Informationsmanagement mit Microsofts Sharepoint Portal. Anforderungen, Umsetzung und Best Practices.

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Vorstellung des Unternehmens
1.2 Konzeption der Diplomarbeit

2 Ausgangssituation
2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit

3 Grundlagen
3.1 Informationsmanagement
3.2 Informationsbedarf
3.3 Probleme im Informationsmanagement

4 Analyse
4.1 Aufbauorganisation
4.2 Ablauforganisation
4.2.1 Print-Projekt
4.2.1.1 Initialisierung
4.2.1.2 Feinkonzeption
4.2.1.3 Realisierung
4.2.1.4 Druckvorstufe
4.2.1.5 Druck
4.2.2 Bewertung Print-Projekt
4.2.2.1 Initialisierung
4.2.2.2 Feinkonzeption
4.2.2.3 Realisierungsphase
4.2.2.4 Druckvorstufe
4.2.2.5 Druck
4.3 IT-Infrastruktur und Anwendungen
4.3.1 IT-Infrastuktur
4.3.2 Anwendungen
4.4 Informationen
4.4.1 Struktur der Ablage von Daten
4.4.2 Versionierung von Dokumenten
4.4.3 Austausch von Informationen über „Hilfe“-Systeme
4.4.4 Listen
4.5 Mitarbeiterbefragung
4.6 Bewertung der Analyse

5 Optimierung
5.1 Optimierungsziele für die Benutzerumgebung
5.2 Microsoft SharePoint Portal Server (SPS)
5.2.1 Funktionen
5.2.1.1 SPS-Portal Login
5.2.1.2 DMS-Funktionen
5.2.1.3 Suchfunktionen

6 Umsetzung
6.1 Intranet xxxxxxx GmbH
6.1.1 Dokumentbibliotheken
6.1.1.1 Bibliothek Geschäftsleitung
6.1.1.2 Bibliothek xxxxxxx
6.1.2 Bildbibliotheken
6.1.3 Listen
6.1.3.1 AgenturNews
6.1.3.2 Aufgaben
6.1.3.3 Kunden
6.1.3.4 Projekte/Kunden
6.1.3.5 Typo Links
6.1.3.6 Wichtige Links
6.1.4 Diskussionsrunden
6.1.5 Umfragen
6.2 Kundenseiten
6.2.1 Dokumentbibliotheken
6.2.1.1 Besprechungsberichte
6.2.1.2 Material
6.2.2 Bildbibliotheken
6.2.3 Listen
6.2.3.1 Aufgaben
6.2.3.2 KundenNews
6.2.3.3 Projekte
6.2.3.4 Team
6.2.4 Diskussionsrunden
6.2.5 Umfragen
6.3 Projektseiten
6.3.1 Dokumentbibliotheken
6.3.1.1 Besprechungsberichte
6.3.1.2 Freigaben
6.3.1.3 Konzepte
6.3.1.4 Material
6.3.1.5 Projektdaten
6.3.1.6 Vorprojektphase
6.3.2 Bildbibliotheken
6.3.2.1 Bilder
6.3.2.2 Endversion
6.3.2.3 Entwürfe
6.3.2.4 Logo
6.3.2.5 Schriften
6.3.3 Listen
6.3.3.1 Aufgaben Projektleitung
6.3.3.2 Aufgaben Projektteam
6.3.3.3 Hyperlinks
6.3.3.4 ProjektNews
6.3.3.5 Projektablauf
6.3.3.6 Projektteam
6.3.4 Diskussionsrunden
6.3.5 Umfragen

7 Fazit

Literaturverzeichnis

Eidesstattliche Erklärung

Anhang A: Auswertung Fragenkatalog

Anhang B: Leistungsmerkmale WSS & SPS

Anhang C: Aufbau Intranet xxxxxxx GmbH

Anhang D: Aufbau Kundenseiten

Anhang E: Aufbau Projektseiten

Anhang F: Übersicht Portalanbieter

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abb. 1: Anspruch des IM

Abb. 2: Ziele des IM

Abb. 3: Analyse des Informationsbedarfs

Abb. 4: Informationschaos

Abb. 5: Organigramm Agentur xxxxxxx GmbH

Abb. 6: Projektablauf Print-Projekt

Abb. 7: Analyse-Matrix Initialisierungsphase

Abb. 8: Analyse-Matrix KI

Abb. 9: Analyse-Matrix T

Abb. 10: Analyse-Matrix IV

Abb. 11: Analyse-Matrix BR

Abb. 12: Analyse-Matrix Feinkonzeption

Abb. 13: Analyse-Matrix DG

Abb. 14: Analyse-Matrix GL - IB

Abb. 15: Analyse-Matrix IP - BP

Abb. 16: File Server-Struktur Agentur xxxxxxx GmbH

Abb. 17: Projekt-Ordner

Abb. 18: Ablaufplan Feinkonzeption

Abb. 19: SPS-Login

Abb. 20: SPS Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 21: Dokumentenanzeige SPS

Abb. 22: Dokumentenansicht SPS

Abb. 23: DMS-Funktionen SPS

Abb. 24: Dokumentversionen SPS

Abb. 25: Benachrichtigungen SPS

Abb. 26: Suchergebnisse SPS

Abb. 27: Startseite Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 28: Aufbau Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 29: Dokumentbibliotheken Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 30: Ordnerstruktur Geschäftsleitung

Abb. 31: Inhalt Ordner Finanzen

Abb. 32: Inhalt Ordner HR

Abb. 33: Inhalt Ordner Organisation

Abb. 34: Bibliothek xxxxxxx

Abb. 35: Ordner xxxxxxx intern

Abb. 36: Inhalt Ordner Adressen_bildersuche

Abb. 37: Inhalt Ordner Aktuelle Dokumente

Abb. 38: Inhalt Ordner Kunden

Abb. 39: Bildbibliothek Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 40: Listeneigenschaften SPS

Abb. 41: Listen Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 42: Liste AgenturNews

