Erstellung einer Datenbankanwendung zur privaten Immobilienverwaltung

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Einführung

1 Problemdarstellung und Anforderungen
1.1 Die Betriebskostenabrechnung
1.2 Leistungsumfang der Anwendung
1.3 Gliederung der Arbeit

2 Installation
2.1 Systemvoraussetzungen
2.2 Installation
2.3 Das Hauptmenü
2.4 Programminformationen
2.5 MS-ACCESS-Grundeinstellungen

3 Grundeinstellungen
3.1 Wirtschaftsjahr
3.2 Dateipfade
3.3 Datenbankwechsel

4 Eingabe von Stammdaten
4.1 Anreden
4.2 Titel
4.3 Kommunikationstypen
4.4 Adressen verwalten
4.4.1 Adressen anlegen
4.4.2 E-Mail versenden
4.4.3 Steuerdatei für Serienbrief erstellen
4.5 Objekte verwalten
4.6 Kontenverwaltung
4.7 Wohnungen anlegen
4.8 Mietvertragsverwaltung
4.8.1 Mietvertrag anlegen
4.8.2 Verbrauchszähler
4.8.3 Umlagen
4.8.4 Lastschriftverfahren
4.8.5 Mietkautionsverwaltung

5 Buchungen
5.1 Standardbuchungen verwalten
5.2 Sollstellung von Mietzahlungen
5.3 Buchungen
5.3.1 Allgemeine Buchungen anlegen
5.3.2 Mietzahlungen verbuchen
5.3.3 Offene Posten
5.3.4 Erstellung der Lastschriftdatei
5.3.5 Buchungsjournale
5.4 Die Betriebskostenabrechnung

6 Datenbankentwurf
6.1 Datenbankauswahl
6.2 Verwendung von ACCESS
6.3 Client/Server-Architektur
6.4 Datenzugriffe
6.5 Verwendete Daten
6.5.1 Adressen
6.5.2 Kommunikationsdaten
6.5.3 Anreden
6.5.4 Buchungen
6.5.5 Datenbankversion
6.5.6 Daten für die DTA-Datei
6.5.7 Konten
6.5.8 E-Mail-Einstellungen
6.5.9 Mietverträge
6.5.10 Objekte
6.5.11 Übersicht Sollstellungen
6.5.12 Staffelmiete
6.5.13 Adresstitel
6.5.14 Umlage von Zahlungen
6.5.15 Umlageschlüssel
6.5.16 Wohnung
6.5.17 Verbrauchszähler
6.6 Testumgebung und Testdaten
6.7 Fehlerhandling

Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Anlagen

Beilagen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Auswahl Datenbank-Backend

Abb. 2: Hauptauswahl

Abb. 3: Dialog Über..

Abb. 3: Datensatzänderungen bestätigen

Abb. 4: Dialog Einstellungen: Wirtschaftsjahr

Abb. 5: Dialog Einstellungen: Pfade

Abb. 6: Allgemeine Stammdaten: Anreden

Abb. 7: Allgemeine Stammdaten: Titel

Abb. 8: Allgemeine Stammdaten: Kommunikationsarten

Abb. 9: Adressen suchen

Abb. 10: Hauptformular Adressen

Abb. 11: E-Mail-Nachricht

Abb. 12: E-Mail-Adressen auswählen

Abb. 13: Objekte anlegen

Abb. 14: Objektbild zuordnen

Abb. 15: Neues Konto anlegen

Abb. 16: Konten verwalten

Abb. 17: Wohnungsdaten erfassen

Abb. 18: Anlage Mietvertrag/Mieterwechsel

Abb. 19: Mietvertragsgrunddaten

Abb. 20: Zählerstände bei Ein-/Auszug

Abb. 21: Umlagen

Abb. 22: Mietkautionsdaten

Abb. 23: Standardbuchungen verwalten

Abb. 24: Mietsollstellungen anlegen

Abb. 25: Allgemeine Buchungen

Abb. 26: Korrektur allgemeiner Buchungen

Abb. 27: Verbuchung von Mietzahlungen

Abb. 28: Offene-Posten-Verwaltung

Abb. 29: Offene-Posten-Buchung ändern

Abb. 30: Erstellung Lastschriftdatei

Abb. 31: Buchungsjournale aufrufen

Abb. 32: Formular Betriebskostenabrechnung

Abb. 33: Texte Betriebskostenabrechnung

Abb. 34: Prinzip Datenbank-Managementsystem.

