Projektmanagement. Planung eines Kick-Off-Meetings für ein Projekt

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen des Planungsvorgangs
2.1 Bedeutung der Kommunikation von Standards
2.2 Der „Project Definition Report“ als Kommunikationsmittel

3 Praktischer Planungsvorgang
3.1 Zieldefinition eines Kick-Off-Meetings
3.2 Organisation der Rahmenbedingungen
3.2.1 Auswahl der Teilnehmer
3.2.2 Auswahl des Termins
3.2.3 Auswahl der Räumlichkeiten
3.2.4 Anfertigung einer Agenda
3.2.5 Bekanntmachung des Meetings
3.3 Organisation des Meetingverlaufs
3.3.1 Begrüßen und Vorstellen der Tagesziele
3.3.2 Erfahrungen und Erwartungen aufgreifen
3.3.3 Verständigung auf gemeinsame Standards
3.3.4 Erarbeiten und verteilen der Aufgaben
3.3.5 Maßname zur Teambildung

Quellenverzeichnis

1 Einleitung

Meetings und Workshops sind wichtige Elemente des Projektmanagements. Sie können explizit als Instrumente zur Koordinierung, Kontrolle und Motivation eingesetzt werden und erfüllen gleichzeitig eine Orientierungs- sowie eine Bewertungsfunktion bei der Projektarbeit [MEND97, 89].

Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit der konkreten Vorgehensweise bei der Planung der ersten Projektsitzung, des sog. „Kick-Off-Meetings“. Dies geschieht unter Beachtung der Bedeutung der Kommunikation von Standards im Rahmen des Projektmanagements.

Da sich die Arbeit an einen fachkundigen Leser richtet, der sich partiell auf das betreffende Teilgebiet konzentriert, wird hierbei bewusst auf eine oberflächliche Beschreibung der Aspekte des übergeordneten Themas Projektmanagement verzichtet. Es handelt sich also um eine ausführliche Darstellung des ausgewählten Themengebiets, die auch als eine exemplarische Anleitung verstanden werden darf.

2 Grundlagen des Planungsvorgangs

2.1 Bedeutung der Kommunikation von Standards

Bei der Projektarbeit handelt es sich immer um Teamarbeit auch wenn teilweise Prinzipien der Arbeitsteilung gelten. Um ein Projektziel erfolgreich und termingerecht erfüllen zu können, muss jedem Beteiligen eindeutig klar sein welche Regeln und Vorgaben herrschen [HANS03, 66].

Für den Auftraggeber muss ersichtlich sein, dass seine Vorstellungen richtig und vollständig umgesetzt werden. Der Projektleiter, der die operative Gesamtleitung des Projekts übernimmt, ist verpflichtet sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für die Umsetzung der Wünsche des Auftraggebers erfüllt sind. Zuletzt müssen die einzelnen Projektmitarbeiter über die Zielsetzung, die Umsetzungsmittel, Art und Weise der Aufgabenbearbeitung sowie über alle internen Besonderheiten informiert sein [HANS03, 32].

Ohne die Einhaltung der wichtigen Restriktionen, Einschränkungen und Vorgaben wie Terminplanung, Budget oder Ressourceneinteilung kann das Gesamtprojekt als gescheitert betrachtet werden.

Die Notwendigkeit für ein schriftliches Dokument, das alles notwendige regelt und Transparenz für alle Involvierten gleichermaßen schafft, ist unbestritten [BOY03, 44]. Die dort inhaltenen Informationen dienen als Grundlage für das „Kick-Off-Meeting“.

2.2 Der „Project Definition Report“ als Kommunikationsmittel

Sinnvollerweise lassen sich die Kernpunkte eines Projektauftrages in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber in einer zentralen Niederschrift, der Projektvereinbarung zusammenfassen. Da diese Vereinbarung die Gestaltung und Abwicklung zahlreicher Einzelpunkte definiert, wird häufig vom „Project Definition Report“ gesprochen.

Die Inhalte wie die Ausführlichkeit aller Definitionen hängen von der Dimension und der Priorität des jeweiligen Projektes ab. Es lassen sich dennoch allgemeingültige Kernfragen ableiten, die nicht fehlen sollten [HANS03, 37].

Diese Kernfragen können in gebündelter Form durch acht W-Fragen zusammengefasst werden:

1. Warum? Warum wird das Projekt gemacht? Warum ist es erforderlich?
2. Was? Was muss gemacht werden? Was ist am Ende besser?
3. Wie? Wie soll vorgegangen werden? Wie sind die Mittel verteilt?
4. Wo? Wo wird am Vorhaben gearbeitet?
5. Wer? Wer finanziert es? Wer ist im Einzelnen verantwortlich?
6. Wann? Wann wird begonnen? Wann muss es fertig sein?
7. Wie viel? Wie viel wird das Projekt kosten?
8. Wie gut? Wie gut lassen sich Qualitätsziele erreichen?

Der Projekt Definition Report, der alle wichtigen Informationen das dazu gehörige Projekt betreffend enthält, kann bequem als Kommunikationsmittel für die im Projekt geltenden Definitionen, Vereinbarungen, Regeln, Vorgehensweisen, Restriktionen und Formalitäten benutzt werden [O.V.05, 3]. Alle hier festgelegten Standards können von allen beteiligten Projektmitgliedern jederzeit eingesehen respektive konsultiert werden. Die so erzeugte Transparenz schafft Klarheit, vermindert Missverständnisse und reduziert Zuständigkeitskonflikte oder Flucht aus der Verantwortung [HANS03, 28].

Auf der Basis dieser Überlegungen baut die Planung des Kick-Off-Meetings auf. Das Meeting soll alle bei der Projektarbeit Beteiligten über die festgelegten, geltenden Standards informieren und für einen erfolgreichen, einheitlichen Arbeitsstil motivieren.

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