Meetings und Workshops sind wichtige Elemente des Projektmanagements. Sie können explizit als Instrumente zur Koordinierung, Kontrolle und Motivation eingesetzt werden und erfüllen gleichzeitig eine Orientierungs- sowie eine Bewertungsfunktion bei der Projektarbeit.
Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit der konkreten Vorgehensweise bei der Planung der ersten Projektsitzung, des sog. „Kick-Off-Meetings“. Dies geschieht unter Beachtung der Bedeutung der Kommunikation von Standards im Rahmen des Projektmanagements.
Das Kick-Off-Meeting ist das erste Zusammentreffen der Projektmitglieder und ist gleichzeitig der „Startschuss“ für die vorliegende gemeinsame Aufgabenbewältigung. Der Projektleiter als Planer dieser Initialveranstaltung steht in der Pflicht bei der Organisation das Erreichen der Ziele der Projektstartsitzung zu gewährleisten:
-Die Teammitglieder lernen sich kennen und schätzen.
-Der Projektleiter positioniert sich als Führungspersönlichkeit.
-Das Team versteht das Projekt mit seinen Zielen und Besonderheiten.
-Die Projektmitglieder verständigen sich auf die Einhaltung von Standards.
-Das weitere gemeinsame Vorgehen wird geplant und gestartet.
Da sich die Arbeit an einen fachkundigen Leser richtet, der sich partiell auf das betreffende Teilgebiet konzentriert, wird hierbei bewusst auf eine oberflächliche Beschreibung der Aspekte des übergeordneten Themas Projektmanagement verzichtet. Es handelt sich also um eine ausführliche Darstellung des ausgewählten Themengebiets, die auch als eine exemplarische Anleitung verstanden werden darf.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen des Planungsvorgangs
2.1 Bedeutung der Kommunikation von Standards
2.2 Der „Project Definition Report“ als Kommunikationsmittel
3 Praktischer Planungsvorgang
3.1 Zieldefinition eines Kick-Off-Meetings
3.2 Organisation der Rahmenbedingungen
3.2.1 Auswahl der Teilnehmer
3.2.2 Auswahl des Termins
3.2.3 Auswahl der Räumlichkeiten
3.2.4 Anfertigung einer Agenda
3.2.5 Bekanntmachung des Meetings
3.3 Organisation des Meetingverlaufs
3.3.1 Begrüßen und Vorstellen der Tagesziele
3.3.2 Erfahrungen und Erwartungen aufgreifen
3.3.3 Verständigung auf gemeinsame Standards
3.3.4 Erarbeiten und verteilen der Aufgaben
3.3.5 Maßname zur Teambildung
Zielsetzung und Themen
Das primäre Ziel der Arbeit ist die Erstellung einer strukturierten, praxisorientierten Anleitung für die Planung eines erfolgreichen Kick-Off-Meetings. Dabei steht die Forschungsfrage im Mittelpunkt, wie durch methodische Kommunikation von Projektstandards eine verbindliche Basis für eine effiziente Zusammenarbeit und hohe Motivation der Projektbeteiligten geschaffen werden kann.
- Bedeutung der Kommunikation von Standards im Projektmanagement
- Einsatz des "Project Definition Report" als zentrales Steuerungsinstrument
- Methodik der organisatorischen Vorbereitung (Rahmenbedingungen)
- Strukturierung des Meetingverlaufs für optimale Zielerreichung
- Maßnahmen zur nachhaltigen Teambildung und Motivationssteigerung
Auszug aus dem Buch
3.3.1 Begrüßen und Vorstellen der Tagesziele
Zu den Aufgaben des Projektleiters, der gleichzeitig die Moderation übernimmt, gehören beim Beginn des Meetings die Begrüßung aller Teilnehmer und die Vorstellung der für alle gut sichtbar aufgeführten Tagesordnungspunkte. Nach Möglichkeit kann auch der Auftraggeber selbst das Projekt erläutern und für ihn besonders wichtige Eckpunkte darstellen. Nach der ersten Pause hätte er somit eine vertretbare Option, die Sitzung vorzeitig zu verlassen, weil er seinen wesentlichen Beitrag bereits am Anfang geleistet hat [KELL03, 100].
