Shared Service Center für das Konzernrechnungswesen. Chancen und Risiken

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Sachdarstellung
2.1. Ausgangslage dezentrales Rechnungswesen
2.2. Das Konzept der Shared Service Center

3. Chancen und Risiken für das Konzernrechnungswesen
3.1. Chancen für Shared Service Center
3.2. Risiken von Shared Service Centern
3.3. Shared Service Center gegenüber dem dezentralem Ansatz
3.4. Shared Service Center gegenüber der Zentralabteilung
3.5. Shared Service Center gegenüber dem Outsourcing

4. Zusammenfassung (Schlussteil)

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1, Seite 3 Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens, enthalten in: Mumm, M. (2016), S. 2

1. Einleitung

Problemstellung:

Ein Unternehmen mit mehreren Standorten steht häufig vor der Situation, dass die gleichen operativen und administrativen Prozesse an jedem Standort einzeln durchgeführt werden. So führt beispielsweise jeder Standort die Kreditorenbuchhaltung im Rechnungswesen selber durch. Hier stellt sich die Frage, ob dies nicht von einer zentralen Stelle aus für alle Standorte übernommen werden könnte.

Ein Unternehmen ist grundsätzlich daran interessiert kosteneffizienter zu Arbeiten und stetig bemüht die Qualität der strategischen Entscheidungen zu optimieren. So stellt sich ein Unternehmen zwangsläufig die Frage, ob der dezentrale Ansatz im Rechnungswesen noch die aktuell beste Lösung ist. Oder, ob ein anderer Ansatz wie eine Zentralabteilung, ein Outsourcing oder die Implementierung eines Shared Service Centers die bessere Option wäre.

Besonders das Shared Service Center, als Mitte zwischen einer Zentralabteilung und der Auslagerung an einen Drittanbieter (Outsourcing), steht dabei im Fokus der Unternehmen.

Dass dieses Konzept, eine große Chance für das Rechnungswesen ist, auch wenn es wie jede Änderung Risiken birgt, wird in dieser Arbeit dargelegt.

Vorgehensweise:

Um die Problemstellung, ob ein Shared Service Center die richtige Lösung ist, sachgerecht zu behandeln, ist diese Projektarbeit wie folgt aufgebaut. Zuerst muss klargestellt werden, welche Aufgaben das Rechnungswesen leisten muss und wie ein Shared Service Center definiert ist. Anschließend wird offengelegt, welche anderen Möglichkeiten es für das Rechnungswesen, neben dem Shared Service Center gibt. Diese sind; ein dezentraler Ansatz, die klassische Zentralisierung oder das Outsourcing.

Daraufhin können diese Möglichkeiten dem Shared Service Center gegenübergestellt werden. Dies wird die großen Chancen die ein Shared Service Center ermöglicht aufzeigen und dessen Vorsprung manifestieren.

2. Sachdarstellung

2.1. Ausgangslage dezentrales Rechnungswesen

Um strategische Entscheidungen sachgerecht zu treffen, ist es für ein Unternehmen zentral, einen Überblick über alle wirtschaftlich relevanten Betriebsprozesse zu erlangen. Aber auch für externe Personen und Institutionen mit den verschiedensten Interessen am Unternehmen, ist eine überschaubare Zusammenfassung wichtig. Die Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens, ist diesem getreu zu werden. Es dient der Erfassung aller mengen- und wertmäßig auftretender Geld- und Leistungsströme.¹

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.1 Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens⁴

Wie in der Abbildung 1 zu sehen ist, kann das Rechnungswesen in vier zentrale Teilbereiche gegliedert werden.²

Der erste Teilbereich ist die Finanzbuchhaltung und der Jahresabschluss. Das Rechnungswesen muss sowohl die Bestands- als auch die Erfolgskonten führen und für den Jahresabschluss neben der Erstellung des Anhangs, die Bilanz aufstellen, sowie die Gewinn- und Verlustrechnung durchführen.² Es müssen alle Geschäftsvorfälle einer Abrechnungsperiode lückenlos, sowie ordnungsgemäß erfasst werden.³