Abb. 35: Verarbeitung einer SQL-Anweisung

Abb. 36: Auszug Log-Datei mit Systeminformationen

Abb. 37: Auszug Log-Datei mit Modulinformationen

Einführung

In der Verwaltung und Abrechnung vermieteter Immobilien gibt es sowohl zum Monats- als auch zum Jahreswechsel gleich bleibende bzw. sich wiederholende Tätigkeiten. Besonders häufig sind hierbei Dazu gehören die Kontrolle der Mietzahlungen, Verbuchung der Kosten von Instandhaltungen und Reparaturen. Nach dem Jahreswechsel steht die korrekte Aufteilung der angefallenen Kosten auf die Mieter an. Hierbei ergeben sich dann besondere Herausforderungen in der Abrechnung der angefallenen Kosten, wenn die Mietverträge unterjährig beginnen oder enden.

Durch den Einsatz einer Software, die die benötigten Prozesse unterstützt, werden diese Tätigkeiten durch Automatisierung vereinfacht und sind nahezu fehlerfrei handhabbar. Vermieter kleinerer, privater Objekte entscheiden sich häufig gegen die derzeit am Markt angebotenen Programme (http://www.wowi.de/info/computer/software/hausverwaltung/marktueberblick.htm). Sie sind häufig zu teuer und enthalten Funktionen, die Nutzer dieser Zielgruppe nicht brauchen. Dies verkompliziert die Anwendung.

Ziel dieser Diplomarbeit ist es, für den Bereich der privaten Immobilienverwaltung eine einfache Software zu entwickeln, die regelmäßig anfallende Buchungen im Bereich der privaten Immobilienverwaltung vereinfacht. Besonderes Augenmerk gilt der Abrechnung von Betriebskosten zu Beginn eines neuen Kalenderjahres sowie der Verbuchung von angefallenen Kosten. Zusätzliche Funktionen wie z. B. Wohneigentumsverwaltung oder Heizkostenabrechnung verkomplizieren das Programm und sollen bewusst nicht implementiert werden.

Für die Realisierung soll aus dem Bereich der Standardsoftware das Programm Microsoft® ACCESS in Kombination mit den Programmen Microsoft® Word und Microsoft® Outlook aus dem Microsoft®-Office Paket verwendet werden. Diese Programme sind weit verbreitet, können durch vorhandene Schnittstellen auf einfachem Weg Daten austauschen und verursachen keine zusätzlichen Anschaffungs- und Wartungskosten.

1 Problemdarstellung und Anforderungen

1.1 Die Betriebskostenabrechnung

Neben gewerblichen Maklern, Immobilienverwaltern, gibt es auch eine Vielzahl kleiner, privater Vermieter (5 – 10 Wohneinheiten), die ebenso wie gewerbliche Vermieter für ihre Mieter regelmäßig Betriebskosten- und Heizkostenabrechnungen erstellen müssen. Darin werden die entstandenen Kosten einer Immobilie nach Anzahl der Mieter eines Objektes, Quadratmeterzahl des gemieteten Objektes, Dauer des Mietverhältnisses und einigen anderen Parametern aufgeteilt und den einzelnen Mietern zugeordnet. Die bereits durch den Mieter geleisteten Vorauszahlungen werden diesen Kosten gegenübergestellt. Abschließend ergibt sich für jeden einzelnen Mieter ein Guthaben oder eine Nachzahlung.

Dieses recht einfache Verfahren wird dadurch erschwert, dass im Laufe eines Jahres eine Vielzahl von Zahlungen einer Immobilie zugeordnet werden, die nicht alle nach dem gleichen Umlageschlüssel verteilt werden können. Dieses vordergründig einfache Verfahren wird erschwert, indem innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraumes einer Immobilie vielfach Zahlungen zugeordnet werden, die jedoch nicht alle dem gleichen Umlageschlüssel unterliegen. Andererseits entstehen auch Kosten, wie z. B. Instandhaltungskosten, die nicht auf Mieter umgelegt werden können. Auch häufig unterschiedliche Abrechnungszeiträume von Mietern, die unterjährig den Mietvertrag kündigen oder abschließen, verkomplizieren die Buchungsvorgänge. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, dass die Mieter nicht immer den vereinbarten Mietzins zahlen oder die vereinbarten Zahlungen unregelmäßig erfolgen.

Diese vielen verschiedenen Einzelfälle verursachen bei der Betriebskostenabrechnung am Ende eines Wirtschaftsjahres einen erheblichen personellen Aufwand, um die Zahlungen der Mieter und die angefallenen Kosten korrekt zu erfassen und abzurechnen.

