Ein Leitfaden für Anlauf- und Projektmanagement

Inhaltsverzeichnis

A Vorwort

B Abstract

C Vorstellung der Thesis
1. Einleitung
2. Ausgangslage
3. Problemstellung
4. Zielsetzung

D Darstellung eines Projektes
1 Definition: Was ist ein Projekt?
1.1 Die Projektdefinition nach DIN
1.2 Die Projektdefinition nach „Black Box“
1.3 Die Projektdefinition nach „Workflows“
1.4 Die Projektdefinition nach seinem Umfang
2 Vorstellung der Projektphasen
2.1 Die Definitions- und Entscheidungsphase eines Projektes
2.2 Die Planungsphase eines Projektes
2.3 Die Realisierungsphase und das Management eines Projektes
2.4 Die Abschlussphase eines Projektes

E Der Leitfaden
1 Aufbau des Leitfadens
2 Anlaufmanagement
2.1 Die Werkzeuge in der Definitions- und Entscheidungsphase eines Projektes
2.1.1 Die Auftragsanalyse
2.1.2 Der Zielstrukturplan
2.1.3 Die Schnittstellenanalyse
2.1.4 Die Risikoanalyse
2.1.5 Die Wirtschaftlichkeitsberechnung
2.2 Die Werkzeuge in der Planungsphase eines Projektes
2.2.1 Die Projektstrukturplanung
2.2.2 Der Ablauf- und Terminplan
2.2.3 Die Ressourcenplanung
2.2.4 Die Kostenplanung
3 Projektmanagement
3.1 Die Werkzeuge in der Realisierungsphase und Management
3.1.1 Die Projektsteuerung
3.1.1.1 Die Qualitätssicherung
3.1.1.2 Das Monitoring
3.1.1.3 Das Änderungsmanagement
3.1.1.4 Die Einsatzsteuerung
3.1.2 Die Meetings
3.1.2.1 Das Kick Off- Meeting
3.1.2.2 Das Management- Meeting
3.1.2.3 Das Review- Meeting
3.1.2.4 Das Änderungs- Meeting
3.1.2.5 Das Highlight- Meeting
3.1.2.6 Das Abschluss- Meeting
3.2 Die Abschlussphase
3.2.1 Das Abschlussprotokoll

F Zusammenfassung

G Das Glossar

H Literaturverzeichnis
Weitere Quellen: Buchpublikationen
Weitere Quellen: Publikationen

I Abbildungsverzeichnis

J Danksagung

K Anhang: Beispiele und Formulare

A Vorwort

Nach dem Abschluss meiner Industriekaufmannslehre habe ich entschlossen, mich weiterzubilden und ein Studium an der Fachhochschule aufzunehmen, da mein Interesse bereits immer schon der Durchführung und Kontrolle von Projekten galt.

Die Fachhochschule Konstanz für Technik Wirtschaft und Gestaltung bot für mich diesen interessanten Studiengang „Projektmanagement für Elektro- und Informationstechnik“ an. Dieser Studiengang vereint die betriebswirtschaftlichen mit den elektrotechnischen Aspekten.

Durch meinen Berufseinstieg als Industriekaufmann ist es mir möglich, die betriebswirtschaftlichen Wissensbereiche aus dem Studium mit meinen Erfahrungen aus der Lehre zu kombinieren und in einigen Bereichen auf Aktualität zu überprüfen. Die Abdeckung des elektro- und informationstechnischen Wissensbereiches durch das Studium war mir eine willkommene Wissens- und Erfahrungsbereicherung.

B Abstract

In dieser Bachelor- Thesis wird ein Leitfaden für die Durchführung von Anlauf- und Projektmanagement erstellt und gezeigt, wie er in der Praxis umgesetzt werden kann.

Es werden die einzelnen Projektphasen eines Projektes, die Definitions- und Entscheidungsphase, die Planungsphase, die Realisierungsphase und Management sowie die Abschlussphase vorgestellt. Die Definitions- und Entscheidungsphase und die Planungsphase bilden das Anlaufmanagement, während die letzten zwei Phasen das Projektmanagement abdecken.

Die Lösungen zur Tätigkeitsbewältigung im Anlaufmanagement und in dem Projektmanagement werden anhand von Formularen dargestellt. Es werden die verschiedenen Projektmanagement-Werkzeuge wie die Qualitätssicherung, das Monitoring, das Änderungsmanagement, die Einsatzsteuerung und die Meetings erläutert.

