Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in einem Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Aufbau der Arbeit

2 Wesen des Dokumentenmanagements
2.1 Historie
2.2 Begriffsbestimmung
2.3 Dokumente
2.3.1 NCI-Dokumente (non-coded information)
2.3.2 CI-Dokumente (coded information)
2.3.3 Lebenszyklus von Dokumenten
2.4 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement
2.4.1 Normen
2.4.2 Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben
2.4.3 Die neue Abgabenordnung (AO)
2.4.4 Archivierung von eMails im Sinne der AO
2.4.5 Schwierigkeiten in der Umsetzung
2.5 Vorteile eines DMS
2.6 Die Komponenten eines DMS
2.7 Anforderungskriterien an ein DMS
2.8 Ablauf Dokumentenaufnahme
2.8.1 Manuelle Erfassung
2.8.2 Aufnahme von Dokumenten in das Archivsystem
2.8.3 Indizieren
2.8.4 Texterkennung
2.8.5 Speicherung der Daten im Archivsystem
2.8.6 Archivieren
2.8.7 Archivierungs-Strategien
2.9 Dokumentenzugriff
2.9.1 Retrieval
2.9.2 Der Viewer
2.9.3 Check in / Check out
2.9.4 Versionsverwaltung
2.9.5 Protokollfunktionen
2.10 Einbindung von Workflow-Komponenten
2.10.1 Funktionalität eines Workflowmanagementsystems
2.10.2 Phasen eines Workflows
2.10.3 Die Verbindung von WFMS und DMS
2.10.4 Vorteile der Kombination

3 Einführung in ein Unternehmen
3.1 Projektplanung
3.1.1 Strategische Ziele
3.1.2 Operative Ziele
3.1.3 Auswirkungen auf den Betrieb
3.1.4 Projektleiter
3.1.5 Projektteam
3.1.6 Projektantrag
3.1.7 Meilensteine
3.2 Die Projektdurchführung
3.2.1 Informationsphase
3.2.2 Vorstudie
3.2.3 Verfeinerung der Studie
3.2.4 Produktauswahl
3.2.5 Einführung
3.3 Wartung und Pflege
3.4 Aufnahme von Altdokumenten
3.4.1 Vollständige Aufnahme
3.4.2 Erfassung im Moment des Zugriffs
3.4.3 Parallelbetrieb über einen bestimmten Zeitraum
3.5 Mögliche Fehler bei der Einführung
3.5.1 Unterschätzung der Tragweite
3.5.2 Mangelhafte Anforderungsbeschreibung
3.5.3 Kommunikationsschwächen

4 DMS und Workflow anhand des Beispiels Lotus Domino.Doc
4.1 Notes als Client-Server-System
4.2 Funktionsweise
4.2.1 Der Zugriff
4.2.2 Check in / Check out
4.2.3 Retrieval
4.2.4 Aktivitätenprotokoll
4.2.5 Workflow-Komponente
4.3 Zusätzliche Module
4.3.1 Imaging Client
4.3.2 Archiv- und Speichersystem

5 Ausblicke und Trends des DMS

6 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Schalenmodell

Abbildung 2: „FOM“ als NCI-Dokument, selbsterstellte Grafik

Abbildung 3: Lebenszyklus eines Dokumentes

Abbildung 4: Ausfiltern von Blindfarben, selbsterstellte Grafik

Abbildung 5: Zusammenspiel WFMS und DMS

Abbildung 6: Zeitersparnis durch den Einsatz von DM und Workflow

Abbildung 7: Dokumentenmanagement als integriertes System

Abbildung 8: Beispiele der integrierten Datenvielfalt

Abbildung 9: Aufwandsverteilung im Software-Lebenszyklus

Abbildung 10: Client-Server-Architektur Lotus Notes

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Ablage im Vergleich, selbsterstellte Tabelle

Tabelle 2: Dateigrößen in Abhängigkeit zum Dateiformat, selbsterstellte Tabelle

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

„Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.“

John Niasbitt

Wissen wird zur Ware, gleichbedeutend mit einem Rohstoff oder gar ein zu bearbeitendes Produkt, das zunehmend an Beachtung gewinnt. Neben Arbeit, Kapital und Boden gilt es deswegen schon längst als der »vierte Produktionsfaktor«, der in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltung zum Wettbewerbsfaktor wird. Informationen müssen für Auswertungen oder aus steuerlichen Gründen über lange Zeiträume aufbewahrt und jederzeit verfügbar gemacht werden. Die Verwaltung und Speicherung von Wissen in Form von Dokumenten und die Fähigkeit, es in angemessener Zeit aufzufinden, wird deshalb zu einem wichtigen Aspekt heutiger Unternehmensorganisationen.