Ein weiterer Teilbereich ist die Kosten- und Leistungsrechnung.¹ Dessen Aufgabe es ist, den Betriebserfolg an Hand von Werteverbrauch (Kosten) und Wertezuwachs (Leistungen) zu berechnen.² Sie sichert also durch Überprüfung des Leistungsprozesses die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

Die Planungsrechnung ist ein weiterer Teilbereich des Rechnungswesens.¹ Dessen Aufgabe es ist, an Hand von Kennzahlen, die die anderen Teilbereiche ermitteln, unter anderem die Planung für zukünftige Investitionen zu erstellen.²

Der letzte Teilbereich ist die Statistik.¹ Durch eine Auswertung der von Finanzbuchhaltung und der Kosten- Leistungsrechnung bereitgestellten Zahlen und Daten, ist es die Aufgabe der Statistik das Betriebsgeschehen zu überwachen und eine Basis für die zukünftige unternehmerische Planung und strategische Entscheidung zu gewährleisten.² Zum Beispiel können Soll-Ist-Vergleiche Aufschlüsse über den Erfolg von vergangenen Entscheidungen geben und so zukünftige Strategien gestalten.

Bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten ist der Regelfall, dass an jedem Standort eine Abteilung angesiedelt ist, die alle Aufgaben des Rechnungswesens erledigt. Und es weiter am Hauptsitz eine Abteilung gibt, die die Buchhaltung von allen Standorte zusammenführt. Beispielsweise, wird bei einem Unternehmen mit einem Standort in München und einem in Stuttgart in der Regel, jeder Standort sein eigenes Rechnungswesen machen. Es werden also alle Prozesse vor Ort durchgeführt.

Dieses dezentrale Rechnungswesen ist überwiegend die Ausgangslage, wenn ein Unternehmen vor der Problemstellung steht, ob ein Shared Service Center implementiert werden soll.

Andere Ausgangslagen, beziehungsweise Organisationsstrukturen für das Rechnungswesen, wären ein zentrales Rechnungswesen, das als Teil des Unternehmens das Rechnungswesen für alle Standorte übernimmt. Noch eine weitere Möglichkeit wäre das Outsourcing des Rechnungswesens, es werden also Prozesse im Rechnungswesen von externen Dienstleistern durchgeführt.

Diese drei Ansätze (Dezentraler-, Zentraler- oder Outsourcing-Ansatz) stehen somit dem Shared Service Center gegenüber.

2.2. Das Konzept der Shared Service Center

Shared Service Center sind ein Teilbereich des Outsourcings, dass das Auslagern von Geschäftsprozessen beschreibt. Allerdings anders als beim Outsourcing, bei dem Prozesse an einen externen Drittanbieter ausgelagert werden, werden bei einem Shared Service Center die Aufgaben an eine interne aber rechtlich eigenständige Einheit ausgelagert.¹ Dies ist der Grund warum Shared Service Center umgangssprachlich oft als „internes Outsourcing“ bezeichnet werden.

Grundsätzlich hat jedes Unternehmen die Möglichkeit Unternehmensprozesse, entweder selbst durchzuführen, oder sie an jemanden Auszulagern. Als einfaches Beispiel, kann eine Bäckereikette, entweder den Brezelteig selber anrühren oder ihn zu kaufen, und nur noch aufbacken. Lagert sie diesen einen Schritt der Produktion aus, spricht man vom Outsourcing. Dies kann entweder an einen externen Dienstleister stattfinden oder aber auch unternehmensintern an eine Zentrale die, für alle Backstuben der Kette, den Teig fertigt. Ist diese Zentrale rechtlich eigenständig und die Teigproduktion ist über ein „Service-Level-Agreement“ vertraglich geregelt, dann handelt es sich um ein Shared Service Center.

