„Archive sind das Gedächtnis der Verwaltung und Geschäftsführung,
zugleich aber seit Jahrhunderten wichtigstes Quellenreservoir für
Geschichts- und Gesellschaftswissenschaften.“ (Zitat: Eckhart G. Franz,
Einführung in die Archivkunde, 5.Auflage, 1999, Primus, Darmstadt)
Archive als von herrschaftlicher Seite organisierte Sammlungen von
genau bestimmtem Schriftgut gibt es seit der Zeit, als sich feste Staaten
mit Verwaltung zur Herrschaftsausübung ausbildeten. So fanden
Archäologen bei allen Hochkulturen Archive, in denen Gesetzestexte,
Staatsverträge oder anderweitige Unterlagen von politischer Bedeutung
aufbewahrt wurden.
Meistens waren die Archive gleichzeitig mit Bibliotheken oder
bestimmten Behörden und deren Schreibstuben (Kanzleien) verbunden.
In den alten Hochkulturen hatten die Archive überwiegend eine
rechtssichernde Bedeutung – eine Funktion, die sie lange Zeit auch in
unserem Kulturbereich hatten. Die Archivalien waren anfangs bei den
übrigen wertvollen Gegenständen des jeweiligen Besitzers in der
Schatzkammer untergebracht (Schatzarchiv). Mit der Erstarkung der
Territorien in Deutschland und den zunehmenden Spannungen zwischen
den Fürsten und dem Reich waren zum Ausbau eigenen Herrschaft eine
Ordnung der eigenen Territorialverwaltung und deren Unterlagen
notwendig, so dass mehr und mehr reine Archive eingerichtet bzw. aus
den Schatzkammern und Behörden ausgegliedert und von den
Hausarchiven getrennt wurden. Auch die Wiedereinführung des
Römischen Rechts und die damit verbundene schriftliche Prozeßführung
bedingte ein geordnetes Archivwesen auf Seite des Reiches (Archiv des
Reichskammergerichtes). Auch die geistlichen Landesherren und die
Klöster sowie die Städte führten Archive. Heutzutage ist die Archivierung auch in bestimmten Berufszweigen
gesetzlich vorgeschrieben. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) §257
„Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen“ ist jeder
Kaufmann verpflichtet bestimmte Unterlagen für zehn bzw. sechs Jahre
aufzubewahren (siehe §257 HGB sowie § 147 AO im Anhang).
Aktenpläne dienen der postkoordinierten Klassifikation der
Kompetenzen, die als präkoordinierte Klassifikation des Schriftgutes
genutzt wird. [...]
Inhaltsverzeichnis
1 Vorwort
2 Einleitung
3 Allgemeines
3.1 Planung der Archivierung
3.2 Aufbau des Archives
3.3 Führung des Archives
4 Archiv- und Ablagesysteme der Firma W Betriebsgesellschaft mbH
4.1 Zweck der Archivierung und Dokumentenverwaltung
4.2 Geltungsbereich der Archivierung und Dokumentenverwaltung
4.3 Beschreibung des Aktenplanes und Schriftgutarten
4.3.1 Akten
4.3.2 Sonstige aufzubewahrendes Schriftgut
4.3.3 Weglegesachen
4.4 Äußere Ordnung der Akten
4.4.1 Aktenablage
4.4.2 Ablagesystem
4.4.3 Aktenplan
4.5 Innere Ordnung der Akten
4.5.1 Auszeichnung des Schriftgutes
4.5.2 Einordnung des Schriftgutes in die Akten
4.5.3 Numerierung der Aktenblätter
4.5.4 Inhaltsverzeichnis
4.6 Ordnung des sonstigen Schriftgutes
4.6.1 Belege
4.6.2 Datenträger
4.6.3 Drucksachen und Bücher
4.6.4 Urkundenverträge oder ähnliches
4.6.5 Weglegesachen
4.7 Verwaltung der Akten in den Abteilungen
4.7.1 Aktenverwalter
4.7.2 Wiedervorlagen
4.7.3 Akteneinsicht
4.7.4 Aktenausleih
4.7.5 Aktenauskünfte
4.7.6 Aktenaufsicht
4.8 Aufbewahrungsfrist
4.8.1 Aufbewahrungsvorschriften
4.8.2 Aufbewahrungsfristen
4.8.3 Überwachung der Aufbewahrungsfristen
4.8.4 Aufbewahrungsort
4.9 Archivwürdige Akten / Vernichtungswürdige Akten
4.9.1 Allgemeines
4.9.2 Aussonderung der abgabefähigen Akten
4.9.3 Prüfung der Akten auf Archivwürdigkeit
4.9.4 Aktenvernichtung
4.10 Datensicherung (DV)
4.11 Dokumentenverwaltung
5 Zusammenfassung
6 Glossar
7 Abkürzungsverzeichnis
8 Literaturverzeichnis
9 Anlagen
Zielsetzung und Themen
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption und Implementierung von Archiv- und Ablagesystemen in einem Praxisunternehmen, um effiziente Prozesse in der Dokumentenverwaltung sicherzustellen. Das primäre Ziel ist es, ein systematisches Ablagemodell zu entwickeln, das eine schnelle Auffindbarkeit von Informationen sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen garantiert.
