In der Verwaltung und Abrechnung vermieteter Immobilien gibt es sowohl zum Monats- als auch zum Jahreswechsel gleich bleibende bzw. sich wiederholende Tätigkeiten. Besonders häufig sind hierbei Dazu gehören die Kontrolle der Mietzahlungen, Verbuchung der Kosten von Instandhaltungen und Reparaturen. Nach dem Jahreswechsel steht die korrekte Aufteilung der angefallenen Kosten auf die Mieter an. Hierbei ergeben sich dann besondere Herausforderungen in der Abrechnung der angefallenen Kosten, wenn die Mietverträge unterjährig beginnen oder enden. Durch den Einsatz einer Software, die die benötigten Prozesse unterstützt, werden diese Tätigkeiten durch Automatisierung vereinfacht und sind nahezu fehlerfrei handhabbar. Vermieter kleinerer, privater Objekte entscheiden sich häufig gegen die derzeit am Markt angebotenen Programme (http://www.wowi.de/info/computer/software/hausverwaltung/marktueberblick.htm). Sie sind häufig zu teuer und enthalten Funktionen, die Nutzer dieser Zielgruppe nicht brauchen. Dies verkompliziert die Anwendung. Ziel dieser Diplomarbeit ist es, für den Bereich der privaten Immobilienverwaltung eine einfache Software zu entwickeln, die regelmäßig anfallende Buchungen im Bereich der privaten Immobilienverwaltung vereinfacht. Besonderes Augenmerk gilt der Abrechnung von Betriebskosten zu Beginn eines neuen Kalenderjahres sowie der Verbuchung von angefallenen Kosten. Zusätzliche Funktionen wie z. B. Wohneigentumsverwaltung oder Heizkostenabrechnung verkomplizieren das Programm und sollen bewusst nicht implementiert werden. [...]
Inhaltsverzeichnis
Einführung
1 Problemdarstellung und Anforderungen
1.1 Die Betriebskostenabrechnung
1.2 Leistungsumfang der Anwendung
1.3 Gliederung der Arbeit
2 Installation
2.1 Systemvoraussetzungen
2.2 Installation
2.3 Das Hauptmenü
2.4 Programminformationen
2.5 MS-ACCESS-Grundeinstellungen
3 Grundeinstellungen
3.1 Wirtschaftsjahr
3.2 Dateipfade
3.3 Datenbankwechsel
4 Eingabe von Stammdaten
4.1 Anreden
4.2 Titel
4.3 Kommunikationstypen
4.4 Adressen verwalten
4.4.1 Adressen anlegen
4.4.2 E-Mail versenden
4.4.3 Steuerdatei für Serienbrief erstellen
4.5 Objekte verwalten
4.6 Kontenverwaltung
4.7 Wohnungen anlegen
4.8 Mietvertragsverwaltung
4.8.1 Mietvertrag anlegen
4.8.2 Verbrauchszähler
4.8.3 Umlagen
4.8.4 Lastschriftverfahren
4.8.5 Mietkautionsverwaltung
5 Buchungen
5.1 Standardbuchungen verwalten
5.2 Sollstellung von Mietzahlungen
5.3 Buchungen
5.3.1 Allgemeine Buchungen anlegen
5.3.2 Mietzahlungen verbuchen
5.3.3 Offene Posten
5.3.4 Erstellung der Lastschriftdatei
5.3.5 Buchungsjournale
5.4 Die Betriebskostenabrechnung
6 Datenbankentwurf
6.1 Datenbankauswahl
6.2 Verwendung von ACCESS
6.3 Client/Server-Architektur
6.4 Datenzugriffe
6.5 Verwendete Daten
6.5.1 Adressen
6.5.2 Kommunikationsdaten
6.5.3 Anreden
6.5.4 Buchungen
6.5.5 Datenbankversion
6.5.6 Daten für die DTA-Datei
6.5.7 Konten
6.5.8 E-Mail-Einstellungen
6.5.9 Mietverträge
6.5.10 Objekte
6.5.11 Übersicht Sollstellungen
6.5.12 Staffelmiete
6.5.13 Adresstitel
6.5.14 Umlage von Zahlungen
6.5.15 Umlageschlüssel
6.5.16 Wohnung
6.5.17 Verbrauchszähler
6.6 Testumgebung und Testdaten
6.7 Fehlerhandling
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Arbeit ist die Entwicklung einer benutzerfreundlichen und kosteneffizienten Softwarelösung für private Immobilienvermieter zur Automatisierung der Betriebskostenabrechnung und Buchungsverwaltung. Die Forschungsfrage fokussiert sich darauf, wie mithilfe verbreiteter Standardsoftware (Microsoft Office) komplexe buchhalterische Prozesse bei Mietwohnungen so vereinfacht werden können, dass sie ohne Spezialkenntnisse und hohe Investitionskosten handhabbar sind.
