Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in ein Unternehmen:
Wissen wird zur Ware, gleichbedeutend mit einem Rohstoff oder gar ein zu bearbeitendes Produkt, das zunehmend an Beachtung gewinnt. Neben Arbeit, Kapital und Boden gilt es deswegen schon längst als der »vierte Produktionsfaktor«, der in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltung zum Wettbewerbsfaktor wird.
Informationen müssen für Auswertungen oder aus steuerlichen Gründen über lange Zeiträume aufbewahrt und jederzeit verfügbar gemacht werden. Die Verwaltung und Speicherung von Wissen in Form von Dokumenten und die Fähigkeit, es in angemessener Zeit aufzufinden, wird deshalb zu einem wichtigen Aspekt heutiger Unternehmensorganisationen.
Ziel dieser Arbeit ist es, dem Leser einen Einblick in die recht heterogene Welt der DMS und dessen heute üblichen Grundfunktionen zu geben.
Im Gegensatz zu Standardsoftware stellt sich die Struktur eines DMS oft als sehr uneinheitlich dar, da sich bislang keine allgemein einheitlichen Standards am Markt entwickelt haben. Aus diesem Grund ist es kaum möglich, eine Musteranleitung für die Einführung eines DMS abzubilden - vielmehr sollen Anregungen zum Aufbau eines eigenen Systems gegeben werden, die durch Hinzuziehung von Literatur gesammelt werden konnten und durch praktische Erfahrungen gefestigt wurden.
Da Dokumentenmanagementprojekte bezüglich Laufzeit, Integrationsanforderung und Akzeptanz durch die Mitarbeiter oft unterschätzt werden, ist eine umfangreiche und frühzeitige Vorbereitung mitbestimmend für den Erfolg des Projektverlaufs. Diese Arbeit soll technische Grundlagen zum Thema DMS und Workflow vermitteln und neben rechtlichen Aspekten einen möglichen Projektablauf aufzeigen.
Zum Abschluss der Arbeit wird das Produkt „Domino.Doc“ des Anbieters IBM/Lotus als ein Lösungsansatz vorgestellt, das sich idealerweise in ein Unternehmen mit bereits bestehender Lotus Notes-Struktur integrieren lässt und deshalb besonders gut für eine kostengünstige Einführung geeignet ist.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Aufbau der Arbeit
2 Wesen des Dokumentenmanagements
2.1 Historie
2.2 Begriffsbestimmung
2.3 Dokumente
2.3.1 NCI-Dokumente (non-coded information)
2.3.2 CI-Dokumente (coded information)
2.3.3 Lebenszyklus von Dokumenten
2.4 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement
2.4.1 Normen
2.4.2 Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben
2.4.3 Die neue Abgabenordnung (AO)
2.4.4 Archivierung von eMails im Sinne der AO
2.4.5 Schwierigkeiten in der Umsetzung
2.5 Vorteile eines DMS
2.6 Die Komponenten eines DMS
2.7 Anforderungskriterien an ein DMS
2.8 Ablauf Dokumentenaufnahme
2.8.1 Manuelle Erfassung
2.8.2 Aufnahme von Dokumenten in das Archivsystem
2.8.3 Indizieren
2.8.4 Texterkennung
2.8.5 Speicherung der Daten im Archivsystem
2.8.6 Archivieren
2.8.7 Archivierungs-Strategien
2.9 Dokumentenzugriff
2.9.1 Retrieval
2.9.2 Der Viewer
2.9.3 Check in / Check out
2.9.4 Versionsverwaltung
2.9.5 Protokollfunktionen
2.10 Einbindung von Workflow-Komponenten
2.10.1 Funktionalität eines Workflowmanagementsystems
2.10.2 Phasen eines Workflows
2.10.3 Die Verbindung von WFMS und DMS
2.10.4 Vorteile der Kombination
3 Einführung in ein Unternehmen
3.1 Projektplanung
3.1.1 Strategische Ziele
3.1.2 Operative Ziele
3.1.3 Auswirkungen auf den Betrieb
3.1.4 Projektleiter
3.1.5 Projektteam
3.1.6 Projektantrag
3.1.7 Meilensteine
3.2 Die Projektdurchführung
3.2.1 Informationsphase
3.2.2 Vorstudie
3.2.3 Verfeinerung der Studie
3.2.4 Produktauswahl
3.2.5 Einführung
3.3 Wartung und Pflege
3.4 Aufnahme von Altdokumenten
3.4.1 Vollständige Aufnahme
3.4.2 Erfassung im Moment des Zugriffs
3.4.3 Parallelbetrieb über einen bestimmten Zeitraum
3.5 Mögliche Fehler bei der Einführung
3.5.1 Unterschätzung der Tragweite
3.5.2 Mangelhafte Anforderungsbeschreibung
3.5.3 Kommunikationsschwächen
4 DMS und Workflow anhand des Beispiels Lotus Domino.Doc
4.1 Notes als Client-Server-System
4.2 Funktionsweise
4.2.1 Der Zugriff
4.2.2 Check in / Check out
4.2.3 Retrieval
4.2.4 Aktivitätenprotokoll
4.2.5 Workflow-Komponente
4.3 Zusätzliche Module
4.3.1 Imaging Client
4.3.2 Archiv- und Speichersystem
5 Ausblicke und Trends des DMS
6 Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die Diplomarbeit hat das Ziel, einen fundierten Einblick in die Welt der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie deren rechtliche Aspekte und technologische Grundfunktionen zu geben. Dabei wird untersucht, wie eine DMS-Einführung in Unternehmen erfolgreich geplant, durchgeführt und gewartet werden kann, wobei die Kombination aus Dokumentenmanagement und Workflow-Komponenten zur Produktivitätssteigerung im Mittelpunkt steht.
