Qualitative Datenanalyse.Welche Erwartungshaltung haben Mitarbeiter nach einem Umzug in ein Großraumbüro an ihr Arbeitsumfeld?

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Theoretischer Hintergrund
2.1 Definition
2.2 Aktueller Forschungsstand
2.3 Eigene Vorannahmen

3 Festlegung der Methode
3.1 Fragestellung und Forschungsgegenstand
3.2 Untersuchungsdesign
3.3 Methode der Befragung

4 Leitfaden
4.1 Vorläufiger Leitfaden
4.2 Prozess der Leitfadenentwicklung
4.3 Optimierter Leitfaden

5 Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Verteilung auf Biiroformen in Deutschland

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Einige Arbeitgeber erhoffen sich von einem Umzug in ein Großraumbüro, die Mietfläche zu verkleinern und damit einen Teil der Fixkosten des Unternehmens zu sparen. Gleich- zeitig soll sich auch die Raumnutzung verbessern.¹ Dies stellt die Mitarbeiter allerdings vor die Herausforderung, sich an die neue Situation zu gewöhnen. Dabei können die Vor- und Nachteile von Großraumbüros aus vielen verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Die Resultate sind dementsprechend heterogen und reichen von großer Zustim- mung bis hin zu starker Ablehnung bei den betroffenen Mitarbeitern.² Ablehnung kann vor allem dann entstehen, wenn der Arbeitgeber die Gestaltung des Großraumbüros nicht angemessen unterstützt und die Mitarbeiter Probleme haben, sich zu konzentrieren. Durch ständige Ablenkung wird es einigen Mitarbeitern schwerfallen, die vom Arbeitgeber er- hofften Synergieeffekte zu realisieren.³

In dieser Seminararbeit wird insbesondere der Umzug von kleineren Büroformen in ein Großraumbüro in den Fokus gestellt. Dies kann für die betroffenen Mitarbeiter eine her- ausfordernde Situation sein, da diese ihre Gewohnheiten in einem Großraumbüro ablegen müssen, welche sie sich über teilweise mehrere Jahre angeeignet haben. Daher wird die Situation aus Sicht der Mitarbeiter beschrieben und erforscht, die Sicht des Arbeitgebers hat einen nachrangigen Stellenwert. Die Erforschung dieser Thematik erfolgt auf Basis qualitativer Methoden. Explizit soll diese Forschung in einem Mittelständischen Versi- cherungsunternehmen durchgeführt werden, welches sich in absehbarer Zeit in eben jener Situation befinden wird, von kleineren Büroformen hin zu überwiegenden Großraumbü- ros umzuziehen.

Zunächst werden die grundlegenden Definitionen beschrieben, welche Relevanz im Zu- sammenhang mit dem gewählten Thema haben. Danach wird auf die Untersuchungsme- thode selbst eingegangen, worauf die Beschreibung und die Entwicklung des Fragebo- gens folgen. Zum Schluss wird ein Ausblick gegeben, allerdings ist die Durchführung und Auswertung aufgrund ihres Umfangs nicht Bestandteil dieser Seminararbeit.

2 Theoretischer Hintergrund

Vor der eigentlichen Entwicklung der Erforschungsmethode und der Aufstellung des Leitfadens werden in diesem Kapitel die Voraussetzungen für das weitere Vorgehen ge- legt. Es werden die wichtigsten Definitionen aufgezeigt, ein Blick auf den aktuellen For- schungsstand gegeben und zur Darstellung des Verständnisses werden eigene Vorannah- men getroffen.

2.1 Definition

In einem ersten Schritt werden die verschiedenen Büroarten definiert. Dies geschieht an- hand eines Informationsschreibens der deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, kurz DGUV. Dieses Schreiben soll ebenfalls Unternehmer bei Ihrer Planung der Bürogestal- tung unterstützen.

