Projektmanagement BMW

Inhaltsverzeichnis

1 Hinführung zum Thema

2 Ziel und Aufbau der Arbeit

3 Einführung Projektmanagement
3.1 Verschiedene Rollen innerhalb eines Projektes
3.2 Phasen des Projektmanagements

4 Instrumente des Projektmanagements

5 BMW SIM-Live Event

6 Instrumente des Projektmanagements bei BMW SIM-Live-Event

7 Fazit

8 Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1- Phasen des Projektmanagements

Abbildung 2- Personenanzahl im Projektteam

Abkürzungsverzeichnis

BMW – Bayrische Motorenwerke

TDR - Transferdokumentationsreport

1.Einführung ins Thema

Jeder kennt die Situation. Man wird eiskalt ins kalte Wasser geworfen und soll eine Aufgabe erledigen von der man nicht weiß, wie man diese zu erledigen hat, da man sie vorher noch nie gemacht hat. Diese Aufgabe bereitet einem Kopfzerbrechen und man weiß nicht in welche Richtung es gehen wird. Man grübelt und ist sich unsicher, ob man diese Aufgabe überhaupt meistern kann und stellt sich natürlich die Frage, wie kann ich diese Aufgabe lösen? Einige setzten ihren Plan direkt in die Tat um, andere warten ab und suchen nach Herangehensweisen und wieder andere wissen gar nicht wo sie anfangen sollen. Ähnlich verhält es sich im Projektmanagement, man braucht einen klar definierten und strukturierten Plan um eine Aufgabe, oder im Projektmanagement ein Projekt zu lösen. Projektmanagement ist ein sehr komplexes Thema, welches sich jedoch mit ein paar einfachen Regeln und Vorgehensweisen einfacher bearbeiten lässt. Viele denken, dass sie nicht viel mit Projektmanagement in ihrem Leben zu tun haben werden. Dies ist grundlegend falsch! Jeder hat verschiedene Projekte zu erledigen, viele davon befinden sich auch im Alltag, werden jedoch nicht als Projekt immer direkt interpretiert und aufgefasst. Kein Projekt geht reibungslos von der Hand, denn immer treten irgendwo ganz unerwartet Probleme auf. Im Eventmanagement gilt es auch viele Projekte zu managen und benötigt daher auch einige Instrumente, die dies vereinfachen. Wenn man einen Blick in die Geschichte wirft und all die herausragenden, meisterhaften Bauwerke sich anschaut, erkennt man, dass zu einem erfolgreichen Projekt mehr als nur standardisierte Werke gehören. Dies ist nicht schlimm, wenn man weiß, wie man rechtzeitig gegensteuern und eingreifen muss.

Die italienische Formel 1 Legende Mario Andretti sagte einst: „If things seem under control, you are not going fast enough. ¹ Dieses Zitat ist ein guter Beleg dafür, dass Projekte nie geradlinig ohne jegliche Schwierigkeiten verlaufen, man nie still stehen sollte in einem Projekt und jederzeit etwas Unerwartetes auf einen zukommen kann.

2. Ziel und Aufbau der Arbeit

Ziel dieser TDRs ist es einen gesamtheitlichen Überblick über das Projektmanagement zu geben, die Instrumente der Eventplanung näher zu erläutern und einen Transfer zwischen den Instrumenten der Eventplanung zu geben, beziehungsweise, wie die Instrumente der Eventplanung bei dem BMW SIM-Live Event angewandt wurden.

Es sollen theoretische Ansätze des Projektmanagements auf den Praxisbezogenen Event von BMW angewandt werden.

Der Aufbau des TDRs lässt sich anhand der Gliederung entnehmen.

3. Einführung Projektmanagement

Um einen Überblick über das Projektmanagement zu erlangen eignet sich eine Definition, welche beschreibt, was Projekte sind: „Projekte sind komplexe Aufgaben, für deren Lösung die Mitwirkung von Menschen aus verschiedenen Fachdisziplinen erforderlich ist. Für ein Projekt stehen nur begrenzt Zeit sowie begrenzte personelle und finanzielle Mittel zur Verfügung.“²

Nach dem Wissen über Projekte stellt sich die Frage, was Projektmanagement ist und wie es direkt mit einem Projekt zusammenhängt?

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation,- techniken,- und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes.“³ Verständlicher ausgedrückt ist Projektmanagement eine Art Führungssystem, das mithilfe von bestimmten Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrumenten sicher stellen soll, das die richtigen Projekte ausgewählt und effizient bearbeitet werden. Was kennzeichnet also ein Projekt? Ein Projekt beinhaltet folgende Kriterien und ist durch diese gekennzeichnet: Die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, eine klar definierte Zielvorgabe, eine zeitliche, finanzielle, personelle, oder andere Begrenzung, eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation. Sind all diese Merkmale gegeben, spricht man von einem Projekt.⁴ Um erfolgreiches Projektmanagement anwenden zu können stellt sich jedoch anfangs die einfache Frage, wie Projekte überhaupt zustande kommen?