1.1 Problemstellung

Immer schneller ablaufende Geschäftsprozesse bewirken, daß immense Datenvolumina anfallen, die es zu handhaben gilt.

Stetiger IT-Fortschritt beflügelt den Preisverfall und die Leistungssteigerung heutiger Rechner. Der Ausbau vernetzter Rechnerarchitekturen, Telekommunikation und Internet/Intranet Technologien führen darüber hinaus dazu, daß Daten unaufhaltsam und immer schneller „produziert“ werden - im gleichen Maß nimmt jedoch auch ihre gezielte Verfügbarkeit ab.

Die Fähigkeit, Informationen jeglicher Art zu verwalten, unabhängig davon, wo und in welcher Form sie gelagert sind, ist eines der Hauptziele von Wissensmanagement. Der größte Teil des Wissens eines Unternehmens liegt in Dokumentenform vor und besitzt damit einen nicht zu unterschätzenden Anteil am Unternehmenswert. Informationen werden jedoch erst dann zu einem wertvollen Faktor, wenn sie strukturiert vorliegen und sie für den Benutzer logisch in diese Struktur implementiert werden.

Neben der Verwaltung an Daten ist ein direkter Abruf von Informationen unterschiedlichster Art Voraussetzung dafür, sie als Entscheidungs- und Auskunftsgrundlage nutzen zu können. „Schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zur strategischen Komponente eines Unternehmens.“^[1] Ziel muß es sein, den Informationsfluß im Unternehmen durch ein ganzheitliches, geschäftsprozeßorientiertes Informationsmanagement zu optimieren. Die daraus resultierende verbesserte Wettbewerbsfähigkeit wird durch eine Verschlankung der Strukturen und die Neugestaltung von Arbeitsabläufen unterstützt.

Um die Möglichkeit zur Aufnahme von Dokumenten jeglicher Art in computernutzbare Informationen und deren Verwaltung zu realisieren, bedarf es einer besonderen Software, die Management-Aufgaben übernimmt und sich möglichst einfach in die Struktur des Unternehmens integrieren läßt. Der Einsatz sog. Dokumentenmanagementsysteme (im weiteren „DMS") erfüllt einen Großteil dieser Anforderungen und trägt bei sinnvoller Nutzung dazu bei, eine Verbesserung der Auskunftsfähigkeit zu erzielen, Arbeitseffizienz nachweisbar zu steigern und durch die Substitution von Papier und Lagerfläche zudem Kosten- und Umweltaspekte zu berücksichtigen.

Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen -den Büros- trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchevorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen, Medienbrüche^[2] und Inkompatibilitäten von Teilsystemen. Ein großer Teil der Dokumente im Büro werden mittlerweile zwar mit Hilfe entsprechender Werkzeuge am Computer erstellt, die Archivierung erfolgt jedoch noch immer überwiegend auf herkömmliche Art - in Form von Papierdokumenten, die in Ordnern abgelegt sind. Auch wenn die fortschreitende Dezentralisierung der DV- Organisation dazu führt, daß immer weniger Dokumente z. B. in Form von Rundschreiben zentral erzeugt werden, so ist das Dokumentenaufkommen in den letzten Jahren dennoch stark angestiegen. Ein Grund hierfür liegt sicherlich darin, daß Benutzer wenig Vertrauen in die unstrukturierte Dateiablage haben - ein schnelles und einfaches Wiederauffinden eines Dokumentes ist kaum möglich. Stattdessen erfolgt eine „Sicherung“ in gewohnter Form: durch einen Ausdruck und der Ablage in Ordnern. Ziel muß es also sein, die bislang ungeordneten Daten und Dokumente zu strukturieren und dem Benutzer den Umgang damit zu erleichtern.^[3]

Derzeit jedoch klafft zwischen der Welt der strukturierten Daten, auf die das Unternehmen „digitalen“ Zugriff hat und der Welt der unstrukturierten Daten, die bspw. in Papierform vorliegen (Schriftverkehr, Rechnungen, Belege, Auftragsbestätigungen, Berichte, etc.) eine riesige Lücke, die es zu schließen gilt.

