Selbstmanagement am Beispiel des Präsentierens. Teilnehmeranalyse, Ziel und Konzept einer erfolgreichen Präsentation

Inhaltsverzeichnis

AUFGABE (3)
(3a) Die Teilnehmeranalyse einer Präsentation:
(3b) Zielsetzung und Kernbotschaft meiner Präsentation
(3c) Konzept meiner Präsentation

1. VORBEREITUNG DER PRÄSENTATION
1.1 Problem Identifizieren
1.2. Ziele der Präsentation setzen
1.3. Teilnehmeranalyse
1.4. Inhaltliche Vorbereitung
1.4.1. Inhalte Sammeln
1.4.2. Inhalte Selektieren und gewichten
1.4.3. Fakten und Aussagen logisch zusammensetzen
1.4.4. Kundengerechte Argumente finden
1.5. Vortrag Rhetorisch Aufarbeiten
1.6. Präsentationsinhalte visualisieren - Medien-Mix Vorbereitung
1.7. Technische und organisatorische Vorbereitung

2 DURCHFÜRUNG DER PRÄSENTATION
2.1. Vorbereitung vor Ort
2.1.1. Technische Vorbereitung vor Ort
2.1.2. Inhaltliche Vorbereitung vor Ort
2.2. Präsentation durchführen

3 NACHBEARBEITUNG DER PRÄSENTATION - Fazit
(3d) PowerPoint Folie - ausgewählt „Logische Kette“ nach B.Minto
(3e) Warum ist meine Präsentation ein Erfolg?
(3f) Lernerkenntnisse:

Literaturverzeichnis

Internetquellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

AUFGABE (3)

(3a) Die Teilnehmeranalyse einer Präsentation:

Unterschiedliche Teilnehmergruppen brauchen eine individuelle Ansprache, die sich nach der spezifische Erwartungshaltung des Publikums richten sollte. Diese sollen wir als Vortragende durch gute Teilnehmeranalyse, so gut wie möglich, vorab durchführen um die Präsentation im Inhalt und Ablauf an die Zuhörer anzupassen. Je stärker der Redner auf das Publikum und dessen Erwartungshaltung geht, desto wahrscheinlicher erreicht die Botschaft die Zuhörer. Vorinformation über die Umwelt des zu erwartenden Publikums helfen beim Festlegen der Ziele der Präsentation. Gleichzeitig erhöht eine präzise Teilnehmeranalyse das Vortragsniveau, die Möglichkeit schlagfertige Nutzerargumentation zu entwickeln, sowie das richtige Vokabular und Kriterien zur passenden Wahl der Medien. Die entscheidende Frage ist: Was ist aus der Sicht des Kunden interessant und wichtig? Wie sehen seine Erwartungen und Bedürfnisse aus?

Was ist wichtig (nach Möglichkeiten) über der Teilnehmergruppe zu wissen:

- Anzahl der Zuhörer, Alter, Ressort, Kompetenz, Hierarchie
- Situation und Motivation der Zuhörer
- Interesse und Bedürfnisse der Zuhörer
- Einstellung und Erwartungshaltung der Zuhörer

Wie gewinne ich Kundeninformationen:

- Telefonische Befragung
- Persönliche Befragung
- Online - Recherche
- Ergänzende Wege (Presseartikel, Markt- und Wettbewerbsanalyse, Unternehmen- Flyer)

Manchmal ist es schwierig oder sogar unmöglich vorab Kundeninformationen aus erster Hand zu bekommen. In dieser Situation bietet sich ein Gespräch mit Teilnehmern unmittelbar vor der Präsentation an, um zumindest die Vorkenntnisse und spezielle Erwartungen zu erfahren oder während der Präsentation selbst. In diesen Fall ist es ratsam den monologischen Anteil des Vortrags zu begrenzen und früh in den Dialog zu gehen. Bei meiner Zuhörergruppe handelt es sich um ein Publikum, das homogen hinsichtlich Motivation und Interesse ist (.zukünftige Führungskräfte „High Potentials"...), gleichzeitig aber heterogen was Alter und Berufserfahrung angeht (..das Alter liegt zwischen 18 und 30 Jahren, die Berufserfahrung und der berufliche Hintergrund sind unterschiedlich.). Für meine Präsentation muss ich deshalb sinnvolle Methoden finden, mit denen ich trotzdem alle erreichen und begeistern kann.

