Benutzerorientierte Betriebsanleitungen am Beispiel des Gärtemperaturreglers AFC der Fa. LiquosystemS GmbH

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Einleitung

1 Begriffsbestimmung und Anforderungen der technischen Dokumentation
1.1 Begriffsvielfalt der technischen Dokumentation
1.2 Anforderungen an qualitativ hochwertige Betriebsanleitungen

2 Angewandte Methoden während dem Prozess der Überarbeitung
2.1 Benutzerorientiertes iteratives Design
2.2 Methode des strukturierten Schreibens: Information Mapping®
2.3 Konzept nach Dietrich Juhl
2.3.1 Leistungsbeschreibung
2.3.2 Gerätebeschreibung
2.3.3 Tätigkeitsbeschreibung
2.3.4 Beschreibung der Funktionsweise
2.3.5 Technische Details

3 Anwendung in der Praxis
3.1 Beschreibung des AFC
3.2 Rahmenbedingungen der Aufgabe
3.3 Schritte der Überarbeitung
3.3.1 Analyse der Schnittstelle (Interface)
3.3.2 Analyse der vorhergehenden Betriebsanleitung
3.3.3 Analyse der Benutzer
3.3.4 Analyse des Nutzungskontextes
3.3.5 Durchgeführte Gestaltungsmaßnahmen
3.3.6 Qualitätssicherung

4 Zeitgemäße Dokumentation
4.1 Prinzip des Single Source Publishing/Authoring
4.2 Werkzeuge für Single Source Publishing
4.2.1 DocToHelp der Firma Wextech
4.2.2 DocBook XML (OpenSource)
4.2.3 TC-Toolbox der Firma Arakanga
4.2.4 Technische Dokumentation mit dem Schema-DokuManager

Schlusswort

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Der benutzerzentrierte Designprozess (DIN EN ISO 13407-1)

Abb. 2 Unstrukturiertes Dokument vs. gemapptes Dokument

Abb. 3 Schnittstelle des AFC und Einbau in einen 19'' Schrank

Abb. 4 Schaubild Impulssteuerung (vorher)

Abb. 5 Schaubild Impulssteuerung (nachher)

Abb. 6 In der Betriebsanleitung verwendete Piktogramme

Abb. 7 Layout Typen Sandwich, Lift, Zwilling, Topic

Abb. 8 Handlungsanweisung in Form eines Flow-Charts

EINLEITUNG

In dieser Arbeit wird die Vorgehensweise bei der Überarbeitung einer Bedienungsanleitung beschrieben. Als Beispiel dient die Bedienungsanleitung für das AFC der Firma LiquosystemS. Die Firma LiquosystemS bedient einen Nischenmarkt im Bereich Gärtemperaturregelung und das AFC ist Teil einer modular aufgebauten Temperatur-Regelanlage.

Diese Arbeit richtet sich auch an die Mitarbeiter der Firma LiquosystemS die sich unter Umständen bei der Gestaltung weiterer Bedienungsanleitungen hieran orientieren können.

Im vorliegenden Fall lautete die Aufgabe, eine völlig neue Bedienungsanleitung zu gestalten und dafür eine bereits bestehende als Ausgangsmaterial zu nutzen.

Im Folgenden werden zunächst die theoretischen Grundlagen und Anforderungen an qualitativ hochwertige Bedienungsanleitungen behandelt. Es werden die angewandten Methoden vorgestellt und erläutert. Im zweiten Teil wird die praktische Anwendung im vorliegenden Fall aufgezeigt und es werden einige Beispiele zur Verdeutlichung angeführt. Im dritten Teil wird ein Ausblick auf mögliche Verbesserungen des Prozesses bei der Erstellung zukünftiger Betriebsanleitungen gegeben.

Dieser Arbeit liegen Auszüge des Ausgangsmaterials (DIN A4) und Auszüge der neugestalteten Bedienungsanleitung (DIN A5) bei.

