Einführung eines agilen Tools zur Steigerung der Effizienz beim Projektmanagement


Seminararbeit, 2019

19 Seiten, Note: 2,0

F. A. Käsbauer (Autor)


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung

2. Projektmanagement
2.1 Definition
2.2 Bestandteile & Methoden
2.3 Phasen im Forschungsprojekt

3. Einführung eines agilen Workflow-Tools zur Verbesserung der Effizienz in einer Bankabteilung
3.1 Problemstellung
3.2 Agile Projektmanagementsoftware Jira
3.3 Einführung von Jira
3.4 Ergebnis der Jira-Integration

4. Schluss

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

EVM.Earned Value Management

MaRisk…Mindestanforderungen and das Risikomanagement

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Bestandteile im Projektmanagement

Abbildung 2 Vereinfachte Darstellung eines Forschungsprozesses

Abbildung 3 Arbeitsübersicht in Jira

Abbildung 4 Auswertungsfunktionen von Jira

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 Merkmale eines Projekts

Tabelle 2 Projektrisiken und Interventionen

Tabelle 3 Vereinfachte Konzeptionsarten einer Forschung

1. Einleitung

Kürzlich las man erneut von den Baufortschritten des neuen Berliner Flughafens. Nach dem jahrelangen Debakel und zahlreichen Verschiebungen des ursprünglich kolportierten Starttermins, hört man nun vereinzelt positive Meldungen vom Hauptstadtflughafen. Die millionenschweren Aufarbeitungen der gravierenden Betriebsmängel, die sich wie Wurzeln durch das einstige Vorzeigeprojekt der Länder Berlin und Brandenburg ziehen, scheinen hoffentlich bald ein Ende gefunden zu haben. Der nächste angesetzte Eröffnungstermin im Oktober 2020 soll demnach endgültig angestrebt werden (Balzer 2019). Obwohl Optimismus beim Berliner Flughafen seit Jahren nahezu verpönt ist, sind dies seit langem trotzdem positive Neuigkeiten. Es stellt sich hierbei jedoch die fundamentale Frage, weshalb dieses große Bauvorhaben dermaßen aus dem Ruder lief?

Ein Bauauftrag dieser Größenordnung erfordert selbstverständlich umfangreiche Planungen. In unserer heutigen digitalen Zeit beginnt kein größeres Unterfangen ohne ausgiebige Planung und Steuerung. Ein organisiertes Vorgehen zum erfolgreichen Abschluss soll im Vordergrund stehen. Man spricht hierbei oft von Projekten. Projekte können sehr vielseitig sein, man findet sie überall. Auch im privaten Sprachgebrauch finden sich zahlreiche Projekte. Projekte werden dabei oft als Platzhalter für größere Aufgaben oder Unterfangen verwendet (Jakoby 2015, S. 7–8). Das Beispiel des Berliner Flughabens ist sicherlich auch ein klassisches Projekt. Es stellt sich die Frage, inwieweit persönliche Projekte mit Unterfangen aus dem Unternehmensalltag vergleichbar sind und welche Parallelen existieren. Die vorliegende Arbeit soll hierbei Abhilfe schaffen. Um was handelt es sich grundsätzlich bei einem Projekt und wie sieht darin die klassische Vorgehensweise aus? Welche Unterschiede gibt es dabei zu einem wissenschaftlichen Forschungsprozess? Anhand einer konkreten Forschungsfrage im Kontext einer potenziellen Abschlussarbeit soll dieser Frage nachgegangen werden. Am Ende dieser Arbeit erfolgt eine kritische Zusammenfassung und Reflektion der gewonnenen Erkenntnisse. Der nachfolgende Teil beschäftigt sich zunächst mit der Theorie des Projektmanagements.

