Externe und Interne Unternehmenskommunikation. Aufgabe, Auswirkungen und mögliche Störungen

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Theoretische Grundlagen
2.1 Kommunikation
2.2 Interne Unternehmenskommunitkation
2.3 Externe Unternehmenskommunikation
2.4 Potenzielle Störfaktoren in der Unternehmenskommunikation

3 Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeiter

4 Schlussbetrachtung
4.1 Ausblick
4.2 Fazit

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Die Erscheinungsformen unternehmerischer Kommunikation sind mannigfaltig. Durch neue Generationen verändern sich auch die Bedürfnisse der Menschen – dies gilt sowohl für Kunden als auch für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Die Unternehmen müssen sich an den Bedürfnissen der verschiedenen Generation orientieren und geeignete Kommunikationsmaßnahmen implementieren.¹

Doch warum ist eine hochwertige Auswahl der Kommunikationsmaßnahmen von eminenter Bedeutung? Woraus ergibt sich die Relevanz dieser Thematik für die Akteure der Wirtschaft? Doch warum sollten sich Unternehmen und Führungskräfte dieser Thematik widmen? Wieso ist das Thema derart relevant? Dies ergibt sich aus den drohenden negativen Folgen bei schlechter Umsetzung.

Diese Hausarbeit widmet sich der Aufgabe die Unternehmenskommunikation darzustellen und die Auswirkungen der Selbigen zu erläutern. Zu diesem Zweck erfolgt zunächst eine Darstellung der Unternehmenskommunikation sowie der internen und externen Ausprägung. Anschließend werden mögliche Störungen der Unternehmenskommunikation aufgezeigt, bevor die, teilweise schwerwiegenden, Auswirkungen thematisiert werden. Ein abschließendes Fazit stellt die Ergebnisse dieser Hausarbeit vor.

Im Mittelpunkt der gesamten Bearbeitung steht die Frage, inwiefern sich eine gestörte Unternehmenskommunikation auf die Mitarbeiter und das Unternehmen auswirkt. Bereits der Name suggeriert, dass eine gestörte Unternehmenskommunikation negative Folgen hat. Schließlich ist dieser Begriff negativ konnotiert. Somit soll den Unternehmen intentional veranschaulicht werden, warum die Unternehmenskommunikation ein überaus sensibler Bereich ist, der bei der richtigen Implementierung mit kompetenten Mitarbeitern großen Mehrwert generieren kann.

2 Theoretische Grundlagen

Zunächst werden im Folgenden die theoretischen Grundlagen dieser Arbeit dargestellt. Zwecks eines fundierten theoretischen Verständnisses werden die interne und externe Unternehmenskommunikation erklärt und deren Inhalte erläutert.

2.1 Kommunikation

Die Kommunikation zwischen zwei verschiedenen Akteuren umfasst die Übertragung von Informationen. Insbesondere im Marketing ist aus wirtschaftswissenschaftlicher Perspektive die Bedeutung der Kommunikation in Unternehmen zu verorten. Hinsichtlich der einzelnen Versuche der Begriffsbestimmung und -abgrenzung gibt es Unterschiede zwischen den verschiedenen Wissenschaftlern. Dabei sind sich die meisten Experten einig, dass der Kommunikation eine Abgabe und der Empfang einer Nachricht inhärent sind. Zudem sind an kommunikativen Prozessen sowohl ein Empfänger als auch ein Sender beteiligt – ein kommunikativer Austausch findet immer inter partes statt und erfordert zumindest zwei Beteiligte.²

Die Unternehmenskommunikation umfasst demgegenüber die kommunikativen Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens stattfinden. Unternehmen sind organisationale Strukturen, in denen dauerhaft und nahezu ununterbrochen kommuniziert wird. Während auf der einen Seite die persönliche Kommunikation zwischen zwei Menschen erfolgt, orientiert sich die unternehmerische Kommunikation stets am Erfolg des gesamten Unternehmens. Unternehmenskommunikation meint somit all diejenigen Maßnahmen, die letztendlich den unternehmerischen Erfolg bedingen oder zumindest (mit-)ursächlich für diesen sind. Folglich definieren einige Wissenschaftler wie Nothaft und Bentele die Unternehmenskommunikation als die Summe aller Prozesse in einem Unternehmen, die der Information und Kommunikation gewidmet sind.³