Dokumente sind verstreut, schlecht strukturiert, unzugänglich und durch Medienbrüche manchmal fast unerreichbar. Eingehende Papierdokumente werden noch immer von Hand zur weiteren Verteilung kopiert, Anmerkungen auf den Originalen vermerkt, Kommentare angeheftet und vieles mehr. Die meisten Dokumente werden zeitaufwendig mit der Hauspost verschickt oder gar vom Adressaten persönlich abgeholt. Wichtige Informationen erreichen den Empfänger für den sie bestimmt sind entweder verspätet oder im schlimmsten Fall gar nicht. Aber auch technische Dokumentationen, Arbeitsanleitungen oder ähnliche Dokumente müssen i. d. R. vom Interessenten in Ordnern oder Ablagen gesucht und ggf. kopiert werden, was einen unglaublich hohen Zeitaufwand bedeutet.

Medienbrüche könnten durch ein modernes DMS vermieden werden, Informationen wären dann nur noch innerhalb eines einzigen Mediums, dem Computer, verfügbar.

Weiter ist zu bedenken, daß ein elektronisches Dokumentenmanagement im Vergleich zur traditionellen Papierablage lediglich einen Bruchteil an Platz braucht und der Zugriff deutlich weniger fehlerträchtig sein würde. Kosten für die Katalogisierung und Administration von Dokumenten, sowie die physische Einordnung in Aktenordnern reduzieren sich merklich oder entfallen komplett.^[4]

Anhand des folgenden Beipiels soll verdeutlicht werden, wie die digitale Archivierung von Dokumenten dazu beiträgt Raumkosten zu reduzieren:

Eine CD-Rom faßt bei 700 Megabyte Speicherkapazität ca. 130.000 Word-Seiten, wie sie in dieser Arbeit verwendet werden^[5] Werden diese Seiten im platzsparenden

DOS-Text-Format abgespeichert, so ergäbe dieses sogar eine Aufnahmefähigkeit von knapp 380.000 Seiten. Ein sieben Zentimeter breiter komplett gefüllter Aktenordner faßt abhängig von der Papierdicke im Durchschnitt ca. 600 bis 1.000 DIN A4 Blätter, was bei einer Speicherkapazität einer CD-Rom^[6] knapp 400 Ordner ausmachen würde.

Neben der Reduzierung von Raumkosten wird die Gefahr der Verwitterung und bei redundanter Datenhaltung die Gefahr der Zerstörung des Dokumentenarchivs verringert.

Statistiken zeigen, daß Papier mit rund 80 Prozent noch immer als Hauptinformationsspeicher dient. Magnetspeicher sowie optische Speichermedien folgen mit ca. 10 bis 15 Prozent, der Mikrofilm ist mit 5 bis 10 Prozent immer noch stark vertreten.^[7]

Weiterhin ist festzuhalten, daß laut einer Studie des AIIM International^[8] das Erstellen eines (Papier-)Dokumentes im Durchschnitt gerade mal einen US-Dollar kostet, die Kosten für das Editieren, Sichern, Archivieren und Löschen sich hingegen auf 60 bis 80 US-Dollar belaufen. 15-20 Prozent der täglichen Arbeitszeit verbringt ein Sachbearbeiter damit, Dokumente zu suchen oder abzulegen.

Zusammenfassend kann man sagen, daß in zahlreichen Unternehmen ein großes Rationalisierungspotential vorhanden ist, das durch die Implementierung eines DMS in die bestehende IT-Umgebung bei richtiger Nutzung zu einer deutlich höheren Produktivität führen kann. Wichtig hierbei ist sicherlich, daß ein hamonisches Nebeneinander zwischen den bestehenden Anwendungen und dem DMS erreicht wird. Nur durch eine sinnvolle Zusammenarbeit zwischen den Systemen kann in der Summe eine Produktivitätssteigerung erreicht werden.

1.2 Aufbau der Arbeit

Ziel dieser Arbeit ist es, dem Leser einen Einblick in die recht heterogene Welt der

DMS und dessen heute üblichen Grundfunktionen zu geben.

Im Gegensatz zu Standardsoftware stellt sich die Struktur eines DMS oft als sehr uneinheitlich dar, da sich bislang keine allgemein einheitlichen Standards am Markt entwickelt haben. Aus diesem Grund ist es kaum möglich, eine Musteranleitung für die Einführung eines DMS abzubilden - vielmehr sollen Anregungen zum Aufbau eines eigenen Systems gegeben werden, die durch Hinzuziehung von Literatur gesammelt werden konnten und durch praktische Erfahrungen in Form eines Praktikums bei der „TKIS Document Services GmbH“, eine Tochtergesellschaft der Thys- senKrupp Informatik in Essen gefestigt wurden.