Aus eigenem Praxisbezug werden im Besonderen die Werkzeuge Monitoring, Änderungsmanagement und Einsatzsteuerung betrachtet.

Durch das Arbeiten mit den Formularen im Anhang wird die Vorgehensweise zum Be- und Abarbeiten eines Projektes unterstützt.

Die gewonnen Erfahrungen bei der Erarbeitung der Bachelor- Thesis werden in der Zusammenfassung erläutert.

Dieser Leitfaden stellt eine Alternative zu anderen Leitfäden, Richtlinien und Projektmanagement- Schemata dar.

C Vorstellung der Thesis

1. Einleitung

In der heutigen Firmenkultur spielen Projekte eine wichtige Rolle.

In Zeiten der Globalisierung haben Firmen meist nicht nur einen Standort, sondern mehrere in der ganzen Welt verstreut.

Das Projekt als Werkzeug hilft heutzutage die Teillösungen der einzelnen Abteilungen an den verschiedenen Standorten zu vereinen.

Um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, müssen immer bestimmte Punkte abgearbeitet werden.

2. Ausgangslage

Die Bachelor- Thesis wird in dem Unternehmen Firma A erstellt. Das praxisbezogene Wissen von 15 berufserfahrenen Projektingenieuren, überwiegend aus dem Bereich der Automobilbranche, wird in diese Thesis mit einfließen. Erarbeitet wird diese Thesis auf der Basis des eigenen erworbenen Projektmanagementwissens aus dem Studium und aus der Praxis, im Bereich Haushaltstechnik in der Firma B die ihren Standort in der Schweiz hat.

Das eigene angewandte und erlernte Projektmanagement wird durch erarbeitete Techniken an Beispielen erläutert.

Dieser Leitfaden ist keine Garantie für den vollständigen Erfolg eines Projektes. Er soll als Unterstützung dienen und Denkanstöße geben.

3. Problemstellung

Fast jeder Mitarbeiter eines Konzerns, eines mittelständischen Betriebes oder einer wirtschaftlich ausgerichteten Institution ist direkt oder indirekt Teilnehmer eines Projektes. Menschen verschiedenster Hierarchiestufen und mit unterschiedlichen Voraussetzungen, Vorstellungen und Denkstrukturen kommen zusammen, um gemeinsam an der Lösung einer Aufgabe zu arbeiten. Alle vereint das gleiche Projektziel, aber jeder hat eine andere Idee und differenzierte Sichtweise zur Realisierung des Projektes. Auch wenn die Vorstellungen und Ideen sich voneinander unterscheiden, gibt es bei der Projektdurchführung Abläufe und Tätigkeiten, die eingehalten werden sollen, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Diese Thesis hilft, diese Abläufe und Tätigkeiten zu erkennen und abzuarbeiten.

4. Zielsetzung

Die Firma A möchte ein Konzept entwickelt haben, das auf den Erfahrungswerten ihrer Mitarbeiter beruht. Die Projekte, die diese Firma betreut, sollen anhand der Formulare und des Leitfadens durchgeführt werden können.

D Darstellung eines Projektes

Am Anfang eines jeden Projektes steht ein Wunsch. Er wird geäußert und an eine andere Partei herangetragen. Daraus ergibt sich auf der einen Seite der „Kunde“ als „Wunschäußerer“ und auf der anderen Seite der potenzielle „Auftragnehmer“, als „Wunscherfüller“.

Um einen Gesamtüberblick über ein Projekt zu bekommen, müssen alle wichtigen Faktoren eines Projektes im Auge behalten werden. Durch den erfolgreichen Projektabschluss sollen die Beteiligten neue Erfahrungen sammeln und ihr Wissen erweitern.

Meine Ansicht ist: Projekte mit klarer Struktur und kompetentem Management erreichen bei allen Projektbeteiligten, dass die Motivation bei der Arbeit, gegenüber dem Projekt und seiner Durchführung gesteigert wird.

Hierzu stellen sich folgende Fragen zur Erreichung des Projektabschlusses:

- Welche Bausteine eines Projektes tragen zum Erfolg bei?
- Wie lässt sich eine klare Struktur bilden?
- Wie ist ein kompetentes Management zu erreichen?

Im folgenden Schaubild werden die Bausteine oder Faktoren und die Struktur eines Projektes dargestellt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Bausteine eines erfolgreichen Projektes

Wie in der Abbildung 1 beschrieben, müssen die einzelnen Säulensteine, die das Dach des erfolgreichen Projektes tragen stabil und fest zueinander stehen, so dass das Dach bzw. das Projekt im Lot ist.