Abb. 43: Inhalt AgenturNews

Abb. 44: Aufgabenliste

Abb. 45: Inhalt Aufgabenliste

Abb. 46: Liste Kunden

Abb. 47: Liste Projekte/Kunden

Abb. 48: Inhalt Liste Projekte/Kunden

Abb. 49: Liste Typo Links

Abb. 50: Inhalt Liste Typo Links

Abb. 51: Liste Wichtige Links

Abb. 52: Inhalt Liste Wichtige Links

Abb. 53: Diskussionsrunden Intranet xxxxxxx GmbH

Abb. 54: Inhalt Diskussionsrunden

Abb. 55: Liste Umfragen

Abb. 56: Inhalt Liste Umfragen

Abb. 57: Grafische Abbildung der Umfrageergebnisse

Abb. 58: Kundenseite VST-Keller GmbH

Abb. 59: Aufbau Kundenseiten

Abb. 60: Dokumentbibliotheken Kundenseiten

Abb. 61: Ordner Besprechungsberichte

Abb. 62: Vorlage Besprechungsbericht

Abb. 63: Ordner Material

Abb. 64: Inhalt Ordner Material

Abb. 65: Inhalt Bildbibliotheken Kundenseiten

Abb. 66: Ordner Bilder

Abb. 67: Ordner Logo

Abb. 68: Listen Kundenseiten

Abb. 69: Aufgabenliste Kundenseiten

Abb. 70: Liste KundenNews

Abb. 71: Inhalt Liste KundenNews

Abb. 72: Liste Projekte

Abb. 73: Liste Team

Abb. 74: Inhalt Liste Team

Abb. 75: Diskussionsrunden Kundenseiten

Abb. 76: Diskussionsforum Kundenseiten

Abb. 77: Umfragen Kundenseiten

Abb. 78: Projektseite Imagebroschüre VST

Abb. 79: Aufbau Projektseiten

Abb. 80: Dokumentbibliotheken Projektseiten

Abb. 81: Besprechungsberichte Projektseiten

Abb. 82: Ordner Freigaben

Abb. 83: Ordner Konzepte

Abb. 84: Ordner Material

Abb. 85: Ordner Projektdaten

Abb. 86: Ordner Vorprojektphase

Abb. 87: Bildbibliotheken Projektseiten

Abb. 88: Ordner Bilder

Abb. 89: Ordner Endversion

Abb. 90: Ordner Entwürfe

Abb. 91: Ordner Logo

Abb. 92: Ordner Schriften

Abb. 93: Listen Projektseiten

Abb. 94: Liste Aufgaben Projektleitung

Abb. 95: Inhalt Liste Aufgaben Projektleitung

Abb. 96: Liste Aufgaben Projektteam

Abb. 97: Inhalt Liste Aufgaben Projektteam

Abb. 98: Liste Hyperlinks

Abb. 99: Inhalt Liste Hyperlinks

Abb. 100: Liste ProjektNews

Abb. 101: Inhalt Liste ProjektNews

Abb. 102: Liste Projektablauf

Abb. 103: Inhalt Liste Projektablauf

Abb. 104: Liste Projektteam

Abb. 105: Inhalt Liste Projektablauf

Abb. 106: Diskussionsrunden Projektseiten

Abb. 107: Diskussionsforum Projektseiten

Abb. 108: Inhalt Diskussionsforum Projektseiten

Abb. 109: Umfragen Projektseiten

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

„Das tägliche Leben ist seit jeher durch Informationen geprägt. Ständig empfangen wir Informationen und entscheiden über deren Bedeutung, die dann zum Teil Eingang in unser Verhalten finden. Wer beispielsweise morgens im Radio in den Wetternachrichten hört, dass Regen vorhergesagt ist, wird sich beim Verlassen des Hauses darauf einstellen und eventuell einen Regenschirm mit sich führen.“^[1] In ähnlicher Weise verhält es sich in der Wirtschaft. Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist heute wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens. Jedes Unternehmen ist auf Informationen angewiesen bzw. ohne Informationen nicht überlebensfähig. Die Information wird somit zu einem entscheidenden Produktionsfaktor. Informationen als einen solchen zu betrachten, ist deswegen schon geboten, weil jeder Leistungserstellungsprozess und damit jedes wirtschaftliche Handeln und Entscheiden von Informationen geleitet wird.^[2] Ein zweckmäßiges und effizientes Informationsmanagement gewinnt dadurch immer mehr an Bedeutung. Informationen und Informations- und Kommunikationssysteme nehmen gegenwärtig eine dominante wettbewerbsstrategische Rolle ein, die in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Der Umfang der verfügbaren Informationen kann wettbewerbsorientiert nicht nur einen Informationsvorsprung ermöglichen und damit die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen.^[3] Daher befasst sich die vorliegende Diplomarbeit mit der Optimierung des Informationsmanagements in einer Kommunikationsagentur. Vor allem in der Medien­branche und in einer Kommunikationsagentur ist die Information nicht nur ein Produktionsfaktor, sondern gleichzeitig das Produkt.^[4] Letztlich werden in einer Agentur ausschließlich Informationen verarbeitet. Sie werden gesammelt, aufbereitet, mit Kunden und Partnern ausgetauscht und fließen anschließend in die Umsetzung der Gestaltung und der Technik ein. Daher ist es zwingend notwendig, ein effektives und effizientes Informationssystem zu entwickeln, um die Informationsflüsse sowohl intern als auch extern im Netzwerkverbund zu optimieren. Ein weiterer Grund für die Optimierung ist, dass der Leistungsbereich Informationssysteme bei einer Kommunikationsagentur ein elementarer Bestandteil des Produktportfolios darstellt.

1.1 Vorstellung des Unternehmens

- Die 1998 gegründete Agentur xxxxxxxxxxxxxx GmbH hat den Schwerpunkt ihres Dienstleistungsangebotes auf die Entwicklung und Umsetzung von Unternehmenskommunikationslösungen ausgelegt. Hier werden sowohl Lösungen in der klassischen Kommunikation als auch in der digitalen Kommunikation angeboten (Print/Web). In der klassischen Kommunikation entwickelt die xxxxxxxxxxxxxx GmbH alle Kommunikations-Instrumente von der Idee bis zum fertigen Druckerzeugnis. Klassische Produkte sind beispielsweise Corporate Design-Konzepte, Logos, Broschüren, Magazine, Anzeigen, Plakate, etc. Bei der digitalen Kommunikation konzipiert, gestaltet und betreut xxxxxxxxxxxxxx die Realisierung webbasierter Kommunikationslösungen. Das Spektrum reicht von informationsstarken Internetauftritten, über die Optimierung von Geschäftsprozessen bis zur digitalen Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Weitere digitale Lösungen sind beispielsweise medienneutrale Datenbanken, Katalogproduktionen, Informations-Granulierungen, etc. Für die Umsetzung der digitalen Lösungen wurde ein Netzwerk mit spezialisierten Partnern aufgebaut.

Zum Kundenkreis von xxxxxxx zählen Dienstleister verschiedenster Branchen genauso wie klassische Industrieunternehmen und europäische Institutionen.

1.2 Konzeption der Diplomarbeit

Die vorliegende Diplomarbeit ist in 7 Kapitel eingeteilt, die im Folgenden kurz inhaltlich zusammengefasst werden, um sowohl einen Einblick in die einzelnen Kapitel als auch einen Überblick über die gesamte Diplomarbeit zu geben.

Kapitel 1 – Einleitung

Die Einleitung gibt eine kurze Einführung über die Notwendigkeit eines optimierten Informationsmanagements (IM) eines Unternehmens in der heutigen Wettbewerbssituation der Unternehmen und die daraus resultierende Aufgabenstellung und Inhalt der Diplomarbeit. Im Anschluss daran wird die Agentur xxxxxxx GmbH und die Konzeption der Diplomarbeit vorgestellt.

Kapitel 2 – Ausgangssituation

Kapitel 2 beschreibt die Ausgangssituation und die Zielsetzung der Diplomarbeit.

Kapitel 3 – Grundlagen

In Kapitel 3 werden grundlegende Begriffe erläutert. Es werden zunächst die Begriffe Informationsmanagement und Informationsbedarf definiert. Danach werden Probleme im Informationsmanagement aufgeführt und erläutert.

Kapitel 4 – Analyse

Für die anschließende Optimierung bedarf es einer Analyse der Unternehmensstruktur. Dazu werden die Abläufe in der Projektarbeit, IT-Infrastruktur und Anwendungen sowie vorhandene Informationen in der Agentur analysiert und auf ihre Zukunftsfähigkeit beurteilt. Eine Mitarbeiterbefragung wird ausgewertet, um die spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen an ein Informationssystem herauszufiltern. Abschließend werden Bewertungen der Analyseergebnisse aufgeführt.

