Erfolgreiche Kommunikation innerhalb von Projekten. Ein Überblick über unterschiedliche Kommunikationskanäle, Risiken und Voraussetzungen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Motivation und Zielsetzung

2. Theoretische Grundlagen
2.1. Begriffsbestimmung Projekt
2.2. Begriffsbestimmung Kommunikation
2.3. Unternehmens- und Projektorganisation

3. Kommunikation in Projekten
3.1. Kommunikationskanäle eines Projektes
3.2. Probleme und Auswirkungen auf den Projekterfolg
3.3. Ansatzpunkte für die effektive und erfolgsorientierte Kommunikation.

4. Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Die Phasen eines Projektes

Abb. 2: Kommunikation im Regelkreis

Abb. 3: Säulen des Projekterfolgs

1. Motivation und Zielsetzung

,,Okay Houston, we've had a problem here” - Jack Swigert

Bei diesem Zitat handelt es sich um eines der bekanntesten Mitteilungen in der Raumfahrtgeschichte. Am 11. April 1970 explodierte dabei in 300 000 Kilometern Höhe ein Sauerstofftank. Erst Jahre später deckten weitere Untersuchungen Versäumnisse auf, die auf mangelnde Kommunikation im Laufe des Projektes zurückzuführen waren.

Dieses Beispiel macht deutlich wie wichtig Kommunikation in Projekten ist. Schlechte Kommunikation und dazu unzureichende kommunikative Fähigkeiten gelten als die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten.¹ In Zeiten zunehmender Dynamisierung und Globalisierung sind viele Unternehmen von länderübergreifenden, globalen Projekten geprägt.² So stehen nicht nur große Konzerne, sondern auch mittlerweile kleine und mittelständische Unternehmen innerhalb ihrer Wertschöpfungskette mit Firmen aus verschiedenen Ländern in Kontakt. Neben den Kommunikationsbarrieren gibt es auch kulturelle Unterschiede, welche die erfolgreiche Zusammenarbeit hemmen können. Doch auch bei Projekten, bei denen sich die Teammitglieder aus einem homogenen Kulturkreis zusammensetzen, kann es oftmals zu Problemen kommen.³

,,Einer Studie des Personaldienstleisters Hays zufolge, organisieren mittlerweile 27,6% der befragten Unternehmen über 50% ihrer Aufgaben und Arbeitsabläufe in Projekten.“⁴ Ebenfalls wird aus dieser Studie deutlich, dass die Bedeutung von Projekten in den nächsten Jahren weiter steigen wird.

Ein elementarer Faktor in Projekten, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet, spielt dabei die Kommunikation.⁵ Wie wichtig die Kommunikation innerhalb von Projekten ist, welche unterschiedlichen Kommunikationskanäle in der heutigen Zeit Verwendung finden und welche Risiken und auch Voraussetzungen für eine erfolgreiche Kommunikation gelten müssen, soll Ziel dieser Arbeit sein.

2.1 Begriffsbestimmung Projekt

Die Literatur bietet eine Fülle an verschiedenen Definitionen für den Begriff Projekt. Je nach Organisation wird ein Projekt nach der entsprechenden Anforderung unterschiedlich formuliert.⁶ Nach der DIN 69 901 ist ein Projekt ein ,,.Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel

- Zielvorgabe
- Zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben
- Projektspezifische Organisation“⁷

Zieht man weitere Literatur heran, lässt sich der Begriff noch erweitern und präzisieren. So handelt es sich bei Projekten ,,.ferner um einmalige, umfangreiche und zeitlich begrenzte Absichten, um ein vorhandenes Problem im Unternehmen zu bewältigen“⁸. Auf der Grundlage von Schelle et al. ist die oben genannte DIN Definition um die Beteiligung mehrerer Personen, Arbeitsgruppen oder häufig sogar Institutionen zu ergänzen.⁹ In Summe betont die Literatur vier Merkmale, welche charakteristisch für Projekte sind:

1. Zeitliche Befristung
2. Einmaligkeit
3. Interdisziplinäre Teamarbeit und Arbeitsteilung
4. Erfindung von etwas Neuartigem¹⁰

„In der Praxis hat sich die Einteilung in Phasen als wesentlicher Bestandteil im Projektmanagement etabliert, um Projekte wirkungsvoll und erfolgreich abschließen zu können.“¹¹ Eine Projektphase kann grundsätzlich als ein einzelner Abschnitt mit fest definiertem Ziel im Projekt bezeichnet werden, welches zudem Teilergebnisse aufweist.¹² Mithilfe dieser Phaseneinteilungen gelingt es den Überblick zu behalten und den Fokus entsprechend nochmals zu schärfen um somit das Projektrisiko zu minimieren. Standardmäßig besteht ein Projekt aus einem vierstufen Modell, bei dem sich die Phasen durch die Arbeitsintensitäten und der Dauer unterscheiden. Die untenstehende Abbildung 1 gibt hierzu einen entsprechenden Überblick.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Die Phasen eines Projektes¹³

Aufgrund des begrenzten Umfangs dieser Arbeit, wird zunächst nicht näher auf die einzelnen Phasen eingegangen.

