Die veränderte Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und ihren direkten Mitarbeitern durch den Einsatz digitaler Systeme

Inhalt

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Gang der Arbeit

2. Grundlagen digitaler Systeme
2.1 Historie digitaler Kollaborations- und Kommunikationssysteme
2.2 Arten und Einsatzbereiche digitaler Systeme

3. Führung und „Digital Leadership“
3.1 Auswirkungen digitaler Systeme auf die Zusammenarbeit
3.2 Anforderungen an Führungskräfte
3.2.1 Offenheit
3.2.2 Kommunikation
3.2.3 Befähigung von Mitarbeitern
3.2.4 Motivation
3.3 Change-Management als Bestandteil der Führung
3.4 Fazit

4. Literaturverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Grundannahmen der Führung

1. Einleitung

1.1 Problemstellung

Seit der ersten industriellen Revolution im 18. Jahrhundert haben tiefgreifende technologische Veränderungen zu einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Arbeitswelt geführt. Mit Beginn der vierten industriellen Revolution 2017, welche im Folgenden als „Industrie 4.0“ bezeichnet wird, hat das digitale Zeitalter begonnen. Cyber-physische Systeme vernetzen zunehmend Maschinen und Geschäftsabläufe, Informations- und Kommunikationstechnologien werden in allen Bereich menschlichen Lebens integriert. Sowohl die Komplexität des Umfelds als auch die Geschwindigkeit, mit der Menschen kommunizieren und miteinander interagieren nehmen kontinuierlich zu. In Folge der schnellen Verbreitung digitaler Technologien sehen sich sowohl ganze Gesellschaften als auch Individuen und Unternehmen mit disruptiven Veränderungen ihres Umfelds konfrontiert.

„It is not that businesses need digitalization, but rather if they ignore it, they will be left behind.”¹ So lautet die Aussage einer Studie des Fraunhofer Instituts. Demnach ist es unerlässlich für Unternehmen, die Digitalisierung in Form einer unternehmensinternen digitalen Transformation fest in bestehende Geschäftsprozesse zu verankern um weiter erfolgreich am Markt agieren zu können, da nicht nur die Zusammenarbeit von Menschen einen grundlegenden Wandel durchlebt, sondern auch die Art und Weise, wie wir Waren und Dienstleistungen produzieren.

Um das Bestehen am Markt weiterhin zu gewährleisten, müssen Unternehmen schnell und flexibel auf Veränderungen am Markt reagieren können. Unternehmen entwickeln daher strategische Handlungsempfehlungen, um dieses Ziel bestmöglich zu erreichen und orientieren sich hierbei an den Prinzipien der sogenannten VUCA Welt. VUCA ist eine vom US Militär entwickelte Strategiemethode, die der Beschreibung der heutigen Welt und der Bildung etwaiger Handlungsempfehlungen dient.² VUCA ist ein Akronym der englischen Begriffe Volatility (Unberechenbarkeit), Uncertainty (Ungewissheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Ambivalenz).

1.2 Zielsetzung und Gang der Arbeit

Menschen können sich weltweit vernetzen, Wissen und Informationen austauschen und diese transparent zur Verfügung stellen. Nicht nur die Geschwindigkeit, in der kommuniziert wird, hat sich stark verändert, auch der Austausch über digitale Systeme ist zunehmend komplexer geworden. Wo früher ein einzelner Kommunikationskanal zur Verfügung stand, gibt es nun eine Vielzahl unterschiedlicher Kanäle, die für den Austausch genutzt werden können. Dies beeinflusst die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld und erfordert die Bildung neuer Kompetenzen wie beispielsweise Medienkompetenz, um einen sicheren Umgang mit den Systemen gewährleisten zu können.

