Die Studienarbeit „Chancen und Risiken bei der Einführung der E-Akte in der Berliner Verwaltung“ befasst sich primär mit dem Thema des Projektmanagements am Beispiel der Einführung der E-Akte bei der Stadt Berlin. Über eine knappe Darstellung des Projektverständnisses im Allgemeinen und übertragen auf dessen Verständnis im öffentlichen Dienst, und hier insbesondere bei der Stadt Berlin, wird auf das Projekt zur Einführung der E-Akte übergeleitet und die aktuelle Sachlage dargestellt. Darauf aufbauend wird unter Zuhilfenahme vorhandener und öffentlich zugänglicher Unterlagen die reale Projektplanung analysiert. In einer kritischen Auseinandersetzung befasst sich der Autor, dem Umfang der Studienarbeit angemessen, mit den Aspekten der Vertragsplanung und Vertragsgestaltung sowie dem Umsetzungscontrolling, den Anforderungen des Risk- und Continuity Managements an die Logistik und dem Projektcontrolling. Hauptbestandteil der Studienarbeit ist schließlich die Herausarbeitung der Chancen und Risiken sowie Stärken und Schwächen des Berliner Projektes, welche mithilfe einer SWOT-Analyse dargestellt werden. Zum Ende der Studienarbeit zieht der Autor auf Basis der Auswertung dieser SWOT-Analyse ein Fazit und gibt einen Ausblick auf die weitere mögliche Entwicklung dieses Projektes.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Aufbau der Studienarbeit
2.1 Gesetz zur Förderung des E-Government (E-Government-Gesetz Berlin - EGovG Bln)
2.2 Methodischer Aufbau der Studienarbeit
3. Definition eines Projektes
3.1 Projekt im allgemeinen Verständnis
3.2 Projekt im Sinne der Umsetzung des EGovG Bln
4. Ausarbeitung der Projektplanung
4.1 Vertragsplanung und Vertragsgestaltung sowie Umsetzungscontrolling
4.2 Anforderungen des Risk- und Continuity Managements an die Logistik
4.2.1 Übertragung der Begrifflichkeit Logistik auf das Projekt
4.2.2 Risk- und Continuity Managements in der Logistik
4.2.3 Projektcontrolling
5. Umsetzung des EGovG Bln
5.1 Sinn und Zweck des Projektes
5.2 Darstellung des Projektes in seinen Teilbereichen
5.2.1 IST- und SOLL-Zustand
5.2.2 SWOT-Analyse
5.2.3 Auswertung
6. Fazit und Ausblick
Zielsetzung und Themen
Die Studienarbeit untersucht kritisch die Chancen und Risiken der Einführung der elektronischen Aktenführung (E-Akte) in der Berliner Verwaltung im Kontext der gesetzlichen Anforderungen des E-Government-Gesetzes Berlin (EGovG Bln). Ziel ist es, anhand einer SWOT-Analyse zu bewerten, ob das ambitionierte Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen und unter den gegebenen personellen sowie strukturellen Rahmenbedingungen realisierbar ist.
- Projektmanagement und operative Risiken bei der digitalen Transformation.
- Analyse der gesetzlichen Rahmenbedingungen durch das E-Government-Gesetz Berlin.
- Anforderungen an das Risiko- und Continuity Management im Kontext der Logistik.
- Untersuchung der personellen Ressourcen und IT-Struktur der Berliner Verwaltung.
- Durchführung einer SWOT-Analyse zur Identifikation von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
Auszug aus dem Buch
5.2.2 SWOT-Analyse
Um frühzeitig entsprechende Risiken erkennen und bestmöglich vermeiden, aber auch Chancen aufzuzeigen und nutzen zu können, bedarf es einer SWOT-Analyse des Projektes. Würde man sich hierbei im Bereich eines Unternehmens der freien Wirtschaft bewegen, könnte eine SWOT-Analyse einen Großteil der Risiken identifizieren, die geeignet wären, den Worst-Case, in diesem Fall die Existenzbedrohung des Unternehmens, herbeizuführen. Da es sich in der vorliegenden Studienarbeit um eine öffentliche Verwaltung dreht, ist dieser Maßstab nicht zielführend, da der Worst-Case für die öffentlichen Verwaltungen nicht in der Existenzbedrohung liegt. Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltungen liegen in der Bereitstellung und Funktionsfähigkeit der Dienste am Bürger sowie der entsprechenden Infrastruktur. Hierzu zählen unter anderem Verwaltungsdienste, wie beispielsweise das Pass- und Meldewesen und das Finanzwesen (durch die Einziehung von Steuern und Gebühren), aber auch Dienste zur Ordnung und Sicherheit.