( 3b) Zielsetzung und Kernbotschaft meiner Präsentation

Mein sachliches Ziel ist: Kompetent und für alle verständlich ein Leitfaden zu vermitteln um eine perfekte Präsentation erstellen zu können.

Mein persönliches Ziel ist: Präsentation in eine angenehme, respektvolle und konstruktiven Atmosphäre durchzuführen.

Kernbotschaft meiner Präsentation: „Mit perfekter Präsentationstechnik zum Erfolg im Berufs- und Privatleben“

(3c) Konzept meiner Präsentation

A usgangssituation: Meine Aufgabe ist, eine 20 Minuten lange Präsentation zum Thema „P räsentationstechnik als Schlüsselkompetenz“ zur erstellen, für eine Gruppe von ca. 20 angehenden Führungskräften in unterschiedlichen Alter und mit unterschiedlichem Berufserfahrung.

Die Erstellung einer Präsentation ist ein Prozess der sich aus drei Phasen zusammensetzt

1. Vorbereitung der Präsentation
2. Durchführung der Präsentation
3. Nachbearbeitung der Präsentation

- Zur diesem Thema wird bei der Präsentation eine PowerPoint Folie präsentiert

1. VORBEREITUNG DER PRÄSENTATION

Diese Phase ist die Aufwändigste und nimmt oft Wochen bis zu Monaten Zeit in Anspruch , je nach Thema, Branche oder Dimension der gewünschten Präsentation. Mit der Vorbereitung für meine Präsentation habe ich ca. zwei Wochen vor dem geplanten Termin angefangen.

1.1 Problem Identifizieren

Viele verschenken die Chance, Ihre Ideen und Gedanken anderen wirksam mitzuteilen. Gute Ideen, ein neues Produkt oder die Notwendigkeit einer Maßnahme verkaufen sich fast nie von alleine! Es muss den Entscheidern schmackhaft gemacht werden. Oft gelingt es nicht, Kollegen und Mitarbeiter verständlich und nachhaltig anzusprechen oder die Ideen wirkungsvoll zu präsentieren. Dies ist schade und lässt sich einfach vermeiden, wenn man sich ein paar Grundregeln der Präsentation und Rhetorik aneignet. Doch wie gelingt diese so, dass die Zuschauer informiert und noch besser auch überzeugt werden? Erforderlich ist dazu eine packende und überzeugende Präsentation. Meine Präsentation hat deshalb den Überschrift: „wichtig ist RICHTIG zu präsentieren!“

1.2. Ziele der Präsentation setzen

Das Ziel lässt sich definieren als Verringerung oder Beseitigung des Ausgangsproblems. Bei der Bestimmung der Ziele sollte nicht aus der Acht gelassen werden, dass alle gesetzten Kommunikationsziele nach den bekannten Regeln auch hier SMART (Simple, Messbar, Anspruchsvoll, Realistisch, Terminiert) seien sollen¹.

Je nach Fall kann es notwendig sein, die Zieldimensionen weiter zu konkretisieren. Bei meiner Präsentation setze ich mir zwei Arten von Zielen, und zwar Sachliche und Persönliche Ziele.