1 BEGRIFFSBESTIMMUNG UND ANFORDERUNGEN DER TECHNISCHEN DOKUMENTATION

1.1 BEGRIFFSVIELFALT DER TECHNISCHEN DOKUMENTATION

Im Bereich der technischen Dokumentation herrscht eine Vielfalt von Begriffen, die nicht einheitlich benutzt werden. Unter dem Begriff technische Dokumentation werden zwei Dokumentationstypen mit unterschiedlichen Zielen zusammengefasst: die betriebsinterne Dokumentation des Herstellers und die betriebsexterne Dokumentation für den Anwender. Diese Dokumentationen können sowohl in Papierform als auch in Form elektronischer Daten vorliegen.

Benutzerinformationen sind alle Arten von Informationen, die der Hersteller an die Anwender zur Nutzung des Produktes ausgibt. Dazu zählen z.B. Anleitungen zur Installation, Transport, Montage, Inbetriebnahme, Nutzung, etc. Zu den Benutzerinformationen gehören auch schriftliche und visuelle Hinweise, die direkt am Produkt angebracht sind (z.B. Aufkleber, Aufschriften, etc.)

Betriebsanleitungen (im allgemeinen Sprachgebrauch auch Gebrauchsanweisungen genannt) sind die Informationen, die der Hersteller den Anwendern zum sicheren Umgang mit Maschinen, Geräten oder Arbeitsstoffen zur Verfügung stellt. Damit gehören die Betriebsanleitungen zu den Benutzerinformationen. Typische Bestandteile von Betriebsanleitungen sind:

- Herstellerangaben, z.B.: Bezeichnung, Typ
- Hinweise zur bestimmungsgemäßen Verwendung
- Angaben über Transport, Installation, Montage, Inbetriebnahme, Ein- arbeitung, Rüsten, Verwendung, Handhabung, Instandhaltung, Demontage, Recycling Eine Betriebsanweisung hingegen ist eine betriebsinterne Anweisung, die ein Unternehmer für Mitarbeiter und Bedienpersonal zum sicheren Umgang mit Betriebsmitteln erlässt, um Unfälle und Gesundheitsrisiken zu vermeiden.

1.2 ANFORDERUNGEN AN QUALITATIV HOCHWERTIGE BETRIEBSANLEITUNGEN

Nach der Einordnung der Betriebsanleitung bzw. Gebrauchsanweisung in die Begriffsvielfalt der technischen Dokumentation werden nun die Eigenschaften qualitativ hochwertiger Betriebsanleitungen aufgezählt. Zu diesen Eigenschaften gehören leichte Verständlichkeit und Eindeutigkeit, Vollständigkeit, eine anwenderorientierte Struktur, Gesetzes- und Richtlinienkonformität, ein angemessenes Text-/Abbildungs-Verhältnis, Benutzerorientierung und eine ansprechende Gestaltung .

Um die Verständlichkeit der Betriebsanleitungen zu garantieren, werden hohe Anforderungen an die technischen Redakteure gestellt, die auf Sprachebene diverse Regeln zu berücksichtigen haben. Diese Regeln gelten sowohl auf Satzebene als auch auf Wortebene. Die Redakteure müssen unter anderen

- gebräuchliche Ausdrücke benutzen,
- Verben statt Substantivierungen verwenden,
- aktiv statt passiv formulieren,
- für gleiche Sachen konsequent gleiche Begriffe nutzen,
- kurze und einfache Sätze statt Satzketten bilden,
- einen durchgehenden Sprachstil einhalten
- und Schachtelsätze vermeiden.

Handlungsanweisungen sollten in einzelne Schritten linear beschrieben werden.