In dem gewählten Unternehmen ist zurzeit die Büroform der Mehrpersonenbüros mehr- heitlich vorhanden. Mehrpersonenbüros kennzeichnen sich durch eine Besetzung von zwei bis sechs Mitarbeitern, was einen guten Informationsaustausch innerhalb des Büros ermöglicht, ohne, dass Unbeteiligte durch die Konversationen gestört werden könnten.⁴ Des Weiteren gab es Gruppenbüros, wo mehr als sieben Mitarbeiter Platz finden. Diese Büroform ist vor allem für Teams gedacht, in denen sich die Mitarbeiter intensiv unterei- nander austauschen müssen.⁵ Diese Büroform ist in Teilen auch nach dem Umzug noch vorhanden. Die Definition nach der DGUV beschreibt ein Großraumbüro ab einer Fläche von 400 m². Die Fläche kann durch Schränke oder Raumteiler strukturiert werden, sodass verschiedene Teilbereiche durch diese Ausgestaltung abgegrenzt werden können. Groß- raumbüros haben ihrer Natur nach einen höheren Geräuschpegel als die zuvor genannten Büroformen.⁶

Durch aktuelle Entwicklungen der Raumkonzepte wird den Mitarbeitern nach dem Um- zug die Möglichkeit angeboten, aus dem Homeoffice bzw. dem Mobile Office heraus die Arbeit zu verrichten. Diese Arbeitsplatzgestaltungen ermöglichen es den Mitarbeitern, bestimmte Tätigkeiten losgelöst vom Arbeitsplatz zu erledigen. Hierbei wird das Home- office als stationärer Arbeitsplatz definiert, während der Mitarbeiter im Mobile Office von einem ihm bevorzugten Ort arbeiten kann.⁷

2.2 Aktueller Forschungsstand

In Deutschland ist die vorwiegend vorhandene Büroform die des Einzelbüros. Aus der folgenden Abbildung geht die Verteilung auf die verschiedenen Büroformen in Deutsch- land hervor.

Abbildung 1: Verteilung auf Büroformen in Deutschland

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Fraunhofer IAO, Büroformen, 2019, S. 16.

In der Abbildung werden die Büroformen angegeben, wobei die Definition von denen der DGUV abweicht. So wird ein Großraumbüro ab einer Besetzung von 21 Personen als solches definiert. Zugleich sieht man die jeweilige Ausprägung in Deutschland. Der An- teil der Großraumbüros ist mit 6% sehr gering, während vor allem die kleineren Bürofor- men, wie die Einzelbüros und Zweipersonenbüros am meisten vertreten sind.

Bereits bei der Planung von Großraumbüros müssen bestimmte Aspekte beachtet werden. Um die Akzeptanz des Großraumbüros zu stärken, müssen die Stimmen der Mitarbeiter gehört und berücksichtigt werden. Ebenfalls müssen Rückzugsorte geschaffen werden, wie zum Beispiel Think Tanks oder separate Arbeitsflächen.⁸

Nach einer aktuellen Studie von 2018 haben Bernstein und Turban dargelegt, dass die direkte Kommunikation in einem Großraumbüro entgegen den Erwartungen nicht zu- nimmt, sondern abnimmt.⁹ Stattdessen konnte beobachtet werden, dass die Kommunika- tion via E-Mail im gleichen Zeitraum zunahm. Dies bedeutet in der Studie konkret, dass die direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern um 70% abnahm, während der E- Mail-Verkehr um 20% bis 50% zunahm.¹⁰

Ein neben der Kommunikation sehr zentraler Punkt ist die Gesundheit am Arbeitsplatz. Nach einer Studie leiden demnach vermehrt Arbeitnehmer in einem Großraumbüro an Krankheiten und Unwohlsein. Das häufigste Symptom hierbei ist die Müdigkeit, welches bei ca. 39% der Probanden vorhanden war. Auch traten Schlafstörungen sowie ein Schweregefühl im Kopf bei jeweils 16% der Befragten auf.¹¹ Diese und weitere Symp- tome treten vermehrt in großen Büroformen auf.¹² Die Fehlzeiten von Arbeitnehmern in Großraumbüros aufgrund von Krankheiten sind demnach knapp doppelt so hoch wie die der Arbeitnehmer in anderen Büroformen.¹³ Dies kann dazu führen, dass die Kostener- sparnis durch weniger Flächenmiete durch die höheren Ausfälle aufgrund von Krankhei- ten und verminderter Produktivität wegen der schlechteren Konzentrationsfähigkeit auf- gehoben werden.¹⁴ Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, den Betriebsrat vor allem in den Bereichen Lärmbelastung und Hygiene am Arbeitsplatz miteinzubeziehen. Ebenso müssen die Themenbereiche Mobile Office und Homeoffice mit dem Betriebsrat zusam- men entwickelt werden, da dieser die Belange der Angestellten vertritt und somit maß- geblichen Einfluss ausüben kann.¹⁵

