Enterprise Content Management-Systeme

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einführung

2. Definition

3. Leistungsumfang
3.1. Aufgaben
3.1.1. Document Management
3.1.2. Collaboration
3.1.3. Web Content Management
3.1.4. Records Management
3.1.5. Workflow / Business Process Management
3.1.6. Capture
3.1.7. Manage
3.1.8. Store
3.1.9. Preserve
3.1.10. Deliver
3.2. Einführung des Systems
3.2.1. Analyse der eigenen Situation
3.2.2. Erstellung des Pflichtenheftes
3.2.3. Bewertung und Auswahl der Anbieter
3.2.4. Vertragsabschluss
3.3. Funktionsabläufe
3.3.1. Content-Nutzung
3.3.2. Content-Syndication
3.3.3. Content-Strukturierung
3.3.4. Content-Redaktion
3.3.5. Content-Integration

4. Einsatzgebiete
4.1. Ausprägungen von ECMS
4.2. Wichtige ECMS
4.2.1. SAP®
4.2.2. Vignette®
4.3. Einführungskosten und Folgekosten
4.4. Potential

5. Schlussbetrachtungen

Stichwortverzeichnis

Literatur- und Quellenverzeichnis

Zeitschriften

Onlinequellen

Sonstige Quellen

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Aufgaben des CMS

Abbildung 2: Komponenten von Enterprise Content Management

Abbildung 3: Möglichkeiten der Distribution

Abbildung 4: IS-Funktionen im ECMS

Abbildung 5: Content-Life-Cycle

Abbildung 6: Basiskosten

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einführung

„Obwohl wir weiterhin davon überzeugt sind, in einer Industriegesellschaft zu leben, sind wir in Wirklichkeit auf dem Weg zu einer Gesellschaft, die auf Erstellung von Informationen und deren Verbreitung basiert.“^[1]

Auch Unternehmen die nicht reine Medienhäuser sind, setzen verstärkt auf das Management der Informationen und der Inhalte innerhalb und ausserhalb des Unternehmens – den Enterprise Content Management Systemen.

Der Autohersteller BMW beispielsweise, verwaltet nun sein britisches Internetportal mit der Web Content Management Komponente von Vignette®.^[2] Aber nicht nur webbasierte Problemlösungen lassen sich mit Enterprise Content Management Systemen bewältigen. Im Weiteren soll gezeigt werden, für welche Aufgaben diese Systeme ausgelegt sind, wie die Auswahl und Implementierung erfolgt, wie die Funktionsabläufe aufgebaut sind und auf welchen Einsatzgebieten sie zum Tragen kommen. Außerdem werden noch die Kosten der Implementierung sowie die Potentiale herausgestellt.

2. Definition

Content Management-Systeme

Zur Definition des Begriffes Enterprise Content Management-Systeme (im Weiteren ECMS), muss zuerst die Positionierung dieses Begriffes im gesamten Content Management-Systems (CMS) herausgearbeitet werden.

Der Begriff „ Content “ leitet sich aus dem Englischen ab und bezieht sich auf den eigentlichen „Inhalt“. Jedoch ist bei diesem, recht breit gefächerten, Begriff zu beachten, dass ein Content immer im Zusammenhang mit den Meta-Informationen steht. Die Meta-Informationen dienen der Verwaltung und der Kontrolle des Contents.^[3]

Diese Verknüpfung von Inhalt und Meta-Informatione ienen bei der praktischen Realisierung des Content Management zur Trennung von Struktur (Definition der Einzelinformationen und Anordnung der Informationen), Darstellung (Formatierungen und Layout) und den Kerninhalten (den Rohdaten).^[4]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Aufgaben des CMS

Das Content Management System hingegen hat die übergreifende Aufgabe, die Inhalte durch externe Programme oder aber auch direkt zu erstellen, zu verwalten, die Inhalte zu präsentieren oder auch zu verteilen, die Inhalte zu kontrollieren und zu individualisieren.^[5]

CMS wird bei einer sehr contentbezogenen Sichtweise auch als Content Syndication bezeichnet. Diese starke Orientierung am eigentlichen Inhalt dient also der kundenorientierten Vermarktung fremdbezogener Inhalte von externen Content Providern.^[6]

Das CMS lässt eine weitere Ausprägung in das Enterprise Content Management und in das Web Content Management zu^[7].

