Auch Unternehmen die nicht reine Medienhäuser sind, setzen verstärkt auf das Management der Informationen und der Inhalte innerhalb und ausserhalb des Unternehmens – den Enterprise Content Management Systemen.
Der Autohersteller BMW beispielsweise, verwaltet nun sein britisches Internetportal mit der Web Content Management Komponente von Vignette. Aber nicht nur webbasierte Problemlösungen lassen sich mit Enterprise Content Management Systemen bewältigen. Im Weiteren soll gezeigt werden, für welche Aufgaben diese Systeme ausgelegt sind, wie die Auswahl und Implementierung erfolgt, wie die Funktionsabläufe aufgebaut sind und auf welchen Einsatzgebieten sie zum Tragen kommen. Außerdem werden noch die Kosten der Implementierung sowie die Potentiale herausgestellt.
Inhaltsübersicht
1. Einführung
2. Definition
3. Leistungsumfang
3.1. Aufgaben
3.1.1. Document Management
3.1.2. Collaboration
3.1.3. Web Content Management
3.1.4. Records Management
3.1.5. Workflow / Business Process Management
3.1.6. Capture
3.1.7. Manage
3.1.8. Store
3.1.9. Preserve
3.1.10. Deliver
3.2. Einführung des Systems
3.2.1. Analyse der eigenen Situation
3.2.2. Erstellung des Pflichtenheftes
3.2.3. Bewertung und Auswahl der Anbieter
3.2.4. Vertragsabschluss
3.3. Funktionsabläufe
3.3.1. Content-Nutzung
3.3.2. Content-Syndication
3.3.3. Content-Strukturierung
3.3.4. Content-Redaktion
3.3.5. Content-Integration
4. Einsatzgebiete
4.1. Ausprägungen von ECMS
4.2. Wichtige ECMS
4.2.1. SAP®
4.2.2. Vignette®
4.3. Einführungskosten und Folgekosten
4.4. Potential
5. Schlussbetrachtungen
Zielsetzung & Themen der Projektarbeit
Die vorliegende Arbeit verfolgt das Ziel, die Aufgaben, Implementierungsansätze und Einsatzgebiete von Enterprise Content Management Systemen (ECMS) zu beleuchten, um deren Mehrwert für Unternehmen durch die Bündelung und Optimierung von Informationsprozessen aufzuzeigen.
- Grundlagen und Definitionen von ECMS im Vergleich zu klassischen CMS
- Detaillierte Analyse der technologischen Komponenten (Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver)
- Strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung und Anbieterauswahl
- Analyse der Funktionsabläufe, wie Content-Nutzung, Syndication und Integration
- Betrachtung von Kostenfaktoren und realem Nutzenpotenzial in der Unternehmenspraxis
Auszug aus dem Buch
3.2.3. Bewertung und Auswahl der Anbieter
Anhand des beschriebenen Pflichtenheftes kann bereits eine grobe Auswahl an möglichen Herstellern getroffen werden. Hersteller, die z.B. nicht das bereits eingesetzte Betriebssystem oder die Datenbank unterstützen, fallen aus der Auswahl heraus. Die verbleibenden Hersteller erhalten nun ein spezielles Pflichtenheft, das von ihnen ausgefüllt und zurückgesandt wird. Das Bearbeiten des Pflichtenheftes ist zeit- und arbeitsintensiv und muss vom Hersteller sorgfältig erledigt werden. Bei der Auswertung des Pflichtenheftes sind formale neben den inhaltlichen Kriterien zu bewerten. So sollte z.B. die pünktliche Rücksendung und der Zustand des Pflichtenheftes mit in die Bewertung einbezogen werden, da solche unscheinbaren Faktoren in vielen Fällen Rückschlüsse auf den Hersteller zulassen. Bei der inhaltlichen Bewertung sollten mindestens zwei Personen beteiligt sein, da eine subjektive Interpretation wohl bei jeder Auswertung des Herstellerpflichtenheftes vorliegt.
