Optimierung der Datenarchivierung in Unternehmen. Lösungsansätze und Umsetzung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Einleitung

1. Unternehmensvorstellung und technische Entwicklung

2. Zielsetzung

3. Vorgehensweise
3.1. Lösungsansätze
3.2. Lösungen bewerten und auswählen
3.3. Umsetzung planen

4. Projektumsetzung und -controlling

5. Zusammenfassende Betrachtung und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Erfassungszeile für einen Buchungssatz

Abbildung 2: Erfassungsmaske digitales Belegwesen

Abbildung 3: aktuelle Speichermaske "Dokument an Dokumentenorganisation übergeben"

Abbildung 4: Dokumentenablage

Abbildung 5: BPMN am Beispiel Einkommensteuererklärung erstellen

Abbildung 6: Ablagemaske gem. Lösungsalternative 3

Abbildung 7: Ergebnis einer Nutzwertanalyse

Abbildung 8: Kosten-Nutzen-Analyse

Abbildung 9: FMEA

Abbildung 10: Projektplan

Abbildung 11: PDCA-Zyklus

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Einleitung

Die Zukunft von Unternehmen wird wesentlich geprägt durch Megatrends, welche langfristige Entwicklungstrends darstellen, sowie Paradigmenwechsel, also die Änderung von Denkmustern, an denen es meistens für ein Unternehmen kein vorbei gibt, um zukunftsfähig zu bleiben. Kurz gesagt: Ohne eine Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung geht es nicht. Um langfristig überleben zu können, müssen Unternehmen ihre bestehenden Geschäftsmodelle, Prozesse und Strukturen ständig analysieren, optimieren und entsprechend verändern. (Vgl. Tavasli (2018), S. 1)

Vor dem beschriebenen Hintergrund untersucht die vorliegende Ausarbeitung den bestehenden Prozess der Abspeicherung bzw. Archivierung von Mandantendaten in der X KG, welcher durch Optimierung zu einer Modernisierung gelangen soll. Es soll festgestellt werden, wie der Prozess derzeit definiert ist, um in weiteren Schritten mögliche Schwachstellen und Probleme des derzeitigen Prozesses aufzuzeigen, entsprechende Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und deren Umsetzung einzuleiten.

Das Ziel der Arbeit ist somit, durch Erstellung einer SOLL-Konzeption und deren Bewertung auf spezifische Anforderungen an das untersuchte Unternehmen zu einem Lösungsvorschlag für eine Weiterentwicklung bzw. der Optimierung des Prozesses der Datenarchivierung zu gelangen.

Zunächst wird das zu untersuchende Unternehmen vorgestellt, um sowohl die geschichtliche Entwicklung als auch den aktuellen Status zu berücksichtigen. Des Weiteren wird berücksichtigt, welche speziellen Auswirkungen die zunehmende Digitalisierung auf das Unternehmen hat, da durch Innovations- und Technologieverweigerung oftmals entscheidende Wettbewerbsnachteile entstehen können. In einer IST-Analyse wird der aktuelle Prozess untersucht und anschließend die Schwachstellen der derzeitigen Lösung herausgearbeitet. In der anschließenden SOLL-Konzeption werden insbesondere die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt und auf deren Basis mögliche Optionen ausgewertet, um schließlich zu einem Lösungsvorschlag zu gelangen. Mit einer Zusammenfassenden Betrachtung mit Ausblick schließt die Ausarbeitung ab.

1. Unternehmensvorstellung und technische Entwicklung

Die X KG gehört zu einer der 22 Steuerberatungsgesellschaften des X Konzerns, mit rund 550 Mitarbeitern und insgesamt 54 Niederlassungen in Nord-, Ost- und Westdeutschland. In den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und allgemeine betriebswirtschaftliche Beratung liegt der Beratungsschwerpunkt insbesondere in den Branchen Agrarwirtschaft, Gesundheitswesen, Handwerk und Handel sowie in der Industrie, aber auch Freiberufler, öffentliche Unternehmen sowie Privatpersonen zählen zu ihren Mandanten (vgl. X.de).

Der bereits im Jahr 1911 gegründete Standort in Münster mit der heutigen Firmierung „X KG“ gehört mit rund 65 Arbeitnehmer sowie einem durchschnittlichen Jahresumsatz von rd. vier Millionen Euro zu einer der größten und wirtschaftlich erfolgreichsten Gesellschaft des X-Konzerns. Unter der Leitung von zwei geschäftsführenden sowie weiteren sieben angestellten Steuerberatern sind ca. 45 Fachkräfte und 12 Auszubildende für insgesamt 3.200 Mandanten tätig.

