„Das tägliche Leben ist seit jeher durch Informationen geprägt. Ständig empfangen wir Informationen und entscheiden über deren Bedeutung, die dann zum Teil Eingang in unser Verhalten finden. Wer beispielsweise morgens im Radio in den Wetternachrichten hört, dass Regen vorhergesagt ist, wird sich beim Verlassen des Hauses darauf einstellen und eventuell einen Regenschirm mit sich führen.“ In ähnlicher Weise verhält es sich in der Wirtschaft. Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist heute wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens. Jedes Unternehmen ist auf Informationen angewiesen bzw. ohne Informationen nicht überlebensfähig. Die Information wird somit zu einem entscheidenden Produktionsfaktor. Informationen als einen solchen zu betrachten, ist deswegen schon geboten, weil jeder Leistungserstellungsprozess und damit jedes wirtschaftliche Handeln und Entscheiden von Informationen geleitet wird. Ein zweckmäßiges und effizientes Informationsmanagement gewinnt dadurch immer mehr an Bedeutung. Informationen und Informations- und Kommunikationssysteme nehmen gegenwärtig eine dominante wettbewerbsstrategische Rolle ein, die in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Der Umfang der verfügbaren Informationen kann wettbewerbsorientiert nicht nur einen Informationsvorsprung ermöglichen und damit die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Daher befasst sich die vorliegende Diplomarbeit mit der Optimierung des Informationsmanagements in einer Kommunikationsagentur. Vor allem in der Medienbranche und in einer Kommunikationsagentur ist die Information nicht nur ein Produktionsfaktor, sondern gleichzeitig das Produkt. Letztlich werden in einer Agentur ausschließlich Informationen verarbeitet. Sie werden gesammelt, aufbereitet, mit Kunden und Partnern ausgetauscht und fließen anschließend in die Umsetzung der Gestaltung und der Technik ein. Daher ist es zwingend notwendig, ein effektives und effizientes Informationssystem zu entwickeln, um die Informationsflüsse sowohl intern als auch extern im Netzwerkverbund zu optimieren. Ein weiterer Grund für die Optimierung ist, dass der Leistungsbereich Informationssysteme bei einer Kommunikationsagentur ein elementarer Bestandteil des Produktportfolios darstellt.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Vorstellung des Unternehmens
1.2 Konzeption der Diplomarbeit
2 Ausgangssituation
2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit
3 Grundlagen
3.1 Informationsmanagement
3.2 Informationsbedarf
3.3 Probleme im Informationsmanagement
4 Analyse
4.1 Aufbauorganisation
4.2 Ablauforganisation
4.2.1 Print-Projekt
4.2.1.1 Initialisierung
4.2.1.2 Feinkonzeption
4.2.1.3 Realisierung
4.2.1.4 Druckvorstufe
4.2.1.5 Druck
4.2.2 Bewertung Print-Projekt
4.2.2.1 Initialisierung
4.2.2.2 Feinkonzeption
4.2.2.3 Realisierungsphase
4.2.2.4 Druckvorstufe
4.2.2.5 Druck
4.3 IT-Infrastruktur und Anwendungen
4.3.1 IT-Infrastuktur
4.3.2 Anwendungen
4.4 Informationen
4.4.1 Struktur der Ablage von Daten
4.4.2 Versionierung von Dokumenten
4.4.3 Austausch von Informationen über „Hilfe“-Systeme
4.4.4 Listen
4.5 Mitarbeiterbefragung
4.6 Bewertung der Analyse
5 Optimierung
5.1 Optimierungsziele für die Benutzerumgebung
5.2 Microsoft SharePoint Portal Server (SPS)
5.2.1 Funktionen
5.2.1.1 SPS-Portal Login
5.2.1.2 DMS-Funktionen
5.2.1.3 Suchfunktionen
6 Umsetzung
6.1 Intranet xxxxxxx GmbH
6.1.1 Dokumentbibliotheken
6.1.1.1 Bibliothek Geschäftsleitung
6.1.1.2 Bibliothek xxxxxxx
6.1.2 Bildbibliotheken
6.1.3 Listen
6.1.3.1 AgenturNews
6.1.3.2 Aufgaben
6.1.3.3 Kunden
6.1.3.4 Projekte/Kunden
6.1.3.5 Typo Links
6.1.3.6 Wichtige Links
6.1.4 Diskussionsrunden
6.1.5 Umfragen
6.2 Kundenseiten
6.2.1 Dokumentbibliotheken
6.2.1.1 Besprechungsberichte
6.2.1.2 Material
6.2.2 Bildbibliotheken
6.2.3 Listen
6.2.3.1 Aufgaben
6.2.3.2 KundenNews
6.2.3.3 Projekte
6.2.3.4 Team
6.2.4 Diskussionsrunden
6.2.5 Umfragen
6.3 Projektseiten
6.3.1 Dokumentbibliotheken
6.3.1.1 Besprechungsberichte
6.3.1.2 Freigaben
6.3.1.3 Konzepte
6.3.1.4 Material
6.3.1.5 Projektdaten
6.3.1.6 Vorprojektphase
6.3.2 Bildbibliotheken
6.3.2.1 Bilder
6.3.2.2 Endversion
6.3.2.3 Entwürfe
6.3.2.4 Logo
6.3.2.5 Schriften
6.3.3 Listen
6.3.3.1 Aufgaben Projektleitung
6.3.3.2 Aufgaben Projektteam
6.3.3.3 Hyperlinks
6.3.3.4 ProjektNews
6.3.3.5 Projektablauf
6.3.3.6 Projektteam
6.3.4 Diskussionsrunden
6.3.5 Umfragen
7 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Diplomarbeit hat das Ziel, das Informationsmanagement einer Kommunikationsagentur durch die Einführung eines SharePoint Portal Servers (SPS) zu optimieren, um die Projektabläufe zu vereinheitlichen und die Zusammenarbeit innerhalb der Agentur sowie mit Kunden effizienter zu gestalten.