- Grundlagen und Definition von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
- Rechtliche Anforderungen an die elektronische Archivierung von Dokumenten und eMails
- Prozessorientierte Planung und Einführung eines DMS in Unternehmen
- Synergieeffekte durch die Kopplung von DMS mit Workflowmanagementsystemen (WFMS)
- Praktische Umsetzung am Beispiel der Softwarelösung Lotus Domino.Doc
Auszug aus dem Buch
2.8.2.1 Frühes Archivieren
Die Vorteile des „frühen Archivierens“, also der konsequenten Aufnahme von Dokumenten bereits im Moment des Eintreffens im Unternehmen liegen darin, daß Transportkosten für Dokumente reduziert werden, da die Daten lediglich elektronisch an die verantwortliche Person weitergeleitet werden und die Zahl der Irrläufer sich verringert. Die Erfassung erfolgt zentral und damit effizient und kostengünstig. Zudem wird bereits zu einem frühen Zeitpunkt der (elektronische) Zugriff auf die Dokumente gewährt, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die zunehmende Bedeutung von Informationen als Produktionsfaktor und begründet die Notwendigkeit von DMS zur Bewältigung steigender Datenvolumina.
2 Wesen des Dokumentenmanagements: Dieses Kapitel definiert den Begriff DMS, klassifiziert Dokumententypen und erläutert die technischen Grundfunktionen, rechtliche Rahmenbedingungen sowie das Zusammenwirken mit Workflow-Systemen.
3 Einführung in ein Unternehmen: Hier werden die Phasen der Projektplanung, Durchführung und Wartung eines DMS-Einführungsprojekts detailliert analysiert.
4 DMS und Workflow anhand des Beispiels Lotus Domino.Doc: Das Kapitel präsentiert eine spezifische Softwarelösung, die Dokumentenmanagement mit Workflow-Funktionalitäten in einer Lotus Notes Umgebung vereint.
5 Ausblicke und Trends des DMS: Abschließend werden zukünftige Entwicklungen im DMS-Markt sowie die zunehmende Integration in bestehende IT-Infrastrukturen diskutiert.
6 Fazit: Das Fazit fasst die Herausforderungen und den Nutzen eines DMS zusammen und betont die Notwendigkeit für einen kulturellen Wandel im Umgang mit digitalen Dokumenten im Unternehmen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, DMS, Workflow, Archivierung, Digitalisierung, Geschäftsprozesse, Projektmanagement, Lotus Domino.Doc, Datensicherheit, Rechtliche Vorgaben, Revisionssicherheit, Prozessoptimierung, Retrieval, Workflowmanagementsysteme, Wissensmanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der theoretischen und praktischen Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) in Unternehmen, um Informationen besser zu verwalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Zu den Schwerpunkten zählen die rechtlichen Rahmenbedingungen der Archivierung, die technologischen Grundfunktionen eines DMS sowie die methodische Planung und Durchführung von Einführungsprojekten.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, dem Leser einen umfassenden Einblick in die heterogene Welt der DMS zu geben und eine Orientierungshilfe für die erfolgreiche Einführung solcher Systeme zu bieten.
Welche wissenschaftliche Methode wird in der Arbeit verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine tiefgehende Literaturanalyse sowie auf praktische Erfahrungen, die im Rahmen eines Praktikums bei der „TKIS Document Services GmbH“ gewonnen wurden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Definition von DMS-Grundlagen, die rechtlichen Aspekte (u.a. AO/HGB), den detaillierten Ablauf der Dokumentenaufnahme und Archivierung sowie die strategische Projektplanung einer DMS-Einführung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind unter anderem Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung, Digitalisierung, Revisionssicherheit und Prozessoptimierung.
Welche Rolle spielen rechtliche Aspekte in dieser Arbeit?
Die Arbeit erläutert ausführlich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß HGB und Abgabenordnung (AO) sowie die Anforderungen an die revisionssichere Speicherung digitaler Unterlagen.
Warum wird Lotus Domino.Doc als Beispiel gewählt?
Lotus Domino.Doc dient als konkreter Anwendungsfall, da es eine webbasierte DMS-Funktionalität in eine bestehende Lotus Notes-Infrastruktur integriert und somit für viele Unternehmen eine kosteneffiziente Lösung darstellt.
- Quote paper
- Daniel Wittwer (Author), 2002, Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in einem Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/5328
