Wiki-Systeme als Wissensmanagementtools

Inhaltsverzeichnis

1. Problem- und Aufgabenstellung

2. Einleitung

3. Wissensmanagement

4. Die Wiki-Technologie
4.1. Was ist ein Wiki?
4.2. Historische Entwicklung
4.3. Funktionalität von Wikis
4.3.1. Artikelansicht
4.3.2. Seite bearbeiten
4.3.3. Diskussion
4.3.4. Versionen/Autoren
4.4. Bedeutende Wikis

5. Wikis als innerbetriebliches Wissensmanagementtool
5.1. Wiki als asynchrone Diskussionssoftware
5.2. Wiki als gemeinschaftliches Autorensystem
5.3. Wiki als Wissensdatenbank
5.4. Wiki als Kommunikationsplattform für Teams
5.5. Wiki als Projektmanagementtool
5.6. Wiki als Intranet
5.7. Vorbereiten und Dokumentieren von Sitzungen

6. Realitätscheck
6.1. Qualitative Befragung
6.1.1. Methode
6.1.2. Untersuchungsdesign
6.1.3. Gesprächsleitfaden
6.2. Ergebnisse
6.2.1. Kernaussagen des Leiters der IT-Abteilung
6.2.2. Kernaussagen der Kundenberaterin
6.2.3. Kernaussagen des CAD-Technikers
6.2.4. Kernaussagen des Software-Entwicklers
6.2.5. Kernaussagen des Projektmanagers

7. Analyse und Auswertung
7.1. Auswertung der qualitativen Interviews

8. Zusammenfassung und Ausblick

Die Bezeichnungen sollen immer geschlechtsneutral verstanden werden.

1. Problem- und Aufgabenstellung

Als Wissensmanagementtool entstanden, kennt heute jeder Internetuser Systeme wie Wikipedia. Die Bachelorarbeit soll untersuchen, ob Wiki Systeme sich für den innerbetrieblichen Einsatz als zentraler Informationsdienst eignen und welche Voraussetzungen dafür gegeben sein müssen.

2. Einleitung

Wir befinden uns am Übergang von der Informationsgesellschaft zur Wissensgesellschaft. Das Auffinden, Speichern und Weiterbearbeiten von Wissen ist heutzutage einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren in zukunftsorientierten Unternehmen.

Wissensmanagementtools leisten dafür gute Dienste. Während Wikis in Form der bekannten Online-Enzyklopädie Wikipedia bereits breite Bekanntheit genießen, unterstellt diese Arbeit, dass sie in den heimischen Unternehmen noch keine entsprechende Verbreitung erlangt haben.

Wikis können, aber müssen nicht unbedingt, das technologische Rüstzeug für die effiziente und effektive Organisation und Durchführung von wissensbasierten Tätigkeiten in einem Unternehmen sein

Die vorliegende Arbeit vertieft sich zunächst in den Themenbereich „Wissensmanagement“, um sodann näher auf die Funktionsweise und Charakteristiken von Wiki-Systemen einzugehen. Vorhandene Quellen werden auf die unterschiedlichen Einsatzgebiete von Wikis sowie deren Vor- und Nachteile für Unternehmen durchforstet.

Sodann wird erhoben, wie beispielhafte Unternehmensvertreter in Österreich über Wikis und deren Einsatz als Wissensmanagementtool denken bzw. welche Erfahrungen sie gegebenenfalls damit bereits gemacht haben. Methodisch wird auf qualitative Einzelinterviews zurückgegriffen, um einen möglichst tiefgehenden Einblick in die Kriterien zu bekommen, die für Unternehmen für den Einsatz von Wikis entscheidend sind.

3. Wissensmanagement

“All of life and business is a game of odds. Just as HR policies

increase the odds of employee retention, and good customer

service increases the odds toward repeat business, knowledge

management is about increasing the odds toward knowledge being

transferred, utilized and [contributing to] innovation” -- Larry Prusak,

executive director, IBM Corp.'s Institute for Knowledge

Management (Glasser 1999, zitiert in: Gonzalez-Reinhart, 2005)

Die heutige Informationsgesellschaft scheint sich zunehmend zu einer Wissensgesellschaft zu wandeln. Während erstere sich vor allem über durchschlagende Neuerungen auf informationstechnischem und -ökonomischem Gebiet definiert, umfasst die Definition der Wissensgesellschaft darüber hinausgehende gesellschaftliche Aspekte. „Wissen ist Macht“ gilt zunehmend nicht nur für Wissenschaft, Politik und Bildung, sondern auch für Unternehmen.

