Enterprise Content Management inkl. Präsentation

Inhalt

Abkürzungsverzeichnis

1. Einführung

2. Was ist ECM?

3. Die Komponenten des ECM
3.1 Erfassung (Capture)
3.2 Verwaltung (Manage)
3.3 Speicherung (Store)
3.4 Bewahrung (Preserve)
3.5 Ausgabe (Deliver)

4. Einsatzgebiete des ECM

5. Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einführung

Viele Unternehmen schließen heutzutage den Begriff des Enterprise Content Management in Ihr Maketingvokabular ein.¹)

Man muss sich einfach vorstellen, dass in einigen Unternehmen allgemeine Unterlagen in verschiedenen Formaten vorliegen, wie z.B. E-Mails, Präsentationen oder auch eingescannte Dokumente und Bilder.

Wie kann man es jetzt schaffen, dass die Mitarbeiter dieser Firma zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort auf die wichtigen Dokument zugreifen können?

Laut einer Studie von Sieber & Partners sehen 80% der Manager das Problem im erschwerten Zugang zu Informationen.²)

Und genau jetzt kommt das Enterprise Content Management ins Spiel.

2. Was ist ECM)?

Das Enterprise Content Management soll diese unstrukturierten Daten in eine strukturierte Form bringen und den Mitarbeitern des Unternehmens diese relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.³

Es soll zusätzlich unterbunden werden, dass Unterlagen in verschiedenen Versionen vorliegen.

Eine Schwierigkeit besteht aber, wenn die Unterlagen z.B. in Scanform, Handschriftform (z.B. Geschäftsbriefe) vorliegen.

Diese Unterlagen müssen nun zusammengeführt werden.

Man kann diese so genannten Contents in folgende Formen unterteilen: strukturierter Content: z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank schwach strukturierter Content: sind Daten, die zwar schon Layout und Meta-Daten enthalten, aber noch nicht einheitlich strukturiert wurden. Hier kann man beispielsweise Textdateien aufzählen, in denen sich die Meta-Daten innerhalb des Textes verstecken und nicht strukturiert aufgelistet werden.

unstrukturierter Content: Daten, bei denen keine Trennung zwischen Inhalt, Layout und Meta-Daten enthalten, wie z.B. Bilder, Videos, Sprachaufzeichnungen.

Unter den oben genannten Meta-Daten sind die Informationsdaten gemeint, die man beispielsweise benötigt, um die Daten zu einem späteren Zeitpunkt mittels einer Suchmaschine wieder zu finden.

Also versteht man unter dem Begriff Content immer einen Inhalt mit den zugehörigen Meta-Informationen.

Diese Lösung mit Hilfe eine Enterprise Content Management ist heutzutage für die Unternehmen immer wichtiger, da das Volumen der Datenbestände ständig ansteigt. Hierzu gibt es die einzelnen Komponenten des Enterprise Content Management.

3. Die Komponenten des ECM

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: AIIM Modell für Enterprise Content Management⁴)

Das Enterprise Content Management besteht aus einigen Komponenten.

In diesem Bild ist das Zusammenspiel dieser Komponenten des Enterprise Content Management zu erkennen.

In den folgenden Seiten wird auf dieses Zusammenspiel im Einzelnen näher eingegangen.

3.1 Erfassung (Capture)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Capture⁵)

Da, wie schon vorhin angesprochen, die Daten in verschiedenen Formaten vorhanden sind, müssen diese erst einmal indexiert, kategorisiert und eventuell in ein bestimmtes Format umgewandelt werden.

Wir sehen hier mehrere Arten der Erfassung von Daten.

Es gibt die von Menschenhand kreierten Daten, wie z.B. die Office Daten, Einträge in Formulare, Microfilmdaten. Besonders interessant sind die Rich Media Daten. In diesem Format werden Daten abgespeichert, welche Texte, Audio und z.B. Videodaten enthalten.