Web Content Management-Systeme

WCMS dienen der einheitlichen Verwaltung von Inhalten im World Wide Web. Dazu werden Systeme in Form von Internetseiten oder Portalen für offene Benutzergemeinschaften implementiert. Der Sinn solcher Systeme ist die Überwindung von Code-gebundener und damit auch arbeits-, und zeitintensiver Bearbeitung der Seiten mit Hilfe von Internet-Formaten wie HTML, XML, GIF und anderen. Das WCMS hat eine intensive Ausrichtung auf Dynamisierung von Webseiten.^[8]

Enterprise Content Management-Systeme

Die internationale Dienststelle für Content Management AIIM International definiert ECM wie folgt:

“Enterprise Content Management is the technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and documents related to organizational processes.”^[9]

ECM ist also die Technologie die zur Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store), Ausgabe (Deliver) und Sicherung (Preserve) von Inhalten und Dokumenten in zugehörigen organisatorischen Prozessen verwandt wird.

ECMS ist der Ansatz, alle Informationen eines Unternehmens durch eine einheitliche Plattform im Unternehmen z.B. auf Basis des Business to Employee(B2E) bereitzustellen (Intranet), angegliederte Unternehmen im Rahmen des Business to Business(B2B) mit Content zu versorgen (Extranet) oder auch den externen Bereichen Inhalte bereitzustellen (Internet). Dabei bedient sich das ECMS Informationstechnologien wie dem Dokumentenmanagement, dem Workflow-Management und dem Knowledgemanagement.^[10] Diese Aufzählung ist nicht abschließend, es ist denkbar, dass weitere Verfahren ergänzt werden.

3. Leistungsumfang

3.1. Aufgaben

Laut der Definition der internationalen Dienststelle für Content Management AIIM verbinden die Capture, Manage, Store, Deliver und Preserve Komponenten die eigentlichen Anwendungsfelder. Die eigentlichen Aufgabengebiete des ECMS sind das Document Management, der Einsatz von unterstützenden Systemen und Groupware, das WCM (siehe 2. Definition), die Archiv und Ablageverwaltungssysteme sowie das Workflowmanagementsystem.^[11]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Komponenten von Enterprise Content Management^[12]

3.1.1. Document Management

Das Archiv- und Dokumentenmanagemen rmöglicht eine langfristige Aufbewahrung auf externen Datenträgern mit der Aufgabe, den Benutzern ein schnelles Wiederfinden der abgelegten Dokumente zu gewährleisten.^[13] Dokument ind also Objekte, die bei der rechnergestützten Text- Präsentations-, Tabellen-, Grafik und Datenverarbeitung entstehen, im Unternehmensprozess bearbeitet werden und abschließend abgelegt bzw. archiviert werden.^[14] Der Unterschied zu dieser allgemeinen Beschreibung und dem im ECMS verwendeten Document Management ist die Ausrichtung auf den Lebenszyklus des Content, von der Entstehung bis zur Archivierung.^[15]

3.1.2. Collaboration

Collaboration meint im ECMS die Zusammenarbeit der Benutzer. Dabei geht jedoch die Collaboration über die Groupware hinaus, indem auch das Knowledge Management einbezogen wird.^[16]

Das Knowledge Management oder auch Wissensmanagement dient zur Erschließung und Nutzung des Wissens im Unternehmen. „Den gesamten Prozess zur systematischen Gewinnung, Strukturierung, Darstellung, Verteilung, Suche und Speicherung von Wissen bezeichnen wir als Wissensmanagement^[17].“

Groupware Systeme dienen der Ünterstützung von Teamarbeit. Die Unterstützung erfolgt durch die Zusammenführung von räumlich verteilten Teams, wobei die gemeinsame Texterstellung und Kommentierung, die Organisation von Terminen und der elektronische Austausch durch Ermöglichung von elektronischen Konferenzen die wesentlichen Vorteile sind.^[18]

3.1.3. Web Content Management

Das ECMS wird u.a. durch das Web Content Management von den Content Management Systemen abgehoben. Wie bereits erwähnt (siehe 1. Definition), dient das WCM der Bereitstellung des Content im Internet oder Extranet oder auch auf Portalen.^[19]

3.1.4. Records Management

Archivierungssystem ommen häufig zum Einsatz, wenn mit Hilfe von elektronischer Bildverarbeitung, Dokumente eingescannt und in ein Bildformat umgewandelt werden müssen.^[20]

