Wahl einer optimalen Projektorganisation

Inhaltsverzeichnis

Abkurzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Relevanz und Problemstellung
1.2 Ziel und Aufbau dieser Arbeit
1.3 Fallstudie
1.4 Besonderheiten Softwareprojekt

2 Wahl einer optimalen Projektorganisation
2.1 Projekt und Projektorganisation
2.2 Projektausschuss
2.3 Projektleiter
2.4 Projektteam

3 Berucksichtigung Mitarbeiterinteressen und Prototyping
3.1 Berucksichtigung von Mitarbeiterinteressen
3.2 Vorgehensweise des Prototyping

4 Zusammenfassung und Fazit
4.1 Zusammenfassung
4.2 Fazit

Literaturverzeichnis

Abkurzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Relevanz und Problemstellung

Projekte bringen Veranderung. Die Realisierung eines einmaligen Vorhabens, wie der Bau eines neuen Verwaltungsgebaudes oder die Entwicklung einer Software-Anwendung sind Beispiele eines Unternehmens fur erbrachte Leistungen mit Projektcharakter.¹ Durchgefuhrte Projekte konnen einen technischen oder organisatorischen Wandel zur Folge haben. Erfolgreiche Projekte sichern den langfristigen Bestand eines Unter- nehmens.²

Jedes Projekt ist auch dem Risiko des Scheiterns ausgesetzt. Die Chaos-Studien der Standish Group betrachten die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren in IT-Projekten. Die Studie fur das Jahr 2015 brachte hervor, dass lediglich 29% der teilnehmenden Unternehmen erfolgreich IT-Projekte abschlieften konnten. 52 % der Projekte wurden abgeschlossen, hier gab es aber Abweichungen in Form von Kosten- und/oder Terminuberschreitungen oder der gewunschte Leistungsumfang wurde nicht erreicht. 19% der IT-Projekte wurden sogar abgebrochen.³

Der Erfolgsdruck fur erfolgreiche IT-Projektabschlusse ist entsprechend groft. Die Einrichtung einer eigenen Projektorganisation ist darum besonders sinnvoll. Als Kern- aufgabe regelt sie die Zusammenarbeit aller Beteiligter.⁴

Die Wahl der richtigen Projektorganisation und die personelle Besetzung hat fur den Projekterfolg eine grofte Bedeutung. Hier sind institutionelle und personelle Ent- scheidungen zu treffen. Neben der richtigen organisatorischen Einordnung der Projektorganisation in die vorhandene Unternehmensstruktur spielen „Soft Skills“ (weiche Fahigkeiten) der beteiligten Personen eine immer groftere Rolle. Fur den Projektleiter sind z. B. neben den Fachkenntnissen soziale Fahigkeiten fur einen nachhaltigen Projekterfolg von entscheidender Bedeutung.⁵ Die Relevanz fur diese Thematik ist darum gegeben.

1.2 Ziel und Aufbau dieser Arbeit

Ziel dieses Assignments ist es, die Kriterien zur Wahl einer optimalen Projektorganisation darzustellen. In Bezugnahme auf eine Fallstudie werden institutionelle und personelle Organisationsformen dargestellt und Vorschlage fur die Umsetzung auf die Bedingungen der Fallstudie dargestellt.

Zuerst werden die Begriffe Projekt und Projektorganisation definiert. Die verschiedenen Auswahlfaktoren einer Projektorganisation werden anschlieftend dargestellt, u. a. welche Gremien im Rahmen einer Projektorganisation einzusetzen sind. Welche Personen fungieren in diesen Gremien? Welchen Einfluss uben diese Personen aus und welche Qualifikationen mussen diese Personen besitzen? Wie konnen Mitarbeiterinteressen in der Projektumsetzung adaquat berucksichtigt werden?

Als wichtiges Entscheidungs- und Steuerungsorgan fungiert der Projektausschuss. Emp- fehlungen fur die Zusammensetzung eines Projektausschusses werden aufgezeigt. Im Projektteam sind alle Personen zusammengefuhrt, die zur Erreichung des Projektzieles beitragen. Welche Aufgaben hat ein Projektteam? Als Leiter des Projektteams nimmt der Projektleiter eine wichtige Position ein. Dieses Assignment behandelt ebenfalls die Fragen, welche Stellung und Qualifikation ein Projektleiter haben sollte. Der Erfolg eines Projektes ist in besonderem Mafte von den Projektteammitgliedern abhangig. Wie kann ein Projektteam der Fallstudie aussehen? Sind wechselnde Teambesetzungen sinnvoll fur die vorgestellte Fallstudie? Welche rechtlichen oder gesetzlichen Grundlagen im Rahmen der Berucksichtigung von Mitarbeiterinteressen mussen bei der Im- plementierung von Software- und IT-Losungen bedacht werden? Ist im Rahmen der Benutzerbeteiligung die Anwendung des Prototyping als Vorgehensweise fur dieses Projekt sinnvoll? Die Ubertragung der vorgenannten Sachverhalte auf die Fallstudie stellen hierzu konkrete Losungen mit Begrundungen vor.