Es werden also Aufgaben die vorher auf Einzelgesellschaftsebene oder der der Geschäftsbereiche oder Standorte verteilt waren, nun von dem Shared Service Center zentral ausgeführt.² Es handelt sich somit um eine organisatorische Zusammenfassung von Unternehmensressourcen.² Vertraglich (Service-Level-Agreement) werden Serviceleistungen vereinbart, die das Shared Service Centern für interne und/ oder externe Kunden ausführt.² Diese Leistungen sind meisten nicht Teil des Kerngeschäfts, des Auftragsgebers.²

Ein Shared Service Center weist üblicherweise bestimmte Merkmale auf, die im Folgendem näher erläutert werden;

Independence:

Als autarke Organisationseinheit trägt das Shared Service Center die volle Verantwortung für seine Kosten und die Leistungserbringung.³

Business Partnering:

Ein Shared Service Center kann für interne, aber auch für externe Kunden Serviceleistungen erbringen.³

Cost-/ Quality-Benchmarking:

Unter einem hohen Servicegrad, werden Leistungen zu niedrigen Kosten erbracht. Ebenso untersteht es dem Wettbewerbsdruck, da interne und externe Kosten/ Service verglichen werden, was zu einer permanenten Optimierung führt.³

Best Practices:

Die Verwendung aktueller Standards, sowie die ständige Überprüfung und Optimierung der Systeme, führen, ebenso wie Skaleneffekte, zur Entwicklung von Best-Practice-Prozessen.³

Customer Satisfaction:

Als Service-Dienstleister, spielt eine hohe Kundenzufriedenheit eine zentrale Rolle und wird durch Kundengespräche und Kundenzufriedenheitsbefragungen gewährleistet.³

Contract based:

Mit einem so genannten Service-Level-Agreement, werden die Pflichten und Rechte beider Seiten klar geregelt. Leistungserbringung und Leistungsvergütung werden somit klar definiert.³

Non-Core Business:

Zu den Prozessen die an ein Shared Service Center abgegeben werden, sollten die Leistungen rund um das Kerngeschäft nicht gehören. Abgegeben werden kann also zum Beispiel die Kreditorenbuchhaltung.³

In der Praxis kann es durchaus vorkommen, dass in einem Unternehmen mehrere Shared Service Center (SSC) vorhanden sind. So kann zum Beispiel für einen Funktionsbereich, je Land ein Shared Service Center vorhanden sein. Diese haben die gemeinsame Verantwortung, für die Erbringung der Serviceleistung und werden dann als sogenannte Shared Service Organisation (SSO) bezeichnet. ¹

Shared Service Center sind keines Wegs ein neues Phänomen, das erst mit den schnellen und einfachen Kommunikationswegen des Internets ins Gespräch kam. Mit der Implementierung eines Shared Service Centers im Jahre 1985, gilt General Electric als einer der Pioniere der Shared Service Center.² Damals wurden vier große Shared Service Center errichtet, die das Rechnungswesen für 50 Standorte von General Electric übernahmen.²

Auch wenn, sich Shared Service Center am Anfang vor allem in der USA verbreiteten, startete der Trend, vor allem mit der Euro-Umstellung auch in Europa.²

Abgrenzung zur Zentralisierung

Wenn von Shared Service Centern die Rede ist, tritt oft der Begriff der Zentralisierung in den Vorschein. Die Assoziation mit negativ konnotierten Zentralabteilungen erschwert die Verbreitung von Shared Service Centern erheblich.³ Dabei sind die beiden Begriffe klar zu differenzieren.³ Trotz dessen, dass in beiden Fällen Prozesse an einen Standort konsolidiert werden, unterscheidet sich das Shared Service Centern an der Service Leistung, beziehungsweisen der damit hergehenden Kundenorientierung.³ Leistung und Kosten orientieren sich dabei am Wettbewerb.³

Einer Zentralabteilung fehlt im Vergleich dieser Fokus auf den Kunden. Und dieses, neu entstehende Kundenverhältnis, verlangt nach einem zusätzlichen Servicegedanken, den das Shared Service Center bietet. Wohingegen in einer Zentralabteilung, die Aufgaben einfach abgearbeitet werden, entsteht durch ein Shared Service Center also nun eine ganz andere Herangehensweise an die Aufgaben. Es wird nun versucht alle Aufgaben so zu erledigen, dass der Kunde zufrieden ist. Und nicht nur, damit die Aufgaben erledigt sind.