Jedoch besteht der Unterschied beim Records Management (im weiteren RM) zu den traditionellen Archivierungssystemen in der reinen Verwaltung von wichtigen Informationen. Dabei ist das RM Speichermedien-unabhängig. Das heißt, dass auch nicht in elektronischen Systemen gespeicherte Informationen vom RM verwaltet werden.^[21]

3.1.5. Workflow / Business Process Management

Workflowmanagemen ezeichnet die elektronische Vorgangsbearbeitung, bei dem das System den Arbeitsfluss zwischen den verschiedenen Aufgabenträgern elektronisch steuert. Bei diesem Arbeitsfluss werden jedoch nicht die Aufgaben an den Arbeitsplätzen bis ins Detail geregelt.^[22] Gegenstand dieser Vorgangsbearbeitung sind Dokumente, die nach Beendigung eines Arbeitsvorganges ohne Zeitverzögerung an die entsprechend sinnvolle nächste Stelle weitergereicht werden.^[23]

Dabei zeigt das Workflowmanagement außerdem Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen auf. Innerhalb des Workflows findet der Empang, das Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von Informationen in Form von Dokumenten oder Daten statt. Dabei integriert das Workflowmanagement Bearbeitungswerkzeuge für Daten und Dokumente. Solche Werkzeuge können Fachanwendungen oder Microsoft® Office Produkte sein. Dabei ist ein paralleles Bearbeiten von Vorgängen durch mehrere Nutzer möglich. Das Workflowmanagement regelt außerdem die Verwaltungsfunktionalität wie z.B. die Fristenkontrolle. Den Beteiligten ist es außerdem jederzeit möglich, Bearbeitungsstände und Ergebnisse im Workflow einzusehen.^[24]

Business Process Management unterscheidet sich vom Workflowmanagement durch „die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen^[25]“.

Ein Beispiel für Workflowmanagement sind die Abläufe in der „Vereinigte Hannoversche Versicherung“. Die Versicherung muss täglich ca. 50.000 Schriftstücke an die entsprechenden Geschäftsstellen und an die zuständigen Sachbearbeiter verteilen. Ohne entsprechende technische Unterstützung wäre solch ein Aufkommen nur durch massiven Personaleinsatz realisierbar.^[26]

3.1.6. Capture

Bei der Capturekomponente steht die Aufbereitung des erfassten Formulares im Mittelpunkt. Dabei wird ermöglicht, das erfasste Formular weiterzuverarbeiten oder zu archivieren. Bei diesem Vorgang können zwei Formen der Erfassung unterschieden werden. Bei der manuell erzeugten und erfassten Information werden materielle (Papierdokumente) oder inmaterielle Informationsträger (E-Mails, digitalisierte Sprache, Videos) durch den Menschen erfasst. Bei der maschinell erzeugten und automatisch erfassten Information werden elektronische Dokumente wie z.B. XML Dateien durch Fachanwendungssysteme erfasst und anschließend verarbeitet.^[27]

Nach der Erfassung des Dokumentes erfolgt die Aufbereitung oder auch Indexing. Das Indexing beschreibt die manuelle Indezierung, die bei der „Manage“-Komponente eine Verwaltung und den anschließenden Zugriff ermöglicht. Die Erstellung von Profilen (Input Designs) kann automatisch und manuell durchgeführt werden. Ein Beispiel für Input Desings ist die Beschreibung von Dokumentenklassen durch die Anzahl der Indexwerte. Bei der Categorizatio rfolgt eine automatische Klassifikation oder eine Einteilung in Kategorien.^[28]

3.1.7. Manage

Durch die Aufbereitung der Informationen in der „Capture“ Komponente, wird nun in der „Manage“ Komponente eine Verwaltung und Bearbeitung sowie eine Nutzung im ECMS ermöglicht. Dabei werden die Informationen in der Datenbank zur Verwaltung und zum Zugriff durch die nutzungsberechtigten User abgelegt. Neben der Datenbank ist ein weiterer wichtiger Punkt das eben angesprochene Berechtigungssystem.^[29]

Die „Manage“ Komponente verbindet nun redundanzfrei, standardisiert sowie auf sichere Weise die bereits erwähnten Komponenten (siehe 3.1 Aufgabe).

