Dokumentenmanagementsystemen und deren Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen


Referat (Ausarbeitung), 2004

17 Seiten, Note: 1,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Begriffsabgrenzung
2.1 Dokumentenmanagement
2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements
2.3 Benachbarte Gebiete

3 Grundstruktur eines DM-Systems
3.1 Erscheinungsformen von Dokumenten
3.2 Funktionsbereiche eines Dokumentenmanagementsystems
3.2.1 Der Funktionsbereich Eingabe
3.2.2 Der Funktionsbereich Ablage
3.2.3 Der Funktionsbereich Ausgabe und Administration
3.3 Anforderungen an ein DM-System

4 Chancen und Risiken beim Dokumentenmanagement

5 Einbindung in den rechtlichen Rahmen

6 Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen

7 Fazit

8 Literaturverzeichnis

I Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Wirtschaft und Verwaltung werden zunehmend komplexer. Die Menge an Informationen steigt unaufhaltsam an und in gleichem Maße nimmt ihre gezielte Verfügbarkeit ab. So sagte bereits Wernher von Braun: „Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.“

Nichts liegt dem Verfasser ferner als einem Raumfahrtpionier zu widersprechen. Mittlerweile gibt es aber Mittel und Wege der viel zitierten „Informationsflut“ Herr zu werden und sie in geordnete Bahnen zu lenken. Die zentrale Rolle spielt hier das Dokumentenmanagement (=DM), das sich im Laufe der Zeit von eher kundenspezifischen Projekten zu einer Standardsoftware entwickelt hat und damit bezahlbar geworden ist. Gerade auf dem wettbewerbsorientierten Markt der Krankenkassen wird die Brisanz eines solchen Systems deutlich. Es gilt hier die immer größer werdenden Informationsmengen zu bewältigen, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen, zu begründen und zu dokumentieren. Weiterhin müssen all diese Prozesse unter Kostengesichtspunkten betrachtet werden, da es schließlich um Versichertengelder geht. Lassen sich also technische und wirtschaftliche Aspekte in einer Datenverarbeitung mittels Dokumentenmanagement vereinen, so wird dies zu einem wesentlichen Wettbewerbsfaktor und unterstützt eine hohe Kundenbindung.

Daher soll diese Arbeit dem Leser Anforderungen und Strukturen eines modernen Dokumentenmanagements nahe bringen und die praktischen Einsatzmöglichkeiten eines solchen Systems bei einer Krankenkasse darstellen. Die Anknüpfungspunkte zur Praxis erfolgen dabei über die derzeitige Einführung einer elektronischen Arbeitgeberakte beim Arbeitgeber des Verfassers. Die gewonnenen Erkenntnisse werden im Fazit aufgegriffen und es wird ein Ausblick auf die weitere Entwicklung auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements gegeben.

2 Begriffsabgrenzung

2.1 Dokumentenmanagement

Der Begriff „Dokument“ scheint auf den ersten Blick so einfach und ist doch sehr komplex. Neben partnerschaftlichen Absicherungen wie in Verträgen bietet ein Dokument auch den Nachweis von Ereignissen und Sachverhalten, sowie die Beurkundung verschiedener Vorgänge. Dabei können Dokumente als Schriftstück, jedoch auch als Film oder Tondokument erscheinen. Sie können für wenige Tage, oder aber für Jahrzehnte relevant sein, wobei sich der Inhalt als trivial oder auch als hochkomplex darstellt.

Im Verständnis der Allgemeinheit ist der Begriff des Dokuments noch sehr stark an ein körperliches Medium, wie z.B. Papier, gebunden. Es bietet sich daher eine Differenzierung in -Dokumente im engeren Sinn- und -Dokumente im weiteren Sinn- an. Als Dokumente im engeren Sinn werden Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument vorliegen oder ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen bzw. für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind. Der Begriff des Dokuments im weiteren Sinn erweitert den ersten Begriff um semantisch zusammengehörige Informationsbestände, die für die Publikation in nicht-körperlichen Medien (z.B.: Web-Seiten, Radio, Fernsehen) vorgesehen sind.[1]

Die Dokumentenmanagementtechnologien werden heute als Möglichkeit betrachtet, Verwaltungsabläufe und Informationsbereitstellung zu optimieren. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes wird hier in allen Phasen unterstützt.[2] Dabei beinhaltet das Dokumentenmanagement selbst primär Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption und Erstellung. Es umfasst vielmehr alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Im Vordergrund stehen hier vor allem folgende Punkte:

Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten,

Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten,

Ablage und Archivierung von Dokumenten,

Verteilung und Umlauf von Dokumenten,

Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten,

Vernichtung von Dokumenten,

Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung der

Dokumente.[3]

Eine der wenigen konkreten Definition findet sich bei Kampffmeyer, der das Dokumentenmanagement als „Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit“ auffasst, jedoch „unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind.“[4]

2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements

In den letzten Jahren wurde der Schwerpunkt der Effizienzsteigerung in den Unternehmen durch geänderte Marktsituationen und neue Techniken verlagert. Wurde in den 80er Jahren noch durch „Lean Production“ besonderes Augenmerk auf die Hauptprozesse gelegt, begann man in den 90er Jahren mit der Effizienzverbesserung in den Neben- und Hilfsprozessen. Davon blieben auch Verwaltungsprozesse im Büro nicht verschont, die durch entsprechende Verfahren papierlos gemacht werden sollten. Der anfänglichen Euphorie folgten jedoch hohe Kosten für die oft technikverliebten Lösungen. Als dann Ende der 90er Jahre die Wirtschaftlichkeit von Lösungen erstmals kritisch hinterfragt wurde, orientierten sich die neuen DM-Techniken häufiger am tatsächlichen wirtschaftlichen Nutzen. Mit der verschärften wirtschaftlichen Situation seit dem Jahr 2001 spricht man daher vom „papierarmen Büro“ und verbessert mittels des DM die Prozessqualität, um die Informationsflut zu verwalten und eine nachhaltige Nutzbarkeit sicherzustellen.[5]

2.3 Benachbarte Gebiete

Wie bereits bei der Begriffsabgrenzung für den Begriff des Dokumentenmanagements gesehen, ist eine genaue Definition schwierig. Gibt man den Begriff Dokumentenmanagement im Internet in eine Suchmaschine ein, so kommt man automatisch mit Begriffen wie Contentmanagement, Knowledgemanagement, und Workflowsystem in Berührung. Unter-schiedliche Begriffe für identische Inhalte und mangelnde Abgrenzung zwischen den Begriffen machen die direkte Auseinandersetzung mit dem Dokumentenmanagement aufwendig, da überall Dokumente und deren Bearbeitungsfluss zu organisieren sind. So attestieren einige Autoren in der Literatur dem Bereich Dokumentenmanagement bereits eine „babylonische Sprachverwirrung“.[6] Daher werden die angesprochenen Bereiche hier kurz voneinander abgegrenzt.

Contentmanagement (=CM): Dieser Begriff kommt in erster Linie aus dem Bereich des Webpublishing. Als das klassische Webpublishing über den HTML-Code wegen der Größe und der Komplexität der Webseiten an seine Grenzen stieß, wurde der Inhalt der Webseiten (=Content) durch ein Contentmanagementsystem bereitgestellt. Dabei werden die Informationen nicht mehr in statischen Dateien gefangen, sondern können durch Ihre Trennung von der Struktur der Webseite medienneutral wieder verwendet werden. Es werden hier also keine fertigen HTML-Dokumente, sondern nur die einzelnen Bestandteile einer Webseite separat gespeichert.[7] Daher wird das CM auch als Web-Content-Management bzw. Enterprise-Content-Managment bezeichnet.

[...]


[1] Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 1.

[2] Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S. 14-15.

[3] Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 2-3.

[4] Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, 1999, S. 284.

[5] Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 5-7.

[6] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, 1999, S. 5.

[7] Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S. 28/29.

Ende der Leseprobe aus 17 Seiten

Details

Titel
Dokumentenmanagementsystemen und deren Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen
Hochschule
Fachhochschule Braunschweig / Wolfenbüttel; Standort Wolfenbüttel  (Fachbereich Gesundheitswesen)
Veranstaltung
Betriebliche Informationsverarbeitung
Note
1,0
Autor
Jahr
2004
Seiten
17
Katalognummer
V57997
ISBN (eBook)
9783638523004
Dateigröße
544 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Dokumentenmanagementsystemen, Einsatzmöglichkeiten, Krankenkassen, Betriebliche, Informationsverarbeitung
Arbeit zitieren
Christian Hagedorn (Autor), 2004, Dokumentenmanagementsystemen und deren Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/57997

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