Wer kennt das nicht? Im Büro geht mal wieder alles drunter und drüber, das Telefon steht nicht still und der Posteingang ist überfüllt mit Emails, die Sie unbedingt beantworten müssen. Der Chef bittet Sie, ihm noch schnell für das Meeting, das in 15 Minuten beginnen soll, einige wichtige Unterlagen zusammenzustellen…
Sie stellen sehr schnell fest, dass sie dies bis zum eigentlichen Feierabend nicht schaffen werden und beschließen, wieder einmal Überstunden zu machen.
Doch Sie sollten sich fragen, ob das wirklich eine Lösung des Problems ist?
Unstrukturiertes Arbeiten, Verschwendung und komplizierte Prozessabläufe sind meist die Ursache für solche Missstände in den Büros. Effizienz ist hier meist noch ein Fremdwort. Eine der Folgen einer solchen Ineffizienz sind ....
Dieses Buch soll den Kollegen und Kolleginnen aus den administrativen Bereichen, Wege aufzuzeigen, wie Sie Verschwendung erkennen und ihre Arbeit effizienter gestalten können. Im ersten Teil des Buches wird der Begriff "Kaizen" erläutert und die Grundlagen dieses Management-Konzept vermittelt.
Im zweiten Teil wird dem Lesern eine spezielle "Kaizen-Methode" (Office Excellence) zur Effizienzsteigerung und zur Eliminierung von Verschwendung vorgestellt. In einer theoretischen Ausarbeitung zur Einführung von „Kaizen“ im Bürobereich der Firma „x“ werden die ersten 4-Stufen zur Einführung anhand von Beispielen aus einem Pilotbereich schrittweise dargestellt.... Der Schlussteil beinhaltet einen Ausblick in Richtung "Best in Class" und ein Fazit zur Thematik „Kaizen“.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Ziel, Aufbau und Inhalt der Arbeit
2 Begriffsbestimmung
3 Grundlagen von Kaizen
3.1 Prozessorientierung
3.2 Kundenorientierung
3.3 Mitarbeiterorientierung
4 Methode zur Einführung von „Kaizen“ im Bürobereich
4.1 Das 6-Level-Modell
4.2 4-Stufen zur Effizienzsteigerung im Büro
5 Ausblick in Richtung „Best in Class“
6 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Abschlussarbeit zielt darauf ab, Mitarbeitern in administrativen Bereichen praxiserprobte Wege aufzuzeigen, wie Verschwendung identifiziert und die eigene Arbeit durch das Management-Konzept Kaizen effizienter gestaltet werden kann, um so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.
- Grundlagen des japanischen Management-Konzepts Kaizen
- Prozess-, Kunden- und Mitarbeiterorientierung in der Verwaltung
- Das 6-Level-Modell zur Steigerung der Büroeffizienz
- Praktische Implementierung mittels der 4-Stufen-Methode im Pilotbereich
- Vermeidung von Zeitverlusten durch eine optimierte Selbstorganisation
Auszug aus dem Buch
1.1 Problemstellung
Wer kennt das nicht? Im Büro geht mal wieder alles drunter und drüber, das Telefon steht nicht still und der Posteingang ist überfüllt mit Emails, die Sie unbedingt beantworten müssen. Der Chef bittet Sie, ihm noch schnell für das Meeting, das in 15 Minuten beginnen soll, einige wichtige Unterlagen zusammenzustellen. Das wäre auch normalerweise kein Problem, doch die Kollegin Frau XY hat Urlaub und Sie haben keine Ahnung wo das Dokument zu finden ist.
Wurde ein Ausdruck von Frau XY in einem der vielen Ordner abgelegt, oder hat sie vielleicht das Dokument auf ihrem privaten Laufwerk im PC abgespeichert? Da Sie auf das Laufwerk von Frau XY leider keinen Zugriff haben, beschließen Sie erst einmal die Ablagefächer und die Ordner auf dem Schreibtisch der Kollegin zu durchsuchen. Eigentlich müssten Sie längst selbst in einem Meeting sein, doch die lange Suche nach diesem wichtigen Dokument hält Sie auf.