Kapitel 5 – Optimierung

In Kapitel 5 werden die Gründe für den Einsatz des SharePoint Portal Server (SPS) als Informationsmanagementsystem in der Agentur xxxxxxx GmbH aufgeführt. Eine Beschreibung der Funktionalitäten des SPS schließt dieses Kapitel ab.

Kapitel 6 – Umsetzung

Hier werden die Analyseergebnisse von Kapitel 4 umgesetzt, d.h. der SPS wird installiert und konfiguriert. Die Anforderungen der Agentur xxxxxxx GmbH an ein Informationsmanagementsystem werden beschrieben und erläutert.

Kapitel 7 – Fazit

Kapitel 7 schließt die Diplomarbeit mit einem Fazit ab. Darin wird nochmals kurz auf die Notwendigkeit eines effizienten Informationsmanagementsystems eingegangen, bevor dann ein Ausblick und Prognose über das neue Informationsportal der Agentur vorgenommen wird.

2 Ausgangssituation

„Information Highway, Informationsgesellschaft, Information als Wettbewerbsfaktor: Diese Stichwörter verdeutlichen die unternehmerische und gesellschaftliche Bedeutung von Informationen. Jedoch sind es nicht nur die Informationen allein, die immer mehr in die Überlegungen der Unternehmensleitung und des Managements bei der Festlegung der Unternehmensziele mit einfließen. Auch die Systeme, die Informationen verarbeiten, speichern und übertragen und die Technologien, auf denen sie beruhen, sind von Bedeutung und verdienen Aufmerksamkeit.“^[5]

Informationen können ihren wahren Nutzen nur erzeugen wenn sie orts- und zeitunabhängig dem Benutzer zur Verfügung stehen. Das stellt die Unternehmen vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, da sich die Datenmenge in einer Unternehmung stetig erhöht. Doch meist herrscht durch die bestehenden IT-Strukturen ein Informationschaos. Die Mitarbeiter der Agentur xxxxxxx GmbH verwenden beispielsweise für die Arbeiten an Dokumenten oder Kalkulationstabellen Microsoft Office 2003 und legen die Daten auf Fileservern ab. Auf den Fileservern existiert für jede Abteilung ein eigener Bereich und zusätzlich verfügen die Benutzer über ein eigenes Benutzerlaufwerk.^[6] Die Informationen werden somit nicht zentral auf einer gemeinsamen Arbeitsplattform verwaltet. Entsprechende Anweisungen für eine einheitliche Datenablage mit entsprechender Bezeichnung der Daten fehlen und führen im täglichen Arbeitsablauf zu einem Informationschaos (siehe Abschnitt 3.3, S.16). In diesem Fall gilt es dieses Chaos durch ein effektives und effizientes Informationsmanagement zu beseitigen. Das Informationsmanagement hat dabei die Aufgabe, den im Hinblick auf das Unternehmensziel bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten. Es zählt daher sowohl aus managementorientierter wie technologie-orientierter Sicht zu den wesentlichen Bestandteilen heutiger Unternehmensführung.^[7]

Die Ausgangssituation der Diplomarbeit unterliegt der Feststellung, dass Informationen und ihre Bereitstellung durch geeignete Informationssysteme einer grundlegenden Neugestaltung in der Agentur xxxxxxx GmbH bedürfen, welche die Optimierungspotenziale besser ausschöpfen.

2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit

Die Zielsetzung der vorliegenden Diplomarbeit ist es das Informationsmanagement der Agentur xxxxxxx GmbH zu optimieren. Der Informationsbedarf der Agentur soll analysiert und bewertet werden, damit die Informationsversorgung innerhalb der Agentur verbessert wird. Dazu soll ein benutzerfreundliches Informationssystem auf Basis von SharePoint Portal konzipiert und eingeführt werden, mit dessen Hilfe die Arbeitsabläufe und die Kommunikation der Agentur vereinheitlicht und unterstützt werden. Der zu schaffende Informationspool soll alle agenturspezifischen Daten enthalten, für alle Mitarbeiter und Partner leicht zugänglich und ihre tägliche Informations- und Arbeitsplattform sein.

3 Grundlagen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die für diese Diplomarbeit benötigten Definitionen und Abbildungen wurden aus dem Buch von Prof. Reinhard J. Weck, „Informationsmanagement im globalen Wettbewerb“ entnommen und werden nachfolgend dargestellt.

3.1 Informationsmanagement

In der Literatur wird der Begriff Information je nach Wissenschaftsgebiet unterschiedlich definiert. Für diese Diplomarbeit wurde die Definition von Wittmann gewählt. Demnach kann die Information als zweckorientiertes Wissen betrachtet werden, das zur Erreichung eines konkreten Zieles eingesetzt wird.^[8] Betrachtet man die Information auch als Nachricht, die den Kommunikationsprozess mit einschließt, wird der Bezug zur Kommunikation hergestellt, denn ohne Kommunikation ist der Austausch von Informationen nicht möglich.^[9] Kommunikation wiederum „ist der Austausch von Nachrichten zwischen Menschen, zwischen Menschen und Maschinen oder zwischen Maschinen“^[10] und wird durch entsprechende Informationssysteme und Kommunikations­systeme in den Unternehmen ermöglicht. Diese Informationssysteme gilt es durch ein geeignetes Informationsmanagement zu optimieren, um den Unternehmenserfolg zu steigern (vgl. 2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit S. 12). Aufgabe des Informationsmanagements ist es nun, die Informationen und die Informations- und Kommunikationssysteme in den Unternehmen zu planen, zu gestalten, zu organisieren, zu koordinieren und zu kontrollieren. Die Abbildung 1 verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Information/Kommunikation und Informationsmanagement:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Anspruch des IM^[11]

Generelles Ziel des Informationsmanagements ist das Erreichen von Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und ergänzender Wirksamkeit (Effektivität). Im Mittelpunkt steht das Erzielen eines maximalen Nutzens unter minimalen Kosten.^[12]

Nachfolgend werden alle essentiellen Ziele des Informationsmanagements aufgelistet, die bei der Optimierung desselben berücksichtigt werden müssen:^[13]

- Sicherheit in den Informations- und Kommunikationsstrukturen
- Produktivität in der Proportionalität von Aufwand und Ertrag
- Flexibilität in der Informationsinfrastruktur hinsichtlich notwendiger Veränderungen
- Durchdringung, die als Maßzahl den quantitativen wie qualitativen Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen im Unternehmen kennzeichnet
- Wirksamkeit (Effektivität), die sich an den einzelnen Funktionen und Leistungen der Informationsinfrastruktur erkennen lässt, und explizit
- der bereits benannte Wirtschaftlichkeitsanspruch (Effizienz), der sich aus der Relation zwischen tatsächlicher und geplanter Kostensituation herleiten lässt und jegliche Zielkategorie betrifft.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Ziele des IM^[14]

3.2 Informationsbedarf

Die Grundlage einer Informationsmanagement-Systematik ist die Ermittlung des relevanten Informationsbedarfs. Der Informationsbedarf wird definiert als „die Art, Menge und Qualität der benötigten Informationen, die eine Person zur Erfüllung ihrer Aufgaben in einer bestimmten Zeit benötigt“.^[15]