Eine Zusammenfassung und ein Fazit bilden den Abschluss dieses Assignments.

1.3 Fallstudie

Das mittelstandige Unternehmen Knoll GmbH ist im Bereich des Graft- und Einzelhandels mit Werkzeugmaschinen, Werkzeugen, Baugeraten, Bauwerkzeugen und Geraten fur den Innenausbau sowie Eisenwaren und Beschlagen etabliert. Das Unternehmen beschaftigt ca. 20 Mitarbeiter und wird vom Firmengrunder E. Knoll gefuhrt. Unterstutzt wird Herr Knoll von seinem Sohn, der als Direktionsassistent im Unternehmen beschaftigt ist. Als strategische Maftnahme wurde vor zwei Jahren ein neuer Geschaftszweig etabliert. Im neuen Geschaftszweig mit der Bezeichnung MSC (Miet- und Service-Center) werden Werkzeugmaschinen, Gerate und Werkzeuge vermietet und kurzfristig verleast. Dieser Geschaftszweig expandierte stark im genannten Zeitraum. Die bestehende Hard- und Softwareausstattung deckt die zusatzlichen Anforderungen nicht ab. Mit der Projektbezeichnung EMSA (Elektronische Miet-Service-Administration) wurde die Entwicklung einer individuellen Anwendungssoftware beschlossen. Als Anforderung wurde die Nutzung des vorhandenen relationalen Datenbankmanagementsystems aus dem Handelsbereich und die Nutzung der Schnittstelle der Buchhaltungssoftware vorgegeben. Als Zeitraum fur die komplette Implementierung dieser Software wurde ein Zeitraum von zwolf Monaten festgelegt.

Nach neun Monaten stand nur eine unzureichende Testversion zur Verfugung. Der Leiter der Abteilung MSC, dem die Leitung des Projektteams ubertragen wurde, hatte Be- denken, den vorgesehenen Projektzeitraum nicht einhalten zu konnen und forderte eine Projektverlangerung von sechs Monaten. Die Unternehmensleitung stoppte darauf das Projekt und beauftragte einen externen Berater zur Bewertung und Begutachtung des Projektes.⁶

Die nachfolgenden Bewertungen in Bezug auf die beschriebene Fallstudie geben im Rahmen der Wahl einer optimalen Projektorganisation und den dazugehorigen Gremien Losungsansatze fur eine erfolgreiche Projektumsetzung, wenn Voraussetzungen und Projektrahmenbedingungen wie beschrieben vorliegen.

1.4 Besonderheiten Softwareprojekt

Neben der Anschaffung von zusatzlich benotigter Hardware wie PC-Arbeitsstationen, Bildschirmen und Druckern hat das Projekt EMSA die Entwicklung einer individuellen Anwendungssoftware als Hauptaufgabe.⁷

Zusatzlich zu den Eigenschaften von Projekten haben Softwareprojekte generell weitere Besonderheiten. Deutlich wird dieses beim Qualitatsmanagement. Als spezielle Eigen- schaft kann hier z. B. genannt werden, dass Qualitat nicht nachtraglich in das Produkt hineingetestet werden kann. Ebenfalls sind Softwareprodukte heutzutage sehr komplex. Software umfasst haufig viele Funktionen, die nicht unbedingt in einer vorgegebenen Reihenfolge zur Anwendung kommen. Die vorgenannten Grunde bewirken, dass umfassende Tests aller Funktionen wirtschaftlich nicht sinnvoll bzw. technisch nicht moglich sind.⁸ Die besondere Berucksichtigung der vorgenannten Punkte ist fur einen erfolgreichen IT-Projektabschluss mit Einhaltung gewunschter Qualitatsstandards not- wendig.