Auf dem Softwaremarkt gibt es bereits eine Reihe von Anwendungen, die sich mit dem Thema Immobilienverwaltung beschäftigen. Nach dem Test einiger Programme (sage: Immobilienverwaltung; Lexware: QuickImmobilie 2006; Lexware: Hausverwaltung; Buhl: WiSo Hausverwaltung; Taubert: Immobilienverwaltung) ist der Autor der Auffassung, dass eine Vielzahl dieser Programme entweder im Funktionsumfang oder in der Bedienung kompliziert und benutzerunfreundlich sind. Programme aus der gewerblichen Wohnungswirtschaft kosten mehrere Hundert Euro pro Lizenz und sind somit für den privaten Vermieter mit 5 bis 10 Wohnungen in der Regel zu teuer.

1.2 Leistungsumfang der Anwendung

Ziel in der Erstellung des Programms soll die Automatisierung der Betriebskostenabrechnung für Mietwohnungen sein, die mit möglichst wenig Aufwand des Benutzers mit eingegebenen Stamm- und Bewegungsdaten für das entsprechende Kalenderjahr erstellt werden soll. Ebenfalls soll die Erfassung und Zuordnung der Mieterzahlungen pro Monat durch die Heranziehung der bereits eingegebenen Stammdaten auf ein Minimum reduziert werden. Der Schwerpunkt soll hierbei auf der automatischen Erstellung der Abrechnung, und nicht auf der korrekten fiskalischen Verbuchung der Kontobewegungen liegen. Zur Vereinfachung sollen die Buchungen Konten bzw. Kostenstellen zugeordnet werden. Die Funktion der Betriebskostenabrechnung verteilt diese Kosten anhand von Umlageschlüsseln und Mietzeiträumen auf die einzelnen Mieter. Die Verwaltung von Wohneigentumsanteilen, Vermietung von gewerblichen Objekten und Abrechnung von Heizkosten ist nicht Gegenstand dieses Programms.

Das Programm soll möglichst einfach zu bedienen sein, deshalb soll die Oberfläche so entwickelt werden, dass vom Hauptmenü aus alle Programmteile aufrufbar sind. Durch eine formulargesteuerte Dateneingabe mit vorbelegten Datenfeldern soll die Fehleingabe von Daten so weit wie möglich ausgeschlossen werden.

Folgende Funktionen sollen realisiert werden:

1. Erfassung von Stammdaten (Objekte, Wohnungen, Mieter, Konten etc.)
2. Erfassung von Bewegungsdaten (Ausgaben, Mietzahlungen etc.)
3. Zuordnung der Ausgaben auf Konten (Kostenstellen)
4. Erstellung einer Betriebskostenabrechnung
5. Erstellung von Bankdisketten für den Lastschrifteinzug von Mietein­nahmen und Nachzahlungen
6. Mietkautionsverwaltung
7. Erstellung von Buchungsjournalen
8. Verwaltung von offenen Posten
9. Erstellung von E-Mails (Microsoft Outlook, Lotus Notes)
10. Ansteuerung einer Serienbrieffunktion (Microsoft Word)
11. Netzwerkfähigkeit

Die Verwendung des Programms (der Funktionen) soll möglichst mit Standard-Software abgebildet werden, die beim Anwender keine weiteren Lizenz- und Wartungskosten verursacht. Darüber hinaus soll die Installation des Programms wahlweise auf einem PC und/oder auf einem Fileserver (Mehrbenutzerumgebung) möglich sein.

1.3 Gliederung der Arbeit

Die folgende Auflistung der Kapitel gibt einen Einblick in den Inhalt dieser Diplomarbeit:

- Einleitung

Dieses Kapitel soll einen Überblick über die Motivation zur Erstellung dieser Arbeit und eine Vorstellung des enthaltenen Leistungsumfangs geben.

- Problemdarstellung und Leistungsumfang

Grundlage dieses Kapitels ist die Problemstellung dieser Arbeit. Es enthält eine Definition über den Funktionsumfang des zu erstellenden Programms.

- Installation

Zur Inbetriebnahme des Programms werden die benötigten Systemvoraussetzungen, die Programmkomponenten und die Installation auf einem Lokalen- und einem Netzwerklaufwerk beschrieben, ebenso wie problematische Einstellungen von Microsoft ACCESS.

- Grundeinstellungen

Für die ordnungsgemäße Funktion des Programms müssen Stammdaten wie Wirtschaftsjahr, Adresse, Objekte, Wohnungen etc. angelegt werden. Das Kapitel beschreibt die Eingabe dieser Daten in der richtigen Reihenfolge

- Buchungen

Nach der Eingabe der Stammdaten fehlen dem Programm noch die Buchungsdaten (Bewegungsdaten). Die Eingabe dieser Informationen ebenso wie deren Ausdruck über Buchungsjournale ist Thema dieses Kapitels.