2. Projektmanagement

2.1 Definition

Zunächst gilt es zu klären, was unter einem Projekt überhaupt verstanden wird. Projekte können überall auftreten. Als Bauvorhaben in der Fertigung, bei der Entwicklung eines neuen Medikaments in der Pharmaindustrie, als auch bei der Fertigstellung einer Hausarbeit im Studium. Projekte finden sich in allen Lebenslagen wieder. Sie sind nicht automatisch durch ihre Größe oder ihr Ansehen charakterisiert. Es ist unerheblich, ob es sich um die Erbauung des Empire State Buildings handelt oder um die Organisation einer Firmenweihnachtsfeier (Jakoby 2015, S. 7–8). Was Projekte jedoch auszeichnet, sind wiederkehrende Merkmale, die für den Projektcharakter unumgänglich sind. Projekte sind daher von zentralen Merkmalen gekennzeichnet:

Tabelle 1 Merkmale eines Projekts (Jakoby 2015, S. 10)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Daraus ergibt sich, dass ein Projekt „ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines neuartigen Produkts oder einer neuartigen Dienstleistung“ (Jakoby 2015, S. 10) ist. Während eines Projekts fallen verschiedene Arbeitsschritte an. Viele unterschiedliche Personen arbeiten an einem gemeinsamen Ziel. Die Lösung einer Aufgabe erfordert viel Ressourcen und strukturiertes Vorgehen. Die Abläufe müssen harmonisch aufeinander abgestimmt sein, um effizient und nutzungsintensiv arbeiten zu können. Das Projektmanagement hat deshalb die Funktion, all diese Vorgänge zu überwachen und reibungslos miteinander zu verbinden. Es ist zuständig, die Planung und Steuerung aller relevanter Prozesse zu übernehmen, um diese zeitig und unter Einsatz benötigter Ressourcen erfolgreich zu gestalten (Jakoby 2015, S. 30). Im Projektmanagement spielen insbesondere die Komponenten Planung, Steuerung und Projektabschluss eine entscheidende Rolle, auf welche im nachfolgenden Teil näher eingegangen wird.

2.2 Bestandteile & Methoden

Das Projektmanagement beinhaltet verschiedenste Komponenten, die in Ihrem Zusammenspiel zu einem positiven Projekterfolg führen sollen. Zu Beginn wird mit der Projektinitiierung der Start eines Projektes angestoßen. Hauptaugenmerkt liegt auf einer exakten Zielbestimmung, welche erst die Ausgangslage aller weiteren Schritte darstellt. Als Zieldefinition kann beispielsweise die Ausarbeitung eines Projektlastenhefts oder die Gestaltung eines Projektauftrags verstanden werden. In der Initiierung findet häufig eine Grobplanung des Projekts statt, in der auch erste Risikoanalysen erfolgen (Berleb Media GmbH 2017, S. 4). Die Planungsphase ist eine der Kernaufgaben der Projektleitung und bildet eine Referenz, mit der alle im Projekt anfallenden IST-Größen verglichen werden. Bei diesen IST-Werten handelt es sich u.a. um die Zeitgestaltung im Projekt (Terminplanung für Meilensteine, Arbeitspakete, Vorgänge), die Kosten- und Ressourcenplanung (Gesamtkosten im Projekt, Mitarbeiter-, Sach-, und Infrastrukturplanung), die Planung des Projektleistungsumfangs und auch die benötigte Projektfinanzierungsplanung. Die einzelnen Pläne korrelieren stark miteinander, weshalb sich das Projektmanagement an Methoden, wie dem Projektstrukturplan oder Netzplantechniken bedient. Diese Methoden stellen sicher, dass alle Pläne hinsichtlich ihrer Komplexität zeitlich aufeinander abgestimmt sind (Berleb Media GmbH 2017, S. 5).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Bestandteile im Projektmanagement (vgl. Jakoby 2015, S. 28–30)