Da Dokumentenmanagementprojekte bezüglich Laufzeit, Integrationsanforderung und Akzeptanz durch die Mitarbeiter oft unterschätzt werden, ist eine umfangreiche und frühzeitige Vorbereitung mitbestimmend für den Erfolg des Projektverlaufs. Diese Arbeit soll technische Grundlagen zum Thema DMS und Workflow vermitteln und neben rechtlichen Aspekten einen möglichen Projektablauf aufzeigen.

Zum Abschluß der Arbeit wird das Produkt „Domino.Doc“^[9] des Anbieters IBM/Lotus als ein Lösungsansatz vorgestellt, das sich idealerweise in ein Unternehmen mit bereits bestehender Lotus Notes-Struktur integrieren läßt und deshalb besonders gut für eine kostengünstige Einführung geeignet ist.

2 Wesen des Dokumentenmanagements

„Denn, was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen“

Johann Wolfgang von Goethe, Faust 1. Teil

2.1 Historie

Die Entstehungsgeschichte heutiger DMS hat eine lange Entwicklung hinter sich und erfährt ständig Neuerungen.

Ende der 70er Jahre bestand der Bedarf an revisionssicheren optischen Archivierungssystemen, die mit Hilfe von COLD-Systemen^[10] oder Imaging^[11] -Komponenten die Speicherung auf unveränderbare Medien (insbes. WORMs^[12] oder CD/DVD) koordinierten und als Alternative zu Mikrofilmarchiven gesehen wurden. Im Laufe der Entwicklung wurde der Wunsch der Kunden nach immer leistungsfähigeren Systemen größer. So sollten bspw. Dokumente nach einem vorgegebenen Muster an Gruppen oder einzelne Mitarbeiter weitergeleitet werden können oder sich zu einem definierten Zeitpunkt in „Erinnerung bringen“ (Wiedervorlage). Neben dem einfachen Archivieren sollten die Änderungen, die ein Dokument durchläuft, nachvollziehbar und als Entwurf oder Endversion kenntlich gemacht werden. Dies war der Beginn der Versionierung^[13], die in heutigen DMS als Grundfunktion enthalten ist. Bald schon entwickelte sich das Bedürfnis, die bisher eher relational indizierten^[14] Dokumente auch inhaltlich zu klassifizieren - dem Benutzer Informationen zur richtigen Zeit in einer speziell für den Bedarf angepaßten Darstellung zu liefern. Diese erweiterte Funktion kann man als Geburtsstunde von Knowledgemanagementsystemen bezeichnen.^[15]

DMS bieten die Möglichkeit, standortunabhängig auf alle Arten von Daten und Dokumenten -strukturiert oder unstrukturiert- von meist plattformunabhängigen Clients mit einer einheitlichen Abfragemöglichkeit zuzugreifen. Je stärker Abfragen inhaltsbezogen ausgelegt werden, also nicht nur Schlagworte allein, sondern auch Informationsinhalte geprüft werden, um so mehr nähert man sich dem Bereich des Content- Managements. Sobald die Möglichkeit besteht, inhalts- und themenbezogene Abfragen zu formulieren und diese vom System mit anderen Informationen verknüpfen zu lassen, um so mehr bewegt man sich im Bereich des Knowledge-Managements.^[16]

Zur Zeit ist ein Trend in Richtung Web-Fähigkeiten zu spüren, die den Unternehmen die Möglichkeit eröffnen, clientseitig Dokumentenmanagementfunktionen über das Internet/Intranet mit Hilfe eines (fast) überall verfügbaren Web-Browsers zu nutzen.

Der größte Vorteil, der in der Nutzung eines Browsers für den Systemzugriff liegt, ist die intuitiv bedienbare Oberfläche, die zudem plattformunabhängig eingesetzt werden kann. Ein weiterer Punkt, der für den Einsatz spricht, ist der Wegfall einer speziellen Client-Software, was deutlich den Administrationsaufwand verringert.^[17]

Diesen Ansatz verfolgt bspw. Lotus mit dem Produkt Domino.Doc, dessen Funktionalitäten im Kap. vier kurz vorgestellt werden.

Der dynamische Prozeß in der Entwicklung setzt sich unaufhaltsam fort: Themen wie Customer Relationship (CRM) und Application Service Providing (ASP) sind im Begriff, eine sinnvolle Ergänzung zu bestehenden DMS zu werden. Vor allem gesetzliche Veränderungen seit dem 1. Januar 2001^[18] und finanzielle Reserven aus Börsengängen der letzten Jahre konnten den Markt der DMS-Anbieter stärken.

