Über anderthalb Jahre sind vergangen und die Projektarbeit neigt sich langsam ihrem Ende entgegen. Die Hauptziele sind erreicht und neue Projekte stehen an. Im Rahmen eines Treffens der Projektgruppe kommt es zu folgendem Dialog:
„Ich denke es ist an der Zeit, einen sorgfältigen Projektabschluss einzuleiten, der über die noch ausstehenden Arbeiten informiert, Raum für deren Erledigung bietet und darüber hinaus nutzbare Erkenntnisse für kommende Projekte liefert! - Sorgfältiger Projektabschluss? Projektauswertung? Da bin ich ganz anderer Meinung. Angesichts der anstehenden neuen Arbeiten sollten wir schauen, das Projekt so schnell wie möglich abzuhaken und uns nur auf die Arbeiten konzentrieren, die mit noch fälligen Zahlungen verbunden sind!“
Vor rund 300 Jahren prägte der puritanische Philosoph und Politiker Benjamin Franklin die heute so gängige und dominante Redewendung: „Time is money.“ Fraglich ist nur, welche der oben genannten Positionen sich diese Redewendung zu Eigen machen kann. Sparen diejenigen Zeit und somit Geld, die ihre Projekte sorgfältig zu Ende bringen und sie gewissenhaft auswerten? Oder diejenigen, die sehr schnell zum Abschluss kommen und mit neuen Aufgaben betraut werden können?
Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich mit dem Projektabschluss. Dabei kommen die Durchführungsgründe, die Gestaltung und die Inhalte der einzelnen Elemente unter Rückgriff auf verschiedene Literaturstellen zur Sprache. An diese Teile schließen sich kritische Betrachtungen und eine Diskussion mit persönlichem Fazit hinsichtlich aufgeworfener Fragen an. Am Ende dieser Arbeit werden beide beschriebenen Positionen nochmals aufgegriffen und Stellung dazu bezogen.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
2 SELEKTIVER LITERATURÜBERBLICK
2.1 PROJEKTABSCHLUSS UND –AUSWERTUNG NACH SCHELLE 1998
2.2 PROJEKTABSCHLUSS UND –AUSWERTUNG NACH BELLUT 2003
2.3 PROJEKTABSCHLUSS UND –AUSWERTUNG NACH BURGHARDT 1999
3 RELEVANZ DER PROJEKTABSCHLUSSPHASE
4 ZEITLICHER RAHMEN UND ABLAUF DER PROJEKTABSCHLUSSPHASE
5 PROJEKTABSCHLUSSPHASE
5.1 OFFENE ARBEITSSCHRITTE
5.1.1 Sachebene
5.1.2 Beziehungsebene
5.2 PROJEKTAUSWERTUNG
5.2.1 Nachkalkulation
5.2.2 Wirtschaftlichkeitsanalyse
5.2.3 Abweichungsanalyse
5.2.4 Befragung
5.3 ERFAHRUNGSSICHERUNG
5.4 PROJEKTABSCHLUSSSITZUNG
5.5 ABSCHLUSSDOKUMENTATION
6 KRITISCHE BETRACHTUNG
6.1 ABWEICHUNGSANALYSE
6.2 BEFRAGUNG
6.3 ERFAHRUNGSSICHERUNG
7 DISKUSSION UND PERSÖNLICHES FAZIT
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit zielt darauf ab, ein allgemeines Verständnis sowie einen strukturierten Ansatz für die Projektabschlussphase zu entwickeln, um der in der Praxis häufig anzutreffenden Vernachlässigung dieses Projektbereichs entgegenzuwirken. Die zentrale Forschungsfrage befasst sich mit der methodischen Gestaltung eines sorgfältigen und nutzbringenden Projektabschlusses trotz potenzieller Hindernisse wie Zeitdruck oder Motivationsmangel.
- Systematische Analyse von Literaturansätzen zum Projektabschluss
- Methoden zur Durchführung der Projektauswertung und Abweichungsanalyse
- Strategien zur Erfahrungssicherung und zum Wissensmanagement
- Gestaltung von Projektabschlusssitzungen und Abschlussdokumentationen
- Kritische Reflexion der Praxistauglichkeit von Abschlussinstrumenten
Auszug aus dem Buch
2.1 Projektabschluss und –auswertung nach SCHELLE 1998
Hinsichtlich der Gliederung des Aufsatzes von SCHELLE 1998 lassen sich drei wesentliche Punkte festmachen: 1. Anfallende Aufgaben und Probleme beim nahenden Projektende und Ansätze zur Problemlösung; 2. Projektauswertung; 3. Projektabschlusssitzung.
Den ersten und zweiten Unterpunkt unterscheidet er weiterhin in Aufgaben und Probleme auf Sach- bzw. Beziehungsebene. Auf Sachebene befinden sich alle objektorientierten Belange. Dazu zählen beispielsweise Fragen hinsichtlich eingesetzter Maschinen, Apparaturen, Instrumente und Materialien, aber auch Mitarbeiter. Die Beziehungsebene spiegelt zwischenmenschliche und subjektive Vorgänge wider. Abnehmende Motivation stellt einen darauf anzusiedelnden Faktor dar. SCHELLE 1998 betont jedoch, dass diese Ebenen in der Praxis oft nicht streng voneinander zu trennen sind (SCHELLE 1998, S. 1187). So führt eine Unterbesetzung an Personal nicht selten zu Motivationsproblemen und zwischenmenschlichen Spannungen.