- Datenbankentwurf

Die Beschreibung der Entitäten, des Datenzugriffs, und die verwendete Client-/Server-Architektur wird in diesem Kapitel erläutert. Ebenso wie der Einsatz von Microsoft ACCESS als Entwicklungswerkzeug und Datenbank und die erweiterten Möglichkeiten der Fehlersuche durch die Erstellung von Log-Dateien.

- Zusammenfassung

Die Zusammenfassung gibt noch einmal einen kurzen Überblick über das Programm und die Programmumgebung.

2 Installation

Das Kapitel beschreibt die erforderliche Hard- und Softwarevoraussetzung für einen fehlerfreien Programmstart sowie die Art und Weise der Installation des Programms als Stand-Alone- oder Netzwerkversion. Die fehlerfreie Installation und Konfiguration des Microsoft-Office-Paketes und grundlegende Kenntnisse über Windows-Betriebssysteme werden vorausgesetzt.

2.1 Systemvoraussetzungen

Das Programm IMMOVA ist für das Betriebssystem Windows entwickelt worden und benötigt folgende Software- und Hardwarevoraussetzungen:

- Microsoft Windows® 2000 / XP
- Servicepackstand Windows: 2000 SP4/XP SP3 empfohlen
- Mindestens 128 MB Arbeitsspeicher, empfohlen 256 MB
- Für die Installation 25 MB freier Speicherplatz
- VGA-Grafikkarte mit einer Auflösung von mindestens 1024x768
- Microsoft® ACCESS 2000
- Microsoft® Word 2000 (für die Serienbrieffunktion)
- Microsoft® Outlook 2000 oder Outlook Express 2000 oder Lotus Notes 5.0 oder höher (für die Mailfunktion)

Für die Nutzung der Lastschriftdatei (DATAUS) wird ein Diskettenlaufwerk/CD-/DVD-Brenner benötigt, wenn die Datei nicht elektronisch an das Kreditinstitut übermittelt werden soll. Soll der elektronische Weg genutzt werden, ist eine Home-Banking-Software mit Internetanschluss erforderlich. Einige Institute (z. B. die Kreissparkasse Steinfurt) bieten bereits an, die Lastschriftdatei online über eine Portalseite über das Internet zu übertragen. Sollten Sie diese Möglichkeit nutzen, wird keine Home-Banking-Software benötigt. Bitte fragen Sie hierzu ihr Kreditinstitut.

Soll das Programm auf den Windows-Betriebssystemen Windows NT oder Windows ME eingesetzt werden, muss zusätzlich noch das Programm MDAC in der Version 2.6 oder höher nachinstalliert werden. Dieses Programm gibt es auf der Microsoft®-Homepage www.microsoft.de kostenlos zum Herunterladen.

2.2 Installation

Das Programm IMMOVA besteht aus zwei Microsoft-ACCESS-Dateien. Die Datei IMMOVA.MDB enthält die Programmfunktionalität (in dieser Diplomarbeit Programmdatei genannt) und die Datei IMMOVADAT.MDB (in dieser Diplomarbeit Datenbankdatei genannt) enthält die für das Programm notwendigen Tabellen.

Für den Betrieb des Programms ist es ausreichend, beide Dateien in ein lokales Verzeichnis auf dem Computer zu kopieren (z. B. C:\IMMOVA). Durch das Öffnen der Programmdatei wird die Anwendung gestartet. Beim Programmstart wird überprüft, ob die benötigten Tabellen aus der Datenbankdatei gelesen werden können. Hierfür ist zu überprüfen, ob eine Verbindung zu der Datenbankdatei besteht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Auswahl Datenbank-Backend

Kann die Verbindung für eine oder mehrere Tabellen nicht hergestellt werden, erscheint ein Dateidialog, mit dem dann eine Datenbankdatei mit den benötigten Tabellen auszuwählen ist. Nach erfolgreicher Einbindung aller benötigten Tabellen startet automatisch das Programm mit dem Hauptmenü. Wird keine Datei ausgewählt, oder können nicht alle benötigten Tabellen fehlerfrei eingebunden werden, kann das Programm nicht ordnungsgemäß arbeiten und beendet sich automatisch mit einer Fehlermeldung.

