Die vorliegende Ausarbeitung befasst sich mit möglichen Veränderungspotenzialen in einem Jugendamt einer Kreisverwaltung. Zunächst wird der untersuchte Arbeitsbereich kurz vorgestellt, wobei Hierarchien und Aufgaben beschrieben werden. Anschließend erfolgt eine Problemanalyse auf Basis der U-Prozedur. Hierzu werden im Vorfeld die Ziele der Verwaltung beschrieben und die Auswahl des Analyse-Instruments und der Analyse-Werkzeuge begründet.
Mit Blick auf die Ziele der Verwaltung werden zwei maßgebliche Veränderungsmöglichkeiten erläutert, und zwar die Einführung der elektronischen Aktenführung und die Digitalisierung des Archivs. Im Anschluss werden mögliche Reaktionen von Betroffenen dargestellt und auf der Grundlage des Drei-Phasen-Modells von Lewin konkrete Vorschläge zur Umsetzung vorgestellt. Hierbei werden Maßnahmen für jede der drei Phasen vorgeschlagen, die die Partizipation der Beteiligten und Kommunikation im Prozess berücksichtigen.
Veränderungsprozesse werden in öffentlichen Verwaltungen nur langsam ins Rollen gebracht. Arbeitsprozesse haben sich über lange Zeiträume hinweg gebildet und bewährt. Änderungen ergeben sich in der Regel aus Gesetzesänderungen und werden in diesem Rahmen auch akzeptiert. Im Vordergrund steht hierbei immer die Aufgabenerfüllung, jedoch sollte der Blick um die Aspekte Bürgernähe, Prozessoptimierung und Kostenreduktion erweitert werden. Gerade im Hinblick auf den hohen Altersdurchschnitt ist es verständlich, dass ein Großteil der Mitarbeiter skeptisch gegenüber Neuerungen im elektronischen Bereich ist, doch auch sie spüren zunehmend, dass Fortschritte in diesen Bereichen unausweichlich sind.
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- 1. Beschreibung des Untersuchungsbereichs
- 2. Problemanalyse des Untersuchungsbereichs
- 2.1 Auftragsbeschreibung und Ziele der Verwaltung
- 2.2 Auswahl des Analyseinstruments
- 2.3 Werkzeuge zur Datenerhebung
- 2.4 Darstellung des Ist-Zustandes
- 3. Ableitung wichtiger Veränderungsthemen
- 3.1 Einführung der elektronischen Aktenführung
- 3.2 Digitalisierung des Archivs
- 4. Beteiligte und mögliche Reaktionen
- 5. Vorgehen zur Umsetzung der Veränderungen
- 6. Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Arbeit analysiert Veränderungspotenziale im Jugendamt einer Kreisverwaltung, wobei der Fokus auf der Einführung der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung des Archivs liegt. Die Arbeit untersucht die Herausforderungen und Chancen dieser Veränderungen und entwickelt konkrete Umsetzungsschritte.
- Analyse des aktuellen Zustands im Jugendamt
- Identifizierung von Veränderungspotenzialen
- Bewertung der Auswirkungen auf Beteiligte
- Entwicklung von Handlungsempfehlungen zur Umsetzung der Veränderungen
- Bewertung der Erfolgsfaktoren für die Transformationsprozesse
Zusammenfassung der Kapitel
Die Arbeit beginnt mit einer Beschreibung des Jugendamtes und seiner Aufgaben. Anschließend erfolgt eine Problemanalyse, die die Ziele der Verwaltung, die eingesetzten Analysemethoden und den Ist-Zustand beleuchtet. Basierend auf dieser Analyse werden zwei wesentliche Veränderungsthemen identifiziert: die Einführung der elektronischen Aktenführung und die Digitalisierung des Archivs. Das Kapitel 4 beschäftigt sich mit den beteiligten Personen und deren möglichen Reaktionen auf die Veränderungen. Kapitel 5 präsentiert konkrete Vorschläge zur Umsetzung der Veränderungen, die auf dem Drei-Phasen-Modell von Lewin basieren. Schließlich fasst das Fazit die wichtigsten Ergebnisse zusammen und benennt die Erfolgsfaktoren für die Transformationsprozesse.
Schlüsselwörter
Jugendamt, öffentliche Verwaltung, Veränderungsprozess, elektronische Aktenführung, Digitalisierung, Archiv, U-Prozedur, Drei-Phasen-Modell von Lewin, Partizipation, Kommunikation, Erfolgsfaktoren.
- Arbeit zitieren
- Cynthia Kunze (Autor:in), 2017, Reformierungen in der öffentlichen Verwaltung. Möglichkeiten und Umsetzung im Jugendamt einer Landkreisverwaltung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/496142
