Wirtschaft und Verwaltung werden zunehmend komplexer. Die Menge an Informationen steigt unaufhaltsam an und in gleichem Maße nimmt ihre gezielte Verfügbarkeit ab. So sagte bereits Wernher von Braun: „Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.“ Nichts liegt dem Verfasser ferner als einem Raumfahrtpionier zu widersprechen. Mittlerweile gibt es aber Mittel und Wege der viel zitierten „Informationsflut“ Herr zu werden und sie in geordnete Bahnen zu lenken. Die zentrale Rolle spielt hier das Dokumentenmanagement (=DM), das sich im Laufe der Zeit von eher kundenspezifischen Projekten zu einer Standardsoftware entwickelt hat und damit bezahlbar geworden ist. Gerade auf dem wettbewerbsorientierten Markt der Krankenkassen wird die Brisanz eines solchen Systems deutlich. Es gilt hier die immer größer werdenden Informationsmengen zu bewältigen, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen, zu begründen und zu dokumentieren. Weiterhin müssen all diese Prozesse unter Kostengesichtspunkten betrachtet werden, da es schließlich um Versichertengelder geht. Lassen sich also technische und wirtschaftliche Aspekte in einer Datenverarbeitung mittels Dokumentenmanagement vereinen, so wird dies zu einem wesentlichen Wettbewerbsfaktor und unterstützt eine hohe Kundenbindung. Daher soll diese Arbeit dem Leser Anforderungen und Strukturen eines modernen Dokumentenmanagements nahe bringen und die praktischen Einsatzmöglichkeiten eines solchen Systems bei einer Krankenkasse darstellen. Die Anknüpfungspunkte zur Praxis erfolgen dabei über die derzeitige Einführung einer elektronischen Arbeitgeberakte beim Arbeitgeber des Verfassers. Die gewonnenen Erkenntnisse werden im Fazit aufgegriffen und es wird ein Ausblick auf die weitere Entwicklung auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements gegeben.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Begriffsabgrenzung
2.1 Dokumentenmanagement
2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements
2.3 Benachbarte Gebiete
3 Grundstruktur eines DM-Systems
3.1 Erscheinungsformen von Dokumenten
3.2 Funktionsbereiche eines Dokumentenmanagementsystems
3.2.1 Der Funktionsbereich Eingabe
3.2.2 Der Funktionsbereich Ablage
3.2.3 Der Funktionsbereich Ausgabe und Administration
3.3 Anforderungen an ein DM-System
4 Chancen und Risiken beim Dokumentenmanagement
5 Einbindung in den rechtlichen Rahmen
6 Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen
7 Fazit
Zielsetzung und Themen
Die Arbeit untersucht die Relevanz und den praktischen Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) im administrativen Umfeld, mit besonderem Fokus auf die Branche der gesetzlichen Krankenkassen. Ziel ist es, Anforderungen an die Systemstruktur darzulegen und aufzuzeigen, wie durch eine effiziente Informationsverwaltung Wettbewerbsvorteile erzielt und Verwaltungsprozesse optimiert werden können.
- Struktureller Aufbau und Funktionsbereiche eines DMS
- Abgrenzung zu verwandten Gebieten wie Content- und Wissensmanagement
- Analyse wirtschaftlicher Chancen und technischer Risiken
- Rechtliche Anforderungen an die digitale Archivierung und Revisionssicherheit
- Praktische Anwendungsfelder bei Krankenkassen (z.B. elektronische Arbeitgeberakte)
Auszug aus dem Buch
3.1 Erscheinungsformen von Dokumenten
Bei Krankenkassen kommen die zu archivierenden Dokumente üblicherweise in Papierform, verstärkt aber auch in Form digitaler Dokumente und Objekte vor. Die Papierdokumente müssen dabei durch das Einscannen in eine dem System bekannte Form überführt werden. Man unterscheidet hier zwei unterschiedliche Erscheinungsformen von Dokumenten. Die sog. NCI-Dokumente sind gescannte Papierdokumente, die lediglich ein fotografisches Abbild des Dokumenteninhalts repräsentieren. Sie erlangen erst durch die Interpretation des Anwenders einen Sinn und benötigen meist einen großen Speicherbedarf. Solche auch als Rasterbilder bezeichneten Dokumente lassen sich durch Herabsetzung der Auflösung leicht reduzieren und werden häufig als sog. Image im TIFF-Format abgespeichert.