Sie bitten Frau AB darum, Ihnen zu helfen, doch diese sagt Ihnen, sie hätte selbst genug zu tun und außerdem sei sie dafür nicht zuständig. Und zu allem Überfluss kommt der Chef und sagt Ihnen, nach 10 Minuten vergeblicher Suche, das er das Dokument doch schon hat, weil die liebe Kollegin ihm die Unterlagen noch vor ihrem Urlaub zusammengestellt hatte. Hätten Sie diese Information nur gehabt, dann müssten Sie nicht mit einer Verspätung von 15 Minuten in ein Meeting gehen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die ineffizienten Alltagsprobleme in einem Büro und definiert das Ziel, durch Kaizen Verschwendung zu eliminieren.
2 Begriffsbestimmung: Dieses Kapitel erläutert den Begriff Kaizen als Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung in kleinen Schritten unter Einbeziehung aller Mitarbeiter.
3 Grundlagen von Kaizen: Es werden die zentralen Säulen Prozess-, Kunden- und Mitarbeiterorientierung definiert, die für eine erfolgreiche Anwendung der Kaizen-Philosophie unerlässlich sind.
4 Methode zur Einführung von „Kaizen“ im Bürobereich: Das Kapitel stellt das 6-Level-Modell sowie einen konkreten 4-Stufen-Plan für die schrittweise Einführung in einem Pilotbereich vor.
5 Ausblick in Richtung „Best in Class“: Hier wird der langfristige Anspruch thematisiert, sich durch das Erreichen von Level 6 am globalen Wettbewerb zu orientieren.
6 Fazit: Das Fazit resümiert, dass Kaizen kein schnelles Mittel ist, sondern ausdauerndes Engagement erfordert, um nachhaltig Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Schlüsselwörter
Kaizen, Büroeffizienz, Prozessorientierung, Kundenorientierung, Mitarbeiterorientierung, Verschwendung, 6-Level-Modell, 5A-Aktion, Prozessmapping, Selbstorganisation, Arbeitsabläufe, kontinuierliche Verbesserung, Best in Class, Effizienzsteigerung, Qualitätsmanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Anwendung des Kaizen-Konzepts zur Steigerung der Arbeitseffizienz im administrativen Bereich eines Zigarettenherstellers.
Welches ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel besteht darin, den Kollegen aufzuzeigen, wie durch systematisches Erkennen von Verschwendung und Prozessoptimierung die tägliche Büroarbeit effizienter gestaltet werden kann.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind die theoretischen Grundlagen von Kaizen sowie die praktische Anwendung durch Modelle wie das 6-Level-Modell zur Optimierung von Büroprozessen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine theoretische Ausarbeitung mit schrittweiser Darstellung der Einführung von Kaizen anhand von Erfahrungen und Beobachtungen in einem Pilotbereich kombiniert.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil behandelt die theoretischen Grundlagen, die spezifische 6-Level-Methode zur Effizienzsteigerung und den 4-Stufen-Umsetzungsplan für die Praxis.
Durch welche Schlüsselwörter wird die Arbeit charakterisiert?
Die Arbeit lässt sich durch Begriffe wie Kaizen, Prozessorientierung, Verschwendung, 6-Level-Modell und Büroeffizienz charakterisieren.
Warum wurde ein Pilotbereich für die Einführung gewählt?
Die Auswahl eines Pilotbereichs ermöglicht es, die Kaizen-Methoden praxisnah zu testen, Erfahrungen zu sammeln und erste Erfolge für die spätere Ausrollung auf andere Abteilungen zu erzielen.
Welche Rolle spielt der Kaizen-Beauftragte?
Der Kaizen-Beauftragte fungiert als Anlaufstelle, treibt den Veränderungsprozess ohne Druck voran und dokumentiert Fortschritte visuell, um die Mitarbeitermotivation hochzuhalten.
Was bedeutet "Auf Schatzsuche gehen" im Kontext dieser Arbeit?
Dieser Begriff steht für das motivierte Suchen nach Verschwendungen und Fehlern am Arbeitsplatz, um diese gemeinsam mit den Vorgesetzten proaktiv zu verbessern.
- Quote paper
- Birgit Prinz (Author), 2006, Einführung von Kaizen im Bürobereich eines Zigarettenherstellers, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/58082
