Texte gestalten - Texte verstehen. Über die Arbeit Technischer Redakteure und linguistische Qualitätsrichtlinien für Technische Dokumentationen.

Inhaltsverzeichnis

I) Einleitung: Technische Dokumentation und Linguistik: Ein ungleiches Paar – oder gibt es doch Berührungspunkte ?

II) Hauptteil
II.1) Die tägliche Arbeit: Was macht ein Technischer Redakteur ?
II.2) Kriterien für den ,,Wunschtext“ einer Technischen Dokumentation
II.2.1) Einhaltung aller einschlägigen Bestimmungen
II.2.2) Übersichtlichkeit und Logik der Gliederung
II.2.3) Gewährleistung der Sicherheit
II.2.4) Zielgruppenorientierung
II.2.5) Vollständigkeit, keine unnötigen Informationen
II.2.6) Sachliche Richtigkeit
II.2.7) Leichte Verständlichkeit
II.2.8) Benutzerfreundlichkeit
II.2.9) Ansprechendes Layout
II.3) Die praktische Umsetzung: Beispiel eines Textoptimierung nach den Kriterien Satgers
II.3.1) Klare Erläuterung von Abkürzungen, die sich nicht verhindern lassen
II.3.2) Vermeidung von Passiv und Nominalstil
II.3.3) Visuelle Hervorhebung des wichtigen Abschnittes zwischen Schritt 2 und 3

III) Resumèe: Technische Dokumentation in Linguistik und Praxis: Wie sieht die Gegenwart aus ? Was bringt die Zukunft ?

Literaturverzeichnis

I) Einleitung: Technische Dokumentation und Linguistik: Ein ungleiches Paar - oder gibt es doch Berührungspunkte ?

Befaßt man sich im Rahmen der Sprachwissenschaft mit einem Thema wie der Technischen Dokumentation, so wird von Seiten anderer Linguisten und auch von Laien oft die Frage gestellt, wo zwischen der geisteswissenschaftlichen Linguistik und der Erstellung komplizierter Technischer Dokumentationen, die ja wohl meistens von den Ingenieuren und Maschinenbauern selbst verfaßt werden,^[1] ein Zusammenhang besteht. Dieser wird schnell deutlich, wenn man sich einige Beispiele aus dem täglichen Leben vergegenwärtigt, wie sie wohl jeder schon selbst erlebt hat. Im ersten Beispiel möchte ein PC-Anwender sich einen neuen Monitor zulegen. Dieses Gerät benötigt jedoch eine spezielle Karte, die in den PC eingebaut werden muß. Die Hardware wird prompt geliefert und ist wunderschön verpackt; jedoch begleiten die Sendung mehrere Bücher von erheblichem Umfang. Und dann der Schock: Die Handbücher sind nicht nur in englischer Sprache, sondern in taiwanesischem Amerikanisch geschrieben. Schnell wird dieser Kunde feststellen, daß ihn die mitgelieferte Dokumentation trotz nicht allzu schlechter Kenntnisse in Computerkauderwelsch nicht nur sprachlich, sondern auch inhaltlich überfordert. Letztlich wird er das Problem zwar lösen, allerdings erst nach diversen Telefonaten mit teuren Hotlines, Wutanfällen und zahlreichen aussichtslosen Versuchen. So oder ähnlich werden auch seine Erfahrungen sein, wenn er versucht, ein Möbelstück eines schwedischen Möbelkonzerns zusammenzubauen.

Wie wird ein solcher Kunde reagieren ? Wird er mit großer Sympathie beim nächsten Mal wieder ein Produkt des gleichen Herstellers erwerben. Das ist wohl eher unwahrscheinlich.^[2]