Das Informationsmanagement setzt sich zum Ziel, den Informationsbedarf zu decken, indem es das Informationsangebot und die Informationsnachfrage zusammenführt, um so eine optimale Informationsversorgung zu ermöglichen.^[16] Für die Ermittlung und Bewertung der optimalen Informationsversorgung ist der Informationsbedarf eines Unternehmens zu analysieren. Hierbei müssen unterschiedliche Einzelaspekte näher betrachtet werden. Nachfolgende Abbildung 3 verdeutlicht die Abfolge der Analyse:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Analyse des Informationsbedarfs^[17]

„So stellt sich die Frage nach dem konkreten Inhalt, den eine Informationslandschaft zu offenbaren hat, aber auch in welcher Form die Informationen zur Verfügung stehen sollen. Darüber hinaus ist der Zeitfaktor von Bedeutung, der die Verfügbarkeit der Informationen zum Inhalt hat, aber auch die Häufigkeit der Informationsnutzung, die Wertigkeit im Aufgabenerfüllungsprozess sowie das einzusetzende Medium der Informationsanspruchnahme stehen zur Beantwortung im Rahmen einer Informationsbedarfs­analyse.“^[18]

Die Einzelaspekte Medium, Wertigkeit, Häufigkeit, Zeit, Form und Inhalt werden in Abschnitt 4 Analyse zu einer Analyse-Matrix zusammengeführt. Die Analyse-Matrix soll bei der Analyse des Informationsbedarfs der xxxxxxx GmbH helfen, die Kommunikationsprobleme in der Unternehmung zu identifizieren. Dazu werden die Analyseaspekte den zu untersuchenden Bereichen zugewiesen. Werden die Probleme identifiziert, kann ein gezielter Lösungsansatz erarbeitet werden (siehe Abschnitt 4, S.20).

3.3 Probleme im Informationsmanagement

Allgemein betrachtet treten überall die gleichen Probleme auf, wenn der Informationsbedarf nicht richtig gedeckt werden kann. Gelangt eine Information nicht zur richtigen Zeit an den Ort wo sie benötigt wird, führt dies zunächst zu einem Missverständnis. Werden nun auch noch andere Aspekte wie Häufigkeit oder Form der Information verletzt, kann dies zu einem Informationschaos führen. Aktuelle Beispiele sind die immer wieder vorkommenden Virusattacken gegen große Unternehmen. Hier wird bewusst von außen ein Informationschaos herbeigeführt, durch das mehrere Aspekte gleichzeitig verletzt werden. Außerdem entsteht ein enormer finanzieller Schaden, der meist einen Imageschaden der betroffenen Unternehmung mit einschließt. Doch nicht immer kommt das Chaos von außen. Auch schlechte Strukturen bzw. falsches Informationsmanagement innerhalb eines Unternehmens können ein Informationschaos herbeiführen. Beispiel hierfür ist das Unternehmen TUI. „Als TUI 1998 begann, sich an die Bereinigung seines Informationsdschungels zu machen, hatte das Großunternehmen mit einer heterogenen IT-Landschaft zu kämpfen. Die einzelnen Geschäftsbereiche betrieben eigene operative Systeme, aus denen sie ihre Daten für Auswertungen und Berichte gewannen. Die Bandbreite reichte von Buchungs-, Kundendienst- und Kostenrechnungssoftware bis hin zu Kalkulationslösungen und Systemen für die Beförderungs­planung und Disposition. "Es gab keine einheitliche Sicht auf die Informationen und deshalb eine Vielzahl von Inkonsistenzen", erinnert sich Heinz Kreuzer, CIO bei TUI und Sprecher der Geschäftsführung der IT-Tochter TUI-Infotec. In der Folge seien uneinheitliche Listen aus verschiedenen Datenbanksystemen gewonnen worden. Die Weiterverarbeitung lief häufig über "manuelle Schnittstellen" - die Daten mussten teilweise ausgedruckt und in andere Excel- oder Access-Systeme eingegeben werden.“^[19] Mittlerweile hat TUI ein konzernweites Data Warehouse-System eingeführt und damit die Mängel des Informationsmanagements beseitigt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das angesprochene Informationschaos im schlimmsten Fall zum Tod der Unternehmung führen kann. Die Abbildung 4 verdeutlicht das Informationschaos, das in den Unternehmen vorherrschen kann:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Informationschaos^[20]

Die einzelnen Probleme des Informationschaos lassen sich wiederum bei diesen Beispielen auf zwei Hauptbereiche zurückführen. Eine File Server-Struktur bedingt die Probleme File-Chaos, E-Mail-Krise und Informationsflut. Kommen intern viele Anwendungen und Systeme zum Einsatz, treten die Probleme brachliegendes Know how, Insellösungen sowie brachliegende Informationen auf. Nachfolgend werden die einzelnen Probleme kurz erläutert:

File-Chaos

Wo sollen Dokumente ablegt werden, damit sie wieder auffindbar sind? Wo ist die aktuelle Version abgelegt? Eine einheitliche Vorgabe ist in einem Unternehmen oft nicht vorhanden und führt unweigerlich zu einen Chaos an Daten auf dem File-Server. Auch eine fehlende Versionierung der Dokumente trägt zur Unübersichtlichkeit bei.

Informationsflut

Die Menge der Informationen nimmt ständig zu. Es wird gegenwärtig davon ausgegangen, dass sich die Datenmenge in einem Unternehmen alle 6-8 Monate verdoppelt.^[21] Diese vielen Daten besitzen aber oft nur geringe Relevanz. Es entsteht eine wahre Informationsflut, die es nicht nur zu filtern gilt, sondern die auch an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden muss. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es schnell zu unmotivierten Mitarbeitern kommen, die sich bei der Informationsverteilung übergangen fühlen.

E-Mail-Krise

Jeder Administrator kennt das Problem der überfüllten Mailboxen. Hier sind auch die Begriffe Spam und Sicherheitsprobleme zu nennen. Ein weiterer Aspekt, der hier auftritt, ist die Datenredundanz. Viele Informationen werden mehrfach unstrukturiert in persönlichen Postordnern abgelegt, obwohl das Medium E-Mail als Dokumentenspeicher ungeeignet ist.

Insellösungen

Meist sind in einer Unternehmung dutzende von Miniapplikationen (z. B. Intranet-Site, Excel, Access) vorhanden. Durch diese Infrastruktur werden wichtige Informationen nicht für alle Mitarbeiter zugänglich und liegen brach. Die unterschiedlichsten Werkzeuge werden für unterschiedliche Tasks eingesetzt. Am Ende gibt es viele verschiedene Dateienformate mit dem gleichen Informationsgehalt.

Ungenutzte Informationen

Wichtige Informationen sind meist in Business Applikationen (z.B. ERP, CRM, Projekt Server) sowohl in internen als auch in Systemen der Partner vorhanden. Eine sinnvolle Anbindung der Systeme fehlt hingegen meist. Analysen und Reports der Systeme sind nicht für alle Mitarbeiter zugänglich, können daher nicht erstellt und kommuniziert werden, und als Entscheidungshilfe stehen sie dem Unternehmen in ihrer Gesamtheit nicht zur Verfügung.