- Analyse des Informationsbedarfs und der bestehenden IT-Strukturen
- Implementierung einer zentralen Arbeits- und Informationsplattform
- Strukturierung von Datenablage und Dokumentenmanagement
- Optimierung der internen und externen Kommunikationsflüsse
- Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen
Auszug aus dem Buch
3.3 Probleme im Informationsmanagement
Allgemein betrachtet treten überall die gleichen Probleme auf, wenn der Informationsbedarf nicht richtig gedeckt werden kann. Gelangt eine Information nicht zur richtigen Zeit an den Ort wo sie benötigt wird, führt dies zunächst zu einem Missverständnis. Werden nun auch noch andere Aspekte wie Häufigkeit oder Form der Information verletzt, kann dies zu einem Informationschaos führen. Aktuelle Beispiele sind die immer wieder vorkommenden Virusattacken gegen große Unternehmen. Hier wird bewusst von außen ein Informationschaos herbeigeführt, durch das mehrere Aspekte gleichzeitig verletzt werden. Außerdem entsteht ein enormer finanzieller Schaden, der meist einen Imageschaden der betroffenen Unternehmung mit einschließt. Doch nicht immer kommt das Chaos von außen. Auch schlechte Strukturen bzw. falsches Informationsmanagement innerhalb eines Unternehmens können ein Informationschaos herbeiführen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibt die Bedeutung von Informationsmanagement in einer Kommunikationsagentur sowie das Ziel und den Aufbau der Diplomarbeit.
2 Ausgangssituation: Erläutert das Informationschaos und die Notwendigkeit der Neugestaltung von Informationssystemen in der Agentur.
3 Grundlagen: Definiert die Begriffe Informationsmanagement und Informationsbedarf und beleuchtet typische Probleme bei deren mangelhafter Umsetzung.
4 Analyse: Untersucht die derzeitige Struktur, Abläufe und IT-Landschaft der Agentur, um Schwachstellen für das neue Informationssystem zu identifizieren.
5 Optimierung: Begründet den Einsatz von Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) und definiert die Ziele für die neue Benutzerumgebung.
6 Umsetzung: Beschreibt detailliert die Konfiguration und Einrichtung der drei Informationsbereiche (Intranet, Kundenseiten, Projektseiten) im SPS.
7 Fazit: Fasst den Nutzen der Einführung des SPS zusammen und gibt einen Ausblick auf den weiteren Optimierungsbedarf bezüglich zusätzlicher Agentursoftware.
Schlüsselwörter
Informationsmanagement, SharePoint Portal Server, Kommunikationsagentur, Prozessoptimierung, Projektmanagement, Dokumentenmanagement, IT-Infrastruktur, Wissensmanagement, Intranet, Kundenseiten, Projektseiten, Informationsbedarf, Effizienz, Zusammenarbeit, Datenablage
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption und Implementierung eines neuen Informationsmanagementsystems (auf Basis von Microsoft SharePoint) für eine Kommunikationsagentur, um dort herrschendes Informationschaos zu beseitigen.
Welches sind die zentralen Themenfelder?
Die Themenfelder umfassen das Informationsmanagement, die Analyse von Unternehmenskultur und IT-Strukturen, das Dokumentenmanagement sowie die praktische Gestaltung von digitalen Arbeitsplätzen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Optimierung der Informationsversorgung durch ein benutzerfreundliches, zentrales Portal, das die Kommunikation und die täglichen Arbeitsabläufe in der Agentur effizient unterstützt.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wurde eine Ist-Analyse der Unternehmensstruktur, der Abläufe und Anwendungen durchgeführt, ergänzt durch eine Mitarbeiterbefragung, um Anforderungen fundiert abzuleiten.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil liegt der Fokus auf der Analyse der IST-Situation (Struktur/Prozesse), der Begründung des gewählten Systems und der detaillierten technischen Beschreibung der Umsetzung im SharePoint Portal.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören Informationsmanagement, SharePoint, Agentur-Workflow, IT-Infrastruktur und Dokumentenmanagement.
Wie unterscheidet sich die neue Ablagestruktur vom alten Dateisystem?
Das alte System basierte auf einer unübersichtlichen und teilweise willkürlichen Fileserver-Ordnerstruktur; das neue System bietet eine integrierte, indizierte und volltextsuchfähige Plattform mit einheitlichen Standards.
Warum wird für das Projektmanagement eine zusätzliche Software empfohlen?
Obwohl der SharePoint Portal Server viele Vorteile bietet, zeigt die Analyse, dass für eine heterogene IT-Umgebung (Mac/PC) und spezifische Anforderungen an die Zeiterfassung eine spezialisierte Agentursoftware als Ergänzung sinnvoll ist.
- Quote paper
- Dipl. Ing. Medien (FH) Andreas Eckert (Author), 2005, Informationsmanagement mit Microsofts Sharepoint Portal. Anforderungen, Umsetzung und Best Practices., Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/50002