Der DMS-Markt ist immer noch eines der am stärksten wachsenden Bereiche in der Informationstechnologie. Eine Studie des AIIM-International besagt, daß die jährliche Umsatzsteigerung in Europa bei 25% liegt und bis 2003 die Marke von elf Milliarden Euro erreichen wird^[19].

Einsatz finden diese Produkte größtenteils in den Abteilungen Rechnungswesen, Controlling, Personal und Vertrieb. Dabei sind es insbesondere Banken, Versicherungen und die öffentliche Verwaltung, die davon Gebrauch machen.^[20]

2.2 Begriffsbestimmung

Der Begriff Dokumentenmanagement setzt sich aus den Teilen „Dokument“ und „Management“ zusammen. „Dokument“ kann in diesem Zusammenhang als Summe dessen angesehen werden, was bereits als Datei auf Laufwerken oder Datenservern vorliegt oder über Schnittstellen (Scanner, Digitalkamera, Videoanbindung, Mikrofon, etc.) in den Computer importiert werden kann. Von „Management“ spricht man, sobald diese Objekte effizient verwaltet, kontrolliert und zur Verfügung gestellt werden. Die Zusammensetzung beider Bereiche ergibt ein System, dessen Aufgabe es ist, Dokumente zu erfassen, zu verwalten, abzurufen, weiterzuleiten, zu archivieren und wiederauffindbar zu machen.

Oft vermischen sich die Begriffe »Dokumentenmanagementsystem« mit den Ausdrücken »Archivierungssystem« (oder kurz Archivsystem), »Recherchesystem (oder Retrieval-System)« und »Workflowmanagementsystem«. Grund für diese Unklarheit liegt sicherlich in der mehrdeutigen Benutzung des Begriffs.

Dokumentenmanagementsysteme vereinen abgesehen von Produkten einiger Spezialanbieter die Bereiche Archivsystem und Recherchesystem zu einem übergeordneten System. Workflowmanagementsysteme sind hiervon losgelöst und meist übergeordnet oder zumindestens gleichwertig anzusehen, da sie nicht zwingend für den Betrieb eines DMS benötigt werden. Auch wenn es in den Funktionen der einzelnen Systeme zu Überschneidungen kommen kann, unterstützen sie i. d. R. nicht alle Aufgaben in gleichen Teilen, sondern bilden hinsichtlich ihrer Funktionalität Schwerpunkte:

So ist die Aufgabe eines Archivsystems die langfristige Ablage und Verwaltung von Dokumenten und deren Speicherung auf externen Datenträgern. Archivsysteme sind immer integrale Bestandteile von DMS, nicht aber zwingend umgekehrt.

Recherchesysteme legen ihren Schwerpunkt auf die Bereitstellung von Informationen und Dokumenten, die in Datenbanken abgelegt sind. Dabei greifen sie nicht direkt auf das Dokument selbst, sondern auf dessen Eigenschaften zu und zeigen diese in einer Ergebnisliste an.

Workflowmanagementsysteme dienen der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Abläufe und werden meist im Zusammenhang mit einem DMS eingesetzt. Sie bestehen aus einer Modellierungs- (Entwicklung) und einer Laufzeitkomponente (Steuerung und Ausführung).

DMS bilden zusammen mit den bereits genannten Systemen und dem Bereich Groupware^[21] eine Gruppe von Anwendungen, deren Funktionen sich überschneiden und oft fließend ineinander übergehen. Werden diese Systeme gleichzeitig in einer sinnvollen Kombination untereinander eingesetzt, bilden sie in ihrer kombinierten Gesamtheit idealerweise eine durchgängige DV-Unterstützung für das gesamte Unternehmen. Dieser Zustand ist anzustreben, um die Nachteile von Insellösungen zu vermeiden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Schalenmodell^[22]

DMS werden eingesetzt, um die Produktivität durch Verkürzung von Dokumenten- durchlaufzeiten und der sofortigen Bereitstellung notwendiger Information zu erhöhen. Arbeitsabläufe werden unterstützt und durch Workflow-Komponenten optimiert.

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Arten von DMS^[23]:

DMS im engeren Sinne

Ursprung von DMS im engeren Sinne ist die Verwaltung von Dateien im Netzwerk. Hiermit ist das Erfassen und Speichern digitaler und nicht-digitaler Dokumente in einer Ablagenhierachie zu verstehen. Diese Systeme sind Dokumentenorientiert, das heißt, Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. Wesentliche Merkmale sind die Bildung von Dokumentengruppen (Containern), Versionsmanagement, Indizierung, Checkin/Check-out und das Retrieval^[24].