Neigt sich ein Projekt seinem Ende entgegen, fallen verschiedene Aufgaben an. Im Hinblick auf die Sachebene hält es SCHELLE 1998 für besonders zweckmäßig, einen vorgegebenen Fragekatalog abzuarbeiten, um die noch ausstehenden Aufgaben zu identifizieren. Dabei folgt er weitestgehend dem von Hamburger 1989 im Buch Project Management: A reference for professionals veröffentlichten Aufsatz Project Completing. Dieser liegt nicht vor. Über Schlüsselfragen, wie z.B. „Welche Leistungen sind im Projekt noch zu erbringen?“ oder „Sind alle erforderlichen Abnahmen, Prüfungen und Reviews vorgenommen worden?“, führt SCHELLE 1998 in Anlehnung an Hamburger aus, kann eine Liste offener Punkte erstellt werden, die es dann nach und nach abzuarbeiten gilt (ebd., S. 1189 -1190). Als subjektorientierte Aufgaben und Probleme macht er im Wesentlichen eine Schwächung des „Wir-Gefühls“ aufgrund kostennotwendigen vorzeitigen Teamabbaus, einer Streckung der Arbeitspakete als Folge von Existenzsorgen des Personals und frühzeitiger Abwanderungen einzelner Teammitglieder aus, die sich vom Projektergebnis zu distanzieren versuchen oder neue lukrative Aufgaben in Angriff nehmen (ebd., S. 1191).
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Die Einleitung beleuchtet die Relevanz eines sorgfältigen Projektabschlusses und stellt die grundlegende Problemstellung gegenüber der oft praktizierten Haltung, ein Projekt nur schnell zu beenden.
2 SELEKTIVER LITERATURÜBERBLICK: Es werden drei unterschiedliche Ansätze renommierter Autoren (Schelle, Bellut, Burghardt) zur Strukturierung des Projektabschlusses vorgestellt und analysiert.
3 RELEVANZ DER PROJEKTABSCHLUSSPHASE: Dieses Kapitel diskutiert die Notwendigkeit des Projektabschlusses aus betriebswirtschaftlicher Sicht sowie hinsichtlich der Mitarbeitermotivation und Prozessqualität.
4 ZEITLICHER RAHMEN UND ABLAUF DER PROJEKTABSCHLUSSPHASE: Es wird die zeitliche Einordnung und Strukturierung der Abschlussphase diskutiert, wobei ein Vorgehen basierend auf Leistungsversprechen empfohlen wird.
5 PROJEKTABSCHLUSSPHASE: Das Kapitel detailliert die einzelnen Arbeitsschritte, von offenen Aufgaben über Auswertungsmethoden bis hin zur Dokumentation und Erfahrungssicherung.
6 KRITISCHE BETRACHTUNG: Eine kritische Reflexion hinterfragt die Praxistauglichkeit und den analytischen Aufwand der vorgestellten Methoden wie Abweichungsanalyse und Befragung.
7 DISKUSSION UND PERSÖNLICHES FAZIT: Das Fazit fasst die Erkenntnisse zusammen und betont die Notwendigkeit eines angemessenen Verhältnisses zwischen Projektabschlussaufwand und Projektumfang.
Schlüsselwörter
Projektabschluss, Projektauswertung, Projektmanagement, Erfahrungssicherung, Projektabschlusssitzung, Abweichungsanalyse, Nachkalkulation, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Projektdokumentation, Projektende, Soll-Ist-Vergleich, Wissensmanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Bedeutung, Gestaltung und Durchführung einer strukturierten Projektabschlussphase sowie der kritischen Auseinandersetzung mit entsprechenden Auswertungsmethoden.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den zentralen Themen zählen die Identifikation offener Arbeitsschritte, die Projektauswertung mittels Kennzahlen, Methoden der Erfahrungssicherung sowie die Vorbereitung und Durchführung von Projektabschlusssitzungen.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das primäre Ziel ist es, ein allgemeines und systematisches Vorgehen für den Projektabschluss zu erarbeiten, um dem oft vernachlässigten, aber wichtigen Abschluss von Projekten eine solide methodische Basis zu geben.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt einen selektiven Literaturüberblick verschiedener Managementansätze, kombiniert diese zu einem eigenen Modell und unterzieht dieses einer kritischen Reflexion hinsichtlich seiner Praxistauglichkeit.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Fundierung durch Literaturvergleiche, die Definition eines konkreten Ablaufmodells der Abschlussphase, die Erläuterung spezifischer Auswertungsinstrumente sowie eine kritische Hinterfragung dieser Verfahren.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Projektabschluss, Projektauswertung, Erfahrungssicherung, Abweichungsanalyse und Wissensmanagement.
Warum ist die Unterscheidung zwischen Sach- und Beziehungsebene laut Autor wichtig?
Der Autor betont, dass sowohl objektive technische Belange (Sachebene) als auch subjektive zwischenmenschliche Faktoren wie Motivation und Teamstruktur (Beziehungsebene) den Erfolg eines Projektabschlusses maßgeblich beeinflussen.
Wie bewertet der Autor den Nutzen von Standard-Fragebögen?
Er sieht diese kritisch: Während sie eine schnelle globale Einschätzung ermöglichen, liefern sie oft nicht das notwendige Maß an Detailtiefe für konkrete Verbesserungspotenziale, was eine präzise, aber aufwendigere Fragestellung erforderlich macht.
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- Stephan Abele (Author), 2005, Projektabschluss und -auswertung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/52713