Nachdem eine engere Auswahl getroffen wurde, sollte nun eine Herstellerpräsentation oder eine Szenariopräsentation durchgeführt werden. Die Szenariopräsentation hat gegenüber der Herstellerpräsentation den Vorteil, dass das Produkt unter realistischen Bedingungen von der Projektgruppe selbst getestet werden kann. Bei dieser Präsentationsform kommt es nicht auf das Layout – also der optischen Anpassung der Oberfläche sondern auf die Funktionalität an. Bei der Szenariopräsentation sollten alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter mitwirken und das System auch in Konfliktsituationen testen - es sollte also eine möglichst aussagekräftige Situation simuliert werden. Die Bewertung erfolgt ebenfalls nach der Systematik des Pflichtenheftes, damit eine spätere Beurteilung möglichst nachvollziehbar ist. Zur Endauswahl sollten die Präsentationsprotokolle in der Projektgruppe ausgewertet und eine Entscheidung über das zukünftige Projekt getroffen werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Das Kapitel führt in die Bedeutung des Informationsmanagements in der modernen Industriegesellschaft ein und benennt ECMS als strategisches Werkzeug für Unternehmen.
2. Definition: Hier wird der Begriff Enterprise Content Management (ECM) durch die Abgrenzung von allgemeinen Content Management Systemen (CMS) und die Einordnung der Meta-Informationen definiert.
3. Leistungsumfang: Dieser Hauptteil detailliert die Kernaufgaben, die Phasen der Systemeinführung sowie die funktionalen Abläufe innerhalb eines ECMS.
4. Einsatzgebiete: Das Kapitel behandelt verschiedene Marktausprägungen, stellt beispielhaft wichtige Hersteller wie SAP und Vignette vor und analysiert die Kosten sowie das Potenzial der Systeme.
5. Schlussbetrachtungen: Das Fazit fasst zusammen, dass ECMS heute eher als dynamisches Konzept statt als statische Software zu verstehen ist, das Unternehmen eine hohe Flexibilität und Prozessoptimierung bietet.
Schlüsselwörter
Enterprise Content Management, ECMS, Content Management, Dokumentenmanagement, Workflowmanagement, Wissensmanagement, Web Content Management, Archivierung, Pflichtenheft, Systemauswahl, Prozessoptimierung, Content-Lifecycle, Content-Syndication, SAP, Vignette.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit behandelt die Rolle von Enterprise Content Management Systemen (ECMS) als zentrale Plattform für die Verwaltung von Unternehmensinformationen und Inhalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Definition von ECM, den technischen Komponenten, der Vorgehensweise bei der Einführung sowie der wirtschaftlichen Bewertung von Implementierungsprojekten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, den Aufbau eines ECMS zu erläutern, die Herausforderungen bei der Anbieterauswahl aufzuzeigen und den Nutzen für das Unternehmen darzustellen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine theoretische Projektarbeit, die auf einer fundierten Literaturrecherche und der Analyse von Fachwhitepapern basiert.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Aufgabengebiete des ECMS, die methodische Einführung inklusive Pflichtenhefterstellung sowie die konkreten Funktionsabläufe vom Capture bis zum Deliver.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind ECMS, Dokumentenmanagement, Workflow, Content-Lifecycle, Systemauswahl und Kostenanalyse.
Warum ist die Unterscheidung zwischen „Capture“ und „Manage“ relevant?
Die „Capture“-Komponente fokussiert auf die Erfassung und Aufbereitung von Daten, während die „Manage“-Komponente die anschließende strukturierte Verwaltung, Bearbeitung und Zugriffskontrolle ermöglicht.
Welchen Stellenwert hat das Pflichtenheft?
Es dient als essenzielles Steuerungsinstrument, um Anforderungen systematisch zu dokumentieren, Fehlentscheidungen bei der Softwareauswahl zu vermeiden und eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
- Arbeit zitieren
- Martin Polifke (Autor:in), 2005, Enterprise Content Management-Systeme, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/72936