Dann gibt es die Erkennungstechnologien also die Recognition welche in folgende Arten unterschieden werden können:

OCR⁶) steht z.B. für Optical Character Recognition und erkennt Maschinengeschriebene Texte. Will man nun handschriftlich geschriebene Texte

erkennen, muss man auf die HCR⁷) oder ICR⁸) Methode ausweichen, wobei die ICR Methode, also Intelligent Character Recognition die momentan ausgereifteste Methode ist.

Des Weiteren gibt es noch die vom Programm selbst erstellten Daten. Beispielsweise kann ein Programm einen Bestellschein selber erstellen, wenn es erkennt, dass die Lagerbestände leer sind. Aber auch Rechnungen werde in der heutigen Zeit mittels Datenverarbeitungssysteme automatisch erstellt und beispielsweise via E-Mail zugestellt. Diese Form von Dokumentenerstellung nennt man Application created.

3.2 Verwaltung (Manage)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: ECM Manage⁹)

Die Manage-Komponente wird aus vielen einzelnen Komponenten gebildet. Dahaben wir das Document Management, die Collaboration Komponente, das Web Content Management, das Records Management und schließlich den Workflow oder das Business Process Management.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: ECM Document Management¹⁰)

Im Dokumentenmanagement wird das Dokument nicht nur als Papierstück, also Urkunde, so heißt es aus dem lateinischen übersetzt, gesehen, sondern ein Dokument in Document Management können auch Bilder, Videos usw., also alle digitalen Informationen sein.

Die wesentlichen Komponenten im Document Management ist das Checkin und Checkout, das Versionsmanagement, das Suchen und Navigieren und die Visualisierungen.

Mit dem Versionsmanagement wird den einzelnen Dokumenten eine Version zugeteilt um zu einem späteren Zeitpunkt die aktuellsten Versionen feststellen zu können.

Das Document Management kümmert sich auch um die Suche nach den Dokumenten bzw. die Navigation in den Dokumenten und schließlich um die optische Ausgabe, welche hier mit Visualisierung bezeichnet wird.

Dokumente können verschiedene Eigenschaften besitzen:

- physische Eigenschaften: Papier, Daten
- formale Eigenschaften: Gestaltung
- Ordnung: fachliche Zugehörigkeit
- Inhalt: inhaltlicher Bezug
- Charakter: Archivierungswürdigkeit, Rechtliche Aspekte
- Zeit: Datum der Erstellung, Verfallsdatum
- Erzeuger: Absender, Ersteller, Autor
- Nutzer: Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser¹¹)

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Abbildung 5: ECM Collaboration¹²)

Als nächster Punkt wird die Collaboration Komponente betrachtet.

Collaboration, auch Groupware genannt, bezeichnet das Zusammenspiel zwischen Soft und Hardware, um Gruppenarbeit zu ermöglichen.

Am meisten werden hier die Gruppen betrachtet, die räumlich getrennt voneinander arbeiten müssen.

Das Collaboration wird meist in 3 Komponenten aufgeteilt: Die Kommunikation, die Kooperation und die Koordination.

Unter der Kommunikation versteht man die Hilfsmittel, die eine Gruppe braucht, um miteinander zu kommunizieren. Unter diese Hilfsmittel fällt zum Beispiel die E-Mail, verschiedene Konferenzsysteme oder auch das Shared-Whiteboard, auf dem Benutzer getrennt voneinander zugreifen können.

Bei der Kooperation steht den Benutzern ein gemeinsamer virtueller Arbeitsplatz zur Verfügung, auf den Ergebnisse abgelegt und von den anderen genutzt werden können. Hierzu werden gemeinsame Datenbanken oder elektronischen Brainstorming unter anderem eingesetzt.

Die Koordinationskomponente setzt sich ein wenig von den anderen Komponenten ab, da sie die Kommunikation, sowie die Kooperation versucht zu verwalten. Hinter der Koordination steht meist ein Projektmanager, der die Teammitglieder koordiniert. Für die Koordination benötigt er z.B. einen Gruppen-Terminkalender oder einen Raum- und Gerätenutzungskalender.

