Projekt- und Qualitätsmanagement. Praktische Umsetzung in Unternehmen anhand eines Fallbeispiels

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungen

1 Einleitung

2 Theoretische Grundsätze des Projektmanagements
2.1 Definition und Abgrenzung des Projektmanagements
2.2 Erläuterung ausgewählter Planungsprinzipien

3 Praktische Umsetzung im Unternehmen
3.1 Unternehmensvorstellung
3.2 Umsetzung der ausgewählten Planungsprinzipien im Unternehmen

4 Fazit

Literaturverzeichnis

Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Terminliste

Abbildung 2 - Balken- bzw. Gantt-Diagramm

Abbildung 3 - Netzplan

Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

In einer Zeit in der immer schneller neue Technologien und Ideen auf den Markt kommen, müssen Unternehmen flexibel und anpassungsfähig sein, um sich diesen ständig wandelnden Markbedingungen anzupassen. Nur Unternehmen, denen es möglich ist mit Änderungen umzugehen, werden auf Dauer erfolgreich sein. In Projek­ten bilden daher oft Experten aus mehreren Abteilungen ein Projektteam. Anlass zur Durchführung eines Projekts kann u. a. die Beseitigung von Fähigkeitslücken, die Erschließung von Verbesserungspotential oder das Nutzen weiterer Marktchancen sein. Diese Arbeit in fachübergreifenden Projektteams ermöglicht hohe Flexibilität, höhere Effizienz und schnellere Entscheidungswege. Ziel des Projektmanagements ist es ein Projekt effizient und erfolgreich zu führen.¹

Die vorliegende Arbeit beschreibt im ersten Teil die theoretischen Grundsätze des Pro­jektmanagements sowie drei von der Autorin ausgewählte Planungsprinzipien.

Im zweiten Teil dieser Arbeit wird ein Transfer der zuvor erläuterten Planungsprinzipien des Projektmanagements auf das Unternehmen in dem die Autorin tätig ist herstellt und somit eine Verbindung zwischen theoretischen Fachwissen und der angewandten Praxis geschaffen.

Im darauffolgenden Kapitel erfolgt eine Beurteilung zum Thema Projektmanagement sowie die Nennung von Erkenntnissen innerhalb der Praxisanwendung, die durch das Erstellen dieser wissenschaftlichen Arbeit aufgezeigt wurden.

Das Ziel der Arbeit liegt darin, theoretisch-wissenschaftliche Erkenntnisse zum Thema des Projektmanagements auf die praktisch-alltägliche Umsetzung innerhalb des Unter­nehmens zu transferieren.

2 Theoretische Grundsätze des Projektmanagements

Im nachfolgenden Kapitel wird zuerst Projektmanagement definiert und abgegrenzt. Anschließend werden von der Autorin dieser Arbeit drei ausgewählte Planungs­prinzipien des Projektmanagements näher erläutert.

2.1 Definition und Abgrenzung des Projektmanagements

Als Projektmanagement wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Projektmanagement ist die situative und projektartenspezifische Anwendung verschiedener Projektmanagementmethoden und Planungsprinzipien, die so eingesetzt werden müssen, sodass ein Projekt im Bezug zum eingesetzten Aufwand einen größtmöglichen Nutzen erzielt.²

Bei einem Projekt handelt es sich um eine zeitlich befristete, einmalige, aber zugleich neuartige und komplexe Aufgabe mit einem festgelegten Ziel innerhalb eines Unter­nehmens. In der Regel wird zur Bearbeitung eines Projekts eine Projektgruppe eingerichtet. Die Existenz der Projektgruppe kann bis zum Abschluss eines Projekts zeitlich befristet sein. Die Leitung einer Projektgruppe übernimmt der Projektmanager bzw. der Projektleiter. Dieser vertritt gegenüber dem Unternehmen den Projekt­fortschritt sowie die Projektergebnisse.³

Projektmanagement ist dann als erfolgreiche anzusehen, wenn das Projekt die gewünschten ökonomischen Ergebnisse erzielt hat sowie die Projektgruppe, der Projektleiter und die Unternehmung mit dem Ziel zufrieden sind. Die Zufriedenheit der Projektleiter und der Unternehmung wird unter anderem durch die Eckpunkte Qualität des Ergebnisses sowie Einhaltung der Projektlaufzeit und der entstandenen Projekt­kosten beeinflusst.⁴ Die Bestandteile des Projektmanagements sind die Projektauswahl und die Festlegung der Rahmenbedingungen, zum anderen die Projektplanung und die darauffolgende Umsetzung sowie der anschließende Projektabschluss.⁵

2.2 Erläuterung ausgewählter Planungsprinzipien

Im nachfolgenden Kapitel werden die drei Planungsprinzipien Strukturplanung, Terminplanung sowie Finanzplanung eines Projektes innerhalb der Planungsphase erläutert.