DMS im weiteren Sinne

DMS im weiteren Sinne berücksichtigt organisatorische Gesichtspunkte wie das gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten, Einbinden in Prozesse etc. Es ist ein Sammelbegriff für die zunehmend vermischenden Systemkategorien DMS i. e. S., Bildbearbeitung (Document-Imaging), Groupware, Workflow, elektronische Archivsysteme mit digitaler optischer Speicherung, Texterkennung, u.a.

2.3 Dokumente

Papierdokumente sind zentrale Informationsträger eines Unternehmens. Wenn im Zusammenhang mit der Archivierung die Rede von „Dokumenten“ ist, so beschränkt sich die Aufnahme in das DMS nicht allein auf das papiergebundene Schriftgut.

Bei der Wahl der Informationsart sind dem Benutzer keine Grenzen gesetzt. Neben den „traditionellen“ Textdokumenten können bspw. auch Tonaufzeichnungen, Videos, Bilddateien oder Datendateien gespeichert und verwaltet werden.

Sobald Dokumente, gleich welchen Typs, erstellt und gespeichert werden, können sie anhand bestimmter Merkmale charakterisiert werden. Diese Eigenschaft eines Dokumentes macht es „einmalig“ und für eine DMS wiederauffindbar. Rueb/Kuhl^[25] nennt folgende Merkmale:

Physikalische Eigenschaften (z. B. Größe)

Formale Eigenschaftenen (z. B. Aufbau)

Erzeuger, Autor

Indizierung

Dateiname

Benutzer

Zeit (z. B. Verfallsdatum, Erstellungsdatum)

Ordnung (z. B. Version)

Anzahl der Seiten

Entweder liegen Dokumente in Form von Images vor (z. B. Schriftverkehr, Anleitungen, Rechnungen, Berichte, Spesenabrechnungen, etc.) oder sie sind bereits digitalisiert (Office-Dateien, eMails, etc.) abgespeichert. In diesem Zusammenhang unterscheidet man zwischen „CI“- und „NCI“-Dokumenten:^[26]

2.3.1 NCI-Dokumente (non-coded information)

Sie stellen Informationen dar, die entweder in Papierform oder als gescanntes Bild vorliegen, i. d. R. von außen in das Unternehmen gelangen (Kreditoren, Lieferscheine, etc.) und die nicht direkt weiterverarbeitet werden können. Papiergebundene Dokumente können durch einen Scannvorgang in eine Datei (Image) umgewandelt werden, um sie so digital archivieren zu können. Durch eine OCR/ICR^[27] oder einer manuellen Indizierung werden Suchkriterien für das NCI-Dokument zugeordnet, um sie so wiederauffindbar zu machen.

2.3.2 CI-Dokumente (coded information)

Diese Daten stellen elektronisch lesbare, digitale Informationen dar, die bereits im Unternehmen in geeigneter Form abgespeichert vorhanden sind und sich weiterverarbeiten lassen. Dazu gehören bspw. Dokumente aus Textverarbeitungs-, Tabellen- kalkulations- oder Grafikprogrammen, Meßdaten, eMails, etc., aber auch Druckerspools aus Hostsystemen.

Werden CI-Dokumente verschiedener Quellen zu einer Einheit zusammengefaßt^[28], so spricht man von „Compound Documents“. Diese Dokumente liegen in verschiedenen Qualitäten und Dateitypen vor. Durch Nutzung eines Konverters können viele Dokumentenarten zu einem einheitlichen Dateityp zusammengefaßt werden. Realisiert werden kann dies durch den „Acrobat Distiller“ des Anbieters Adobe, der verschiedenste Dokumente zu einer PDF-Datei^[29] konvertiert. Diese Dateien können mit Hilfe des frei verfügbaren Programms „Acrobat Reader“ aufgerufen und betrachtet werden.^[30]

Im Gegensatz zu NCI-Dokumenten werden Zeichen in CI-Dokumenten durch eine interne Codierung beschrieben. Stellt man bspw. die Zeichenfolge „FOM“ dar, so ergibt sich daraus der ASCII-Code „70“, „79“ und „77“. Ein NCI-Dokument müßte ein Vielfaches des Speicherbedarfs dafür verwenden, die Zeichenfolge anhand von Bildpunkten zu beschreiben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: „FOM“ als NCI-Dokument, selbsterstellte Grafik

CI-Dokumente, also elektronische Dokumente, besitzen im Vergleich zu herkömmlichen Papierdokumenten eine Vielzahl von Vorteilen:^[31]

sie können nach mehreren Kriterien njgkategorisiert werden

sie können von mehreren Benutzern gleichzeitig (zumindest lesend) genutzt werden, somit entfallen ressourcenvernichtende Kopiervorgänge

der gesamte Informationsbestand kann anhand von Suchkriterien nach Textmustern durchgegangen werden

es können Querverweise auf andere Dokumente definiert werden (z. B. durch Hyperlinks)