Darunter fällt auch der Betrieb von kommunalen Krankenhäusern, obwohl diese Entwicklung aus Kostengründen rückläufig ist, aber auch die Bereitstellung von Sicherheiten im Bereich des Brandschutzes, also freiwillige Feuerwehren oder Berufsfeuerwehren. Des Weiteren betreiben viele Städte und Gemeinden eigene Wasser- und Energiewerke. Aus Kostengründen wurden zwar viele dieser Unternehmen privatisiert oder in Eigenbetriebe umgewandelt, der Druck der Öffentlichkeit führte jedoch teilweise dazu, dass diese Unternehmen wieder in die öffentliche Hand zurückgeholt wurden. Es wird deutlich, dass der Worst-Case für die öffentlichen Verwaltungen in den nicht erbrachten Leistungen am Bürger liegen und hierbei insbesondere in der Nichtbereitstellung von Grundleistungen wie der Energieversorgung oder der Gewährleistung von Ordnung und Sicherheit.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die Notwendigkeit der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung und stellt die Ziele des Berliner Projekts zur Einführung der E-Akte vor.
2. Aufbau der Studienarbeit: In diesem Kapitel werden die gesetzliche Grundlage durch das EGovG Bln erläutert und die methodischen Ansätze der Arbeit dargelegt.
3. Definition eines Projektes: Das Kapitel definiert den Projektbegriff anhand fachlicher Standards und konkretisiert diesen auf das spezifische Vorhaben der Berliner Verwaltung.
4. Ausarbeitung der Projektplanung: Es werden die vertraglichen Gestaltungsparameter, das Umsetzungscontrolling sowie die Anforderungen an das Risk- und Continuity Management analysiert.
5. Umsetzung des EGovG Bln: Hier wird der Prozess der Umsetzung detailliert betrachtet, inklusive der Darstellung der Teilbereiche durch eine SWOT-Analyse und Auswertung.
6. Fazit und Ausblick: Der Autor resümiert die Projektergebnisse und bewertet die Erfolgsaussichten der E-Akte-Einführung vor dem Hintergrund bestehender struktureller Herausforderungen.
Schlüsselwörter
E-Akte, Berliner Verwaltung, E-Government-Gesetz, Digitalisierung, Projektmanagement, SWOT-Analyse, IT-Struktur, Verwaltungsreform, Risiko-Management, Continuity Management, Umsetzungscontrolling, Personalstruktur, Digitale Transformation, EGovG Bln, IT-Dienstleistungszentrum.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Studienarbeit grundlegend?
Die Arbeit analysiert die Herausforderungen, Chancen und Risiken, die mit der Einführung der elektronischen Aktenführung (E-Akte) in der öffentlichen Verwaltung von Berlin verbunden sind.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die zentralen Themen sind das Projektmanagement im öffentlichen Sektor, die Einhaltung gesetzlicher IT-Vorgaben sowie die Bewältigung operativer Risiken bei der digitalen Transformation.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist zu prüfen, ob die politisch vorgegebenen Zeitpläne zur Einführung der E-Akte angesichts der aktuellen personellen und strukturellen Lage der Berliner Verwaltung realistisch umsetzbar sind.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Die Arbeit stützt sich primär auf eine theoretische Analyse sowie eine SWOT-Analyse, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Projekts systematisch aufzuarbeiten.
Was sind die inhaltlichen Schwerpunkte des Hauptteils?
Der Hauptteil befasst sich mit den gesetzlichen Vorgaben des EGovG Bln, der Definition des Projektbegriffs im Verwaltungskontext, der vertraglichen Ausgestaltung sowie einer detaillierten Ist-Soll-Analyse der Prozesse.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind EGovG Bln, E-Akte, Berliner Verwaltung, digitale Transformation, SWOT-Analyse und IT-Infrastruktur.
Welche Rolle spielt das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) in der Analyse?
Der Autor identifiziert das ITDZ als zentralen Auftragnehmer, bei dem jedoch erhebliche personelle Engpässe bestehen, die eine zeitgerechte Umsetzung des Projekts gefährden könnten.
Warum kommt die Arbeit zu einer skeptischen Einschätzung bezüglich des Zeitplans?
Aufgrund mangelnder Vorab-Modellierung der Geschäftsprozesse, einer angespannten Personalsituation und der Komplexität der bestehenden IT-Landschaft bezweifelt der Autor die Einhaltung der gesetzlichen Fristen.
- Arbeit zitieren
- Benjamin Maser (Autor:in), 2018, Chancen und Risiken bei der Einführung der E-Akte in der Berliner Verwaltung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/520561