- Entwicklung einer automatisierten Datenbankanwendung auf Basis von Microsoft Access.
- Stammdatenverwaltung für Objekte, Wohnungen, Mieter und Kontenstrukturen.
- Automatisierte Erstellung von Betriebskostenabrechnungen nach Umlageschlüsseln.
- Implementierung von Zahlungsabwicklungsfunktionen wie Lastschriftverfahren und Serienbriefen.
- Einsatz einer Client/Server-Architektur zur Sicherstellung der Netzwerkfähigkeit.
Auszug aus dem Buch
6 Datenbankentwurf
Angesichts der gestellte Aufgabe ist durchaus die Frage berechtigt, ob für diese Problemstellung eine Datenbanklösung eingesetzt werden muss. Ein Programm für die private Immobilienverwaltung scheint auf den ersten Blick eine durchaus überschaubare Datenmenge verarbeiten/verwalten zu müssen. Eine vermeintlich schnelle Lösung mag der Einsatz einer Tabellenkalkulation sein, die die Daten speichert und auch noch „automatisch“ die Berechnungen durchführt. Die Speicherung der Daten in Dateiform (*.XLS mit z. B. pro Mietvertrag eine Datei) hat jedoch den Nachteil, dass viele Informationen doppelt vorgehalten werden müssen. Eine Aktualisierung der Daten (z. B. Änderung von Adressen) muss eventuell in mehreren Dateien vorgenommen werden. Dieses Verfahren ist fehleranfällig und produziert doppelte Datenmengen (Redundanzen), die zeitaufwendig in der Pflege sind und Speicherplatz belegen, der Kosten verursacht. Ebenfalls tritt das Problem der Datenmengen bei den Bewegungsdaten (Mietzahlungen, Kabelanschluss, Grundsteuer etc.) auf. Pro Jahr können bei einem Mehrfamilienhaus schon 200 bis 300 Buchungen anfallen. Diese Anzahl von Buchungen lässt sich nicht komfortabel in einer XLS-Datei verwalten. Zusätzlich stellt z. B. die jahresübergreifende Auswertung mit Vorjahresvergleich erhebliche Herausforderungen an den Excel-Benutzer, da für dieses Beispiel eine Vielzahl von Tabellen (XLS-Dateien) miteinander zu verknüpfen sind und hierfür schon weit reichende Kenntnisse in Excel vorhanden sein müssten.
Aus diesen Gründen wurde für die Speicherung der Informationen eine Datenbank ausgewählt. Diese bietet die Möglichkeit
• die Daten persistent zu speichern,
• unterschiedliche Suchzugriffe auf den Datenbestand zu ermöglichen,
• Daten gezielt auszuwählen,
• große Datenmengen zu speichern,
• die Daten redundanzfrei zu speichern, und
die Daten einer Mehr-Benutzer-Umgebung zur Verfügung zu stellen. (vgl. SCHUBERT 2004, 23ff)
Zusammenfassung der Kapitel
Einführung: Motivationsgrundlage für das Projekt ist die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten in der privaten Immobilienverwaltung, um den Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Betriebskostenabrechnung zu minimieren.