CI-Dokumente können bearbeitet und erweitert werden, ohne daß durch die Transformation Informationen verloren gehen

2.3.3 Lebenszyklus von Dokumenten

Dokumente sind dadurch gekennzeichnet, daß sie eine bestimmte Lebensspanne besitzen, die in verschiedene Zeitabschnitte unterteilt werden kann.^[32]

Dokumentenerstellung

Nachdem das Dokument erstellt wurde, muß zur Speicherung meist eine Dokumentenklasse (Rechnung, Beleg, Angebot, Anschreiben, Tabelle, etc.) ausgewählt werden. Entsprechend der Dokumentenklasse werden Attribute zum Dokument angegeben.

aktive Verarbeitung des Dokumentes (Erhalt, Weiterleitung, Überarbeitung, Ergänzung)

evtl. Prüfung und Freigabe

Nachdem das Dokument auf seine inhaltliche Korrektheit geprüft wurde, kann es durch den Benutzer freigegeben werden. Dieser Genehmigungsprozeß kann ein Teil eines Workflowprozesses sein.

Referenz auf das Dokument solange der Zugang zur Information nicht mehr aktiv benötigt wird. Meist in Form der Ablage in ein Archivsystem.

Dokumentenverlagerung, wenn die Information langfristig archiviert oder gelöscht werden soll.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Lebenszyklus eines Dokumentes^[33]

Viele Dokumente nehmen nicht zwingend diesen Weg bis sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in die langfristige Archivierung gehen. Es ist durchaus möglich, daß ganze Phasen übersprungen werden oder sich wiederholen (z. B. Genehmigungsverfahren). In der aktiven Phase des Zyklus wird das Dokument recht häufig aufgerufen, verändert und ergänzt. Dies ist z. B. bei laufenden Projekten der Fall, bei denen mehrere Personen wiederholt auf das Dokument zugreifen.

„Die Anforderungen an eine Dokumentenverwaltung verändern sich im Laufe dieses Lebenszyklus. Während der aktiven Perioden werden Dokumente oft benötigt und von mehreren Mitarbeitern innerhalb einer Arbeitsgruppe oder Abteilung benutzt. Technologische Anwendungen, die auf diese aktiven Perioden zugeschnitten sind, müssen die Informationen optimieren, so schnell wie möglich zugänglich machen und sie effizient an die entsprechenden Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleiten.“^[34]

Erreichen Dokumente Perioden geringer Zugriffshäufigkeit, so konzentriert sich die Verwaltung auf die langfristige Lagerung und auf den Schutz der Informationen.

So bestehen bspw. Langzeitarchive aus grundlegend „toten“ Dokumenten, die den oben beschriebenen Lebenszyklus bereits durchschritten haben, jedoch trotz ihres Zustands im DMS jederzeit abrufbar sind. Die Gesamtdauer des Lebenszyklus, sowie die Länge der genannten Perioden hängen stark von der Art des Dokumentes ab. So werden unternehmensweit gültige Listen oder Verzeichnisse sicherlich häufiger aufgerufen als bspw. Korrespondenz mit einem Kunden, dessen Geschäftsvorgang inkl. Projektdurchführung bereits vor Monaten abgeschlossen wurde. Die Beachtung des Lebenszyklus von Dokumenten hilft bei der Festlegung der spezifischen Anforderungen an ein DMS.

2.4 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement

Eine ganze Reihe von Gesetzen und Normen regeln direkt oder indirekt den Umgang mit Dokumenten. Hierzu gehört das Handels- und Steuerrecht (HGB, AO), Zivil- und Strafrecht (BGB, StGB, StPO, ZPO), Signaturgesetz (Teil des IuKDG), Datenschutz (Bundesdatenschutzgesetz), Urheberrecht (Urheberrechtsgesetz) und das Betriebsverfassungsgesetz für den Bereich der Arbeitsplatzgestaltung.^[35]

2.4.1 Normen

Für den Bereich Dokumentenmanagementsysteme gelten neben den oben genannten Gesetzen auch verschiedenste Normen, die Qualitätsanforderungen an eine moderne Dokumentenablage stellen. Hierzu gehört unter anderem der Leitfaden DIN ISO 9001:2000 „Qualitätsmanagement-Systeme - Forderungen".