1 Definition: Was ist ein Projekt?

Was ist unter einem Projekt zu verstehen?

1.1 Die Projektdefinition nach DIN

„Die DIN 69901 definiert ein Projekt als ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Diese Einmaligkeit bezieht sich auf die Zielvorgabe, Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell), Organisationsform oder ganz einfach auf die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben. In der Praxis wird ein Projekt im Wesentlichen durch folgende Begrenzungen definiert:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und beschränktem Aufwand ein eindeutig definiertes Ziel erreichen soll, wobei der genaue Lösungsweg weder vorgegeben noch bekannt ist. Alternativ kann die "Einmaligkeit" auch unter dem Gesichtspunkt bestehender Risiken (Terminrisiko, Kostenrisiko oder Qualitätsrisiko) definiert werden.“ [1]

1.2 Die Projektdefinition nach „Black Box“

In dieser Definition wird das Projekt als eine Art "Black-Box" beschrieben: „Bei der ein Vorhaben, in dem Personal-, Sach- und Finanzmittel in neuartiger Weise organisiert werden um einen einmaligen Leistungsumfang unter Zeit- und Kostenvorgaben durchzuführen. Dieser Leistungsumfang wird, durch quantitative und qualitative Ziele beschrieben.“ [1]

Das Projekt ist definiert durch den Input eines bestimmten Aufwands und den Output messbarer Ergebnisse.

1.3 Die Projektdefinition nach „Workflows“

„Ein Projekt ist eine einmalige Gesamtheit von koordinierten Aktivitäten mit bestimmten Anfangs- und Endpunkten, die von einer Person oder Organisation mit dem Ziel durchgeführt werden, bestimmte Termin-, Kosten und Leistungsziele zu erreichen." [1]

Hierbei wird das Projekt durch die Strukturierung in Arbeitspakete beschrieben. Unterschiedliche Projekte ähneln sich oder haben gleiche Eigenschaften. Sie werden dennoch in unterschiedliche Klassen eingeteilt.

1.4 Die Projektdefinition nach seinem Umfang

„Klassifizierungsmerkmale für Projekte sind neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international). Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab.“ [1]

Jedes Projekt fordert eine besondere Leitung, Kontrolle und Management. Die Bedeutung des Projektmanagements liegt in der Koordination, Führung und Kontrolle eines Projektes. Es müssen die Ressourcen Kapazität, Personal und Budget in richtiger Menge, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort eingeplant werden. Das Projektteam muss zielorientiert, motiviert, kosten- und qualitätsorientiert arbeiten. Um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, ist eine durchgehend Kontrolle und Dokumentation verpflichtend. So wird sichergestellt, dass alle Aufgaben zielgerichtet durchgeführt werden.

2 Vorstellung der Projektphasen

Ein Projekt besteht aus mehreren Phasen. Es lässt sich vergleichen mit den verschiedenen Lebensstadien von Ei bis zum Schmetterling in der Natur.

Diese Stadien umfassen verschiedene Aufgabenbereiche, die immer abhängig voneinander sind und aufeinander aufbauen. Das trifft auch auf den Projektlebenszyklus zu.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 Lebenszyklus des Schmetterlings

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Phasen im Projektlebenszyklus sind folgendermaßen unterteilt:

1. Definitions- und Entscheidungsphase eines Projektes
2. Planungsphase eines Projektes
3. Realisierungsphase und Management eines Projektes
4. Abschlussphase eines Projektes

Meines Erachtens ist, wie in einigen Schemata beschrieben, die Trennung der Phase „Realisierung und Management“ in die zwei Teile „Realisierung“ und „Management“ nicht möglich. Die Realisierung des Projektes ist sehr eng mit dem Management verbunden. Das Management umfasst unter anderem die Kontrolle des Projektes. Sobald der erste Arbeitsschritt eines Projektes umgesetzt wird, muss das Management zur Zielerreichung mit den Kontrollen beginnen. Mögliche auftretende Fehler werden dadurch schneller erkannt und können behoben werden.

2.1 Die Definitions- und Entscheidungsphase eines Projektes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3 Zieldefinition

In der Definitionsphase eines Projektes gilt es, den Wunsch des Kunden zu erkennen. Je detaillierter der Wunsch beschrieben wird, umso leichter fällt dem Projektteam die Umsetzung des Wunsches und das richtige Resultat wird geliefert.

In der Entscheidungsphase eines Projektes wird geprüft, ob der Auftragnehmer das Projekt durchführen kann und annimmt.