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Abbildung 6: ECM Web Content Management¹³)

Als nächsten Punkt ist hier das Web-Content Management aufgeführt.

Mit diesem Managementsystem ist es möglich, dass Mitarbeiter einer Abteilung, die für sie relevanten Internetseiten selbst anpassen können.

Man muss also keine Internetagentur beauftragen, welche wertvolle Zeit und Kosten beansprucht.

Meist wird einmalig ein Layout festgelegt und die entsprechenden Mitarbeiter pflegen dann nur noch die Inhalte der Website.

Dies hat zum Vorteil, dass nicht jede Abteilung in einem Unternehmen ein anderes Layout der Webseite besitzt, sondern sich das Unternehmen mit einer einheitlichen Webseite präsentieren kann.

Auch im Web-Content-Management gibt es verschiedene Komponenten:

Asset Management: Die einzelnen Inhalte einer Website müssen in Ihre Bestandteile aufgeteilt werden. Diese Bestandteile sind beispielsweise Überschrift, Textteil und Grafik. So kann jeder Mitarbeiter einen Textteil, eine Tabelle oder Grafik in ein vorgefertigtes Formular eintragen und diese wird dann ohne jegliche Programmierkenntnisse auf die Website übertragen.

Workflow Komponente: Hier wird der Arbeitsablauf meist mittels ToDo-Listen realisiert. Als Bespiel kann vor der Veröffentlichung der Website, diese an den Vorgesetzten geschickt werden. Der Vorgesetzte kann dann der Veröffentlichung zustimmen oder sie ablehnen.

Benutzerverwaltung: In der Benutzerverwaltung können neue Benutzer oder Gruppen angelegt werden. Sie ist eng an die Zugriffverwaltung gekoppelt. Zugriffsverwaltung: Hier wird den Benutzern ein bestimmtes Zugriffsprofil zugeordnet, welches dann den Zugriff auf die einzelnen Inhalte darstellt. Sperrmechanismen ermöglichen ein paralleles Arbeiten. Export-/Importschnittstellen: Diese Schnittstellen ermöglichen den Datenaustausch verschiedener Programme. Genau dieser Austausch ist eine wichtige Komponente im Enterprise Content Management.

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Abbildung 7: ECM Records Management¹⁴)

Im vorletzten Bereich im des Managements kommen wir zum Records Management. Das Records-Management ist ein Verwaltungssystem, wie die Daten später aufbewahrt werden.

Es hat eine Ablagesystematik, Indiziert die Dokumente und verwaltet die Meta Informationen, damit die Daten anhand Suchbegriffe später wieder gefunden werden können und legt auch Aufbewahrungsfristen fest.

Es gibt zwei wichtige Standarts für des Record Management: Die ISO 15489 und die MoReq.

Die ISO 15489 ist in zwei Teile aufgebaut und legt fest, welche Dokumente erzeugt, welche Informationen in die Dokumente eingefügt werden müssen und welcher Genauigkeitsgrad erforderlich ist.

Der 2. Teil beschreibt die vorzugehenden Schritte bei der Einführung eines Record Management Systems.

Die MoReq beschreibt die funktionale Anforderung an ein Record Management System. Sie legt auch die Muss- und Sollkriterien fest und die Sicherheitskriterien wie z.B. Zugangsrechte und Sicherung der Daten.¹⁵)

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Abbildung 8: ECM Workflow¹⁶)

Als letzten Punkt sehen wir den Workflow oder das Business Process Management. Der Workflow, also übersetzt Arbeitsfluss, entsteht immer dann, wann man einen komplette Geschäftsprozess in einzelne Teile herunterbrechen kann.

Diese einzelnen Teile stehen in Abhängigkeit zueinander, also hat ein Workflow einen definierten Anfang und ein definiertes Ende.