Eine wichtige Eigenschaft ist die Übersichtlichkeit der Betriebsanleitung. Sie kann z.B. durch eine geeignete Kapitelstruktur und eine handlungs-, produkt- oder lernorientierte Gliederung erreicht werden. Die Struktur der Dokumentation spielt eine große Rolle für die Benutzbarkeit einer Betriebsanleitung. Eine weitere wichtige Rolle kommt den verwendeten Abbildungen zu. Die Abbildungen sollen funktional gestaltet und gezielt eingesetzt werden. Zu achten ist insbesondere auf die Nähe und die sinnvolle Relation zwischen Text und dem dazugehörigen Bild. Die Bandbreite umfasst hier Realfotos, fotorealistischen Zeichnungen, Strich- zeichnungen, Schemazeichnungen, und andere Visualisierungen und Piktogramme.

In der DIN EN IEC 62079: 2001-11¹ sind alle Anforderungen an Betriebsanleitungen enthalten.

Bei der Erstellung der Betriebsanleitung wurde auf die Recherche der rechtlichen Vorschriften nach den geltenden Gesetzen, dem Produkthaftungsgesetz, Produktsicherheitsgesetz, Gerätesicherheitsgesetz und der CE-Norm verzichtet, da sie den Rahmen der Aufgabenstellung sprengen würde.

2 ANGEWANDTE METHODEN WÄHREND DEM PROZESS DER ÜBERARBEITUNG

Zur Bearbeitung der beschriebenen Aufgabe wurden eine Reihe von unterschiedlichen Methoden eingesetzt, welche bei konsequenter Umsetzung zu einer qualitativ hochwertigen Betriebsanleitungen führen sollen. Die eingesetzten Methoden sind: der benutzerzentrierte Gestaltungsansatz (wie in der DIN EN ISO 13407² beschrieben), Information Mapping³ (IMAP), und das Konzept zur Gliederung von Betriebsanleitungen nach Dietrich Juhl⁴. Ein Exkurs wird die angewandten Methoden erläutern, um den Einblick in die Materie zu erleichtern.

2.1 BENUTZERORIENTIERTES ITERATIVES DESIGN

Bei der Gestaltung der Betriebsanleitung wurde der aus dem benutzerzentrierten Designprozess entlehnte iterative Gestaltungsansatz gewählt. Der benutzer- zentrierte Designprozess sieht vor, den Nutzer in einer möglichst frühen Phase einzubeziehen, um frühzeitig die wirklichen Bedürfnisse des Kunden zu erkennen und mögliche Schwächen des Produktes bereits im Vorfeld zu eliminieren.

Iterativ bedeutet „sich wiederholend“ und ist in diesem Kontext als die Vorgehensweise zu verstehen, bei welcher die einzelnen Schritte des Gestaltungsprozesses wiederholt durchlaufen werden.

Die in der der DIN EN ISO 13407-1 angeführten Schritte des benutzerzentrierten Designprozesses sind:

- Analyse
- Konzeptuelle Gestaltung/Inhaltsgestaltung
- Prototypentwicklung
- Bewertung

Diese Schritte werden in Abb. 1 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Der benutzerzentrierte Designprozess (DIN EN ISO 13407-1)

Während jeder der erwähnten Phasen können unterschiedliche Methoden der Nutzereinbindung angewendet werden. In der Analysephase kann z.B. der genaue Nutzungskontext mit Focus Groups oder Nutzungkontextanalysen eruiert werden. Bei der Nutzungskontextanalyse werden Gespräche mit den zukünftigen Nutzern geführt und Beobachtungen am Arbeitsplatz vorgenommen.

Zur Analysephase gehört auch die Analyse der Zielgruppe. Diese Analyse soll folgende Fragestellungen beantworten:

- An welchen Personenkreis richtet sich die Anleitung?
- Muss die Zielgruppe untergliedert werden?
- Welches Vorwissen hat die Zielgruppe?
- Wie benutzen die Zielpersonen eine Anleitung?
- Mit welchem Ziel nutzt die Zielperson die Anleitung?
- Wie ist das Lernverhalten der Zielgruppe?
- Welche ist die häufigste Nutzungsituation?

