Eine der Möglichkeiten zur effektiven Ermittlung der für einen IT-Arbeitsplatz anfallenden tatsächlichen Kosten ist der TCO-Ansatz (Total Cost of Ownership). Nach einer Studie der Gartner Group (Predicts 2005: IT Asset Management Adds Value, Lessons Risk) vom 01.11.2004 können Unternehmen TCO-Kosten von 25% und mehr einsparen, sofern sie etwa 3% ihrer jährlichen operativen Budgets in effektive IT-Asset-Management-Programme investieren. Weniger als 10% der Unternehmen nutzen nach dieser Studie effektive Prozesse und Programme für Lizenzmanagement im Rahmen des IT-Asset-Managements. Nach einer Befragung der KPMG aus dem Jahre 2002 gibt es bei 78% der befragten Unternehmen keine Aufstellung der angeschafften Softwarelizenzen. 40% der Unternehmen schätzen ihr Lizenzmanagement als verbesserungswürdig ein, 28% der befragten Unternehmen bewerten es als mangelhaft (17%) oder schlecht (11%).
Die Arbeit untersucht, inwieweit ein konzerninternes Software-/Lizenzpooling eine effektive Handlungsalternative des zentralen Lizenzmanagements darstellen kann.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Pooling
2.1. Definition Pooling
2.2. Pooling als Handlungsalternative im Rahmen des Beteiligungscontrollings
2.3. Arten von Pooling
2.3.1. Cash-Pooling
2.3.2. Personal-Pooling
2.3.3. Software-/Lizenzpooling
3. Softwarepooling
3.1. Softwarepooling als Handlungsalternative des IT-Asset-Managements
3.2. Voraussetzungen für Softwarepooling im Konzern
3.2.1. Allgemeine Voraussetzungen
3.2.2. Konzernspezifische Voraussetzungen
3.2.3. Technische Voraussetzungen
3.2.4. Rechtliche Voraussetzungen
3.3. Gemeinsamkeiten und Unterschiede zu anderen Poolingformen (hier Cash-Pooling)
3.4. Chancen und Risiken der Institutionalisierung von Softwarepools
3.5. Kosten des Softwarepoolings
4. Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht, inwieweit ein konzerninternes Software-/Lizenzpooling eine effektive Handlungsalternative zum zentralen Lizenzmanagement darstellen kann, um IT-Kosten zu optimieren und die Softwareverwaltung effizienter zu gestalten.
- Methodische Grundlagen des Poolings und Beteiligungscontrollings
- Analyse des IT-Asset-Managements und Lizenzmanagements
- Voraussetzungen und technische Implementierung von Softwarepools
- Chancen und wirtschaftliche Risiken der Institutionalisierung
- Kostenstrukturen und Migrationsaufwände
Auszug aus dem Buch
3.1. Softwarepooling als Handlungsalternative des IT-Asset-Managements
Die Rechte an jeder Form der im Unternehmen eingesetzten Software, sofern diese nicht als Individualsoftware selbst programmiert wurde, müssen durch Kauf oder Miete erworben werden. Die Ausnutzung möglicher Upgrades bestehender Lizenzen und die Wieder- oder Weiterverwendung von Software bei einem Wechsel der Benutzer bietet daher die Möglichkeit, die Lizenzkosten zu optimieren.
Ein Kernproblem stellt in diesem Zusammenhang die Gefahr einer ineffiziente Softwareverwaltung dar, die zu unnötigem, falschem oder zu teurem Softwareerwerb führen kann. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass der Konzern durch die Verletzung von Urheberrechten aufgrund nicht in ausreichender Anzahl vorhandener, aber im Einsatz befindlicher Softwarelizenzen haftbar gemacht werden kann.
Ziel ist es daher, ein möglichst homogenes IT-Portfolio aus den vorhandenen IT-Ressourcen zu erstellen und die eingesetzten Ressourcen möglichst lückenlos abzubilden.