Bei der Zentralisierung werden die Standorte bei den Prozessen unterstützt, wohin gegen die Prozesse beim Shared Service Center Kerngeschäft sind und nicht nur als Unterstützung anzusehen sind, sondern als eigenständige Dienstleistung.

Durch Wettbewerbsdruck hält das Shared Service Center die volle Kosten-/ und Qualitätsverantwortung, wohingegen eine zentrale Abteilung eine geringen Kosten-/ Qualitätsverantwortung hat.¹ Bei der Zentralisierung hat der Kunde (Unternehmen) die direkte Einflussnahme auf das „wie“, also wie die Prozesse erledigt werden.¹ Bei Shared Service Centern hat der Kunde hauptsächlich Einfluss auf das „was“, also was gemacht werden soll, also welche Prozesse, nicht aber das wie.¹

Der Vergleich zeigt also, das sich Shared Service Center neben dem Service-Effekt (Kundenorientierung), vor allem durch die Eigenständigkeit von der Zentralisierung differenzieren.

Abgrenzung zum Outsourcing

Wohingegen das Outsourcing, das Auslagern von Prozessen an externe Dienstleister beschreibt wird ein Shared Service Center als rechtlich eigene Einheit innerhalb des Konzerns geführt. Da die Prozesse also nicht an einen Drittanbieter abgegeben werden, sondern innerhalb des Konzerns, wird der Shared Service Ansatz oft als „internes Outsourcing“ bezeichnet. Es kann also ebenso als Vorstufe zum kompletten Outsourcing an einen externen Dienstleister gesehen werden.²

3. Chancen und Risiken für das Konzernrechnungswesen

Die Ausgangsposition, ein dezentrales Rechnungswesen, wurde nun erläutert. Ferner wurden auch die drei Möglichkeiten präsentiert, die einem Unternehmen nun zur Verfügung stehen, wenn dieses den Wunsch nach einer Optimierung hat.

Es ist nun also an der Zeit die Chancen, für ein effizienteres und qualitativeres Rechnungswesen, die ein Shared Service Center mit sich bringt, aufzuzeigen. Des Weiteren, aber auch die Grenzen und Risiken dessen und mögliche Nachteile die eine Neugestaltung des Rechnungswesens, weg vom dezentralen Ansatz, bringt.

Es muss schließlich geklärt werden, wie das Shared Service Center im Vergleich zu den anderen Optionen abschneidet.

[...]

¹ Vgl. Wöhe, G./ Döring, U. (2000), S. 853

² Vgl. Mumm, M. (2016), S. 3

³ Vgl. Ebenda, S. 4

⁴ Enthalten in: Mumm, M. (2016), S. 2

¹ Vgl. Mumm, M. (2016), S. 3

² Vgl. Ebenda, S. 2

¹ Vgl. Becker, W. (2008), S. 4 ff.

² Vgl. Pfitzmayer, K. H./ Grosse, M. (2005), S. 146

³ Vgl. Ebenda, S. 146 f.

¹ Vgl. Becker, W. (2008), S. 4 ff.

² Vgl. Pfitzmayer, K. H./ Grosse, M. (2005), S. 146

³ Vgl. Ebenda, S. 146 f.

¹ Vgl. Pfitzmayer, K. H./ Grosse, M. (2005), S. 147

² Vgl. Pérez, N. M. (2008), S. 26

³ Vgl. Pfitzmayer, K. H./ Grosse, M. (2005), S. 148

¹ Vgl. Pfitzmayer, K. H./ Grosse, M. (2005), S. 148

² Vgl. Ebenda, S. 149