Sachliche Ziele

- Informationen verständlich und nachhaltig zu vermitteln
- Interesse und Verständnis wecken
- Zuhörer zu überzeugen
- Das Bewusstsein für bestimmte Problemstellung zu fokussieren
- Wünsche und Vorgaben des Auftraggebers zur erfüllen
- Neue Informationen sollen für die Teilnehmer eine willkommene

Bereicherung sein

Persönliche Ziele

- Die eigene Kompetenz zu demonstrieren und damit überzeugen
- Die Freude und Fähigkeiten des Präsentierens zu zeigen
- Angenehme und respektvolle Atmosphäre schaffen
- Sympathie des Publikums zu gewinnen
- Empfehlungen an weitere Kunden durch Auftraggeber erreichen

- Zur diesem Thema wird bei der Präsentation eine PowerPoint Folie präsentiert

1.3. Teilnehmeranalyse

Zuhöreranalyse schafft die Voraussetzungen für eine publikumsorientierte, erfolgsversprechende Präsentationsstrategie.

Wie schon gesagt handelt es sich bei meine Teilnehmergruppe um ein Publikum, das homogen im Hinblick auf Motivation und Interesse ist (.zukünftige Führungskräfte „High Potentials"...), gleichzeitig aber heterogen was Alter und Berufserfahrung angeht (..das Alter liegt zwischen 18 und 30 Jahren, die Berufserfahrung und der berufliche Hintergrund sind unterschiedlich.). Da es sich um Leitfaden zur Erstellung eine allgemeine Präsentation handelt, sind die heterogenen Aspekte fast irrelevant.

Es ist davon auszugehen, dass alle Teilnehmer der Präsentation sich vermutlich freiwillig und höchst interessiert zur meinem Vortrag angemeldet haben. Gleichzeitig können wir vermuten, dass Zuhörer, die vor sich eine ähnliche Karriere als Führungskraft haben, sich mit dem Thema, einer optimalen und überzeugenden Präsentation, befasst und die Wichtigkeit dieser Kommunikationsquelle erkannt haben. Sie werden also mit ungefähr gleicher Erwartung zur meinem Vortrag kommen, auch wenn das Alter und Berufserfahrung unterschiedlich sind. Am Ende meiner Präsentation werden wahrscheinlich alle Zuhörer ein universales „Rezept“ mitnehmen wollen, nach dem sie eine packende und überzeugende Präsentation erstellen und durchführen können und, mit welcher sie in der Zukunft mehr Erfolg im Berufs- und Privatleben verzeichnen werden. Sie werden erwarten, dass sie in der Lage versetzt werden, je nach Art der Präsentation und unabhängig von Thema oder Branche, eigene Mitarbeiter maximal zu motivieren, ein Führungsgremium mit neuen Ideen völlig zu überzeugen oder dem potentiellem Kunde das vorgestellte Produkt als Mittel der Wahl darstellen können.

Was ist über meiner konkreten Teilnehmergruppe bekannt oder was können wir vermuten

- Anzahl Zuhörer: ca. 20 Personen
- Alter: 18 - 30 Jahren
- Hierarchie der Zuhörer: Berufserfahrung und der berufliche Hintergrund sind unterschiedlich
- Situation der Zuhörer: alle zukünftige Führungskräfte
- Motivation der Zuhörer: neue, für Kariere wichtige Kompetenzen erlernen
- Bedürfnisse der Zuhörer: verständlich und nachhaltig die Erstellung einer Präsentation zu erlernen
- Erwartungshaltung der Zuhörer - Sachlich: kompletten Leitfaden zur Erstellung eine Präsentation mitnehmen
- Erwartungshaltung der Zuhörer - Allgemein: Anerkennung und Wertschätzung erfahren, sich bei mir in guten Händen fühlen, dass er seine Fragen und Bedenken einbringen kann, dass seine Wünsche und Bedürfnisse im Zentrum der Präsentation stehen.
- Nutzen für die Zuhörer: in der Zukunft mehr Erfolg in Berufs- und Privatleben

- Zur diesem Thema wird bei der Präsentation eine PowerPoint Folie präsentiert

1.4. Inhaltliche Vorbereitung

In diese Phase der Vorbereitung ist das Ziel, themenbezogene Informationen zu sammeln, die passenden Inhalte auszuwählen und zu gewichten. Zuerst ist es wichtig das Thema der Präsentation zu präzisieren, den gewählten Titel an die Gruppe zu optimieren, damit der Titel z.B. verständlich und motivierend ist. Es ist auch wichtig sich klar zu machen was in der verfügbaren Präsentationszeit überhaupt möglich ist, in meinem Fall sind es 20 Minuten. Für Inhaltliche Vorbereitung der Präsentation habe ich mir 4-6 Tage vorgeplant und zum Einstudieren dann weitere ca.2 Tage.