Auslöser für Projekte sind oftmals gesetzliche oder tarifliche Änderungen, Marktveränderungen, veränderte Kundenanforderungen, Entscheidungen in Geschäftsführer- oder Bereichsleitersitzungen oder einfach ein Veränderungsgedanke bestimmter Leute im Unternehmen.⁵

Projektmanagement lässt sich in viele verschiedene Kategorien einteilen, dazu gehören das Qualitätsmanagement, Personalmanagement, Zeitmanagement, Kommunikationsmanagement, Risikomanagement, Beschaffungsmanagement, Integrationsmanagement, Projektmanagementstandards und die agilen Methoden.⁶

3.1 Verschiedene Rollen innerhalb eines Projektes

Zusätzlich gibt es verschiedene Rollen im Projektmanagement, welche zu besetzen sind. Die wichtigsten sind der Auftraggeber, der Projektleiter, die Projektmitarbeiter und der Lenkungsausschuss. Grundsätzlich gilt Folgendes in der Projektorganisation: so klein wie möglich und nur so groß wie nötig: „Je schlanker die Projektorganisation ist, desto größer sind die Erfolgschancen für ihr Projekt.“⁷

Der Auftraggeber

Der Auftraggeber sollte sich darum kümmern, einen geeigneten Projektleiter zu ernennen. Zudem sollte er das Projekt beantragen und aufsetzen, den Projektantrag erarbeiten und alle Abteilungen, welche im Projekt miteinbezogen werden, identifizieren und angemessen in das Projekt eingliedern.⁸

Der Projektleiter

„Ein Projektleiter ist eine Führungskraft unter erschwerten Bedingungen“⁹ Diese Beschreibung sagt klar aus, das die Aufgabe des Projektleiters keineswegs einfach einzuschätzen ist.

Ein Projektleiter sollte mit knappen Ressourcen für die herausfordernde Problemstellung neue Lösungswege finden und dafür wichtige Entscheidungen treffen und herbeiführen. Dies bedeutet, der Druck ist über den Zeitraum des Projektes sehr hoch für den Projektleiter. Der Projektleiter erhält volle Verantwortung für das Projekt und das dadurch benötigte Projektbudget über dessen Verwendung dieser selbstständig entscheidet.¹⁰

Projektmitarbeiter

Projektmitarbeiter haben im Rahmen eines Projektes folgende Aufgaben zu übernehmen: Arbeitsfortschritt in dem Projektleiter melden ( in regelmäßigen Abständen), Arbeitspakete zeit-, kosten- und fachgerecht fertigstellen, den Projektleiter zeitnah über mögliche Risiken informieren, die Abstimmungen mit Teamkollegen und Projektleiter treffen, zu fachlichen auch administrative Aufgaben übernehmen und Zeit zur Bearbeitung einplanen.¹¹

Lenkungsausschuss

Ein Lenkungsausschuss ist nicht zwingend, jedoch sollte vor Projektstart klar definiert sein, ob er benötigt wird. Der Projektleiter hat die Führungsaufgabe, dies ist vom Lenkungsausschuss zu akzeptieren. Der Lenkungsausschuss hat die Aufgabe, das Projekt aus einer Managementbetrachtungsweise zu sehen und dementsprechend zu beraten. Oftmals wird ein Lenkungsausschuss wie folgt zusammengesetzt:

- Leiter der Abteilungen, welche von Projektergebnissen betroffen sind
- Leiter der maßgeblich an der Durchführung und Umsetzung beteiligten Abteilungen
- Auftraggeber¹²

3.2 Phasen des Projektmanagements

Der Projektverlauf im Projektmanagement lässt sich in vier verschiedene Phasen einteilen. Dabei ist die erste Phase die Definitionsphase. In dieser wird versucht, sich einen klaren Überblick zu verschaffen, was mit dem anstehenden Projekt erreicht werden möchte, welche Auswirkungen das Projekt auf das Unternehmen haben kann, welch Kosten anfallen werden und ob es wirtschaftlich ist.

Die zweite Phase nennt man die Planungsphase. In dieser Phase wird, wie der Name verrät, detaillierte Auftrags- und Zielklärung betrieben, hier findet die eigentliche Projektarbeit statt. Die dritte Phase ist die sogenannte Realisierungsphase. In dieser Phase geht es um die Umsetzung der Projektpläne. Im Zentrum stehen hierbei die laufenden Termin, - Kosten – und Leistungskontrollen. Hierbei ist in der Realisierungsphase die Kommunikation und Information mit dem Projektleiter am intensivsten. In der letzten Phase, der Projektdokumentation (Abschlussphase), wird der Projektverlauf nach Erfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten bewertet daraus ergibt sich der vom Projektleiter erstellte Abschlussbericht.¹³ Die folgende Grafik veranschaulicht die Phasen des Projektmanagements noch einmal:

Abbildung 1: Phasen des Projektmanagements

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten¹⁴

In der Theorie stellen sich die vier genannten und beschriebenen Phasen als wirkungsvoll dar, in der Praxis jedoch kreiert sich automatisch eine fünfte Phase, die Betriebsphase. In dieser zeigt sich, dass trotz den Projektabschlusses der Projektleiter noch anstehende und auftauchende Probleme gelöst werden müssen und Nachbesserungen erforderlich sind.¹⁵

4. Instrumente der Eventplanung

„Die wichtigsten Bestandteile der Projektplanung sind die Ablauf- und Terminplanung, die Meilensteinplanung sowie die Ressourcen- und Kostenplanung.“¹⁶

Projektskizze:

Eines der wichtigsten Instrumente der Eventplanung für die Auftragsklärung stellt die Projektskizze dar. Diese geht stark ins Detail, ersetzt jedoch keine Projektplanung. Sie bietet sich aufgrund des kleines Erstellungsaufwandes bereits bei kleinen Projekten an.

„Die Arbeit mit der Projektskizze stellt sicher, dass alle wesentlichen Aspekte der Auftrags- und Zielerklärung angesprochen werden.“¹⁷ Dies sagt klar aus, dass die Projektskizze einen Gesamtüberblick über das bevorstehende Projekt liefern soll und dem Projektleiter wird durch die Projektskizze bewusst, welche personellen und finanziellen Aufwendungen dahinterstecken und welche Voraussetzungen noch geschaffen werden müssen.

Projektleitfaden/Praxishandbuch:

Der Projektleitfaden wird oftmals auch als Praxishandbuch betitelt und ist für alle Projektbeteiligten jederzeit einsehbar. Dieser schafft damit Transparenz und einen einheitlichen Informationsstand. In der „Definitionsphase“ dient er zur Auftrags- und Zielerklärung. Der Auftrag wird kurz beschrieben und die zu erreichenden Ziele festgelegt. Dabei sind folgende Daten relevant: das konkrete Thema, Bekanntheit entscheidender Daten und Fakten, Chancen und Risiken.

In der Entscheidungs- und Planungsphase dient der Projektleitfaden als Planungsinstrument: „Der Projektleitfaden zwingt den Projektleiter zur Erstellung eines Projektplans und führt ihn dabei zu den wesentlichen Planungsaspekten wie Termin,- Kosten,-Ressourcenplanung und Aufgabenplanung.“¹⁸

Der Projektleitfaden stellt sicher, dass eine bewusste Entscheidung für oder gegen ein Projekt getroffen wird, die geschieht anhand wirtschaftlicher und nicht-wirtschaftlicher Erwägungen. Als Dokumentationsinstrument schafft der Projektleitfaden eine gewissen Verbindlichkeit. Die schriftliche Verbindlichkeit über die Dokumentation des Leitfadens stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten über die gleichen Informationen verfügen. Dies dient der frühzeitigen Fehlerinterpretation und der möglich auftretenden Missverständnisse. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Projektleitfaden zur Orientierung alle Beteiligten zählt.

[...]

¹ Mario Andretti

² Olfert (2010), Projektmanagement, Kiehl Verlag, 7. Auflage, S. 63

³ Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley-VCH Verlag, S. 22

⁴ Vgl. Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley-VCH Verlag, S.20

⁵ Vgl. Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley-VCH Verlag, S.22

⁶ Vgl. Wöhe (Wöhe), Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Vahlen Verlag, 26. Auflage S. 339 ff.

⁷ Drees/Lang/Schöpf (2014), Praxisleitfaden Projektmanagement, Hanser Verlag, 2. Auflage, S. 13

⁸ Drees/Lang/Schöpf (2014), Praxisleitfaden Projektmanagement, Hanser-Verlag, 2. Auflage, S.15f

⁹ Drees/Lang/Schöpf (2014), Praxisleitfaden Projektmanagement, Hanser Verlag, 2. Auflage, S.16

¹⁰ Vgl. Drees/Lang/Schöpf (2014), Praxisleitfaden Projektmanagement, Hanser Verlag, 2. Auflage, S.16ff

¹¹ Vgl. Drees/Lang/Schöpf (2014), Praxisleitfaden Projektmanagement, Hanser Verlag, 2. Auflage, S.20ff

¹² Vgl. Drees/Lang/Schöpf (2014), Praxisleitfaden Projektmanagement, Hanser Verlag, 2. Auflage, S.23ff

¹³ Vgl. Olfert (2010), Projektmanagement, Kiehl Verlag, 7. Auflage, S. 177ff.

¹⁴ http://slideplayer.org/slide/210316/1/images/6/Phasen+des+Projektmanagements.jpg

¹⁵ Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley-VCH Verlag, S. 29ff

¹⁶ Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley VCH-Verlag, S. 125

¹⁷ Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley VCH Verlag, S.110

¹⁸ Kosel/ Weißenrieder (2007), Projekte sicher managen, Wiley VCH Verlag, S.113