2.3 Eigene Vorannahmen

Grundsätzlich gehe ich davon aus, dass jeder Mitarbeiter als Individuum anders mit der neuen Situation umgehen wird und dementsprechend differenzierte Erwartungshaltungen vorhanden sind. Da die Mitarbeiter von recht kleinen Büroformen in ein Großraumbüro ziehen, erwarte ich, dass bei vielen Mitarbeitern Skepsis existiert. Vor allem ältere Mit- arbeiter, die sich über viele Jahre eine Routine aufgebaut haben, werden sich tendenziell eher vor der Veränderung fürchten. Ebenso betroffen sind Mitarbeiter, die bei einem hö- heren Lärmpegel, zu dem es unweigerlich kommen wird, Konzentrationsprobleme haben. Diese werden befürchten, sich nicht mehr ausreichend für die tägliche Arbeit konzentrie- ren können. Das kann dazu führen, dass bei diesen Mitarbeitern bereits vor der eigentli- chen Situation schon ein so hohes Stresslevel vorhanden ist, dass sie ihre Arbeit nicht mehr in der gewohnten Qualität bearbeiten können. Dies führt zu Frustration und zu ei- nem höheren Krankenstand.

Von daher vertrete ich den Standpunkt, dass der Arbeitgeber die Mitarbeiter in dieser Situation begleiten muss. Er muss proaktiv auf die Mitarbeiter zugehen, Ängste abbauen und Verständnis schaffen. Nur so kann erreicht werden, dass die Mitarbeiter eine realis- tische Erwartungshaltung an das Großraumbüro haben können.

3 Festlegung der Methode

Wie eingangs erwähnt, soll die Untersuchung im Rahmen qualitativer Methoden stattfin- den. In diesem Kapitel wird nun die Auswahl der Methodik sowie die Grundlagen des praktischen Vorgehens erläutert.

3.1 Fragestellung und Forschungsgegenstand

Aufgrund des bevorstehenden Umzugs der Mitarbeiter in ein Großraumbüro wurde die Fragestellung wie folgt definiert: „Welche Erwartungshaltung haben Mitarbeiter nach ei- nem Umzug in ein Großraumbüro an ihr Arbeitsumfeld?“. Der Fokus liegt auf der Erwar- tungshaltung der Mitarbeiter, um herauszufinden, wie sie den anstehenden Umzug in das Großraumbüro wahrnehmen.

Bei den Befragten wird es sich um Mitarbeiter der Delvag Versicherungs-AG handeln. Bei der Selektion der Probanden werden keinerlei Restriktionen vorgenommen. Es ist das Ziel, einen Überblick quer durch die Belegschaft zu gewinnen, also ist es von Vorteil, wenn aus allen Fachbereichen und Altersklassen Probanden befragt werden können. Um dieses Ziel zu erreichen, soll eine Stichprobe von fünfunddreißig zu befragenden Perso- nen gezogen werden. Aufgrund des zeitlichen Umfangs der Befragung kann die Anzahl der Probanden nicht erhöht werden, da der Umzug mit einem fixen Termin vorgegeben ist.

[...]

¹ Vgl. Herbig, B. et al., Großraumbüros, 2016, S. 71 f.

² Vgl . Siemann, C., Open Space, 2019, S. 21 ff.

³ Vgl . Hoffmann-Remy, T., Transformation, 2018, S. 2758 f.

⁴ Vgl. deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V., Raumkonzept, 2016, S 25.

⁵ Vgl. ebd.

⁶ Vgl. deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V., Raumkonzept, 2016, S 27.

⁷ Vgl. Hennig, J., Schramm, M., Mobile Office, 2016, S 504.

⁸ Vgl. o. V., Planung, 2017, o. S.

⁹ Vgl. Bernstein, E., Turban, S., Workspace, 2018, S. 6.

¹⁰ Vgl. Bernstein, E., Turban, S., Workspace, 2018, S. 7.

¹¹ Vgl. Amstutz, S. et al., Büros, 2010, S. 54.

¹² Vgl. Amstutz, S. et al., Büros, 2010, S. 56.

¹³ Vgl. o. V., Großraumbüros, 2015, o. S.

¹⁴ Vgl. Siemann, C., Open Space, 2019, S. 26.

¹⁵ Vgl. Hoffmann-Remy, T., Agile Transformation, 2018, S. 2757 ff.