Ausfüllen eines Antrags auf Urlaub (Unterweisung Verwaltungsfachangestellte / -r)

Inhaltsverzeichnis :

1. Einordnung der Unterweisung in den Ausbildungsablauf
1.1 Thema der Unterweisung
1.2 Einordnung der Ausbildungseinheit gem. Stoffgliederungsplan
1.3 Betriebliche Ausgangssituation

2. Lernzielanalyse
2.1 Groblernziele
2.2 Feinlernziele (psychomotorisch, kognitiv affektiv, operrational)

3. Unterweisungsverlauf
3.1 Ausbildungsmethode
3.2 Vorbereiten der Unterweisung
3.3 Vorführen und Erklären
3.4 Nachmachen
3.5 Üben und Erfolgskontrolle

4. Ablaufplan der Unterweisung

5. AnhangS.
5.1. Formblatt „Urlaubsantrag“
5.2. Beispiel: ausgefüllter Urlaubsantrag
5.3. Kalender
5.4. Unterweisungsmittel
5.5. Übungsfälle
5.6. Lernzielkontrolle
5.7. Auszug des Stoffgliederungsplans
5.8. Eigenständigkeitserklärung

1. Einordnung der Unterweisung in den Ausbildungsablauf

1.1 Thema der Unterweisung

Das Thema der Unterweisung ist das Ausfüllen eines Antrages auf Urlaub.

1.2 Einordnung der Ausbildungseinheit gem. Stoffgliederungsplan

Themenbereich gem. Stoffgliederungsplan

Diese Ausbildungseinheit ist im Stoffgliederungsplan für den Sonderlehrgang für Soldaten auf Zeit im Ausbildungsberuf zum Verwaltungsfachangestellte/r unter dem Lehrgebiet „Verwaltungstechnik“, laufende Nummer 3.2.2 (siehe Anhang 5.7): „Das Abfassen von Schriftstücken soll anhand praktischer Beispiele eingehend geübt werden“, zu finden.

1.3 Betriebliche Ausgangssituation

Zwei Auszubildende im ersten Ausbildungsjahr, die im Zusammenhang mit dem Ausfüllen eines Urlaubsantrages noch keine Vorkenntnisse haben, sollen nach dieser Unterweisung einen Urlaubsantrag selbstständig ausfüllen können.

2. Lernzielanalyse

2.1 Groblernziele

Die Auszubildenden sollen grundlegende Kenntnisse über die Betriebsinternen Formulare erhalten und die Bedeutung des Ausfüllens eines Urlaubsantrages Verstehen und erklären können.

2.2 Feinlernziele

Die Auszubildenden sind nach der Unterweisung in der Lage, ein Urlaubsformular selbständig und ordnungsgemäß in angemessener Zeit auszufüllen.

- Psychomotorisches Lernziel

Die im Rahmen der Unterweisung erreichbaren psychomotorischen Lernziele haben nur einen geringen Anspruch an die Leistungsfähigkeit der Auszubildenden.

- Kognitives Lernziel

Die kognitiven Ziele stellen in diesem Fall das Erlernen des Ausfüllens dar. Die Auszubildenden sollen die Felder zum Ausfüllen eines Formulars kennen und diese sinnvoll und logisch ausfüllen können. Sie wissen, wo sie die Formulare erhalten und wann sie diese benötigen. Das kognitive Lernziel erreichen die zu Unterweisenden durch das selbständige Ausfüllen des Formulars, durch die Ergebniskontrolle erlangen sie die Qualitätssicherung ihrer Arbeit.

- Affektives Lernziel

Als affektive Lernziele sollen die Auszubildenden durch die Ausbildung erlernen, das Formular mit der nötigen Sorgfalt zu bearbeiten. Weiterhin ist es wichtig, dass sie verstehen das Formular eigenverantwortlich, selbständig und leserlich auszufüllen.

- Operationalisiertes Lernziel

Das Lernziel ist erreicht, wenn die Auszubildenden selbstsicher, in angemessener Zeit einen Urlaubsantrag ausfüllen können.

3. Unterweisungsverlauf

3.1 Ausbildungsmethode

Die Unterweisung wird in der 4-Stufen-Methode vollzogen. Die Unterweisungszeit beträgt ca. 15 bis 20 Minuten.