Der Projektstrukturplan (PSP) als erstes Planungsprinzip dient in erster Linie zur hierarchischen Dokumentation eines Projektes. Der Projektstrukturplan wird innerhalb der Planungsphase eines Projektes erstellt. Zu Beginn existiert lediglich eine Beschrei­bung des Projektumfangs z. B. in Form einer Projektskizze.⁶ Der Projektstrukturplan hingegen bildet nicht nur den Grobverlauf des Projektes und das Ergebnis, sondern zeigt zusätzlich die einzelnen Teilschritte auf. Das Projekt wird ganzheitlich dargestellt. Es können u. a. im PSP Aufgaben ersichtlich sein, die miteinander in Verbindung stehen und somit im zeitlichen Verlauf eines Projektes voneinander abhängig sind.⁷

Ein Projekt kann phasenorientiert, fachgebietsorientiert, funktionsorientiert oder objekt­orientiert strukturiert werden. Phasenorientierte Projektstrukturierung bedeutet, dass jede Projektphase als Unterpunkt behandelt wird. Eine Phase ist die Zeit zwischen zwei Meilensteinen. Innerhalb eines Bauprojektes kann die erste Phase die Planungs­phase sein sowie darauffolgend die Durchführungsphase in den PSP aufgenommen werden. Der fachgebietsorientierte Projektstrukturplan erleichtert die Zuordnung von Arbeitspaketen zu bestimmten Rollen, Personen oder Personen-gruppen, da hierbei das Projekt in die einzelnen Fachgebiete mit Unterprojekten oder Arbeitspaketen aufgegliedert wird. Der funktionsorientiert PSP kann u. a. nach den Bereichen der Entwicklung, Beschaffung und Fertigung gegliedert werden. Die objektorientierte Strukturierung zerlegt das Produkt, welches als Ziel des Projektes zu erstellen gilt, in seine Einzelkomponente. Es wird u. a. bei dem Bau eines Hauses zwischen Dach, Fundament und Innenausstattung unterschieden.⁸

Im Anschluss an die Strukturierung des Projektes, welche mit Hilfe des Strukturplans erfolgt ist, wird ein Terminplan erstellt. Hierbei kommt ein weiteres Planungsprinzip des Projektmanagements zum Tragen.

Innerhalb der Terminplanung werden einzelne Projektschritte sowie die Gesamtdauer des Projektes bestimmt. Je nach Projektumfang werden bei der Durchführung dieser komplexen Planungsaufgabe verschiedene klassische Planungstechniken der Ablauf­planung angewendet.⁹ Im folgenden wird im Rahmen der Terminplanung die Termin­liste, das Balken- bzw. Gantt-Diagramm sowie der Netzplan näher erläutert.

Die Terminliste als einfachste Form der Ablaufplanung und als Planungstechnik angewendet ist die einfachste Form chronologisch alle Aufgaben eines Projekts auf­zulisten. Die Terminliste ist einfach und gibt einen groben Überblick über den Projekt­ablauf. Die Terminliste ist nur zur Planung von Kleinprojekten geeignet, da eine visuelle Darstellung voneinander abhängiger Vorgänge sowie weder die Länge der einzelnen Arbeitspakete noch die Gesamtdauer des Projekts dargestellt werden.^{10 11}

Abbildung 1 - Terminliste[11]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Balken- bzw. Gantt-Diagramm ist eine weitere Planungstechnik zur grafischen Darstellung des Projektablaufs. In diesem Diagramm werden die Vorgänge durch Balken in entsprechender Länge übersichtlich sowie zeitlogisch dargestellt und terminiert. Ein jeder Vorgang weist einen Start- sowie einen Endtermin auf. Diese Darstellung des Projektablaufs ist für komplexe Projekte mit parallelen und wechseln­den Vorgängen ungeeignet, da hierbei das Risiko einer Verzögerung voneinander abhängiger Aufgaben durch Unübersichtlichkeit steigen wird.¹²