Zu dem Leistungsportfolio der X KG zählt neben der laufenden Erstellung von Jahresabschlüssen, Steuererklärungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der Betreuung bei Betriebsprüfungen, insbesondere sowohl die steuerliche als auch die allgemein betriebswirtschaftliche Beratung der Mandanten. Während alle wichtigen Entscheidungen in Bezug auf den alltäglichen Geschäftsablauf vor Ort in Münster gefällt werden, ist die Personalabteilung, die Marketingabteilung, die Rechtsabteilung, die IT-Abteilung etc. zentral in der Hauptniederlassung des X Konzerns in Kiel ansässig.

In den letzten Jahren hat es in Bezug auf die Digitalisierung enorme Veränderungen gegeben. Dies soll nachfolgend kurzgefasst am Beispiel der Erstellung von Buchführungen verdeutlichet werden: Noch vor weniger als zehn Jahren stellte der Mandant seine Buchführung vollständig aufbereitet mit Kontoauszug und Beleg in Papierform dem Steuerbüro zur Erstellung der Buchführung und des darauf aufbauenden Jahresabschlusses zur Verfügung. Die darin enthaltenen Daten wurden dann manuell von Buchungskräften und Auszubildenden im Buchungsprogramm erfasst. Angefangen beim Umsatz über Gegenkonto, Belegfeld, Datum, Konto, hin zum Buchungstext wurde die Erfassungsfelder manuell gefüllt. Die nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft wie eine solche Erfassungszeile aussieht (Abb. 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Erfassungszeile für einen Buchungssatz (vgl. www.datev.de)

Dieses ist sehr mühsam und kostet sehr viel Zeit. Daher stellte sich nach und nach der elektronische Import von Kontoauszugsinformationen ein. Danach stellt die Bank auf Wunsch des Mandanten dem Buchungsprogramm die Kontoauszugsinformationen digital zur Verfügung, die Vielzahl der Erfassungsfelder werden automatisch gefüllt und bedürfen im Optimalfall nur noch einer kurzen Kontrolle. So kann die „Bank“ nun fast vollständig digital und automatisch erfasst werden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Erleichterung nicht mehr wegzudenken.

Seit geraumer Zeit läuft die Vielzahl der Buchführungen komplett digital. Das bedeutet, dass der Mandant keine Unterlagen mehr in Papierform einreicht, sondern diese dem Buchungsprogramm über ein Scann-Verfahren zur Verfügung stellt. Somit können seitdem auch sämtliche Debitoren- und Kreditorenbuchungen – also die Buchung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Unternehmens - digital erfasst werden. Mittels einer s.g. OCR-Erkennung – eine Methode der Texterkennung, welche aus den Belegen die wichtigsten Buchungsinformationen wie Rechnungsdatum, -betrag, -nummer usw. herausfiltert - und einer einmalig zu erstellenden Lerndatei je Debitor bzw. Kreditor, welche sich auf der Rechnung nicht direkt enthaltene Buchungsinformationen wie bspw. das Debitorenkonto und das zugehörige Ertragskonto merkt, können nun selbst die Eingangs- und Ausgangsrechnung zumindest teilautomatisch erfasst werden. Weiterhin wird der entsprechende Beleg direkt mit der erstellten Buchung verknüpft, sodass bei eventuellen Rückfragen ein direkter Belegzugriff ohne langes Suchen in Belegordnern mehr nötig ist. Ein Bespiel, wie die Erfassungsmaske im Verfahren des s.g. digitalen Belegwesens aussieht, zeigt die nachfolgende Abbildung (Abb. 2).

Abbildung aus datenschutzrechtlichen Gründen entfernt.

Abbildung 2: Erfassungsmaske digitales Belegwesen (vgl. www.datev.de)

Dieses soeben aufgezeigte Beispiel verdeutlicht einmal mehr, wie wichtig das kontinuierliche optimieren von bestehenden Prozessen in einem Unternehmen tatsächlich ist. Auch wenn der Begriff „Prozessoptimierung“ zunächst Optimierungen im industriellen Sektor vermuten lässt, existieren auch im Dienstleistungs- und Verwaltungsbereich eine Vielzahl von Prozessen die es ständig zu optimieren gilt.

Nach dem nun die physische Belegakte quasi abgeschafft war, war es an der Zeit auch die restlichen Akten, wie beispielsweise die Steuerakte eines Mandanten, zu digitalisieren. Die Steuerakte beinhaltet sämtliche Steuerdokumente – angefangen bei der Steuererklärung, über Arbeitspapiere zur Steuererklärung, Jahresabschlüsse, entsprechende Schriftverkehre bis hin zum Steuerbescheid - über mehrere Jahre hinweg und stellte bislang das Kerndokument eines Beratungsgesprächs zwischen dem Mandanten und dem Steuerberater dar. Das Ziel war somit ein papierloses Büro zu schaffen. Dies bedeutete zunächst sämtlich neue Steuerdokumente nur noch digital abzuspeichern und zu archivieren, aber auch sämtliche Dauerdokumente wie Verträge, Vollmachten, Vermerke zu digitalisieren. Während zur Digitalisierung und entsprechender digitalen Abspeicherung und Archivierung der Dauerdokumente extra Studenten vorübergehend eingestellt wurden, war es die Aufgabe des jeweiligen Sachbearbeiters die laufenden Dokumente digital abzulegen. Doch wie das Sprichwort „viele Köche verderben den Brei“ ausdrückt, ist es oftmals nicht gut, wenn zu viele Leute sich individuell ohne große Vorgaben um eine Sache in Eigenregie kümmern. So hat jeder seine eigene Art und Weise Dokumentendateien zu betiteln und am Ende findet - außer vielleicht derjenige selbst - nichts mehr wieder. Dieses Problem ist somit Thema der vorliegenden Ausarbeitung und wird nachfolgend näher beschrieben.