Ungenutztes Know-how

Werden Erfahrungen und Erkenntnisse aus der täglichen Projektarbeit nicht kommuniziert, dokumentiert und den Mitarbeitern allgemein zugänglich gemacht, geraten sie erfahrungsgemäß wieder in Vergessenheit. Die Folge: Das Rad muss (wieder) neu erfunden werden. Hier kommt auch der Aspekt zum Tragen, dass oft nicht bekannt ist, wer welche Projekte in der Vergangenheit geleitet hat. Damit wird das Know-how von Personen nicht dokumentiert und das Best Practices-Prinzip wird nicht angewandt.

Im folgenden Kapitel 4. Analyse, werden nun die Probleme im Informationsmanagement der Agentur xxxxxxx GmbH analysiert.

4 Analyse

Nun wird der Informationsbedarf der Agentur xxxxxxx GmbH analysiert, um so ihr Informationsmanagement zu optimieren. Ziel dieser Ist-Analyse ist die Feststellung der organisatorischen und technischen Schwachstellen der Agentur xxxxxxx. Im Vordergrund hierbei die Zukunftsfähigkeit des Informationsmanagements der Agentur.

Analysiert und bewertet wurden die Bereiche:

4.1 Aufbauorganisation
4.2 Ablauforganisation
4.3 IT-Infrastuktur und Anwendungen
4.4 Informationen
4.5 Mitarbeiterbefragung

Unter 4.1 Aufbauorganisation ist der Aufbau der Agentur grafisch abgebildet und bewertet worden. In 4.2 wurde die Ablauforganisation anhand eines Print-Projektes analysiert und bewertet. Dazu wurden für die einzelnen Phasen der Ablauforganisation die relevanten Informationen bestimmt und bewertet. Die IT-Struktur und die vorhandenen Anwendungen werden im Abschnitt 4.3 beschrieben und bewertet. Der Abschnitt 4.4 Informationen wurde eingeteilt in die Problembereiche Struktur der Ablage von Daten(Ordnerstrukturen), Versionierung von Dokumenten, Austausch von Informationen über so genannte Hilfe-Systeme und Listen. Diese Bereiche sind die derzeit feststellbaren Kernprobleme der Agentur und haben ein großes Optimierungspotenzial. Die durchgeführte Mitarbeiterbefragung in Abschnitt 4.5 dient dem Zweck, den individuellen Informationsbedarf der Mitarbeiter zu ermitteln. Hierzu wurde jedem einzelnen Mitarbeiter ein Fragebogen zur Beantwortung vorgelegt. Die abschließende Gesamtbewertung der Analyse erfolgt im Abschnitt 4.6. Sie ist die Grundlage für die beiden folgenden Kapitel 5. Optimierung und 6. Umsetzung.

4.1 Aufbauorganisation

Die am Informationsmanagement der Agentur xxxxxxx GmbH beteiligten Gruppen sind die Unternehmensleitung, die Fachabteilungen und die Org./DV-Abteilung. Daraus ergibt sich folgende Aufbauorganisation:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5: Organigramm Agentur xxxxxxx GmbH^[22]

Beteiligte Personen am Informationsmanagement sind jeweils ein Geschäftsführer in den Bereichen Strategie, Design und Technik. In den Fachbereichen Grafik/­Gestaltung, Office/Verwaltung, Vertrieb, Administration und Programmierung sind 8 weitere Personen am Informationsmanagement beteiligt. Der Aufbau der Agentur xxxxxxx GmbH ist typisch für eine Agentur dieser Größe, d.h. hier ist ein Einliniensystem als Organisationsform gewählt worden. Die Vorteile bei dieser Form sind eindeutige Weisungs- und Formationslinien, klare Befugnisse und Verantwortungen. Die Nachteile sind längere Informationswege, was sich bei der anschließenden Analyse der Ablauforganisation bemerkbar macht. Es müssen in dieser Hinsicht jedoch keine Besonderheiten bei der Analyse beachtet werden, da bei der jetzigen Unternehmensgröße eine andere Organisationsform nicht sinnvoll wäre. Der Nachteil des Einliniensystems kann durch die Einführung eines effizienten Informationsmanagementsystems beseitigt werden. Jedoch ist es für den Erfolg beim Einführen und Praktizieren eines Informationsmanagementsystems entscheidend, „dass alle beteiligten Gruppen im Unternehmen ihre Verantwortung erkennen, annehmen und ihr innerhalb einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit gerecht werden.“^[23]

4.2 Ablauforganisation

In der Agentur werden die Projekte in zwei Hauptkategorien eingeteilt. Es gibt die klassischen und die digitalen Unternehmenskommunikations-Lösungen. Diese können sich je nach Art und Umfang des Auftrages überschneiden bzw. sinnvoll ergänzen.

Mögliche Projekte sind:

- Medienübergreifende Kampagnen
- CD-Entwicklung
- CD-Umsetzung
- Dynamische Internetauftritte
- Digitale Plattformen wie Intranet, Shops, etc.
- Webbasierende Softwarelösungen

Damit die Abläufe in der Projektarbeit standardisiert werden können, wurden entsprechende Ablauforganisationen für Print- und Web-Projekte (klassische und digitale Lösung) in der Agentur entwickelt und festgelegt. In Abschnitt 4.2.1 sind exemplarisch die Abläufe für Print-Projekte beschrieben und analysiert worden. Die Abläufe für ein Web-Projekt sind größtenteils identisch und werden daher nicht gesondert analysiert. Die Abläufe des Print-Projektes sind wie schon erwähnt, in verschiedene Phasen eingeteilt worden. Für die Analyse der einzelnen Phasen wurden relevante Informationen bestimmt. Relevante Informationen sind Informationen, die vorhanden sein müssen, um eine effiziente Projektarbeit zu ermöglichen. Je nach Phase sind diese relevanten Informationen unterschiedlicher Art, können aber auch für mehrere Phasen durchgängig relevant sein. Beispielsweise sind Termine Informationen, die in allen Phasen relevante Informationen darstellen. Analysiert werden die durchgängigen relevanten Informationen jedoch nur in der Phase, in der sie zuerst vorkommen.

4.2.1 Print-Projekt

Ein typisches Print-Projekt ist die Erstellung einer Imagebroschüre, die im Folgenden als Beispiel dient. Abbildung 6 veranschaulicht die Unterteilung des Prozessablaufs in fünf Phasen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6: Projektablauf Print-Projekt^[24]

Die einzelnen Phasen werden durch das Projekt- und Qualitätsmanagement übergeordnet gesteuert und umgesetzt. Informationen und Dokumente, die bei der Abarbeitung der einzelnen Arbeitsschritte erzeugt werden, sind die jeweiligen Ergebnisse der einzelnen Phasen. Diese werden im unteren Bereich der Abbildung aufgelistet. Im Anschluss werden nun die einzelnen Abläufe kurz beschrieben und anhand der relevanten Informationen und der Analyse-Matrix bewertet.

4.2.1.1 Initialisierung

Nach der Auftragsbestätigung erfolgt das Kick-Off Meeting mit dem Kunden. Als Grundlage dient hier das im Vorfeld erstellte Angebot. Dieses beinhaltet alle Leistungen, die seitens der Agentur angeboten werden. Durch die Erstellung des Pflichtenheftes werden nun in dieser Phase alle Pflichten und Leistungen dokumentiert, terminiert und festgehalten, die von der Agentur und Kunden zu erbringen sind. Eine konkrete Zeitplanung der einzelnen Phasen, mit den dazugehörigen Meilensteinen und Zuständigkeiten, wird für die verschiedenen Projektschritte definiert und dokumentiert. Das Pflichtenheft ist einerseits Grundlage für den Projektbeginn, andererseits dient es bis zum Projektabschluss als Grundlage für die Qualitätssicherung.