Diese Beispiele zeigen, wie wichtig eine gute, für die Zielgruppe verständliche Technische Dokumentation jetzt schon ist und zukünftig noch werden wird. Hinzu kommen die neuen Anforderungen an die Firmen im Zuge der Europäisierung und Globalisierung, durch die der Markt und die Konkurrenz immer größer wird, so daß letztlich nur die serviceorientiertesten Unternehmen bestehen können. Und auch die Vorschriften der Produkthaftung erfordern eine klar formulierte, juristisch einwandfreie Technische Dokumentation.^[3] Hier setzt ein Bereich ein, indem es eben nicht mehr ausreicht, daß ein sprachlich und juristisch unerfahrener Ingenieur nebenbei die Anleitung zur von ihm entwickelten Maschine schreibt.^[4] Vielmehr werden dafür Spezialisten benötigt, die allein für den Bereich der Technischen Kommunikation ausgebildet wurden. Und hier ergibt sich der Zusammenhang zwischen der Linguistik und der Technischen Dokumentation: Das Erstellen derartiger Dokumentationen nämlich ist in den vergangenen Jahren zu einem stetig wachsenden Betätigungsfeld für Linguisten geworden.^[5] Mittlerweile gibt es einen gemeinnützigen Verein hierfür, die tekom. Gesellschaft für technische Kommunikation e.V. mit Sitz in Stuttgart, und an acht Fachhochschulen in Deutschland Studiengänge mit dem Abschluß Diplom Technischer Redakteur. In Nordrhein-Westfalen ist diese Ausbildung bisher nur an der Fachhochschule Gelsenkirchen möglich. ^[6]

Wie sich die tägliche Arbeit der Technischen Redakteure gestaltet und welche Kriterien und Richtlinien sie bei der Erstellung der Texte beachten sollten oder müssen, wird diese Seminararbeit aus linguistischer Sicht thematisieren.

II) Hauptteil

II.1) Die tägliche Arbeit: Was macht ein Technischer Redakteur ?

Technische Redakteure haben die Aufgabe, technische Dokumentationen zu verfassen, d.h. sie beschreiben technische Sachverhalte, egal ob es sich um eine Kaffeemaschine, den neuesten Super-Computer oder um einen Airbus handelt, dessen Bedienungs- und Wartungsanleitung mit 360.000 Seiten so umfangreich ist, daß sie den Innenraum des Jets komplett ausfüllen würde.^[7] Das Erstellen einer technischen Dokumentation geht dabei weit über das Schreiben der Texte und das Entwerfen von Illustrationen hinaus.^[8] Die Aufgaben des Technischen Redakteurs reichen von der Konzepterstellung bis zur Layoutgestaltung, von der Druckfreigabe bis zur Fertigungsüberwachung, Verteilung und Lagerhaltung, so daß sich im Kreise der Technischen Redakteure eines Betriebes unterschiedliche Arbeitsschwerpunkte herausbilden können.^[9]

In der vorliegenden Seminararbeit soll das Augenmerk allerdings auf den aus linguistischer Sicht interessantesten Bereich, nämlich das Verfassen technischer Texte gerichtet werden. Ziel dieses Arbeitsschrittes ist es, die Informationsschnitsstelle zwischen dem Hersteller und dem Verbraucher mit Hilfe gut verständlicher Dokumentationen zu schließen. Die Technischen Kommunikatoren, wie diese Spezialisten in Großbritannien heißen, müssen es also schaffen, dem Käufer, egal wie gut dieser vorinformiert ist, die Benutzung eines Produktes in kurzer, prägnanter und verständlicher Weise näherzubringen. Dabei gilt: Je aufwendiger ein Produkt ist, desto erklärungsbedürftiger wird es für den Verbraucher und desto besser und verständlicher müssen die Texte verfaßt sein.^[10] Hierbei stellt sich natürlich die Frage, ob es Richtlinien für den Autor gibt, die ihm bei der Erstellung eines optimalen Textes helfen können.

II.2) Kriterien für den ,,Wunschtext“ einer Technischen Dokumentation

Um es gleich vorweg zu nehmen: Konkrete und rechtsverbindliche Ansatzpunkte für die Gestaltung von Benutzerinformationen gibt es bisher nicht. Eine oberflächliche Orientierung bieten nur die DIN-Normen, besonders die DIN V 66055 und die DIN EN 292, die jedoch nach wie vor nur den Charakter von Empfehlungen haben und nicht verbindlich sind; eine Tatsache, die dazu führen kann, daß der Technische Redakteur weiter verunsichert wird, da er oft mehr tun muß, als in den Normen verankert ist. Dies gilt insbesondere für den Bereich der Produktsicherheit. Die DIN V 8418 enthält zwar Hinweise zur Erstellung von Benutzerinformationen, jedoch wird hier nur sehr allgemein von klaren Gliederungen, Kürze, Prägnanz etc. gesprochen, so daß der Freiraum für den Redakteur nach wie vor sehr groß ist. Das gleiche gilt für die DIN EN 292 und die DIN V 66055.^[11][12]