Bei einem Betrieb in einer Mehrbenutzerumgebung (Netzwerk) dürfen nicht beide MDB-Dateien auf dem Netzwerklaufwerk installiert werden, weil Programmeinstellungen sowie temporäre Daten für Auswertungen in der Programmdatei abgelegt werden. Wenn die Programmdatei von mehreren Personen gleichzeitig aufgerufen wird, können diese Informationen auch von mehreren Personen gleichzeitig aktualisiert werden, so dass eine ordnungsgemäße Auswertung der Daten nicht gewährleistet werden kann. Deshalb sollte die Programmdatei in ein lokales Verzeichnis (z. B. C:\IMMOVA) und die Datenbankdatei auf eine Netzwerkressource (z. B. J:\USER\IMMOVA) kopiert werden. Diese Vorgehensweise erhöht auch die Reaktionszeiten des Programms beim Aufruf von Daten.

2.3 Das Hauptmenü

Nach dem Öffnen der Programmdatei in Microsoft ACCESS erscheint nach der Tabelleneinbindung und einem Informationsdialog mit Programmname, Ver­sionsnummer und Kontaktdaten des Entwicklers das Hauptmenü.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Hauptauswahl

Die gesamte Programmsteuerung ist durch Schaltflächen und Steuerelemente auf Formularen realisiert, so dass die eingebauten Menüs und Symbolleisten von ACCESS nicht benötigt werden. Von diesem Hauptformular aus werden alle zentralen Programmteile (Formulare) des Programms angesteuert. Lediglich die Funktionen für den Dokumentendruck muss bei Berichten über das Menü DATEI abgerufen werden.

2.4 Programminformationen

Über die Schaltfläche Über lassen sich Informationen über die aktuell eingesetzte Programm- und Datenbankversion sowie den Entwickler abrufen. Nur hier werden hier auch die aktuellen Pfade zur Programm- und zur Datenbankdatei angezeigt. Diese Information ist besonders bei der Nutzung von mehreren Datenbankdateien interessant, um die Frage nach der aktuell verwendeten Datenbankdatei zu beantworten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Dialog Über…

2.5 MS-ACCESS-Grundeinstellungen

Bei der Standardinstallation von MS-ACCESS werden einige Sicherheitsabfragen automatisch aktiviert. Es sind Rückfragen beim Anwender, ob der Löschvorgang, die Änderung oder das Löschen von Datensätzen wirklich beabsichtigt ist. Diese Funktionalität ist in IMMOVA durch integrierte Sicherheitsabfragen gewährleistet und braucht nicht zusätzlich von MS-ACCESS nachgefragt zu werden. Zusätzlich irritieren die in Dialogboxen erscheinenden Nachfragen den Anwender erheblich bei der Arbeit.

Hierzu ist eine Datenbank (z. B. IMMOVADAT.MDB) zu öffnen. Es erscheint das MS-ACCESS Datenbankfenster. Im Menü von ACCESS unter Extras -> Optionen -> Bearbeiten/Suchen im Bereich Bestätigen sollten die drei Funktionen Datensatzänderungen, Löschen von Dokumenten und Aktionsabfragen deaktiviert werden. Anschließend müssen die Änderungen mit OK bestätigt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Datensatzänderungen bestätigen

3 Grundeinstellungen

Vor dem Anlegen der ersten Mietverträge und entsprechender Buchungen müssen einige allgemeine Einstellungen vorgenommen werden. Diese Funktionen sind aus dem Hauptmenü heraus aufzurufen.

3.1 Wirtschaftsjahr

Im Dialog Einstellungen wird auf dem Reiter Wirtschaftsjahr das aktuell derzeit zu bearbeitende Wirtschaftsjahr festgelegt. Die Funktion der Betriebskostenabrechnung bezieht sich ebenfalls auf das hier eingestellte Kalenderjahr.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5: Dialog Einstellungen: Wirtschaftsjahr

Wenn die Funktion Belegnummer für Objekte zurücksetzen aktiviert ist, werden für alle aktiven Objekte die derzeit gespeicherten Belegnummern auf 0 zurückgesetzt, wenn das Wirtschaftsjahr geändert wird!

3.2 Dateipfade

Die eingebauten Funktionen Serienbrief- und Lastschriftdatierstellung benötigen für den Datenexport Verzeichnisse, in denen die Daten speicherbar sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6: Dialog Einstellungen: Pfade

Diese Informationen sind auf dem Reiter Pfade für die Serienbrief­steuerdatei sowie für die Lastschriftdatei und deren Sicherung anzugeben. Sollte das Lastschrifteinzugsverfahren (LEV) nicht verwendet werden, brauchen diese beiden Informationen nicht angegeben zu werden. Die Verzeichnisse lassen sich einfach durch einen Auswahldialog über die Ordner-Schaltflächen bestimmen.

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