4.2.1.2 Feinkonzeption

Die inhaltliche Struktur, die textliche Ansprache sowie das Gestaltungskonzept der Broschüre werden in dieser Phase festgelegt. Auf dieser Basis kann die Broschüre gestalterisch umgesetzt werden. Die Freigabe des Feinkonzepts durch den Kunden schließt diese Phase ab.

4.2.1.3 Realisierung

Hier werden die Vorgaben des Feinkonzepts konkret umgesetzt. Die Grafikabteilung erstellt im Verlauf der Realisierung ein vorläufiges Layout der Broschüre, das zur Freigabe an den Kunden geht. Benötigte Bilder und Texte werden entweder selbst erstellt oder eingekauft. Weiterhin werden die Produktionskosten errechnet und zur Freigabe an den Kunden gesendet.

4.2.1.4 Druckvorstufe

Eine Reinzeichnung, d.h. die Fertigstellung der Broschüre im Detail wird in diesem Arbeitsschritt durchgeführt. Nach Freigabe der Kosten werden die Druckdaten an die Druckerei gesendet. Ein Proof bzw. Andruck der Broschüre geht zurück an die Agentur. Nun erfolgt die endgültige Druckfreigabe durch den Kunden.

4.2.1.5 Druck

In der letzten Phase des Projektablaufs hat die Agentur nur noch administrative Funktion, d.h. die Agentur übernimmt in dieser Phase die Qualitätssicherung. Die Kundendaten für die Auslieferung und Rechnungsstellung werden der beauftragten Druckerei übermittelt.

4.2.2 Bewertung Print-Projekt

Im Folgenden werden die fünf Phasen der Ablauforganisation eines Print-Projekts analysiert und bewertet. Dazu wurden zunächst die relevanten Informationen (vgl. Abschnitt 4.2, S.22) der einzelnen Phasen bestimmt und der Analyse-Matrix zugeordnet. Diese wurden dann überprüft, bewertet und Lösungsvorschläge gemacht. Die Analyse hat gezeigt, dass auf Grund der heterogenen IT-Struktur der Agentur die relevanten Informationen nur bedingt allen projektbeteiligten Personen zur Verfügung stehen. Daraus resultiert auch das Problem, dass keine einheitlichen Ablagemöglichkeiten von Informationen/Daten existieren und somit kein effizienter Austausch von Informationen möglich ist bzw. die Kommunikation der projektbeteiligten Personen nicht optimal ist. Somit wurde der Aspekt des Mediums bei allen zu untersuchenden Informationen verletzt. Die Lösung für alle Phasen ist die Einführung eines einheitlichen Informationssystems, das allen projektbeteiligten Personen die Möglichkeit bietet Informationen zentral abzulegen und mittels des Informationssystems zu kommunizieren. Beim Aspekt Inhalt zeigte sich ebenfalls eine fast durchgängige Verletzung. Grund hierfür ist die fehlende Standardisierung bei der Generierung der benötigten Informationen.

4.2.2.1 Initialisierung

Relevante Informationen der Initialisierungsphase sind allgemeine Kundeninformationen (KI), Termine (T), Informationen zur Vorgehensweise (IV) sowie das Briefingraster (BR). Diese Informationen wurden den zu überprüfenden Aspekten zugeordnet und untersucht. Verletzte eine relevante Information einen Aspekt wurde sie mit einem x in der Matrix markiert.

Für die Initialisierung ergab sich folgende Matrix:

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 7: Analyse-Matrix Initialisierungsphase

Bewertung Allgemeine Kundeninformationen (KI):

Allgemeine Kundeninformationen sind Informationen, die allen projektbeteiligten Personen für die Abarbeitung des Projektes vorliegen müssen. Dies sind z.B. Kontaktdaten der Ansprechpartner, Produktinformationen, CD-Richtlinien, etc. sein. Hier zeigte sich, dass Kundeninformationen zwar vorhanden sind, diese jedoch stehen nicht in einer einheitlichen Form und Inhaltes zur Verfügung. Die Folge sind unnötige und zeitaufwendige Rückfragen der Fachabteilungen beim Projektleiter.

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 8: Analyse-Matrix KI

Lösung:

Allgemeine Kundeninformationen (KI) müssen vom Projektleiter in benötigter Form und Inhalt evaluiert und zentral allen projektbeteiligten Personen zur Verfügung gestellt werden. Eine standardisierte Generierung der relevanten Kundeninformationen ist zu erarbeiten und festzulegen, d.h. vor Projektbeginn werden mittels einer standardisierten Anforderungsliste die benötigten Kundeninformationen durch den Projektleiter auf Form und Inhalt geprüft und gegebenenfalls angefordert. Die Kundeninformationen werden nach Vollständigkeit allen projektbeteiligten Personen zur Verfügung gestellt.

Bewertung Termine (T):

Termine sind wesentlich für den Aufgabenerfüllungsprozess. Ein einheitlicher Ablauf bei der Festlegung der Termine und Meilensteine konnte bei der Analyse nicht festgestellt werden. Dies hat zur Folge, dass die Frage wann Informationen für die Projektarbeit vorhanden sein müssen, nicht ausreichend beantwortet werden kann.

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 9: Analyse-Matrix T

Lösung:

Für jede einzelne Phase müssen im Voraus genaue Termine und Meilensteine vom Projektleiter festgelegt und kommuniziert werden. Die Zeitfenster richten sich nach dem jeweiligen Projektumfang. Erfahrungswerte des Projektleiters und Ergebnisse des Projektcontrollings dienen als Grundlage für die Festlegung der Zeitfenster.

Bewertung Informationen zur Vorgehensweise (IV):

Informationen zur Vorgehensweise sind Informationen, die den konkreten Projektablauf festlegen, d.h. hier werden den projektbeteiligten Personen ihre Aufgaben durch den Projektleiter zugewiesen. Die Analyse zeigte keine standardisierte Vorgehensweise bei der Bereitstellung dieser Informationen. Eine standardisierte Aufgabenliste ist nicht vorhanden. Dies hat zur Folge, dass den Mitarbeitern die Informationen zur Vorgehensweise nicht mit benötigtem Inhalt vorlagen, was zu einer uneffizienten Abarbeitung der Aufgaben führte.

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 10: Analyse-Matrix IV

Lösung:

Der Projektleiter muss festlegen, welche Informationen zur Vorgehensweise den Mitarbeitern vorliegen müssen. Es muss auch geklärt werden, wie häufig und mit welchem Inhalt diese Informationen vorhanden sein sollen. Hierzu ist eine entsprechende Aufgabenliste vom Projektleiter auszuarbeiten. Diese muss er in entsprechend benötigter Anzahl kommunizieren und dokumentieren. Eine Transparenz der Aufgaben, verbunden mit dem Status, hat den Vorteil, dass jedem Projektbeteiligten ein aktueller Projektstand vorliegt. Das hilft wiederum bei der individuellen Arbeitsplanung. Eine effizientere Abarbeitung der Aufgaben ist die Folge.

