Instrumente der Personalplanung

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung: Schwerpunktaufgaben der Personalplanung

2. Die Instrumente der Personalplanung:
2.1 Personalstrukturplanung
2.2 Personalbedarfsplanung
2.3 Personalbeschaffungsplanung
2.4 Personaleinsatzplanung
2.5 Personalentwicklungsplanung
2.6 Personalfreistellungsplanung

3. Zusammenfassung: Schwierigkeiten der Personalplanung

4. Literaturverzeichnis

1. Einleitung: Schwerpunktaufgaben der Personalplanung

Das Erfassen und Analysieren von relevanten Personaldaten, das Erstellen von statistischen (personalbezogenen) Jahresbilanzen und sowohl die Vorlage eines monatlichen Personalberichtes, als auch Sonder- und Ad-hoc-Auswertungen kennzeichnen die Arbeit der Personalplaner. Mit diesen Erhebungen, die auf Zahlen und Fakten beruhen, sollen Entscheidungshilfen bereitgestellt und personalpolitische Probleme aufgezeigt und eingegrenzt werden. Dabei werden auch Erfahrungen zu Zahlen gemacht, um diese so in die Berechnungen einbeziehen zu können.

So werden Analysen über Personalkosten und Arbeitsleistungen erstellt und kommentiert. Auf dieser Grundlage sollen personalwirtschaftliche Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden, um die Personalausgaben zu optimieren. Außerdem sollen Veränderungen des Umfeldes frühzeitig erkannt werden, um so früh wie möglich darauf reagieren zu können. Dafür sollen Simulationen und Prognosen erstellt werden.^[1] Die dafür nötigen Erfahrungen sollen durch einen Erfahrungsaustausch (benchmarkin)^[2] sichergestellt werden. Durch transparentere Personalkosten- und Kostenartenstrukturen sollen schlechte Finanzierungsmodelle schneller erkannt und verbessert werden. Um diese komplexen Bereiche der Personalplanung optimal erfassen zu können, wird eine Unterteilung in sechs Untergruppen getroffen, die im Folgenden näher erläutert werden sollen.

2. Die Instrumente der Personalplanung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die sechs genannten Planungsfunktionen sind nebeneinander und unabhängig voneinander auszuführen, d.h. sie bedingen und beeinflussen sich gegenseitig.

2.1. Personalstrukturplanung

Bei der Personalstrukturplanung wird die Zusammensetzung des Personals festgelegt. Dabei werden personalpolitische Grundsätze beachtet. Darunter fällt zum Beispiel die Zusammensetzung der männlichen und weiblichen Mitarbeiter in einem Aufgabenbereich. Neben dieser Frage ist auch die Form der Anstellung, wie Angestellter, Beamter eine Frage der Personalstrukturplanung.

Ein Unternehmen setzt sich ein Ziel, dass es einen bestimmten Anteil an männlichen Angestellten haben will oder braucht und dieses wird mithilfe der Strukturplanung verwirklicht. Wichtig bei einem solchen Aufbau ist auch die Alterstruktur.

Nur wenn die Altersstruktur gleichmäßig ist, also ein Teil jüngere ein Teil ältere Mitarbeiter, kann eine kontinuierliche Arbeit geleistet werden. Wenn es zu viele Ältere gibt, dann wird in einem kurzen Zeitraum ein großer Personalanteil ausscheiden, während die nachrückende Generation fehlt.^[3]

Die Personalstrukturplanung erstellt Personalstatistiken, aufgrund der vorhandenen Personalinformationen, wie Beurteilungen und Nachwuchskartei.

2.2 Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsermittlung geschieht in Abhängigkeit von der Personalstrukturplanung. Um den Personalbedarf herauszufinden, gibt es drei Hauptmethoden. Diese sind das politische, das empirische und das analytische Verfahren. Aber diese Verfahren können schnell an ihre Grenzen stoßen oder haben entscheidende Nachteile. Methodische Berechnungen, wie zum Beispiel das analytische Verfahren sind bei geistig-schöpferischen Arbeiten ungeeignet. Ebenso bei neuen Aufgaben, deren Durchführung noch nicht bekannt ist, ist dieses Verfahren zum Scheitern verurteilt. Außerdem ist das Verfahren zeit- und personalaufwendig. Dazu kommt, dass oft Mitarbeiter oder externe Ermittler zur Durchführung herangezogen werden müssen.

Es soll eine Vermutung angestellt werden, wie viel (quantitativ) Personal mit welcher Qualifikation benötigt wird, um die betrieblichen Aufgaben auch weiterhin erfüllen zu können.

Ablauf einer Personalbedarfsplanung (Beispiel)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1^[5]

Bei der Personalbedarfsermittlung werden die gegenwärtige und die zukünftige Auftragslage eines Unternehmens betrachtet. Dazu wird in zwei Bestimmungsfaktoren unterteilt. Die ersten sind die organisationsexternen, wie die Bevölkerungsentwicklung, konjunkturelle und saisonale Einflüsse, veränderte Wettbewerbsbedingungen, politische Entwicklungen oder technologische Tatbestände.

[...]

^[1] Maasch, Jürgen: Strategische Personalplanung. Instrumente und Praxisbeispiele. Wiesbaden 1996., S. 17.

^[2] Ebd., S.17

^[3] Klümper, Bernd; Möllers, Heribert; Zimmermann, Ewald: Verwaltungsorganisation und Personalwirtschaft. 10. Auflage, Münster, Hagen und Wuppertal 2000., S. 251.

^[4] ADV = allgemeine Datenverarbeitung

^[5] Klümper: S. 254.