Ich habe die 4-Stufen-Methode gewählt, da diese Methode besonders geeignet ist, um manuelle Arbeiten auszuführen sowie bei der Unterweisung von nur zwei Auszubildenden, da man mit diesem dann im direkten Dialog steht.

Außerdem aus zeitökonomischen Gründen, da mir für diese Ausbildungseinheit nur 15 Minuten zur Verfügung stehen und der Lernerfolg mit dieser Methode in der kurzen Zeit am besten ist.

3.2 Vorbereiten der Unterweisung

Der Ausbildungsplatz ist vorbereitet und die Unterlagen und Unterweisungsmittel liegen bereit.

Ich begrüße die Auszubildenden, stelle mich vor und lasse die Auszubildenden sich vorstellen. Darauf folgen einige „Eisbrecherfragen“, um die Hemmungen zu nehmen und um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Weiter erfrage ich das Vorwissen der Auszubildenden. Um das Interesse der Auszubildenden zu wecken, wird das Thema der Unterweisung, die Arbeitsmittel und alles Dazugehörige vorgestellt und beschrieben und die Lernziele genannt.

Dann erkläre ich ihnen, wie der weitere Verlauf des Formulars ist, d.h. wo man es Abgibt und welche Abteilungen es durchläuft.

Ich weise auf das Datenschutzgesetz, und auf diverse Sicherheitsvorschriften im Büro hin.

3.3 Vorführen und Erklären des Arbeitsvorgangs

Im Folgenden erkläre ich den Auszubildenden im Ganzen die einzelnen Spalten des Formulars und welche Funktionen sie erfüllen.

Dann führe ich ihnen den gesamten Arbeitsvorgang, anhand der Übungsaufgabe 1 (siehe Anhang 5.5), in Teilschritten vor. Die Auszubildenden sollen aufmerksam zuhören und zuschauen. Durch Zwischenfragen stelle ich fest, ob die Auszubildenden das Thema verstanden haben und ob die Größe der Lernschritte angemessen ist.

3.4 Nachmachen der Arbeitsschritte durch die Auszubildenden

Die Auszubildenden sollen das Erlernte selbst nachmachen. Dabei erläutert einer der Auszubildenden die einzelnen Arbeitsschritte, die er verrichtet, erklärt was er tut, wie und warum und wiederholt die wichtigsten Punkte.

Ich bleibe dabei, beobachte, helfe und ermutigte ihn. Auf diese Weise kann ich dann sofort erkennen, ob der Auszubildende nur nachmacht oder ob er es wirklich verstanden hat.

Der andere Auszubildende vollzieht die Teilschritte nach, wobei er sie mir erklärt und ich ihm zuhöre. Dabei wiederholt er das Erlernte am Übungsfall 2 (dito Anhang 5.5.). Bei groben Fehlern verbessere ich ihn sofort, leichte Fehler werden erst nach dem Vollzug der Arbeitsschritte durch Besprechung ausgeräumt und ich gebe dem Auszubildenden ein Feedback.

Falls die Auszubildenden während der Durchführung Fragen haben, werde ich diese beantworten. Gegenfalls werden die Teilschritte an der dritten Aufgabe noch einmal wiederholt.

3.5 Üben und Lernzielkontrolle

Wenn die eigentliche Unterweisung abgeschlossen ist, beginnt das Üben. Hier sollen die Auszubildenden an einem neuen Beispiel das Gelernte üben. Das Können soll weiter ausgebaut und verbessert werden.

Sie sollen nun eine Lernzielkontrolle (siehe Anhang 5.6) mit vorgegebenen Urlaubsdaten fortlaufend in das Formular selbständig eintragen. Ich kümmere mich aber nach wie vor um die Auszubildenden und um ihre Arbeit.

Ich habe hierbei eine helfende, beratende und erzieherische Funktion. Wenn das Üben gelingt, ist ein anerkennendes Wort angebracht.

Durch ein Lob werden die Auszubildenden zusätzlich motiviert und haben ein Erfolgserlebnis.

4. Ablaufplan der Unterweisung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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