Die Definitions- und Entscheidungsphase sind die Grundbausteine für ein erfolgreiches Projekt. Hier werden die Ressourcenansprüche wie Kapazität, Personalaufwand und Finanzaufwand geprüft. Die Rentabilität und die Machbarkeit spielen eine wichtige Entscheidungsrolle für den Auftragsnehmer. Weitere Kriterien sind zum Bsp. Zukunftsaussichten, Folgeaufträge, Vereinbarung mit Firmengrundsätze und Image- Förderung.

2.2 Die Planungsphase eines Projektes

Die Planungsphase gibt Sicherheit und hilft den Überblick zu bewahren.

Bereits bei der Entscheidung für das Projekt wurden gewisse Kriterien betrachtet und niedergeschrieben. Diese Grobplanung wird in der Planungsphase detaillierter ausgearbeitet.

In der Planungsphase hat die Definition der Ziele oberste Priorität. Ein Projekt mit Zielen kann sich nicht wie der folgende Dialog entwickeln:

„[…] „Edamer Mieze“, begann Alice, „würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“

„Das hängt zum großen Teil davon ab, wohin du möchtest“, sagte die Katze.

„Ach, wohin ist mir eigentlich gleich…“ sagte Alice.

„Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagte die Katze,

„…solange ich nur irgendwohin komme“, fügte Alice zur Erklärung hinzu.

„Dahin kommst du bestimmt“, sagte die Katze, „wenn du nur lange genug weiterläufst.“[…]“ (Alice im Wunderland) [3]

Für ein erfolgreiches Durchführen eines Projektes, müssen die Pläne so aufgebaut werden, dass sie zu dem verlangten Resultat führen. Das Motto jeder Planungsphase muss lauten: „Planen Sie Ihren Weg zum Ziel!“

Schon in der Planungsphase wird und muss mit der Dokumentation begonnen werden. Bereits auftretende Projektbedenken sollten dokumentiert sein, um sie nicht aus den Augen zu verlieren. Anhand der Dokumentation kann man verfolgen, wie sich ein Projekt und seine Entscheidungen entwickeln.

2.3 Die Realisierungsphase und das Management eines Projektes

Die Realisierungsphase beinhaltet die Abarbeitung der Planung. Bei der Koordination der Praxistätigkeiten zur Erreichung der Planungsvorgaben entsteht der meiste Arbeitsaufwand.

Durch die Abarbeitung der Pläne sollte man die Ziele nicht aus den Augen verlieren.

„Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“ (Mark Twain) [4]

Das Management sorgt dafür, dass unvorhersehbare Probleme das Projekt nicht zum Scheitern bringen. Sie beobachten den Projektablauf und greifen, falls notwendig, ein. Für eine schnelle Entdeckung der Fehler ist eine ständige Reflexion der Zielvorgaben obligat.

2.4 Die Abschlussphase eines Projektes

Die Abschlussphase präsentiert das Endergebnis des Projektteams.

Diese Phase beinhaltet die Zusammensetzung aller Teilprojekte und die Abgabe des Gesamtergebnisses an den Kunden.

In dieser Phase ist es erforderlich, alle Erfahrungen über das Projekt zusammenzufassen und auszuwerten. Durch sie kann die Aufgabenbewältigung und die bewährten Arbeitsweisen erkannt werden. Dokumentierte Schwierigkeiten können bei zukünftigen Projekten vermieden werden.

Die Auswertung der Erfahrung gestaltet sich insofern schwierig, wenn keine saubere Dokumentation aller Ereignisse statt gefunden hat. Mit einer lückenhaften Dokumentation kann nicht nachvollzogen werden, ob der „Zugewinn“ eines Projektes für jeden Projektbeteiligten erreicht wurde.

In Sonderfällen enden Projekte durch Abbruch. In diesem Fall ist die Dokumentation eines systematischen Projektabschlusses wichtig.

E Der Leitfaden

1 Aufbau des Leitfadens

Der Leitfaden gliedert sich in die zwei Phasen Anlaufmanagement und Projektmanagement. Das Anlaufmanagement beinhaltet aus dem Projektlebenszyklus die Definitions- und Entscheidungsphase sowie die Planungsphase.

Die Projektmanagementphase beinhaltet die Realisierungsphase und Management und die Abschlussphase.

Der Leitfaden stellt Formulare und Werkzeuge zur Abarbeitung der einzelnen Aufgaben in den Projektphasen dar.

Kursiv gedruckte Wörter können im Glossar nachgeschlagen werden.

[...]