„Vernetztes Denken, Flexibilität, Agilität, Lernbereitschaft, Spontaneität, Selbstmanagement und Authentizität“³ sind weitere Kompetenzen, die in einer globalisierten und digitalen Welt sowohl von Führungskräften als auch Mitarbeitern gefordert werden, um zu ermöglichen, dass ihr Unternehmen weiterhin am Markt bestehen bleiben kann. Die sich daraus ergebenden Veränderungen im Hinblick auf Arbeitsweise und bisherigen Rahmenbedingungen führen zu einem Kulturwandel in Unternehmensorganisationen. Führungskräfte sind in der Verantwortung, Mitarbeiter bestmöglich durch die Herausforderungen eines solchen Kulturwandels zu führen. Da sich Unternehmen vermehrt einem notwendigen Kulturwandel gegenübersehen, steigt die Relevanz einer veränderten Arbeitsweise und Zusammenarbeit. Ein transparenter Informationsfluss sowie eine offene Kommunikation und eine produktive, intensive Zusammenarbeit der Mitarbeiter und der Führungskräfte unterstützen diese Transformation. Unternehmen nutzen vermehrt digitale Systeme, um die unternehmensinterne Zusammenarbeit zu fördern. Diese digitalen Systeme beeinflussen die Art und Weise, wie Führungskräfte und Mitarbeiter miteinander kommunizieren und kollaborieren und verändern ihre Arbeitsweise grundlegend.

Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, zu analysieren, wie sich der Einsatz digitaler Systeme auf die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und ihren direkten Mitarbeitern auswirkt und welche neuen Anforderungen sich infolgedessen für die Führungskräfte ergeben.

Nach eingehender Literaturrecherche wurde aufgrund der Vielzahl bereits bestehender Werke die Sekundärforschung als angemessenes Untersuchungsdesign ausgewählt. Diese Art der Datenerhebung ist „dadurch gekennzeichnet, dass bereits erhobene und gespeicherte Daten für einen gegebenen Untersuchungszweck neu aufbereitet und analysiert werden“⁴. Eine Neuerhebung der Daten durch eine Primärforschung ist aufgrund des Untersuchungszweckes der vorliegenden Seminararbeit nicht notwendig. Da die vorliegende Forschungsfrage auf bereits durchgeführten Studien und Untersuchungen basiert, wird im Rahmen einer deskriptiven Untersuchung eine ausführliche Beschreibung der Grundgesamtheit des Untersuchungsproblems angestrebt. Die Aufstellung einer neuen Theorie ist nicht Teil der Zielsetzung, ferner ist das Ziel dieser Seminararbeit, mithilfe der deduktiven Vorgehensweise eine bereits existierende Theorie am Beispiel der formulierten Forschungsfrage eingehend zu überprüfen.

2. Grundlagen digitaler Systeme

2.1 Historie digitaler Kollaborations- und Kommunikationssysteme

Die Grundidee einer Plattform, auf der Menschen ungeachtet von geographischen oder kulturellen Grenzen Wissen miteinander austauschen können, führte zu der Entwicklung und Einführung des heutigen „Internets“.

Der Vorläufer des Internets war das 1969 in Betrieb genommene ARPANet⁵, welches während der dritten industriellen Revolution entstand. Es wurde vom US-Militär und Wissenschaftlern entwickelt und sollte eine digitale Infrastruktur bieten, welche die Vernetzung und den Austausch einer großen Anzahl an Menschen ermöglichen sollte. Nach ersten Erfolgen wie beispielsweise der schnelleren, standortunabhängigen Zusammenarbeit wurden die anfänglichen Funktionen zur Kommunikation und Kollaboration im Zuge des technologischen Fortschritts um weitere Kommunikationsfunktionen wie beispielsweise Mailing Listen und Echtzeitkommunikationsfunktionen (zum Beispiel Chat-Funktionen) erweitert um eine noch schnelle Zusammenarbeit gewährleisten zu können.

Mit der Öffnung des ARPANets für die Öffentlichkeit im Jahr 1983 wurde diese digitale Vernetzungsinfrastruktur allen Menschen zur Verfügung gestellt.⁶ Die zur Verfügung stehenden Funktionen fanden neben der privaten Nutzung schnelle Anwendungsbereiche im beruflichen Umfeld. Unternehmen begannen zunehmend, neben der Digitalisierung ihrer internen Geschäftsprozesse auch ihre interne Kommunikation auf digitale Systeme wie beispielsweise E-Mails zu stützen. Obschon bisherige Systeme eine Basis für virtuelles Zusammenarbeiten boten, wurde ihr bisheriger Funktionsumfang aufgrund der sich schnell entwickelnden Technologie und der sich wandelnden Bedürfnisse der Nutzer kontinuierlich erweitert. Vor allem die mögliche Flexibilität, Stabilität, Geschwindigkeit und die Integrationsmöglichkeiten in bestehende, unternehmensinterne IT-Infrastrukturen- und Prozesse liegen noch heute im Fokus möglicher Entwicklungsfelder.