2. Zielsetzung

Um das zuvor beschriebene Problem der individuellen Abspeicherung und Archivierung von digitalen Dokumenten anzugehen, bedarf es zunächst einer Zielsetzung. Ziel ist es, eine Lösung zu entwickeln, welche eine einheitliche Abspeicherung und Archivierung von Dokumenten ermöglicht, sodass jeder zu jeder Zeit Zugriff auf jedes Dokument hat und diese auch ohne großen Suchaufwand findet. Zur Erreichung bzw. Erarbeitung dieses Ziels steht eine sieben-köpfige Projektgruppe zur Verfügung - bestehend aus zwei IT-Leuten, einem Steuerberater, zwei Sachbearbeiter, einem Auszubildenden sowie einer Verwaltungskraft -, welche innerhalb der nächsten zwölf Wochen diese Projekt bearbeiten soll. Dem Team steht dazu ein Budget in Höhe von 70.000 € zur Verfügung, deren Berechnung in Anhang 1 veranschaulicht ist.

Doch bevor das Projektteam mit seiner Arbeit starten kann, bedarf es zunächst einer Analyse des Ist-Zustandes (vgl. Tasvasli (2018), S. 67ff.). Es ist zu klären, wie der Prozess der Datenabspeicherung und -archivierung in der X KG bisher abläuft.

Aktuelle werden die Dokumente über die Speichermaske „Dokument an Dokumentenorganisation übergeben“ abgelegt und archiviert. Die Speichermaske ist nachfolgend abgebildet (Abb. 3).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: aktuelle Speichermaske "Dokument an Dokumentenorganisation übergeben" (vgl. www. Datev.de)

Über diese Speichermaske muss das Dokument zunächst einem Bereich zugeordnet werden, hier ist zu klassifizieren ob sich das Dokument bspw. an einen Mandanten, das Finanzamt, die Bank, oder auch einem bestimmten Mitarbeiter richtet. Nachdem der Bereich zugeordnet wurde ist über eine entsprechende Kennung das Feld „Ablage bei“ auszufüllen - sofern es sich an den Mandanten richtet ist hier bspw. die Mandantennummer einzugeben. Im Feld „Ordner“ kann über ein Drop-down-menü gewählt werden, ob es sich um die betriebliche bzw. die private Steuererklärung, den Jahresabschluss, die Finanzbuchführung, den Lohn, oder auch einem Dokument welches der Stammakte zuzuordnen ist handelt. Das Feld „Register“ bezieht sich auf die entsprechende Steuerart – Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer usw. Alle übrigen Felder – Bezeichnung, Stichwort, Jahr, Monat - sind optional und können beliebig gefüllt werden. Die finale Datei-Bezeichnung, unter welcher man die Datei suchen kann, ist somit individuell. Jeder hat andere Präferenzen, wie die Bezeichnung formuliert werden sollte. Dies erschwert den Suchprozess erheblich, insbesondere dauert dieser bei der Vielzahl der Dokumente sehr lange.

Nach dem die Speichermaske ausgefüllt wurde, wird die Datei dann an die Dokumentenablage übergebe und die Dokumente landen sortiert nach dem Erstelldatum in der Dokumentenablage, wie in Abbildung 4 ersichtlich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Dokumentenablage (vgl. www.datev.de)

Um ein Dokument nun wiederfinden zu können, muss man somit wissen, wie dieses bezeichnet wurde. Von fremden Sachbearbeitern oder auch dem Steuerberater ist dies nur mit sehr viel zeitlichem Aufwand möglich, der schnelle Zugriff auf Dokumente während eines Mandantenbesuchs sogar nahezu unmöglich. Deshalb läuft es immer wieder darauf hinaus, dass für den Mandantenbesuch die zentralen Dokumente ausgedruckt und in einer physischen Belegakte zusammengestellt werden, um im Anschluss daran wieder verzichtet zu werden. Dieser Prozess ist nachfolgend (Abbildung 5) mit Hilfe des BPMN, einer Spezifikationssprache im Prozessmanagement, welche Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren kann, dargestellt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: BPMN am Beispiel Einkommensteuererklärung erstellen (eigene Darstellung)

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