Es ist unerlässlich für die Gesamtdauer der Veranstaltung die Ergebnisse zu protokollieren. Für diesen Zweck wird ein Protokollant bestimmt, der die Ergebnisse in schriftlicher Form für alle festhält. Am Besten eignen sich überschaubare Verlaufs- und Ergebnisprotokolle, in denen die notwendigen Informationen nicht in langen Textpassagen gesucht werden müssen, sondern auf einen Blick ersichtlich sind [KELL03, 81-82]. Zweifelhaft und eher unzweckmäßig sind dagegen Ton- und Bildaufzeichnungen wie sie von Page-Jones empfohlen werden:
„Tonbandaufzeichnungen begünstigen das Erstellen von authentischen Protokollen und ermöglichen die Wiedergabe eines Meetingverlaufs in seiner ganzen Komplexität menschlicher Interaktionsmuster“ [PAGE91, 184]. Beim Einsatz solcher Medien verhalten sich die Anwesenden oft unnatürlich oder stehen der Aufzeichnung sogar ablehnend gegenüber.
Damit nach weiteren Treffen nicht der Eindruck entsteht, es werden einige Teammitglieder benachteiligt oder bevorzugt, ist es sinnvoll die Protokollierung von Meeting zu Meeting der Reihe nach jeweils an eine andere Person zu übergeben.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einführung erläutert die Bedeutung von Meetings als Koordinationsinstrumente im Projektmanagement und definiert den inhaltlichen Fokus auf die Planung von Kick-Off-Meetings.
2 Grundlagen des Planungsvorgangs: Hier wird die Notwendigkeit klar definierter Standards für den Projekterfolg betont und der "Project Definition Report" als essenzielles Kommunikationsmittel für Transparenz eingeführt.
3 Praktischer Planungsvorgang: Dieses umfangreiche Hauptkapitel detailliert die methodische Vorbereitung und Durchführung eines Kick-Off-Meetings, von der logistischen Organisation über die inhaltliche Agenda bis hin zur konkreten Moderation und Teambildung.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Kick-Off-Meeting, Project Definition Report, Projektleiter, Kommunikation, Projektstandards, Meetingplanung, Agenda, Protokollführung, Teambildung, Projektmitglieder, Projektstart, Moderation, Aufgabenverteilung, Zieldefinition.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die methodische Planung und Durchführung der ersten Projektsitzung, dem sogenannten Kick-Off-Meeting, im Kontext des Projektmanagements.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder sind die Bedeutung verbindlicher Projektstandards, die organisatorische Vorbereitung von Rahmenbedingungen sowie die strukturierte Moderation des Meetingverlaufs.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, eine exemplarische Anleitung für Projektleiter zu liefern, um ein Kick-Off-Meeting als Instrument zur Koordinierung, Kontrolle und Motivation erfolgreich zu gestalten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor nutzt eine strukturierte deskriptive Methode, gestützt durch eine fundierte Literaturanalyse, um ein "Grundgerüst" für einen erfolgreichen Projektstart zu entwickeln.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden sowohl die organisatorischen Voraussetzungen (Teilnehmer, Ort, Zeit) als auch die inhaltliche Gestaltung des Meetings (Begrüßung, Standards, Aufgabenverteilung, Teambildung) detailliert analysiert.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den prägenden Begriffen zählen Projektmanagement, Kick-Off-Meeting, Project Definition Report, Projektstandards und Teambildung.
Warum spielt der „Project Definition Report“ eine so zentrale Rolle?
Er dient als schriftliches Dokument zur Schaffung von Transparenz über Ziele, Regeln und Ressourcen und fungiert somit als unverzichtbare Informationsgrundlage für alle Projektbeteiligten.
Welchen Stellenwert hat die Teambildung beim Kick-Off-Meeting?
Die Teambildung bildet den Abschluss des Meetings und ist entscheidend, um den Zusammenhalt zu stärken und die Motivation für die kommende Projektarbeit auf ein hohes Niveau zu heben.
- Quote paper
- Denis Hellwich (Author), 2006, Projektmanagement. Planung eines Kick-Off-Meetings für ein Projekt, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/68548