Präzisere Gestaltungsrichtlinien findet man daher erst auf der Ebene von Unternehmen, da hier der Technischen Dokumentation im Rahmen von Corporate-Identity-Konzepten zum Teil eine größere Aufmerksamkeit zukommt. In derartigen Textbauplänen werden unter anderem folgende Aspekte angesprochen:

- Unterteilung der Dokumentation in Einführungs-, Funktions- und Nachschlageteil,
- sachlogische Folge in der Darstellung der Funktionen eines Gerätes,
- Sprache aus der Sicht des Nutzers, nicht aus technischer Sicht,
- Einbauen von Bildern, Symbolen, Grafiken und visuellen Leitfäden,
- Layout (Satzspiegel, Verwendung von Strichaufzählungen, Farben, Deckblatt etc.).

Derartige Ansätze sind sicherlich ein richtiger Schritt auf dem Weg zum technischen Wunschtext, jedoch sind sie auch immer noch die Ausnahme.^[13] Das liegt vor allem daran, daß der Bereich der Tekom von der deutschen Wirtschaft nach wie vor recht stiefmütterlich behandelt wird. Sie leistet sich schlicht zu wenig Mitarbeiter, die professionelle technische Dokumentationen verfassen, so daß schon Anfang der neunziger Jahre nach Schätzung von Fachleuten mehr als eintausend qualifizierte Technische Redakteure fehlten. Gründe hierfür ergeben sich daraus, daß eine gute Dokumentation viel Zeit und Geld kostet. Bedenkt man alle anfallenden Arbeitsschritte - von der Recherche, übers Schreiben, bis hin zum Druck - benötigt man etwa acht Stunden für eine Seite, die letztlich das Unternehmen zwischen 50.-DM

und 1000.-DM kostet.^[14]

[...]

^[1] Noack, Claus, Technische Dokumentation – Was ist das ?, in: Spillner, Bernd (Hrsg.), Wirtschaft und Sprache, S. 117

^[2] Austin, Hans J., Technische Kommunikation als Marketing-Instrument der 90er Jahre, in: Bungarten, Theo (Hrsg.), Technische Kommunikation, S, 13 f.

^[3] Noack, Klaus, a.a.O., S. 117

^[4] Untersuchungen zu den sprachlichen Defiziten bei Ingenieuren: siehe Aufsatz von Gotzmann, Gerhard, Zur Versprachlichung technischer Sachverhalte, in: Antos, Gerd, Textoptimierung: das Verständlichermachen von Texten als linguistisches, psychologisches und praktisches Problem, S. 169 ff.

^[5] Noack, Claus, Linguistik und technische Dokumentation, in: Klein, Eberhard u.a. (Hrsg.), Betriebslinguistik und Lingustikbetrieb, S. 43

^[6] Studiengänge zum Diplom Technischen Redakteur, aus dem Internet: http://www.tekom.de; Krause, Michael U., Zur Ausbildungssituation Technischer Redakteurinnen und Technischer Redakteure in Deutschland, in: Spillner, Bernd, a.a.O., S. 136

^[7] Noack, Claus, Technische Dokumentation – Was ist das ?, in Spillner, Bernd, a.a.O., S. 117 f.

^[8] Berufsbild ,,Technikredaktor“, aus dem Internet: http://www.tecom.ch/berufsbi.html

^[9] Berufsbild TR, aus dem Internet: http://www.tekom.de/berufsb0.html

^[10] Austin, Hans, a.a.O., S. 10 f.

^[11] vgl. Satzger, Axel, Anwenderdokumentationen als Textsorten der Technik: Normal- und Wunschtext, in: Bungarten, Theo (Hrsg.), a.a.O., S. 56 ff.

^[12] Satzger, Axel, a.a.O., S. 63

^[13] Satzger, Axel., a.a.O., S. 65

^[14] Noak, Claus, Technische Dokumentation – Was ist das, in: Spillner, Bernd, a.a.O., S. 117 f.