Hier werden die Anforderungen an ein Managementsystem anhand eines Kriterienkatalogs festgelegt, der jedoch für den Einsatz eines Systems nicht bindet, aber empfehlenswert ist.

2.4.2 Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben

„Im allgemeinen sind sowohl die vom Bund und von den Ländern erlassenen Gesetze und Verordnungen anzuwenden.“^[36]

Sobald Vorgänge abgeschlossen sind, werden Informationen „statisch“. Auch wenn der Zugriff auf diese Dokumente im Laufe der Zeit stark abnimmt (Zugriff auf ca. drei bis fünf Prozent im ersten Jahr nach Abschluß^[37] ), sind die meisten dieser Dokumente laut Gesetz aufbewahrungspflichtig.

[...]

---

^[1] Gulbins, J. (DMS, 1999), S. 2

^[2] Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen. Hier: digitale Daten - „analoges“ Papier

^[3] Vgl. Pfaff (Dokumentenmanagement, 1995), S. 12

^[4] Vgl. Schimpf, Andreas (Notes Magazin, 5/1999), S. 59

^[5] Jedoch ohne Grafiken oder Tabellen, reiner Text

^[6] Die Dicke einer CD-Rom beträgt gerade mal ein Millimeter

^[7] Vgl.Walburg (Finden statt suchen, 1999), S. 79

^[8] www.AIIM.org, Association for Information and Image Management,

Mitglieder aus ca. 600 Unternehmen, deren Aufgabe es ist durch Erfahrensaustausch allgemein gültige

Standards und Normen zu definieren

^[9] in der Version 3.0

^[10] Vgl. wwwi.wu-wien.ac.at, Glossar Hansen:

„Computer Output to Laser Disc“, Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischen

Speichermedien

^[11] Umfaßt den Einlese- und Bearbeitungsvorgang während der Dokumentenaufnahme

^[12] Vgl. wwwi.wu-wien.ac.at, Glossar Hansen:

“Write once, read many“ Einmal beschreibbarer optischer Speicher; verarbeitendes Archivmedium in

5,25 Zoll, 12 Zoll und 14 Zoll, vgl. Kap. 2.8.7

^[13] Verfahren, bei dem ein DMS unterschiedliche aufeinander aufbauende oder mehrere Ausführungen des gleichen Dokumentes parallel verwaltet. Vgl. Kap. 2.9.4

^[14] Gleichbedeutend können auch die Begriffe „indizieren“, „attributieren“ oder „verschlagworten“

verwendet werden.

^[15] Vgl. Klingelhöller (DMS, 2001), S. 7

^[16] Vgl. Dr. Roller,. (NT-Magazin, 2000), S. 37

^[17] Vgl. Gulbins, J. (DMS 1999), S. 100

^[18] Vgl. Kap. 2.4.3

^[19] Vgl. http://www.aiim.org/

^[20] Dr. Weiß, D. / Angerhausen, K., (IS-Report, 5/2002), S. 16

^[21] www.glossar.de:

Verteiltes Arbeiten von Teams in firmeneigenen Computernetzen

^[22] Quelle: Prof. Dr. Seifert, M. (Knowledge Management, 2001), S. 2

^[23] Vgl. Klingelhöller (DMS, 2001), S. 154 und 170

^[24] Vgl. Rueb, A. / Kuhl, M. (Lotus Domino.Doc, 2001), S. 23

^[25] Vgl. Rueb, A. / Kuhl, M. (Lotus Domino.Doc, 2001), S. 17

^[26] Vgl. Klingelhöller (DMS, 2001), S. 10

^[27] Optical Charakter Recognition / Intelligent Character Recognition, vgl. Kap. 2.8.4

^[28] bspw. ein Kundenordner, der sämtliche Anschreiben, Rechnungen, eMails oder technische Zeichnungen enthält

^[29] Vgl. Kap. 2.8.6

^[30] Vgl. Klingelhöller (DMS, 2001), S. 61

^[31] Vgl. Rueb, A. / Kuhl, M. (Lotus Domino.Doc, 2001), S. 45

^[32] Vgl. Blöche, K. / Dr. Cicione, S. (Einführung, 1999), S. 7f

^[33] In Anlehnung an Blöche, K. / Dr. Cicione, S. (Einführung, 1999), S. 8

^[34] Blöche, K. / Dr. Cicione, S. (Einführung, 1999), S. 7

^[35] Vgl. Gulbins, J. (DMS 1999), S. 318

^[36] Walburg (Finden statt suchen, 1999), S. 94

^[37] Zitiert nach Walburg (Finden statt suchen, 1999), S. 29