1 Problemdarstellung und Anforderungen: Das Kapitel erläutert die Herausforderungen bei der Abrechnung für kleine Vermieter und definiert den gewünschten Funktionsumfang des Programms unter Nutzung von Standardsoftware.
2 Installation: Hier werden die notwendigen Systemvoraussetzungen (Hardware und Software) sowie die Vorgehensweise zur Installation der Anwendung als Stand-Alone- oder Netzwerkversion beschrieben.
3 Grundeinstellungen: Dieses Kapitel behandelt die essenziellen Konfigurationen im System, wie die Festlegung des Wirtschaftsjahres und der Pfade, die für den korrekten Programmbetrieb notwendig sind.
4 Eingabe von Stammdaten: Die systematische Anlage von Objekten, Mietern und Konten wird hier erläutert, da diese Stammdaten das Fundament für alle weiteren Berechnungen bilden.
5 Buchungen: Der Fokus liegt auf der Erfassung von Bewegungsdaten, der Verwaltung von Mietzahlungen und der Erstellung von Abrechnungsjournalen sowie der Lastschriftdatei.
6 Datenbankentwurf: Die theoretische und praktische Begründung für den Einsatz einer relationalen Datenbank (MS Access) anstelle einer Tabellenkalkulation sowie die Strukturierung der Daten werden detailliert dargelegt.
Zusammenfassung: Eine abschließende Betrachtung der erreichten Projektziele und der bei den Testläufen identifizierten technischen Besonderheiten.
Schlüsselwörter
Immobilienverwaltung, Betriebskostenabrechnung, Mietabrechnung, Datenbankanwendung, MS Access, Automatisierung, Stammdaten, Buchungsverwaltung, Lastschriftverfahren, Client-Server-Architektur, Nebenkosten, Immobilien, Vermietung, Softwareentwicklung, Wirtschaftsjahr.
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Hauptziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist die Entwicklung einer einfachen, kostengünstigen Software zur Automatisierung der Betriebskostenabrechnung und Mietzahlungsüberwachung für private Vermieter.
Welche Themenfelder werden abgedeckt?
Die Arbeit behandelt die Systemarchitektur, die Stammdatenverwaltung, Buchhaltungsprozesse für Immobilien und die spezifische technische Umsetzung der Datenverwaltung.
Was ist die zentrale Forschungsfrage?
Die Forschungsfrage lautet, wie durch die Kombination von verbreiteter Standardsoftware (Office) Prozesse der Immobilienverwaltung automatisiert werden können, ohne hohe Lizenzkosten zu verursachen.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Es wird eine anwendungsorientierte Entwicklungsmethode genutzt, die von der Problem- und Anforderungsanalyse über den Datenbankentwurf bis hin zur Implementierung und Testphase reicht.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Installation, die Konfiguration der Stammdaten, die Durchführung der Buchungen, die Betriebskostenabrechnung und den strukturierten Entwurf der Datenbank.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren das Werk?
Die wichtigsten Schlüsselwörter sind Immobilienverwaltung, Betriebskostenabrechnung, MS Access, Datenbankentwurf und Automatisierung.
Warum wird Microsoft Access anstelle von Excel verwendet?
Access wird aufgrund der Fähigkeit zur redundanzfreien Datenspeicherung, der besseren Performance bei größeren Datenmengen und der einfacheren Verknüpfung von Datensätzen bevorzugt.
Welche Bedeutung hat das Lastschriftverfahren in der Anwendung?
Das Modul ermöglicht die Erstellung von Lastschriftdateien (DTA), was den Einzug von Mieteinnahmen massiv automatisiert und effizienter gestaltet.
Was passiert bei einem Mieterwechsel?
Das Programm unterstützt den Mieterwechsel durch entsprechende Dialoge zur Termineingabe und ermöglicht die korrekte Zuordnung von Zählerständen und Kautionen.
- Quote paper
- Paul Goldbeck (Author), 2006, Erstellung einer Datenbankanwendung zur privaten Immobilienverwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/65190