Bewertung Briefingraster (BR):

In einem Briefingraster werden alle Informationen, die für die Realisierung eines Auftrages notwendig sind vom Kunden an die Agentur übermittelt, d.h. die Agentur wird über Hintergründe und Ziele der geplanten Maßnahme informiert. Die Analyse zeigte, dass zwar ein standardisiertes Briefingraster vorliegt, jedoch wird es nicht von allen Projektleitern angewandt. Das Briefingraster beinhaltet jedoch Informationen, die für den Aufgabenerfüllungsprozess wichtig sind. Damit liegen die benötigten Informationen mit entsprechendem Inhalt den Projektbeteiligten nicht vor. Das führt auch in diesem Fall zu einer uneffizienten Abarbeitung der Aufgaben, da die benötigten Informationen nachträglich bei Bedarf beim Projektleiter bzw. beim Kunden angefordert werden müssen.

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 11: Analyse-Matrix BR

Lösung:

Bevor die Produktion der Imagebroschüre beginnt, muss ein Briefingraster erstellt werden, welches die individuellen Kundenanforderungen aufnimmt und aufzeigt. Der Projektleiter hat nach Auftragserteilung dafür zu sorgen, dass den projektbeteiligten Personen ein Briefingraster vorliegt.

4.2.2.2 Feinkonzeption

Diese Phase besteht aus drei Teilen: Gestaltung, Inhalt und Text. Diese Teile beinhalten unterschiedliche relevante Informationen, die alle zusammen ergeben dann die Informationen, die für die Abarbeitung dieser Phase nötig sind. Das Ergebnis dieser Phase ist das Feinkonzept. Relevante Informationen für die Gestaltung sind Dateien für die Gestaltung (DG). Die relevanten Informationen des Inhaltes sind Gliederung (GL) und Inhaltsbausteine (IB). Für den Textbereich sind dies selbstredend Textinformationen (TI). In dieser Phase wurden sowohl der Aspekt des Mediums als auch der des Inhaltes durchgängig verletzt. Grund für die Verletzung des Inhaltes ist die unzureichende Versorgung der projektbeteiligten Personen mit den relevanten Informationen. Für die Feinkonzeption ergab sich somit folgende Matrix:

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 12: Analyse-Matrix Feinkonzeption

Bewertung DG:

Dateien für die Gestaltung (DG) sind relevante Informationen, die der Grafikabteilung vorliegen müssen. Diese können CD-Manual, Logo, Kundenbilder, Grafiken etc. sein. Idealerweise liegen die Informationen schon in der Phase der Initialisierung vor, werden jedoch erst in dieser Phase relevant. Wie bei den allgemeinen Kundeninformationen zeigte sich auch hier, für die Projektarbeit stehen im Vorfeld die relevanten Informationen in keiner einheitlichen Form zur Verfügung. Das führte schon zu Beginn des Projektes durch zeitaufwendige Rückfragen an den Projektleiter bzw. Kunden zu einem enormen Zeitverlust bei der Abarbeitung des Projektes.

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 13: Analyse-Matrix DG

Lösung:

Der Projektleiter muss im Vorfeld, d.h. vor Phasenbeginn, die relevanten Informationen für die Gestaltung evaluieren und der Grafikabteilung zur Verfügung stellen. Es gilt, eine standardisierte Anforderungsliste zu erstellen, die alle notwendigen Informationen aufführt. Die Liste wird durch den Projektleiter überprüft, und ist sie nicht vollständig, sind die fehlenden Informationen beim Kunden anzufordern.

Bewertung GL und IB:

Gliederung (GL) und Inhaltsbausteine (IB) sind Informationen, die zunächst durch den Projektleiter zusammen mit dem Kunden zu erarbeiten sind. Hier werden beispielsweise die Seitenanzahl, Gliederung der Broschüre, Anmutungskriterien, inhaltliches Konzept, etc. bestimmt und festgelegt. Die Analyse zeigte, dass hier keine standardisierte Herangehensweise für die Bestimmung der benötigten Informationen vorhanden war. Die Absprachen mit dem Kunden wurden nicht in ausreichender Form dokumentiert und führten dazu, dass der Grafikabteilung nicht genügend Informationen für die zeitnahe Abarbeitung des Projektes vorgelegen haben.

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 14: Analyse-Matrix GL - IB

Lösung:

Ähnlich wie beim Briefingraster hat der Projektleiter dafür zu sorgen, dass die benötigten Informationen mit entsprechendem Inhalt für die Erfüllung des Aufgabenerfüllungsprozess zeitnah vorliegen. Daher ist eine Standardisierung der Generierung und Verteilung der relevanten Informationen notwendig. Eine entsprechende Anforderungsliste bzw. Arbeitspapiere sind zu erarbeiten.

4.2.2.3 Realisierungsphase

In der Realisierungsphase werden relevante Informationen für die Produktion der Broschüre benötigt. Diese Informationen werden unterteilt in Informationen für die Produktionskosten (IP) und Information für die Bildproduktion (BP). Die benötigten Bilder für die Produktion können durch zwei verschiedene Arten erzeugt werden. Der erste Weg ist, die benötigten Bilder über eine Bildagentur, z.B. Getty, zu erwerben. Getty ist eine Bilddatenbank, die Bilder zum Verkauf über das Internet anbietet. Nach Auswahl der Bilder wird eine Bildlizenz erworben, die den Einsatz des Bildes erlaubt. Der andere Weg ist ein Fotoshooting mit einem Fotografen. Hier muss im Vorfeld durch den Projektleiter eine Fotobeschreibung, d.h. eine Beschreibung der einzelnen Szenen, für den Fotografen erstellt werden. Ist die Bildliste erstellt worden, liefert diese mit den erstellten Grafiken das Layout der Imagebroschüre. Informationen für die Produktionskosten sind beispielsweise Anzahl der Auflage, Anzahl der Druckfarben, Art des Papiers, etc.

Für diese Phase ergibt sich folgende Matrix:

Analyseaspekte: Form (F), Häufigkeit (H), Inhalt (I), Medium (M), Wertigkeit (W), Zeit (Z)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 15: Analyse-Matrix IP - BP

Bewertung IP und BP:

Die Analyse zeigte, dass relevante Informationen für die Produktionskosten (IP) mit dem Kunden meist nicht rechtzeitig festgelegt werden. Auch sind die benötigten Informationen oftmals nicht vollständig vorhanden. Somit kommt es zu zeitaufwändigen Rückfragen durch die Druckereien bei der Einholung der Produktionskosten. Die Erstellung der Bildliste ist abhängig vom Budget. Die qualitativ bessere der beiden Möglichkeiten ist ein Fotoshooting mit einem Fotografen. Damit können die individuellen Anforderungen an eine Imagebroschüre besser abgebildet werden. Das erfordert jedoch eine gewisse Erfahrung des Projektleiters im Umgang mit dem Fotografen für die Erstellung der Bildliste. Wann und in welchem Umfang die Szenenbeschreibung dem Fotografen vorliegen muss, ist bei der Analyse nicht ausreichend beantwortet worden.