Durch die Bearbeitung eines NCI-Dokumentes mit einer Schrifterkennungssoftware wie OCR, oder mit einem automatisierten Verfahren wie der ICR, lassen sich diese in kodierte Informationen umwandeln. Solche als CI-Dokumente bezeichneten Dokumente können in der Struktur der Information z.B. in Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen weiter bearbeitet werden. Es handelt sich dabei meist um ebenfalls am Rechner erstellte oder als Bericht erzeugte Dokumente, die vom Rechner leicht interpretiert und weiterverarbeitet werden können.
Der Nachteil liegt hier darin, dass eine längere Aufbewahrung in kodierter Form das jahrelange Mitführen der entsprechenden Software in der jeweiligen Erstellungsversion verlangt. Es macht daher häufig Sinn, im Lebenszyklus eines Dokumentes z.B. für die Langzeitarchivierung oder für eine weitere Bearbeitung eine Wandlung von CI- in NCI-Dokumente und umgekehrt vorzunehmen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die zunehmende Komplexität der Informationsflut in Wirtschaft und Verwaltung und führt das Dokumentenmanagement als Lösungsansatz zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ein.
2 Begriffsabgrenzung: Dieses Kapitel definiert den Dokumentbegriff, beleuchtet die Entwicklung des Dokumentenmanagements und grenzt es von benachbarten Disziplinen wie Content- und Wissensmanagement ab.
3 Grundstruktur eines DM-Systems: Hier werden die technischen Erscheinungsformen von Dokumenten, die zentralen Funktionsbereiche (Eingabe, Ablage, Ausgabe/Administration) sowie die spezifischen Anforderungen an ein DMS erörtert.
4 Chancen und Risiken beim Dokumentenmanagement: Dieser Abschnitt analysiert die ökonomischen Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis sowie die potenziellen Risiken, insbesondere in Bezug auf Inkompatibilitäten und die notwendige Organisationsanpassung.
5 Einbindung in den rechtlichen Rahmen: Das Kapitel behandelt die juristischen Anforderungen, insbesondere zur Revisionssicherheit und Aufbewahrung von Unterlagen im Kontext des Sozialgesetzbuches.
6 Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen: Hier werden konkrete Anwendungsbeispiele, wie die elektronische Arbeitgeberakte und der Einsatz von Massensignaturen, innerhalb des Krankenkassensektors diskutiert.
7 Fazit: Das Fazit fasst die Ergebnisse zusammen und prognostiziert, dass Dokumentenmanagementsysteme aufgrund ihrer zentralen Rolle bei der Informationsverwaltung zu einer Standardanwendung für Krankenkassen werden.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, DMS, Krankenkassen, Archivierung, NCI-Dokumente, CI-Dokumente, Revisionssicherheit, Prozessoptimierung, Informationsflut, Workflowsystem, elektronische Arbeitgeberakte, IT-Infrastruktur, Wissensmanagement, Datensicherheit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und deren konkretem Einsatz sowie Nutzen für gesetzliche Krankenkassen.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Die zentralen Felder sind die technische Grundstruktur eines DMS, die Abgrenzung zu verwandten Systemen, die Analyse der wirtschaftlichen Chancen und Risiken sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen der Archivierung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, dem Leser die Anforderungen und Strukturen eines modernen Dokumentenmanagements näherzubringen und aufzuzeigen, wie Krankenkassen durch diese Systeme Verwaltungsprozesse optimieren können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturrecherche und der Analyse von Prozessstrukturen, ergänzt durch praktische Erkenntnisse aus der Einführung einer elektronischen Arbeitgeberakte.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Definition von Dokumentenmanagement, die Erläuterung der technischen Funktionsbereiche, die Abwägung von Nutzen und Risiken sowie die Einbettung in juristische Vorschriften.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Kernbegriffe sind Dokumentenmanagement, Revisionssicherheit, Archivierung, Prozessoptimierung und Digitalisierung im Kontext von Krankenkassen.
Was unterscheidet NCI- von CI-Dokumenten in einem DMS?
NCI-Dokumente sind lediglich bildliche Abbilder (Rasterbilder), während CI-Dokumente kodierte, vom Rechner interpretierbare und weiterverarbeitbare Informationen enthalten.
Warum ist die rechtliche Einbindung für Krankenkassen so wichtig?
Da Krankenkassen mit sensiblen Sozialdaten arbeiten, ist die Einhaltung der Revisionssicherheit und die gesetzliche Ordnungsmäßigkeit bei der digitalen Archivierung zwingend erforderlich.
- Quote paper
- Christian Hagedorn (Author), 2004, Dokumentenmanagementsystemen und deren Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/57997