1.4.1. Inhalte Sammeln

In heutiger Zeit ist es nicht schwierig relevante Informationen zum Thema zu finden. Schwieriger ist es nichts Wichtiges zu übersehen und die Argumentation so vorzubereiten, dass die an die Teilnehmer ideal angepasst und somit auch absolut überzeugend sind. Mit Hilfe der W-Fragen (wer, was, wie, etc.) werde ich alle notwendige Informationen aus verschiedenen Kanälen sammeln.

1.4.2. Inhalte Selektieren und gewichten

Um überzeugende und relevante Argumente zu erstellen ist eine gute Selektion vom gesammelten Material wichtig. Als Hilfe für sinnvolle Selektion und Aufbereitung von Infomaterial zum gegebenen Thema, vor allem wenn es sich um ein komplexes Thema handelt, ist es hilfreich eine Spektrum Analyse mithilfe von ETHOS durchzuführen. ETHOS ist eine Planungsmatrix mit der das Thema und die dazugehörigen Informationen nach Sachbereichen (Economical, Technical, Human, Organizational, Sozial) aufzuschlüsseln werden.²

Weiter ist es wichtig Inhalte die nach Sachbereich selektiert sind auch nach Relevanz und Bedeutung zu selektieren. Darüber hinaus ist es meistens noch notwendig, Menge und Niveau der Inhalte zu reduzieren und zu optimieren, um die Länge des Vortrages an die Anforderungen des Auftraggebers anzupassen.

- Zur diesem Thema wird bei der Präsentation eine PowerPoint Folie präsentiert

1.4.3. Fakten und Aussagen logisch zusammensetzen

Um die selektierte Fakten, Inhalte und Aussagen in logische Abschnitte gliedern zu können nehme ich die Pyramidenstruktur zur Hilfe, eine Methode nach Barbara Minto. Diese Methode ermöglicht dem Vortragenden die Präsentation in nachvollziehbaren Strukturen zu erstellen die für die Zuhörer mehr Verständlichkeit und Logik bietet³.

An zwei Beispielen möchte ich bei der Präsentation mit Zuhörern auf dem Flipchart je eine einfache logische-Kette und eine logische-Gruppe erstellen. Diese Übung sollte das Publikum einbinden und gleichzeitig mir ein Zwischenfeedback geben.

- Zur diesem Thema werden bei der Präsentation zwei PowerPoint Folien präsentiert.
- Zur diesem Thema werde ich bei der Präsentation eine Übung auf dem Flipchart durchführen.

1.4.4. Kundengerechte Argumente finden

Es ist nachgewiesen dass wir Menschen unterschiedlich lernen und damit auch unterschiedlich Informationen aufnehmen können. Dazu kommt, dass meine Publikum heterogen in Alter und Berufserfahrung sein wird, also muss ich meine Präsentation an alle anpassen. Sehr hilfreich ist in diesem Fall das 4-Mat-System, das eine Synthese der Erkenntnisse von David Kolb und Bernice McCarthy darstellt. Es handelt sich um ein System, das die Menschen in Bezug auf das Lernen in vier Grundtypen einteilt:

• WARUM - Typ (etwa35% der Zuhörer) will wissen, warum das, was wir erzählen, gerade für Ihn wichtig ist.

[...]

¹ Vgl. Arenberg, P.: Studienbrief, Kreativitäts- und Präsentationstechniken 0246-04, S.46

² Vgl.Thiele,A.:2000 S.54

³ Vgl. Arenberg, P.: Studienbrief, Kreativitäts- und Präsentationstechniken 0246-04, S.40