2.2 Begriffsbestimmung Kommunikation

,,Kommunikation ist ein vielschichtiges und häufig diskutiertes Themengebiet.“¹⁴ Das Wort ,,kommunizieren“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet ,,teilen“, ,,mitteilen“. Rein technisch gesehen, werden mittels einer Kommunikation Informationen zwischen einem Sender (Kommunikator) und einem Empfänger (Rezipient) ausgetauscht.¹⁵ Es existieren unterschiedliche Kommunikationsmodelle, mit denen der Prozess der Kommunikation beschrieben wird. Dabei gilt das Sender-Empfänger-Modell als das Bekannteste. Das Modell geht davon aus, dass die gesendeten Informationen auf eine bestimmte Weise codiert und vom Empfänger decodiert werden. Für eine Codierung kommen dabei mehrere Möglichkeiten in Frage, wie zum Beispiel Mimik, Gestik, Sprache, Schrift oder auch eine graphische Darstellung. Der Mensch verwendet dabei gewollt und auch ungewollt verschiedene Formen dieser Codierungen.¹⁶ Der Empfänger muss dabei diese Botschaften in Gedanken und Gefühle decodieren (zurückübersetzen). Eine erfolgreiche Kommunikation kommt erst dann zu Stande, wenn Sender und Empfänger den gleichen Code verwenden.¹⁷ Sobald die beiden Beteiligten unterschiedliche Codes, aufgrund möglicher Sprachbarrieren oder kultureller Unterschiede verwenden, kommt es zu Missverständnissen und die Kommunikation ist gestört. Eine vereinfachte Darstellung des Sender-Empfänger-Modells ist in der Abbildung 2 zu sehen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Kommunikation im Regelkreis¹⁸

Wie aus der Abbildung ersichtlich wird, kann die Kommunikation sowohl bei der Kodierung als auch bei der Dekodierung der Botschaft gestört werden.

2.3 Unternehmens- und Projektorganisation

In Unternehmen sind die anfallenden Projekte unterschiedlich groß und auch komplex und werden deshalb auf verschiedenen Hierarchieebenen abgewickelt. So benötigen strategisch und politisch brisante Projekte die Unterstützung des Top Managements, während Projekte mit operativem Charakter auch in den entsprechenden Abteilungen durchgeführt werden können. Je nach Aufwand und Komplexität ist zudem die Projektorganisation entsprechend groß oder schlank ausgebildet.¹⁹ Grundsätzlich wird zwischen 3 Organisationsformen eines Projektes unterschieden. Diese sind:

- Linien-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
- Reine Projektorganisation

In einer Linienorganisation ist die Projekt- und die Personalverantwortung divisional oder funktional strukturiert. Sie bildet die Minimalform einer Projektorganisation ab, bei dem lediglich die Organisation um die Stabsstelle des Projektkoordinators ergänzt wird.²⁰ Dadurch hat jede Organisationseinheit genau nur einen Vorgesetzten, weshalb es klare Weisungsbefugnisse und Informationswege gibt. Der Leiter eines Projektes hat dabei lediglich eingeschränkte Befugnisse innerhalb des Projektteams und ist für den sachlichen und terminlichen Ablauf verantwortlich. Diese Form der Organisation ist häufig in kleineren und mittleren Unternehmen mit weniger komplexen Projekten vorzufinden

Die Matrix-Projektorganisation ist als eine Weiterentwicklung der Linienorganisation zu sehen. Sie ,, ...ist in der Praxis des klassischen Projektmanagements die weitaus häufigste Organisationsform“.²¹ Neben der Bewältigung von Linienaufgaben stehen hier auch Projektaufgaben im Fokus der Tätigkeit. Bei der Erstellung von Projektaufgaben ist der Mitarbeiter dem Projektleiter unterstellt, wohingegen der Linienvorgesetzte Weisungsbefugnis bei der Bearbeitung von Linienaufgaben besitzt. Für Unternehmen mit häufig wiederkehrenden Projekten bietet sich diese Form der Organisation an.

Bei der reinen Projektorganisation wird für das Projekt eine eigenständige neue Organisationseinheit gebildet. Sowohl der Projektleiter als auch die entsprechenden Teammitglieder werden für die Projektdauer vollständig aus den Fachabteilungen herausgelöst und engagieren sich dabei vollamtlich im Projekt. Dabei hat der Projektleiter die volle Führungsverantwortung mit sämtlichen Entscheidungs-kompetenzen.²² Die Organisation kann in kurzer Zeit sehr wichtige und dringende Projekte abarbeiten.

[...]

¹ Vgl. Bohinc (2014), S. 8

² Vgl. Döding (2011), S. 11

³ Vgl. Augustin (2012), S. 11

⁴ Reisner (2014), S. 1

⁵ Vgl. Litke (1995), S. 223

⁶ Vgl. Kuster, et al. (2019), S. 3

⁷ DIN-Norm 69 901 (2009), S. 1

⁸ Dittert (2014), S. 13

⁹ Vgl. Schelle, et al. (2005), S. 28

¹⁰ Vgl. Meyer, Reher (2016), S. 2

¹¹ Dittert (2014), S. 14

¹² Vgl. Motzel (2010), S. 146f

¹³ Vgl. Nagel (2012), S. 34

¹⁴ Haase (2017), S. 27

¹⁵ Vgl. Augustin (2012), S. 20

¹⁶ Vgl. Morozzi (2018), S. 34

¹⁷ Vgl. Bohinc (2014), S. 13

¹⁸ Vgl. Augustin (2012), S. 20

¹⁹ Vgl. Kuster, et al. (2019), S. 8

²⁰ Vgl. Kuster, et al. (2019), S. 120

²¹ Kuster, et al. (2019), S. 123

²² Vgl. Kuster, et al. (2019), S. 121