Folgerichtig hat sich die Managementlehre längst mit dem nutzbringenden Einsatz von Wissen, dem Wissensmanagement, auseinandergesetzt. Das moderne Wissensmanagement versteht Wissen, also alle Daten, Informationen und Fähigkeiten in einem Unternehmen, als wertvollen Produktionsfaktor. (Wikipedia 2006a).

Wissen, oder solche als gewiss angenommenen Erfahrungen und Einsichten, finden sich an verschiedensten Orten und können unterschiedlichste Formen annehmen. In Abb. 1 sieht man die unterschiedlichen Formen von Wissen, wie sie Hermann (2004) definiert. Wissen kann in den Köpfen einzelner Personen stecken, oder aber von mehreren Menschen geteilt werden. Es kann sich hinter Routinen und Normen verbergen, oder über Worte, Bilder und Artefakte zugänglich sein. Es kann abstrakt oder kontextbezogen sein, etc.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 „Aggregatszustände“ von Wissen Hermann, S.,2004, S.215

Wissensmanagement zielt darauf ab, Wissen verfügbar, kommunizierbar, für jeden zugänglich und nutzbar zu machen. Es muss gesammelt und in eine Form gebracht werden, in der andere darauf zugreifen können. Kommunizierbar ist Wissen dann, wenn es jemand anderem verständlich vermittelt werden kann. Der Nutzen von Wissen erschließt sich dann, wenn es für den Empfänger anwendbar ist, sprich wenn er es bei seiner Arbeit/für seine Ziele einsetzen kann. (Kleske, 2006)

Neuere Studien (Wiederspohn/Gronau 2001; zitiert in: Schumacher, 2005) weisen darauf hin, dass Investitionen in Wissensressourcen heute oftmals als profitabler eingeschätzt werden als solche in materielle Anlagen. Unterstrichen wird dies noch durch eine Umfrage unter größeren Unternehmen (Alavi/Leidner 2001; zitiert in: Gonzalez-Reinhart, 2005), die zeigt, dass fast 50 Prozent der befragten Firmen substanzielle Wettbewerbsnachteile durch den Abgang von erfahrenen Mitarbeitern erleiden mussten. 13 Prozent berichteten sogar von Einnahmeverlusten, die direkt mit dem Ausscheiden nur eines einzigen Angestellten zusammenhingen.

Wenn man nun Wissensmanagement definieren möchte, so stößt man in der Literatur je nach Herangehensweise (technisch, wirtschaftlich etc.) auf durchaus unterschiedliche Auslegungen. Schumacher (2005) schlägt Bezug nehmend auf Schmid et.al. (1999) folgende Definition vor, die auch für die vorliegende Arbeit gelten kann:

Wissensmanagement ist ein

- systematischer und strukturierter,
- ganzheitlicher Ansatz, der
- implizites und explizites Wissen im Unternehmen als
- strategische Schlüssel-Ressource versteht und daher darauf abzielt, den
- Umgang mit Wissen auf allen Ebenen nachhaltig zu verbessern, um
- Kosten zu senken, Qualität zu steigern, Innovation zu fördern und Entwicklungszeiten zu verkürzen.

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist es unter anderem nötig, eine geeignete technologische Unterstützung (Systeme der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT), Intranet, Groupware) etc. zur Verfügung zu haben. Wikis als modernes Wissensmanagementtool sind eine davon.

4. Die Wiki-Technologie

ATTENTION WIKIPEDIA, THERE IS A MAJOR BUG ON YOUR SITE ALLOWING ME TO DO THIS (WRITE ON YOUR ARTICLES). I HAVE DONE NO DAMAGE BUT AM TRYING TO ALERT YOU BEFORE SOMEONE DOES.