Populär ist eine Unterteilung der Unternehmenskommunikation in die interne und externe Variante. Letztendlich ist es das Ziel der Verantwortlichen, dass beide Teilbereiche miteinander korrespondieren, sodass das volle kommunikative Potenzial ausgeschöpft werden kann.⁴

2.2 Interne Unternehmenskommunitkation

Die interne Unternehmenskommunikation umfasst alle kommunikativen Prozesse in einem Unternehmen, die auf die Angehörigen eines Unternehmens einwirken und somit mittelbar oder unmittelbar zur Verwirklichung der Ziele des gesamten Unternehmens beitragen. Die interne Unternehmenskommunikation kann dabei dergestalt erfolgen, dass die Verantwortlichen auf die Einstellungen, Präferenzen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter des Unternehmens einwirken, um beispielsweise ein passendes Betriebsklima für Veränderungen zu erzeugen. Schließlich können die Bereitstellung von wichtigen Informationen oder die kommunikative Einwirkung auf die Mitarbeiter dazu führen, dass diese mehr Vertrauen in die Verantwortlichen besitzen und sämtliche getroffene Entscheidungen akzeptieren. Vor allem in der letzten Zeit wurde die interne Unternehmenskommunikation zunehmend bedeutsamer. Immer mehr Akteure setzen auf eine hochwertige interne Unternehmenskommunikation, da daraus resultierende produktive Betriebsklima maßgeblich zum Erfolg des Gesamtunternehmens beitragen können.⁵ Aus historischer Perspektive verfolgen die Führungskräfte und Unternehmen mit der internen Unternehmenskommunikation das Ziel, sämtliche Betroffene aus einem Unternehmen in das tägliche Geschehen einzubinden und die Mitarbeiter zu integrieren. Ein gutes Betriebsklima kann beispielsweise dafür sorgen, dass eine große Anzahl der Mitarbeiter an den Entscheidungen partizipieren und diese tatkräftig unterstützen. Aus heutiger Sicht bedarf es in einer globalisierten Welt eine Öffnung des Unternehmens für externe Akteure und Impulse. Folglich umfassen die Maßnahmen der internen Unternehmenskommunikation heutzutage auch all diejenigen, die darauf ausgerichtet sind, externe Ressourcen zu erschließen, die dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.⁶

Gleichermaßen gehört die interne Unternehmenskommunikation als integrierter Bestandteil zur gesamtunternehmerischen Kommunikation in seinen unterschiedlichen Facetten. Um die Ziele der internen Unternehmenskommunikation wirklich zu erreichen, ist es für die Verantwortlichen entscheidend, eine umfassende Analyse der Ist-Situation durchzuführen, um auf der Basis der Daten, die passenden Instrumente zu entwickeln. Eine gut geplante und strukturierte interne Unternehmenskommunikation kann dafür sorgen, dass Führungskräfte und Mitarbeiter auf einem hohen Niveau miteinander kommunizieren und im sprichwörtlichen Sinne an einem Strang ziehen, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen.⁷

2.3 Externe Unternehmenskommunikation

Parallel dazu gibt es in Unternehmen den Bereich der externen Unternehmenskommunikation, der wiederum einen Teilbereich der gesamtunternehmerischen Kommunikation abbildet. Die externe Unternehmenskommunikation leistet dabei einen aktiven Beitrag, um die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern zu koordinieren, Geschäftspartner zu gewinnen und Interessenten zu überzeugen. Infolgedessen zielen derartige Kommunikationsmaßnahmen zum einen darauf ab, das Marktumfeld, mitsamt sämtlichen wirtschaftlichen Beziehungen zu Lieferanten, Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Stakeholdern zu optimieren, um ein möglichst gewinnbringendes Zusammenarbeiten zu initiieren. Zum anderen betrifft die externe Unternehmenskommunikation auch sonstige gesellschaftspolitische Themenbereiche. Zusammengefasst richten sich die kommunikativen Maßnahmen immer an externe Akteure, die außerhalb der Unternehmenssphäre stehen, während konträr dazu, die interne Unternehmenskommunikation die Akteure im Unternehmen erreichen will.⁸