Die Schnittstellen- und Produktanalyse dient dem Verstehen des Produktes und der Art und Weise, wie der Benutzer damit interagiert. Aus den so gewonnen Erkenntnissen lassen sich die Gefahrenanalyse und die Tätigkeitsanalyse ableiten. Die Gefahrenanalyse ist allerdings nicht die Aufgabe des technischen Redakteurs, sondern Aufgabe des Konstruktionsleiters. Die Tätigkeitsanalyse läßt sich mit der sogenannten „Was macht wer?-Matrix“ abbilden. Anhand dieser Matrix ist die Aufteilung einer Betriebsanleitung in Kapitel oder Teile möglich, die sich an einen bestimmten Personenkreis richten, z.B. Einrichter, Reinigungspersonal oder Anwender der Produkte.

Mit den so erhobenen Daten sind die nächsten Schritte der konzeptuellen und inhaltlichen Gestaltung leichter zu bewerkstelligen. Die konzeptuelle und inhaltliche Gestaltung orientiert sich an den gewonnen Erkentnissen aus der Analysephase und bezieht sich auf die Elemente der Grobstruktur, der Gliederung, der Zeichnungen und des Layouts.

Mit diesen Erkenntnissen werden ein oder mehrere Prototypen erstellt, welche in der Testingphase von zukünftigen Nutzern evaluiert werden. In der Testingphase können unterschiedliche Testverfahren zum Einsatz kommen, wie beispielsweise expertenorientierte heuristische Evaluation, Usability Review, Usability Testing im Usability Labor etc.

2.2 METHODE DES STRUKTURIERTEN SCHREIBENS: INFORMATION MAPPING®

Diese Methode wurde 1965 am Institute for Educational Technology der Columbia University von Robert E. Horn entwickelt. Mit dieser Methode sollte Schülern und Studenten effektiveres Lernen mit geschriebener Information ermöglicht werden. Die Information Mapping® Methode ist eine geschützte Wortmarke der Firma Information Mapping, Inc. 300 Third Ave., Waltham, MA. 02154 (USA).

Die Methode beruht auf wissenschaftlichen Grundlagen aus der Neuropsychologie, der Lernpsychologie und der Wahrnehmungsforschung. Robert E. Horn nennt sie auch die Methode des strukturierten Schreibens⁵. Die Anzahl der angebotenen Informationen orientiert sich an den Grenzen des menschlichen Kurzzeit- gedächtnisses. Laut Miller⁶ kann das Kurzzeitgedächtniss nicht mehr als 7 ± 2 Informationen gleichzeitig speichern oder verarbeiten. Das Merken von Telefonnummern ist hierfür ein gutes Beispiel. Man merkt sich Telefonnummern besser, wenn man sich die Zahlen anhand von Nummernblöcken einprägt.

Information Mapping hat das Ziel, Informationen so effektiv wie möglich zu machen. Das bedeutet:

- leichte Navigation und Orientierung im Dokument
- schnelles Erfassen des Wesentlichen
- gezielter Zugriff auf die gesuchten Informationen.

„Gemappte” Information beschränkt sich auf das, was der Leser wirklich benötigt und wissen will. Dabei werden überflüssige Informationen weggelassen. Gemappte Dokumente haben daher bis zu 40 Prozent weniger Worte.

Das Prinzip der Information Mapping Methode ist die Strukturierung der Inhalte in einzelne Informationseinheiten. Die kleinste Informationseinheit wird Informationsblock genannt. Die Blöcke enthalten jeweils einen Grundgedanken oder ein Thema. Jeder Block hat ein Label. Mehrere Blöcke werden zu einer Informationsmap zusammengefasst, die einen aussagekräftigen Titel erhält (siehe Abb. 2).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 Unstrukturiertes Dokument vs. gemapptes Dokument

Der Informationsblock und die Informationsmap sind die grundlegenden Elemente der Methode Information Mapping®. Entsprechend den Erkenntnissen der Wahrnehmungsforschung soll eine Informationmap nur 7 ± 2 Informationsblöcke und ein Informationsblock nur 7 ± 2 Sätze enthalten. Für den Fall, dass die Anzahl der Blöcke oder Sätze die „magische“ Zahl 7 ± 2 überschreitet, müssen diese zu einer Sektion zusammengefasst werden.

