ergreifen. Um die Beurteilung professionell durchführen zu können, kann auf den drei-Schritte-Plan zurückgegriffen werden:

- Beobachten
- Beurteilen
- Besprechen (vgl. Liebel, H., Oechsler, W., 1992, S. 132 ff)

4.2. Beobachtung

Der erste Schritt erfolgt bestenfalls in der gemeinsamen Einarbeitungsphase, bei der der Praxismentor Frau O. begleitet. Er begleitet sie in den verschiedenen Situationen und beobachtet ihre Handlungen. Dies geschieht häufig zu verschiedenen Zeitpunkten an verschiedenen Tagen, um hieraus ein verlässliches Gesamturteil zu schaffen. Dabei konzentriert er sich auf Beurteilungskriterien, die zur Bestimmung des Beitrags von Frau O. zur Erfüllung der Unternehmensziele verlässlich sind.

Als Grundlage hierfür eignet sich wiederum die Stellenbeschreibung. Hier wurden bereits die Anforderungen niedergeschrieben, welche an die Stelle gestellt wurden. Diese hat sowohl Frau O. bei ihrer Bewerbung als passend für sich betrachtet. Auch wurden diese bei der Personalauswahl bei ihr als potentiell und wahrscheinlich gegeben gesehen.

[...]


1 Loffing und Geise, 2010

2 Peus, C. & Braun, S. & Hentschel T., 2015, 105

3 Bundesinstitut für Berufsbildung o. D.

4 Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Das Anerkennungsverfahren, o. D.

5 Lohaus & Habermann 2016, 16

6 vgl. Edwards, Even, 2000. S. 72)

Ende der Leseprobe aus 28 Seiten

Details

Titel
Die Personaleinstellung im Gesundheitswesen
Untertitel
Welche Schritte sind im Einstellungsverfahren zu beachten?
Hochschule
Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin
Note
2
Autor
Jahr
2018
Seiten
28
Katalognummer
V491162
ISBN (eBook)
9783668968752
ISBN (Buch)
9783668968769
Sprache
Deutsch
Schlagworte
personaleinstellung, gesundheitswesen, welche, schritte, einstellungsverfahren
Arbeit zitieren
Abdul Wasiqi (Autor), 2018, Die Personaleinstellung im Gesundheitswesen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/491162

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