Im Folgenden soll detailliert auf die verschiedenen Arten und Einsatzbereiche digitaler Systeme innerhalb von Unternehmen eingegangen werden.

2.2 Arten und Einsatzbereiche digitaler Systeme

Zunächst soll der Begriff der klassischen Informations- und Kommunikationssysteme definiert werden. Diese „(…) können als Systeme verstanden werden, die Informationen verarbeiten, d. h. erfassen, übertragen, transformieren, speichern und bereitstellen“⁷. Telefon und E-Mail können hierfür beispielhaft angeführt werden. Da diese klassischen Systeme die heutigen Nutzerbedürfnisse nach schnellen, digitalbasierten Kollaborationsmöglichkeiten nicht mehr zur vollsten Zufriedenheit erfüllen können, werden die technologischen Möglichkeiten der digitalen Kommunikations- und Kollaborationssysteme kontinuierlich weiterentwickelt.

Im folgenden Abschnitt werden Gruppierungen digitaler Systeme für die innerbetriebliche Zusammenarbeit vorgestellt, die exemplarisch für die in Unternehmen verwendeten Systeme zu sehen sind.

1. Groupware-System

Groupware Systeme sind computergestützte Konzepte, die die Teamarbeit und Arbeitsprozesse mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien technisch unterstützen. Hierdurch soll eine effiziente Zusammenarbeit durch schnelle Informationsbeschaffung aller an einem Geschäftsprozess Beteiligten erreicht werden. Beispielhaft hierfür können Prozessmanagementsysteme genannt werden. Diese zeigen alle relevanten Prozessschritte auf und können sowohl der Führungskraft als auch den Mitarbeitern einen transparenten Überblick bieten. Mithilfe eines Groupware-Systems kann eine Führungskraft beispielsweise Entscheidungen bezüglich der Ressourcenallokation treffen.

2. Cloud-basierte Collaboration Software Systeme

Cloud-basierte Systeme bieten die Möglichkeit, Daten, Anwendungen und interne Prozesse statt auf Geräten in lokalen Rechenzentren zu speichern. Dies bedeutet, dass diese Systeme vollumfängliche Flexibilität in Bezug auf Standort, Zeit und Gerät bieten. Unternehmen können durch den Einsatz cloud-basierter Systeme ihren IT-Aufwand im Sinne von Serverkapazität, IT-Ressourcen und Kosten deutlich verringern und gleichzeitig ihre interne Zusammenarbeit durch unternehmensweite Kollaboration optimieren⁸.

3. Wissensmanagement-Systeme

Klassische Wissensmanagementsysteme basieren auf Datenspeichern, auf denen relevante Informationen und Daten gespeichert werden. Ziel ist es, einen nachhaltigen Wissensaustausch sicherzustellen. Klassische Wissensmanagement-Systeme werden durch neue Ansätze und Technologien im Bereich der „Knowledge Sharing Networks“ erweitert. Diese erweitern die bisherigen Funktionen um eine Funktion des aktiven Wissensaustauschs und ermöglichen somit einzelnen Individuen einer Organisation, ihr Wissen proaktiv mit anderen Nutzern zu teilen und unternehmensübergreifend in den Austausch zu kommen.

4. Social Software

Social Software Systeme erweitern bestehende digitale Systeme zur Vernetzung der Menschen untereinander und fördern den unternehmensweiten proaktiven Austausch und die Interaktion verschiedener Fachbereiche mit dem Ziel, internes Silodenken aufzubrechen.

Die Grundfunktionen von Social Softwares können hierbei wie folgt unterschieden werden:

- Informationsmanagement:

Finden, Bewerten und Verwalten von (online verfügbaren) Informationen.

- Identitäts- und Netzwerkmanagement:

Präsentation seiner selbst und Vernetzung mit anderen.

- Interaktion und Kommunikation:

Dies umfasst sowohl die direkte als auch die indirekte Kommunikation zwischen Anwendern.

Das nächste Kapitel befasst sich mit dem Einfluss der in diesem Kapitel genannten digitalen Systeme auf die Führung und beschreibt die sich daraus ergebenden Anforderungen an die Führungskräfte.

[...]

¹ Fraunhofer 2015: 3

² Vgl. Hofert 2016: 23

³ BDU 2016: 2

⁴ Kuß et al. 2014: 36

⁵ Vgl. Kloiber 2019

⁶ Vgl. Borchers 2013

⁷ Fink et al. 2005: 1

⁸ Vgl. IBM