2 Wahl einer optimalen Projektorganisation

2.1 Projekt und Projektorganisation

Nicht jedes Vorhaben eines Unternehmens ist ein Projekt. Verschiedene Organisationen und Normungsinstitute haben den Begriff Projekt definiert. Eine Formulierung lautet: „Nach der DIN 69901 sind Projekte (Hervorhebung im Original) Vorhaben, 'die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenuber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation' (DIN 2009, S. 155).“⁹ Als weitere Normen und Standards zum Projektmanagement mit Beschreibung des Begriffes Projekt konnen die ISO 21500:2012, der britische PRINCE 2-Standard und das Project Management Body of Knowledge (PMBOK) genannt werden.¹⁰

Fur die Umsetzung eines Projektes bedarf es der richtigen Organisationsform. Die institutionelle Organisation der verschiedenen Organisationsformen konnen wie folgt unterschieden werden:

Projektabwicklung im Rahmen der Stammorganisation: Bei dieser Organisationsform werden keine projektspezifischen Organisationseinheiten definiert. Ein Vorteil ist, dass Hierarchien und Strukturen der Unternehmensorganisation nicht geandert werden mussen. Der Projektleiter und die Projektmitarbeiter werden aus den bestehenden Strukturen heraus bestimmt, ohne Anderung der vorhandenen Aufbauorganisationsform. Als Nachteil ist der Konflikt zu nennen, dass involvierte Mitarbeiter bei projektbezogenen Aufgaben das Tagesgeschaft oft vorziehen.¹¹

Stabsprojektorganisation (Einflussorganisation): Die Funktion des Projektleiters wird als Stabsstelle eingerichtet. Die Projektmitarbeiter verbleiben in der Linienorganisation, bei projektbezogener Beschaftigung sind sie dem Projektleiter untergeordnet. Die disziplinarische Weisungs- und Entscheidungsbefugnis der Projektmitarbeiter verbleibt beim Linienvorgesetzten. Ein Vorteil besteht hierin, dass die bestehende (Linien-) Organisation nicht wesentlich verandert werden braucht. Ein erhohtes Konfliktpotenzial ergibt sich aus der Tatsache, dass ein zusatzlicher Koordinationsaufwand zwischen den Abteilungen betrieben werden muss. Der Projektleiter hat gegenuber den Projekt- mitarbeitern keine oder nur geringe Weisungsbefugnis.¹²

Matrixprojektorganisation: In der Matrixorganisation werden Mitarbeiter aus der Linienorganisation dem Projektleiter zugeordnet. Der Projektleiter besitzt jetzt fachliche Weisungsbefugnis. Die disziplinarische Weisungsbefugnis verbleibt beim Abteilungsleiter der Fachabteilung in der Linienorganisation. Ein Vorteil ist, dass interdisziplinare Gruppen so schnell gebildet werden konnen. Als Nachteil ist zu nennen, dass die Projektmitarbeiter mindestens zwei Vorgesetzte fur die Dauer des Projektes haben.¹³

Reine/autonome Projektorganisation: Hier werden alle Projektmitarbeiter in einer Projektmanagement-Organisationseinheit zusammengefasst. Die Mitarbeiter sind hier ausschlieftlich dem Projektleiter unterstellt. Der Projektleiter hat alleinige Weisungs- befugnis. Eine optimale Ausrichtung auf das Projektziel ist so gegeben. Als Nachteil ist der grofte organisatorische Aufwand zu sehen, eine Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter nach Abschluss des Projektes ist eventuell schwierig.¹⁴

[...]

¹ Vgl. SCHELLE, 2014, S. 19

² Vgl. SCHELLE, 2014, S. 22

³ Vgl. Statische Angaben der Standish Group, https://www.infoq.com/articles/standish-chaos-2015, online im Internet abgerufen am 05.10.18

⁴ Vgl. JOHANNSEN, KRAMER, KOSTAL, SADOWICZ, 2017, S. 23

⁵ Vgl. WYTRZENS, 2017, S. 69

⁶ Vgl. FRIEDRICH, KUPTZ, o. J., S. 50 - 58

⁷ Vgl. FRIEDRICH, KUPTZ, o. J., S. 53

⁸ Vgl. JOHANNSEN, KRAMER, KOSTAL, SADOWICZ, 2017, S. 183

⁹ DIN 69901, zit. nach AICHELE, SCHONBERGER, 2014, S. 4

¹⁰ Vgl. AICHELE, SCHONBERGER, 2014, S. 3

¹¹ Vgl. JOHANNSEN, KRAMER, KOSTAL, SADOWICZ, 2017, S. 25 - 26

¹² Vgl. JOHANNSEN, KRAMER, KOSTAL, SADOWICZ, 2017, S. 26 - 27

¹³ Vgl. JOHANNSEN, KRAMER, KOSTAL, SADOWICZ, 2017, S. 27 - 29

¹⁴ Vgl. JOHANNSEN, KRAMER, KOSTAL, SADOWICZ, 2017, S. 29 - 30