3.1.8. Store

Die „Store“ Komponente hat im ECMS die Aufgabe der kurzfristigen Speicherung von nicht archivierungswürdigem Content. Dabei kann eine weitere Einteilung nach Speicherorten (Repositories), der Verwaltung (Library Services) und den Speichertechnologien (Technologies) vorgenommen werden.^[30]

3.1.9. Preserve

Im Gegensatz zur „Store“ Komponente, dient die „Preserve“ Komponente der langristigen Speicherung. Dabei wird der Content statisch und unveränderbar auf Datenträgern abgelegt. Bei der langfristigen Speicherung kommt auch das Records Management – also die Verwaltungssoftware, Imagin der Document Management sowie die Library Services zum Einsatz. Die physische Speicherung ist auf verschiedenen Datenträger wie etwa Magnetbänder, CD´s, DVD´s, Papier etc. denkbar.^[31]

3.1.10. Deliver

Die „Deliver“ Komponente dient der Bereitstellung und Ausgabe des Contents, der bereits die „Manage“, „Store“ und „Preserve“ Komponenten durchlaufen hat. Dabei kann der Content jedoch auch für die „Store“ und „Preserve“ Komponente nochmals bereitgestellt werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Informationen konvertiert, formatiert oder komprimiert werden.^[32]

Die Komponente unterteilt sich in drei wichtige Funktionsgruppen. Die erste Gruppe ist „Transformation Technologies“ und hat im ECMS die Aufgabe, dem Bezieher des Inhaltes den Content verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar zu übergeben. Dies kann beispielsweise durch Erzeugung einer PDF durch einen entsprechenden Konverter und Viewer erfolgen.^[33]

Die Security Technologies, dienen insbesondere in Form von z.B. elektronischen Signaturen allen Komponenten eines ECMS. Insbesondere im Bereich des elektronischen Rechts ist diese Funktionsgruppe bedeutend.^[34]

Zur Distributio es Contents bieten sich im Internet, Intranet und Extranet verschiedene Möglichkeiten, die in der nachstehenden Abbildung aufgeführt sind. Die Datenübermittlung erfolgt mit der MetaspracheXML oder EDI.

[...]

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^[1] John Naisbitt (*1930), amerik. Prognostiker

^[2] vgl. Vignette®, http://www.vignette.com/de/de/customers/1,7148,,00.html, Stand 17.04.2006

^[3] vgl. Kampffmeyer, U., Enterprise Content Management – zwischen Vision und Realität; Whitepaper, (2003) (Verfügbar auf: http://www.project-consult.net/files/ECM_Whitepaper_20031027.pdf), S. 6

^[4] vgl. Abts, A. et al.; Grundkurs Wirtschaftsinformatik, in Vieweg, Braunschweig et al., 4. Auflage, 2002, S. 199

^[5] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 7

^[6] vgl. Christ, O., Content-Management in der Praxis, in Springer-Verlag, Berlin, Auflage nicht bekannt, 2003, S 43

^[7] vgl. Gröner, U.; Integrierte Standardsoftware I; Vorlesungsskript SS2006 S.54

^[8] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 8

^[9] vgl AIIM - The Enterprise Content Management Association, http://www.aiim.org/, Stand 26.03.2006

^[10] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 11

^[11] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 16

^[12] ebenda, S. 15

^[13] vgl. Abts, A. et al.; Grundkurs Wirtschaftsinformatik, in Vieweg, Braunschweig et al., 4. Auflage, 2002, S. 180

^[14] vgl. Alpar, P. et al., Anwendungsorientierte Wirtschaftsinformatik, in Vieweg, Wiesbaden, 4. Auflage, 2005, S. 401

^[15] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 21

^[16] ebenda, S. 21

^[17] vgl. Abts, et al., a.a.O., S. 194

^[18] vgl. Alpar, et al., a.a.O., S. 408

^[19] vgl. Kampffmeyer, a.a.O. S 22

^[20] vgl. Alpar, et al., a.a.O., S. 402

^[21] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 22

^[22] vgl. Abts, et al., a.a.O., S. 186 ff.

^[23] vgl. Gröner, a.a.O., S. 53

^[24] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 24

^[25] ebenda, S. 24

^[26] vgl. Kramer, A., Das papierarme Büro, in: c´t, 2 (2006), S. 174-179, S. 175

^[27] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 17

^[28] ebenda S. 19

^[29] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 20

^[30] ebenda, S. 24

^[31] ebenda, S. 27

^[32] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 29

^[33] vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 30

^[34] ebenda, S 31