Abbildung 2 - Balken- bzw. Gantt-Diagramm ¹³

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eine weitere Variante der grafischen Darstellung eines Ablaufplans in der Termin- panung stellt der Netzplan dar. Dieser weist zusätzlich zum Terminplan sowie zum Balken- bzw. Gantt-Diagramm Pufferzeiten, Dauer, Start und- Endtermin der einzelnen Arbeitspakete sowie kritische Pfade auf.^{14 15}

Abbildung 3 - Netzplan[15]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eine weitere Aufgabe des Projektmanagements ist die Kosten- und Budgetplanung der angestrebten Projekte. Die Kostenplanung ist die Grundlage für das spätere in der Durchführungsphase notwendige Kostencontroling. Ausschließlich nach erfolgter Kos­tenplanung kann das benötigte Budget festgelegt werden und somit die Entscheidung getroffen werden, ob das Projekt durchgeführt werden soll oder nicht. Eine der Voraus­setzungen für die Kostenplanung ist die Ressourcenplanung. Zunächst werden hierbei die nach dem Kostenstrukturplan und der zeitlichen Terminierung der einzelnen Pro­jektschritte die benötigten Ressourcen geschätzt. Die geschätzten, notwendigen Res­sourcen zur Durchführung wie Personalkosten, Betriebs- und Sachkosten, Kapitalkos­ten werden anschließend mit Preisen bewertet. Zusätzlich können Kosten die allge­mein in der Unternehmung anfallen anteilsmäßig dem Projekt zugeschrieben werden. Dies können u. a. Telekommunikation-, Strom-, sowie Wasserkosten sein. Die Kosten der einzelnen Ressourcen können u. a. aus dem betriebsinternen Rechnungswesen wie z. B. der Kosten- und Leistungsrechnung, der Deckungsbeitragsrechnung, der Standartstückkostenrechnung sowie der Produktkalkulation übernommen werden.¹⁶

Eine zusätzliche Finanzplanung empfiehlt sich insbesondere bei Großprojekten, welche zusätzlich den Finanzbedarf (Budget) sowie den zeitlichen Ablauf ermittelt. Meist kommt es bei größeren Projekten erst nach Abschluss des Projektes zur Bezahlung und der Einnahme von Einzahlungen. Es ist somit zwingend notwendig Pro­jekte während der gesamten Laufzeit zu überwachen.¹⁷

[...]

¹ Vgl. Bär, Christian / Fiege, Jens / Weiß, Markus (2017), S. 32.

² Vgl. Patzak, Gerold / Rattay, Günter (2009), S. 23.

³ Vgl. Pechtl, Hans / Schmalen, Helmut (2009), S. 129 ff.

⁴ Vgl. Patzak, Gerold / Rattay, Günter (2009), S. 33.

⁵ Vgl. Kessler, Heinrich / Winkelhofer, Georg (2004), S. 255.

⁶ Vgl. Herrmann, Andrea / Knauss, Eric / Weißbach, Rüdiger (2013), S. 53 f.

⁷ Vgl. Huber, Andreas (2017), S. 449.

⁸ Vgl. Herrmann, Andrea / Knauss, Eric / Weißbach, Rüdiger (2013), S. 53.

⁹ Vgl. Al-Laham, Andreas / Welge, Martin K. (2012), S. 862.

¹⁰ Vgl. Ammenwerth, Elske / Haux, Reinhold (2005), S. 65.

¹¹ Eigene Erstellung in Anlehnung an Aichele, Christian (2006), S. 83.

¹² Vgl. Aichele, Christian (2006), S. 82.

¹³ Eigene Erstellung in Anlehnung an Bär, Christian / Fiege, Jens / Weiß, Markus (2017), S. 32.

¹⁴ Vgl. Ammenwerth, Elske / Haux, Reinhold (2005), S. 67.

¹⁵ Eigene Erstellung in Anlehnung an Grabner, Thomas (2017), S. 263.

¹⁶ Vgl. Bühr, M. / Dorrer, D. / Holzbaur / Kropp, A. / Walter-Barthle / Wenzel, T. (2017) S. 158.

¹⁷ Vgl. Bühr, M. / Dorrer, D. / Holzbaur / Kropp, A. / Walter-Barthle / Wenzel, T. (2017) S. 160.