Das Projektcontrolling beinhaltet neben der Überwachung auch die Projektsteuerung. Erfolgreiches Projektmanagement bedarf den ständigen Abgleich zwischen IST- und SOLL. Im Laufe eines Vorhabens müssen kontinuierlich alle anfallenden Stromgrößen protokolliert und überprüft werden. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Kennzahlen der Planung, um jegliche Abweichung zu identifizieren und gegebenenfalls Interventionen einzuleiten. Damit das Projekt nicht „aus dem Ruder“ läuft, müssen die einzelnen Abschnitte und Fortschritte stetig überwacht und gemäß Projektplan bewertet werden. Ein umfassendes Berichtswesen ist wichtig, um Verantwortliche über den aktuellen Status Quo zu informieren. Für diese Aufgaben eignet sich insbesondere die Earned Value Management-Analyse (EVM). Bei dieser Controlling-Methode werden mithilfe der Plan- und Ist-Daten Kennzahlen errechnet, die den Projektfortschritt quantifizieren. Das EVM kann dadurch Prognosen zum voraussichtlichen Projektende und den anfallenden Kosten stellen. Die Berechnungsgrundlage bildet der Earned Value (dt. Fertigstellungswert), welcher aus der Summe aller geplanten Aufwände zum Stichtag berechnet wird (Angermeier 2015). Die Überwachung und Projektsteuerung setzt einen hohen Kommunikationsaufwand voraus (Berleb Media GmbH 2017, S. 6). Schließlich erfolgt im Projektabschluss die Abnahme der Projektergebnisse vom Auftraggeber. Das Projektteam wird am Ende aufgelöst, Nachkalkulationen vollzogen und Erfahrungswerte gesichert. Die Erstellung des Projektabschlussberichts wird zusammen mit der Überprüfung aller offener Punkte veranlasst, um zu einem späteren Zeitpunkt Anpassungen oder Korrekturen zu ermöglichen (Berleb Media GmbH 2017, S. 7).

Neben den typischen Prozessschritten umfasst das Projektmanagement jedoch auch das Risiko- und Qualitätsmanagement. Da jedes Unterfangen auch immer ein Risiko darstellt, müssen sich Projektmanager mit der Analyse und Identifizierung von potenziellen Risiken beschäftigen. So erfolgt auch eine grundlegende Prävention und das Risikocontrolling innerhalb eines Projekts. Im Risikomanagement wird die Eintrittswahrscheinlichkeit mit seinen möglichen Auswirkungen und dem verursachten Gefahrenschaden kalkuliert. Auch hier müssen Projektmanager im Notfall schnelle Gegeninterventionen starten können (Berleb Media GmbH 2017, S. 9). Eine Zusammenfassung über einige Projektrisiken und Interventionsarten liefert Tabelle 2.

Tabelle 2 Projektrisiken und Interventionen (Berleb Media GmbH 2017, S. 9)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Hier sei vor allem auch die SWOT Methode erwähnt, die in vielen Projekten Einzug erhält. Diese gliedert Produkte, Prozesse, Teams und weitere analysierbare Gegenstände in die Gruppen „Stärken“, „Schwächen“, „Chancen“ und „Gefahren“. Dabei sollen akute Probleme gelöst- und bestehende Chancen genutzt werden. Die SWOT-Analyse ist strategisch sehr nützlich, sie hilft bei der Reflektion und der Bestimmung von zentralen Umwelteinflüssen (Angermeier 2016).

Schließlich stellt auch das Qualitätsmanagement einen wesentlichen Bestandteil im Projekt dar. Es dient der Planung, Sicherung und Verbesserung der Qualität. Es ist jedoch dem Projektmanagement übergeordnet, da auch Projekte aus Unternehmenssicht Produkte darstellen. Ohne ein funktionierendes Qualitätsmanagement ist langfristiger Projekterfolg oftmals nicht möglich (Berleb Media GmbH 2017, S. 11). Als große eigenständige Disziplin soll es im Rahmen dieser Arbeit jedoch nicht weiter ausgeführt werden.

[...]

Ende der Leseprobe aus 19 Seiten

Details

Titel
Einführung eines agilen Tools zur Steigerung der Effizienz beim Projektmanagement
Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
2,0
Autor
Jahr
2019
Seiten
19
Katalognummer
V540198
ISBN (eBook)
9783346175717
ISBN (Buch)
9783346175724
Sprache
Deutsch
Schlagworte
effizienz, einführung, projektmanagement, steigerung, tools
Arbeit zitieren
F. A. Käsbauer (Autor), 2019, Einführung eines agilen Tools zur Steigerung der Effizienz beim Projektmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/540198

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