Viele Unternehmen schließen heutzutage den Begriff des Enterprise Content Management in Ihr Maketingvokabular ein.
Man muss sich einfach vorstellen, dass in einigen Unternehmen allgemeine Unterlagen in verschiedenen Formaten vorliegen, wie z.B. E-Mails, Präsentationen oder auch eingescannte Dokumente und Bilder.
Wie kann man es jetzt schaffen, dass die Mitarbeiter dieser Firma zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort auf die wichtigen Dokument zugreifen können?
Laut einer Studie von Sieber & Partners sehen 80% der Manager das Problem im erschwerten Zugang zu Informationen.
Und genau jetzt kommt das Enterprise Content Management ins Spiel.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
2. Was ist ECM?
3. Die Komponenten des ECM
3.1 Erfassung (Capture)
3.2 Verwaltung (Manage)
3.3 Speicherung (Store)
3.4 Bewahrung (Preserve)
3.5 Ausgabe (Deliver)
4. Einsatzgebiete des ECM
5. Fazit
Zielsetzung & Themen
Diese Seminararbeit setzt sich mit dem Konzept des Enterprise Content Management (ECM) auseinander. Das primäre Ziel ist es, den Mehrwert von ECM-Systemen bei der Strukturierung und Verwaltung unstrukturierter Unternehmensdaten zu verdeutlichen, um die Informationszugänglichkeit für Mitarbeiter zu optimieren.
- Definition und Klassifizierung verschiedener Inhaltsarten (strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Content).
- Detaillierte Analyse der fünf zentralen ECM-Komponenten: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe.
- Untersuchung technischer Rahmenbedingungen und Standards im Dokumentenmanagement.
- Darstellung praktischer Anwendungsbeispiele zur Effizienzsteigerung in Unternehmen.
- Diskussion der Notwendigkeit und strategischen Bedeutung von ECM für zukunftsorientierte Unternehmensabläufe.
Auszug aus dem Buch
3.1 Erfassung (Capture)
Da, wie schon vorhin angesprochen, die Daten in verschiedenen Formaten vorhanden sind, müssen diese erst einmal indexiert, kategorisiert und eventuell in ein bestimmtes Format umgewandelt werden.
Wir sehen hier mehrere Arten der Erfassung von Daten. Es gibt die von Menschenhand kreierten Daten, wie z.B. die Office Daten, Einträge in Formulare, Microfilmdaten. Besonders interessant sind die Rich Media Daten. In diesem Format werden Daten abgespeichert, welche Texte, Audio und z.B. Videodaten enthalten.
Dann gibt es die Erkennungstechnologien also die Recognition welche in folgende Arten unterschieden werden können: OCR steht z.B. für Optical Character Recognition und erkennt Maschinengeschriebene Texte. Will man nun handschriftlich geschriebene Texte erkennen, muss man auf die HCR oder ICR Methode ausweichen, wobei die ICR Methode, also Intelligent Character Recognition die momentan ausgereifteste Methode ist.
Des Weiteren gibt es noch die vom Programm selbst erstellten Daten. Beispielsweise kann ein Programm einen Bestellschein selber erstellen, wenn es erkennt, dass die Lagerbestände leer sind. Aber auch Rechnungen werde in der heutigen Zeit mittels Datenverarbeitungssysteme automatisch erstellt und beispielsweise via E-Mail zugestellt. Diese Form von Dokumentenerstellung nennt man Application created.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Das Kapitel thematisiert die Herausforderung unstrukturierter Datenmengen in Unternehmen und stellt ECM als Lösungsansatz vor.
2. Was ist ECM?: Hier werden der Begriff des Contents definiert und die Notwendigkeit erläutert, unstrukturierte Daten in eine verwaltbare Form zu bringen.
3. Die Komponenten des ECM: Dieser Abschnitt beschreibt detailliert die fünf Säulen des AIIM-Modells, angefangen bei der Erfassung bis hin zur finalen Ausgabe der Daten.
3.1 Erfassung (Capture): Untersuchung der verschiedenen Wege zur Datenaufnahme, inklusive automatischer Erkennungstechnologien wie OCR.
3.2 Verwaltung (Manage): Einblick in Dokumentenmanagement, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow-Prozesse.
3.3 Speicherung (Store): Erklärung der Speicherorte, Technologien und Dienste, die für die kurzfristige und operative Datenhaltung genutzt werden.
3.4 Bewahrung (Preserve): Fokus auf die langfristige, unveränderliche Archivierung von Daten unter Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
3.5 Ausgabe (Deliver): Erläuterung der Transformation, Sicherheit und Distribution von Inhalten an die Endanwender.
4. Einsatzgebiete des ECM: Anhand von Praxisbeispielen (BMW, Klinikum Marburg) wird die praktische Anwendung und der Nutzen von ECM veranschaulicht.
5. Fazit: Zusammenfassende Bewertung der strategischen Relevanz von ECM und Warnung vor den Kosten einer Fehlentscheidung bei der Anbieterauswahl.
Schlüsselwörter
Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung, Datenspeicherung, Content-Klassifizierung, Collaboration, Web Content Management, Records Management, OCR, Informationszugriff, Datenredundanz, IT-Infrastruktur, Geschäftsprozesse, Business Process Management.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit?
Die Arbeit bietet eine fundierte Einführung in das Konzept des Enterprise Content Management (ECM) und erläutert, wie Unternehmen ihre vielfältigen Datenquellen durch strukturierte Prozesse effizient verwalten können.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Im Fokus stehen die Definition von Content-Arten, die technischen Komponenten eines ECM-Systems, Standards für die Archivierung sowie praktische Anwendungsbeispiele im Unternehmensalltag.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel ist es aufzuzeigen, wie durch ECM-Systeme der Zugriff auf Informationen erleichtert und die Redundanz von Daten innerhalb eines Unternehmens vermieden werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine strukturierte Literaturanalyse, die durch die Anwendung des bekannten AIIM-Modells als theoretischen Rahmen ergänzt wird.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die fünf Kernkomponenten Capture, Manage, Store, Preserve und Deliver, die detailliert auf ihre funktionalen Aufgaben hin untersucht werden.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Zentral sind die Begriffe Enterprise Content Management, Workflow, Archivierung, Dokumentenmanagement und die Vermeidung von Datenredundanzen.
Was unterscheidet den strukturierten vom unstrukturierten Content?
Strukturierter Content liegt in einem festen Schema vor, wie z.B. Datenbankeinträge, während unstrukturierter Content keine explizite Trennung zwischen Inhalt, Layout und Metadaten aufweist, wie etwa bei Bildern oder Videos.
Warum ist die Wahl der ECM-Lösung so kritisch für Unternehmen?
Der Autor weist darauf hin, dass viele Anbieter nur Teilkomponenten abdecken; eine spätere Systemumstellung ist aufgrund der tiefen Integration in die Unternehmensabläufe mit hohen Kosten verbunden.
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- Marcus Steller (Author), 2006, Enterprise Content Management inkl. Präsentation, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/60128