(Anonymer Kommentar auf den Seiten der englischen Wikipedia, zitiert in: Möller 2005, S. 159)

Dieses Zitat zeigt sehr schön, wie verwirrend das grundlegende Prinzip eines Wikis für Internet-Anwender zunächst sein kann. Das offene und kollektive Erstellen eines (Hyper)Textes wird da schon mal als Fehler in der Software gedeutet. Erik Möller schrieb dazu: „Wer darüber stolperte (...) las vielleicht noch eine kurze Zusammenfassung des Prinzips – ,jeder kann alles editieren’ – und surfte dann kopfschüttelnd weiter.“ (Möller 2005, S. 166)

Doch genau dieses Prinzip führt einen Grundgedanken, den Sir Tim Berners-Lee beim Entwurf des World Wide Web (WWW) hatte, wieder zum WWW zurück: Webseiten einfach und unkompliziert lesen und bearbeiten zu können (Berners-Lee/Fischetti 2000, zitiert in: Holtkamp 2006, S. 3).

4.1. Was ist ein Wiki?

„Wiki“ kommt aus dem Hawaiianischen und heißt „schnell“. Ward Cunningham^[1], der Wiki-Erfinder, benannte seinen ersten „Wiki“ nach den besonders flotten WikiWiki-Shuttles am Flughafen von Honolulu. Die Abb. 2 zeigt zur Illustration ein entsprechendes WikiWiki-Hinweisschild.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Wiki Wiki-Schild am Honolulu International Airport (Foto: Arik Baratz, 2006. Online verfügbar: http://en.wikipedia.org/wiki/Image:WikiWiki.jpg. Stand: 28.12. 2006)

Doch was genau ist nun ein Wiki?

Cunningham selbst beschreibt Wikis als

„... a freely expandable collection of interlinked Web pages, a hypertext system for storing and modifying information – a database, where each page is easily editable by any user with a forms-capable Web browser client”. (Leuf/Cunningham 2001, S. 14).

Ebersbach/Glaser/Heigl (2005, S. 10))definieren:

„Ein Wiki ist eine webbasierte Software, die es allen Betrachtern einer Seite erlaubt, den Inhalt zu ändern, iindem sie diese Seite online im Browser editieren. Damit ist das Wiki eine einfache und leicht zu bedienende Plattform für kooperatives Arbeiten an Texten und Hypertexten.“

Ein Wiki, auch bekannt als WikiWiki oder WikiWeb, ist also eine direkt von jedem Nutzer editierbare Webseite. Die Webseite wird im Browser normal angezeigt und kann ohne weiteres – vor allem auch ohne HTML- oder andere Webdesign-Kenntnisse – bearbeitet werden. Die Änderungen oder Hinzufügungen werden sofort nach dem Speichern angezeigt.

Sehr einprägsam wird die Wiki-Funktionsweise in einem Online-Artikel über den Einsatz von Wikis zur Zusammenarbeit in Unternehmen beschrieben: „Think of it as a huge whiteboard, one where everyone has a marker and is welcome to scribble.“ (Delio, 2005)

Man unterscheidet zwischen

- öffentlichen Wikis wie zum Beispiel die bestens bekannte Online-Enzyklopädie „Wikipedia“ und
- eingeschränkten Wikis, die nur registrierten bzw. definierten Benutzern Lese- bzw. Schreibrechte geben.

4.2. Historische Entwicklung

Das erste Wiki wurde 1995 von Ward Cunningham, einem Software-Programmierer aus Oregon, entwickelt. Eine schlichte e-Mail vom 16. März 1995 an einen gewissen Steve dokumentiert die Geburtsstunde der neuen Technologie (Möller 2005, S. 166):

„Steve – ich habe eine neue Datenbank auf meinem Web-Server installiert und bitte Dich, mal einen Blick darauf zu werfen. Es ist ein Web von Menschen, Projekten und Mustern, auf das man über ein cgi-bin-Skript zugreifen kann. Es bietet die Möglichkeit, ohne HTML-Kenntnisse mit Formularen Text zu editieren. Es wäre schön, wenn Du mitmachen oder wenigstens Deinen Namen in der Liste der RecentVisitors eintragen könntest ... Die URL ist http://c2.com/cgi-bin/wiki – danke schön und beste Grüße.“

[...]

^[1] Ward Cunningham erfand 1995 das WikiWiki-Konzept. Der Programmierer arbeitet nach einigen Firmengründungen seit 2003 bei Microsoft.