Der Workflow soll die anfallende Arbeit einer Person koordinieren.

Das heißt ein Workflow hat bestimmt Routen, demnach muss z.B. eine Bestellung erst vom Chef genehmigt werden, dann kommt diese in den Einkauf, danach wird diese eventuell wieder verändert und muss zu einer weiteren Stelle zur Wiedervorlage.

Zum Schluss wird dieser Ablauf dann Protokolliert.

Die Protokollierung ist wichtig, um die Schritte des Arbeitsablaufes nachträglich im Einzelnen verfolgen zu können.

3.3 Speicherung (Store)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 9: ECM Store¹⁷)

Die Speicherung kann man sich vorstellen, wie ein temporärer Speicher. Hier werden die Daten abgespeichert, die nicht archivwürdig oder archivpflichtig sind. Die Komponenten, welche archivwürdig oder archivpflichtig sind werden im Anschluss erklärt.

Die Repositories sind die Speicherorte auf denen die Daten abgespeichert werden.

Hier werde beispielsweise Datensysteme, Datenbanken oder auch Data-Warehouses benutzt.

Die Libary Services sind die Technologien, mit denen auf die Daten zugegriffen wird. Zuerst wird nach den Daten gesucht, danach wird die Version kontrolliert, um auch die neuste Version zur Verfügung stellen zu können und im Anschluss wird ein Check In / Check Out vollzogen.

Ein wichtiger Punkt ist auch das Audit Trail. Man kann sich dieses wie ein Logfile vorstellen, in dem protokolliert wird, wann auf die Daten zugegriffen wurde und ob die Daten verändert wurden.

Es können je nach Anwendungsbereich verschiedene Technologien eingesetzt.

werden. Die SAN¹⁸) oder NAS¹⁹) Technologien sind Netzwerkspeicher, aber es können auch die geläufigeren Technologien, wie z.B. DVD´s, CD-Rom´s oder auch Raid²⁰) Systeme eingesetzt werden.

[...]

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¹⁾ vgl. BIT Business Information Technology: ECM - Enterprise-Content-Management, Teil I, online im Internet: URL: http://www.bitverlag.de/bitverlag/bit/bit-artikel/bit.asp?nr=9530 [Stand 20.06.2006]

²⁾ Vgl. Sieber & Partners AG: ECM Studie, 2004, S. 5

³⁾ ECM = Enterprise Content Management

⁴⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Komponenten.jpg [Stand 20.06.2006]

⁵⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Capture.jpg [Stand 20.06.2006]

⁶⁾ OCR = Optical Character Recognition

⁷⁾ HCR = Handwritten Character Recognition

⁸⁾ ICR = Intelligent Character Recognition

⁹⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Manage.jpg [Stand 20.06.2006]

¹⁰⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Document_Management.jpg [Stand 20.06.2006]

¹¹⁾ vgl. Kampffmeyer, U.: Dokumentenmanagement & Dokumenten-Technologien: URL: http://partner.coextant.com/website/project.nsf/RSDatumWWWScriptGraphics/A71498C470A04A12C12571300057EF26 [Stand 20.06.2006]

¹²⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Collaboration.jpg [Stand 20.06.2006]

¹³⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Web_Content_Management.jpg [Stand 20.06.2006]

¹⁴⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Records_Management.jpg [Stand 20.06.2006]

¹⁵⁾ vgl. Waldron, M.: MoReq - Brückenschlag zwischen „best practice“ für Records Management und E-Government /E- Business-Strategie: URL: http://www.project-consult.net/portal.asp?sr=277 [Stand 20.06.2006]

¹⁶⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Workflow.jpg [Stand 20.06.2006]

¹⁷⁾ online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Store.jpg [Stand 20.06.2006]

¹⁸⁾ SAN = Storage Area Network

¹⁹⁾ NAS = Network Attached Storage

²⁰⁾ Raid = Redundant Array of Inexpensive Disks