Zielgruppen der externen Unternehmenskommunikation sind beispielsweise Kunden, konkurrierende Unternehmen, Verbände, Gewerkschaften, die Öffentlichkeit, Medien, Banken und viele weitere Akteure. Aus der Mannigfaltigkeit der Akteure und der unterschiedlichen Interessen ergibt sich zugleich die Schwierigkeit einer professionellen zielgerichteten Unternehmenskommunikation. Da die Bedürfnisse, Ziele und Wünsche der externen Akteure differieren, muss die externe Unternehmenskommunikation darauf achten, dass alle marktrelevanten Gruppen gleichermaßen angesprochen werden.⁹

Im Laufe dieser Hausarbeit erfolgt eine strenge Unterteilung der externen und internen Unternehmenskommunikation, da die jeweiligen Maßnahmen respektive Ziele differieren. Aufgrund des limitierten Platzes erfolgt eine Fokussierung auf die interne Unternehmenskommunikation, wobei auch die externe Unternehmenskommunikation mitsamt den Risiken und Folgen nicht ausgespart werden soll.

2.4 Potenzielle Störfaktoren in der Unternehmenskommunikation

Die Unternehmenskommunikation ist ein überaus komplexer Bereich. Dies führt dazu, dass es zahlreiche potenzielle Störfaktoren gibt, die die Unternehmenskommunikation negativ beeinflussen können. In einer globalisierten Welt mit einer zunehmenden Internationalisierung können innerhalb der Kommunikation Störfaktoren auftreten, wenn internationale Kunden gewonnen werden sollen oder die Mitarbeiter teilweise aus anderen Ländern stammen. Hierbei sind es insbesondere Sprachbarrieren, länder -und kulturspezifische Besonderheiten sowie differierende rechtliche Regelungen, die die Kommunikation erschweren.¹⁰

Darüber hinaus kann auch eine unzureichende Ausbildung der Führungskräfte dafür ursächlich sein, dass die Kommunikation in Unternehmen nicht einwandfrei funktioniert. Bei fehlenden Kompetenzen der Führungskräfte wirkt sich dies negativ auf die interne Unternehmenskommunikation aus. Führungskräfte müssen sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen, die sogenannten Soft-Skills, besitzen, um Mitarbeiter zu führen. Dabei gibt es auch durchaus strukturelle Probleme, die eine gestörte Unternehmenskommunikation zur Folge haben. Nicht selten sind die Abteilungen strikt voneinander getrennt. Streng hierarchische Kommunikationsstrukturen und Organisationsebenen erschweren eine gleichrangige und offene Kommunikation, sodass derartige Störungen auch in der innerbetrieblichen Organisation begründet sein können.¹¹

Darüber hinaus ist eine dialogische Kommunikation vorzugswürdig, da dann die Mitarbeiter ihre Ängste, Sorgen und Wünsche offen kommunizieren, was wiederum für die Führungskräfte einen Mehrwert bietet. Bei einem reinen Monolog der Führungskräfte und diesbezüglichem Verzicht auf einen dialogischen Austausch können die Führungskräfte nicht von denjenigen Akteuren profitieren, die über weitreichende praktische Kenntnisse verfügen.¹²

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Kommunikation im Unternehmen zielgerichtet erfolgt. Dafür müssen die Verantwortlichen zunächst eruieren, welche Informationen und Inhalte für die Mitarbeiter überhaupt von Interesse sind. Beispielsweise interessiert eine technische Änderung des Produktionsverfahrens nur die Mitarbeiter in der Produktion. Ein möglicher Störfaktor ist es somit, wenn die interne Unternehmenskommunikation nicht zielgruppengerecht erfolgt. Dies wirkt sich letztendlich negativ auf das Betriebsklima aus, sodass derartige Maßnahmen kontraproduktiv wirken.¹³

[...]

¹ Vgl. Razum (2019), o. S.

² Vgl. Maier (2018), o. S.

³ Vgl. Raudszus/Stieler (2019), S. 13 f.

⁴ Vgl. Bruhn (2001), S. 12.

⁵ Vgl. Buchholz/Knorre (2018), S. 9.

⁶ Vgl. Buchholz/Knorre (2018), S. 9.

⁷ Vgl. Führmann/Schmidbauer (2011), S. 24.

⁸ Vgl. Zerfaß (2004), S. 297.

⁹ Vgl. Schneider (2002), S. 362.

¹⁰ Wolfond (2018), S. 16.

¹¹ Vgl. Kriepert (2010), S. 33.

¹² Vgl. Andres (2004), S. 238.

¹³ Vgl. Jessen (2012), S. 27.