Lösung:

Bereits bei der Erstellung des Gestaltungskonzeptes in der Feinkonzeptphase ist mit dem Kunden eine Anmutung für die benötigten Bilder zu erarbeiten. Es ist rechtzeitig, d.h. vor Beginn der Realisierungsphase, zu klären, ob ein Fotoshooting mit einem Fotografen oder der Erwerb von Bildern über Getty in Frage kommt. Die Informationen für die Produktionskosten werden im Idealfall bereits in der Initialisierungsphase generiert, damit sie rechtzeitig bei Beginn der Realisierungsphase zur Verfügung stehen. Eine standardisierte Generierung der relevanten Informationen ist hierfür zu erarbeiten. Eine Zeitverzögerung bei der Projektarbeit kann somit vermieden werden. Eine Standardisierung bei der Erstellung der Bildliste ergibt keinen Sinn, da die Kundenanforderungen speziell bei der Erstellung einer Imagebroschüre sehr individuell sind.

4.2.2.4 Druckvorstufe

Ab der Druckvorstufe zeigte sich, dass keine weiteren relevanten Informationen für die Projektarbeit vorhanden sein müssen. Alle benötigten Informationen wurden in den zuvor beschrieben Phasen generiert und stehen nun den Mitarbeitern für die Projektarbeit zur Verfügung. In der Phase der Druckvorstufe werden lediglich die Bilder mit benötigter Auflösung der Druckerei übermittelt.

4.2.2.5 Druck

In der Phase Druck ist die Druckfreigabe das letzte Dokument, das erzeugt wird. Die Freigabe benötigt ebenfalls keine relevanten Informationen.

4.3 IT-Infrastruktur und Anwendungen

Die in Abschnitt 3.3. erwähnten Probleme im Informationsmanagement einer Unternehmung sind auch bei der Agentur xxxxxxx GmbH festgestellt worden. Als Hauptprobleme des Informationsmanagements der Agentur sind die heterogene IT-Landschaft und Fileserver-Struktur zu nennen, die daher im Folgenden beschrieben und analysiert werden.

4.3.1 IT-Infrastuktur

Die Agentur verfügt über insgesamt 11 IT-Arbeitsplätze. Davon sind vier Mac- und sieben PC-Stationen. Informationen jeglicher Art werden auf Fileservern (OSX-Server aus dem Hause Apple & SmallBusinessServer2003 aus dem Hause Microsoft) abgelegt. Auf dem File-Server im Laufwerk „Kunden“ sind für jeden Kunden eigene Bereiche in Form von Ordnern angelegt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 16: File Server-Struktur Agentur xxxxxxx GmbH

Innerhalb dieser Ordner liegen wiederum Ordner, die die Untereinheit „Projekt“ beschreiben. Innerhalb dieser Projekt-Ordner, die eindeutig durch eine codierte Nummerierung benannt sind, werden Dokumente allerdings in weitgehend willkürlicher Form in weiteren Unterordnern abgelegt. Eine Vorlage bzw. Beschreibung für ein korrektes Ablagesystem liegt vor, wird aber nicht konsequent von allen Mitarbeitern eingesetzt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 17: Projekt-Ordner

Des Weiteren existieren folgende Laufwerke: Ein Laufwerk mit dem Namen „Transfer“ sowie ein Laufwerk „Home“, welches ein eigenes Benutzerlaufwerk ist. Ein weiteres Laufwerk, auf das nur über das System „AdressPlus11“ zugegriffen wird, besteht, um die im System generierten Dokumente (Faxe, Anschreiben, Serienbriefe, E-Mails, etc.) abzulegen und über einen eindeutigen Pfad wieder zu finden (siehe Abbildung 16, S. 33).

Zur Kommunikation ist ein Mailsystem mittels eines Exchange Servers 2003 im Einsatz, welches die interne und externe Kommunikation in Form von E-Mails abwickelt, sowie öffentliche Ordner bzw. Kalender, die eine gemeinsame Ablage sowie die Terminabstimmung vereinfacht.

4.3.2 Anwendungen

Für die Arbeit an Dokumenten muss zwischen den Tätigkeitsbereichen „Gestaltung“ und „Organisation/Verwaltung“ unterschieden werden:

Im Bereich „Organisation/Verwaltung“ wird für die Arbeit an Dokumenten (Texte, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, etc.) jeglicher Art mit dem Office 2003-Paket aus dem Hause Microsoft gearbeitet. Die Gestalter arbeiten vorwiegend mit den Produkten von Adobe, Macromedia und Quark, welche zu der Gruppe der DTP-Programme zählen. Selbstverständlich können Dokumente, die im Bereich „Organisation/Verwaltung“ entwickelt wurden, durch die Gestalter mit Office für Mac geöffnet und weiterverarbeitet werden.

Spezielle Anwendungen werden in den Bereichen Finanzen und Vertrieb eingesetzt:

Im Bereich Finanzen kommt das Programm des Software-Herstellers „Lexware“ mit dem Namen „Financial Office 2004 Professional“ zum Einsatz. Derzeit wird lediglich das Modul „Warenwirtschaft/Faktura“ eingesetzt, alle weiteren Tätigkeiten werden an eine Steuerberatungsgesellschaft weitergegeben. Im Bereich Vertrieb kommt das Programm des Software-Herstellers „cobra“ mit dem Namen „AdressPlus 11“ zum Einsatz. Es handelt sich dabei um ein Address-Management-System, welches Funktionalitäten enthält, die heute mit dem Namen CRM (Customer Relationship Management) benannt werden.

Grundsätzlich besteht kein Zweifel an der Notwendigkeit jeder einzelnen Anwendung, jedoch muss der Einsatz im Ablauf der Projektarbeit in Frage gestellt werden. Es ist auf Grund des täglichen Arbeitens feststellbar, dass es sich nicht um eine optimale Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter der Agentur handelt, weil bei der Abarbeitung der Projekte es immer wieder zu zeitlichen Verzögerungen kommt und somit die Effizienz in der Projektarbeit nicht gegeben ist.

[...]

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^[1] Fank: Informationsmanagement, 2001, S. 19.

^[2] J. Weck: Informationsmanagement im globalen Wettbewerb, 2003, S.4.

^[3] Vgl. ebenda.

^[4] Walter Gora: Informationsmanagement, 2003, S. 35.

^[5] Helmut Krcmar: Informationsmanagement, 2003, S. IX.

^[6] Ulrich B. Boddenberg: SharePoint Portal Server & Windows SharePoint Services 2003, 2005, S.24.

^[7] Ebenda.

^[8] Reinhard J. Weck: Informationsmanagement im globalen Wettbewerb, 2003, S. 3.

^[9] Ebenda.

^[10] Ebenda.

^[11] Quelle Weck, S. 7, Eigene Darstellung.

^[12] Reinhard J. Weck: Informationsmanagement im globalen Wettbewerb, 2003, S. 9.

^[13] Ebenda S. 10.

^[14] Quelle Weck, S. 9, Eigene Darstellung.

^[15] Ebenda S.13.

^[16] Ebenda.

^[17] Quelle Weck, S. 13, Eigene Darstellung.

^[18] Ebenda S. 12.

^[19] Ebenda.

^[20] Quelle Fa. Microsoft

^[21] Ebenda.

^[22] Eigene Darstellung.

^[23] Pietsch/Martiny/Klotz: Strategisches Informationsmanagement, 2004, S. 94.

^[24] Darstellung Agentur xxxxxxx.