- Strukturierung von Aktenplänen und Registraturwesen
- Methoden der Archivierung und Ablageorganisation
- Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrung (HGB, AO)
- Prozessoptimierung in der Dokumentenverwaltung und Datensicherung
Auszug aus dem Buch
Führung des Archives
Nicht nur die Errichtung eines Archivs bedarf genauster Organisation, sondern auch die Erhaltung der Ordnung und Übersicht. Deshalb wird ein „Überwachungssystem“ gefertigt, damit im Endeffekt kein Ordner verloren gehen kann. Unserer Ansicht nach ist die beste Form dieser „Überwachung“ eine Kartei für jeden Mitarbeiter wie in einer Bibliothek zu führen. Dort hat jeder einzutragen wann er welchen Ordner geholt und wieder zurückgebracht hat. So ist die Akte auch immer auffindbar, wenn sie aus dem Archiv entfernt wurde. Dieses Ein- und Austragen ist natürlich ein absolutes Muß für alle Mitarbeiter. Wenn dies eingehalten wird, so müssten jetzt alle Akten binnen fünf, maximal zehn Minuten gefunden werden.
Wenn diese Kartei eingerichtet ist, kann die Einweisung der Mitarbeiter in das System des Archivs abgehalten werden. Wichtig ist natürlich auch, dass regelmäßig kontrolliert wird, ob nicht jemand zu lange auf den Ordnern „sitzt“ und der Bestand noch in seiner Reihenfolge aufzufinden ist. Wenn sich das eingepegelt hat, so dürfte das Archiv der W Betriebsgesellschaft mbH sehr ergiebig nutzbar sein.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Vorwort: Dieses Kapitel stellt das Unternehmen und die Notwendigkeit eines einheitlichen Systems für die Erstellung und Pflege von Dokumenten vor.
2 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die historische Bedeutung von Archiven und betont deren Rolle als notwendiges Hilfsmittel in der modernen Arbeitswelt.
3 Allgemeines: Hier werden die Grundlagen zur Planung, dem Aufbau und der Überwachung von Archivstrukturen erläutert.
4 Archiv- und Ablagesysteme der Firma W Betriebsgesellschaft mbH: Dieses Kapitel bildet den Hauptteil und definiert detailliert die Ablageprozesse, Aktenpläne und Aufbewahrungsfristen für das Unternehmen.
5 Zusammenfassung: Die Zusammenfassung unterstreicht die Effizienzgewinne durch eine organisierte Archivierung und fordert zur konsequenten Nutzung des Systems auf.
Schlüsselwörter
Archivierung, Ablagesystem, Dokumentenverwaltung, Aktenplan, Aufbewahrungsfristen, Schriftgut, Handelsgesetzbuch, AO, Datensicherung, Registratur, Arbeitsorganisation, Unternehmensorganisation
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit beschreibt den Aufbau und die Organisation eines systematischen Archiv- und Ablagesystems in einem spezifischen Unternehmen, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Aktenverwaltung, der Erstellung von Aktenplänen, der Einhaltung rechtlicher Fristen nach HGB und AO sowie der Prozessoptimierung im Büroalltag.
Welches primäre Ziel verfolgt die Arbeit?
Das Hauptziel ist die Vermeidung von Suchzeiten durch eine klare Ordnung, damit Informationen für Entscheidungen jederzeit schnell verfügbar sind.
Welche wissenschaftlichen Methoden finden Anwendung?
Es wird eine praxisorientierte Systemanalyse des Archivwesens durchgeführt, die durch eine Literaturanalyse rechtlicher Rahmenbedingungen und die Erstellung von Ablaufdiagrammen gestützt wird.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die detaillierte Beschreibung der Aktenordnung, die Handhabung von Schriftgut, die Festlegung von Aufbewahrungsfristen sowie die Dokumentenverwaltung.
Welche Keywords charakterisieren die Arbeit?
Archivierung, Aktenplan, Dokumentenverwaltung, Aufbewahrungsfristen, HGB, AO, Registratur.
Wie regelt die W Betriebsgesellschaft mbH den Zugriff auf Akten?
Der Zugriff wird über ein Überwachungssystem in Form einer Kartei gesteuert, in der jeder Mitarbeiter Entnahmen und Rückgaben dokumentieren muss.
Welches Prinzip wird für die Datensicherung genutzt?
Im PC-Netz wird das „Großvater/Vater/Sohn“-Prinzip angewendet, während für CAD-Daten tägliche Komplett-Backups erstellt werden.
- Quote paper
- Sandy Schrader (Author), 2002, Archiv- und Ablagesysteme, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/7242