Ein weiteres wichtiges Element des strukturierten Schreibens sind die Informationstypen. Die Beachtung der Informationstypen ermöglicht leserorientiertes Schreiben. Man unterscheidet sieben Informationstypen/-arten⁷:

1. Anleitungen, Prozeduren oder Handlungsfolgen: Folgen von Schritten, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Sie werden eingesetzt, wenn der Nutzer wissen muss, wie er etwas zu tun hat.
2. Prozesse oder Abläufe: Ablaufende Prozesse, mit oder ohne weiteres Zutun des Nutzers. Sie werden eingesetzt, wenn der Nutzer wissen soll/muss, was passiert, wenn er etwas tut oder nicht tut.
3. Strukturen, Objekte oder Gegenstände: physikalische Objekte, die aus mehreren Teilen bestehen. Sie werden eingesetzt, wenn der Nutzer wissen muss, wie etwas aussieht, wie es aufgebaut ist oder aus welchen Teilen es besteht.
4. Konzepte, Konzeptionen: Gruppen von Objekten, Ideen, Bedingungen oder Beziehungen, die eine oder mehrere Eigenschaften gemeinsam haben, sich jedoch voneinander unterscheiden. Sie werden eingesetzt, wenn eine Idee oder ein Terminus definiert und verstanden werden muss.
5. Fakten oder Zahlenmaterial: vorliegende Daten, Informationen, Werte, Parameter.
6. Klassifizierungen: Elemente, die in Untergruppen klassifiziert werden können. Sie werden eingesetzt, wenn es unterschiedliche Klassen gibt und der Nutzer über diese Tatsache informiert werden soll.
7. Prinzipien oder Grundsätze: Regeln, Warnungen, verallgemeinerungsfähige

Aussagen. Sie werden eingesetzt, wenn der Nutzer wissen muss, was er tun soll oder nicht tun soll.

In der deutschen Literatur ist abweichend von der amerikanischen Literatur jedoch nur von sechs Informationstypen/-arten die Rede⁸. Klaus Böhler nennt als Informationsarten Anleitungen, Prozesse, Strukturen, Begriffe, Prinzipien und Fakten.

Den Labels kommt eine entscheidende Rolle bei der Erstellung, Orientierung und Wahrnehmung innerhalb der Infomaps zu. Man unterscheidet analytische Labels und Display Labels. Analytische Labels dienen dem technischen Redakteur und werden im Vorfeld, während dem Vorgang der Strukturierung vegeben, um die Komplexität von umfangreichen Dokumenten zu bewältigen und den Überblick zu behalten. Die Display Labels dienen dem Leser zur Erfassung der hier angebotenen Informationsart. Die Display Labels können in drei Gruppen unterteilt werden:

- Inhaltsunabhängige Labels identifizieren die Absicht oder die Funktion der Information für den Leser und sind unabhängig vom Inhalt des Blocks.
- Inhaltsabhängige Labels beschreiben den Inhalt der Information eines Blocks.

[...]

¹ DIN EN IEC 62079: 2001-11 Erstellen von Anleitungen Gliederung, Inhalt und Darstellung

² Vgl. DIN EN ISO 13407, (2000-11) Benutzer-orientierte Gestaltung interaktiver Systeme

³ Vgl. Horn, R.E. (1989), S. 75 ff

⁴ Vgl. Juhl, D. (2002), S.24 f

⁵ Vgl. Horn, R.E. (1989), S. 75 ff

⁶ Vgl. Miller, G.A. (1956): The magical number seven, Plus or Minus Two: Some Limits of your Capacity for Processing Information, in: Psych.Rev., 63,2 S. 81-96, zitiert in Horn, R.E. (1989), S. 82

⁷ Vgl. Horn, R.E. (1989), S. 111

⁸ Vgl. Böhler, K. (2001), S. 131