Die im Unternehmen eingesetzten IT-Ressourcen werden im Allgemeinen als Assets bezeichnet. Unter Assets (engl. für Aktivposten, Aktiva), bzw. IT-Assets versteht man nicht nur Arbeitsplatzrechner, Server oder sonstige Hardwarekomponenten, sondern auch die im Unternehmen verwendete Software.
Als wesentliches Hilfsmittel, die eigenen IT-Assets zu planen, zu überwachen und zu steuern, wird das IT-Asset-Management verstanden. IT-Asset-Management umfasst die Planung, Überwachung und Steuerung der IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus.
Der Lebenszyklus eines IT-Assets stellt sich vereinfacht in fünf Phasen ausgehend von seinem Bedarf (Requisition) über die Beschaffung (Procurement) des IT-Assets, seiner Installation bzw. seinem Einsatz (Deployment), über die Instandhaltung und Wartung (Maintenance) bis zu seiner Aussonderung (Retirement) dar (vgl. Abbildung 1).
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Diese Einleitung führt in die Relevanz des TCO-Ansatzes (Total Cost of Ownership) ein und skizziert die Problematik ineffizienter Lizenzverwaltung in deutschen Unternehmen.
2. Pooling: Dieses Kapitel definiert den allgemeinen Pooling-Begriff und ordnet ihn in das Beteiligungscontrolling ein, ergänzt um spezifische Formen wie Cash- und Personal-Pooling.
3. Softwarepooling: Der Hauptteil analysiert die Notwendigkeit und Voraussetzungen von Softwarepools, beleuchtet rechtliche sowie technische Aspekte und diskutiert Chancen, Risiken und Kosten der Implementierung.
4. Fazit und Ausblick: Das Fazit bewertet das Softwarepooling als effektives Instrument bei Standardanwendungen, mahnt jedoch eine kritische Kosten-Nutzen-Analyse der Implementierung an.
Schlüsselwörter
Softwarepooling, Lizenzmanagement, IT-Asset-Management, Beteiligungscontrolling, Konzern, IT-Infrastruktur, TCO-Ansatz, Kosteneinsparung, Standardisierung, Softwarelizenzen, IT-Controlling, Effizienzsteigerung, IT-Portfolio, IT-Lifecycle-Management, Migration.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert die Möglichkeiten und Grenzen des Softwarepoolings als Instrument zur zentralen Steuerung und Optimierung von Softwarelizenzen innerhalb eines Konzerns.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den Kernbereichen gehören das Lizenzmanagement, das IT-Asset-Management, die strategische Standardisierung von IT-Komponenten sowie die Kostenrechnung im IT-Bereich.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel ist es zu prüfen, inwieweit ein zentraler Softwarepool genutzt werden kann, um Lizenzkosten zu senken und die Effizienz der IT-Ausstattung konzernweit zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine theoretische Analyse auf Basis aktueller Fachliteratur, Studien von Marktforschungsinstituten (z.B. Gartner, KPMG) und Controlling-Modellen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit den Voraussetzungen für Softwarepooling, den Unterschieden zu anderen Pooling-Formen, der Institutionalisierung sowie den damit verbundenen Chancen, Risiken und Kosten.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Softwarepooling, IT-Asset-Management, Beteiligungscontrolling, Standardisierung, Lizenzmanagement und Kostenreduktion.
Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen für ein Softwarepooling beachtet werden?
Rechtlich sind insbesondere die individuellen Lizenzverträge mit Herstellern, das Urheberrecht (§§ 97 ff. UrhG) sowie spezifische Datenschutzbestimmungen relevant.
Wann ist die Einführung eines Softwarepools nach Ansicht des Autors wirtschaftlich sinnvoll?
Die Implementierung ist dann sinnvoll, wenn der Konzern primär Standardanwendungen nutzt, die wirtschaftliche Lage die Investitionskosten decken kann und die Einsparpotenziale den hohen Ingangsetzungsaufwand rechtfertigen.
- Citar trabajo
- Patrick Kassing (Autor), 2005, Softwarepooling im Konzern - Möglichkeiten und Grenzen, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/49767
