Einführung von Warenwirtschaftssystemen und Bedarfsermittlung in einem mittelständischen Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Die Theorie
1.1 Einführung in das Thema
1.1.1 Aufgabenstellung
1.1.2 Bearbeitungsumfang
1.1.3 Nicht bearbeitete Aspekte
1.2 Terminologie
1.2.1 Definition des Begriffs Warenwirtschaftssystem
1.2.2 Definition anderer kontextverwandter Termini
1.2.3 Festlegung der einheitlichen Verwendung von Termini
1.3 Prinzip des betrieblichen Informationsmanagements
1.3.1 Informationsflüsse im Unternehmen
1.3.2 Allgemeine Notwendigkeit von betrieblichen Informationssystemen
1.3.3 Warenwirtschaftssysteme in Unternehmen
1.4 Historie von Warenwirtschaftssystemen
1.4.1 Die Anfänge
1.4.2 Bedeutungszuwachs
1.4.3 Schwierigkeiten von komplexen Systemen
1.4.4 Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen im historischen Kontext
1.4.4.1 Frühere Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen
1.4.4.2 Heutige Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen
1.4.4.3 Veränderungen in Bezug auf das Informationsmanagement im Unternehmen
1.5 Modelle von Warenwirtschaftssystemen
1.5.1 Offenes Warenwirtschaftssystem
1.5.2 Geschlossenes Warenwirtschaftssystem
1.5.3 Integriertes Warenwirtschaftssystem
1.5.4 Mehrstufiges Warenwirtschaftssystem
1.6 Das Konzept von Standardsoftware und Individualsoftware
1.6.1 Definitionen und Einführung von Termini
1.6.2 Standardsoftware
1.6.3 Individualsoftware
1.6.4 Kriterien für die Auswahl einer Lösung
1.6.5 Prinzip des Pflichtenhefts
1.6.6 Erstellung eines Pflichtenhefts
1.7 Einführungskonzepte für Warenwirtschaftssysteme
1.7.1 Funktionsorientierte Einführung einzelner Module
1.7.2 Einführung von Modulgruppen
1.7.3 Prozessorientierte Einführung
1.7.4 Vergleich von Einführungskonzepten und Analyse auf Implementationsfähigkeit

2. Die Praxis
2.1 Das Unternehmen
2.2 Problemstellung
2.3 Vorgehensweise
2.3.1 Erfassung der Ist-Situation
2.3.2 Zieldefinition
2.4 Bedarfsermittlung für ein Warenwirtschaftssystem.
2.4.1 Analyse von Prozessmodellen
2.4.2 Analyse von Daten- und IT-Strukturen und Migrationsfähigkeit
2.4.3 Ermittlung suboptimaler Prozesskennzahlen
2.4.4 Empfehlung
2.5 Anbieterauswahl
2.5.1 Bedarfsdeckung
2.5.2 Finanzierungsmöglichkeit / Kostenstruktur
2.5.2.1 Lizenzkosten
2.5.2.2 Kosten für notwendige zusätzliche Hardware
2.5.2.3 Schulungskosten
2.5.2.4 Wartungs- und Erweiterungskosten
2.5.3 Standardsoftware oder Individualsoftware
2.5.4 Kommerzielle Software oder Open-Source - Lösung
2.5.5 Benchmarking
2.6 Schwierigkeiten und Hindernisse

3. Fazit
3.1 Anwendungsmöglichkeit der Theorie auf die Praxis
3.2 Resümee über die Bedarfsermittlung
3.3 Ausblick für das Unternehmen

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Warenwirtschaftssystem Navision von Microsoft Business Solutions

Abbildung 2: Betriebliches Informationsmanagement

Abbildung 3: Arbeiten Sie intelligenter – nicht härter!

Abbildung 4: Informationsfluss Bottom-Up

Abbildung 5: Horizontaler Informationsfluss

Abbildung 6: Supermarkt mit Selbstbedienung

Abbildung 7: Verhältnis von Warenwirtschaftssystem und Handelsinformationssystem.

Abbildung 8: Der Kreislauf eines geschlossenen Warenwirtschaftssystems

Abbildung 9: Interne und externe Integration von Warenwirtschaftssystemen

Abbildung 10: Alternativen der Softwarebereitstellung

Abbildung 11: Kriterien für die Software-Auswahl

Abbildung 12: Bestandteile eines Pflichtenhefts

Abbildung 13: Sequentielle Einführung einzelner Module

Abbildung 14: Einführung von Modulgruppen

Abbildung 15: Modulübergreifende Einführung von Standardsoftware

Abbildung 16: Phasen der prozessorientierten Einführung von Standardsoftware

Abbildung 17: Organisationsstruktur der Rechner und Peripherie Vertriebs GmbH.

Abbildung 18: Excel-Liste für einen Wareneingang bei der RuP

Abbildung 19: Navigationsmaske der FileMaker-Datenbank WarenflussDB.

Abbildung 20: Artikeldatenbank von GS-Auftrag

Abbildung 21: Prozess Warenannahme und Eingangsprüfung

Abbildung 22: Prozess Eingangsprüfung

Abbildung 23: Prozess Veredelung

Abbildung 24: Prozess Zusammenstellen und Verpacken von Sendungen und Warenausgang

Abbildung 25: Prozessmodell der RuP

Abbildung 26: Kriterienkatalog der RuP

Abbildung 27: Gesamtkosten der Lizenzierung aufgeschlüsselt nach Softwarelösung

Abbildung 28: Barcodescanner Datalogic Dragon M101

Abbildung 29: Zebra LP 2844 Drucker

Abbildung 30: Schulungskosten aufgeschlüsselt nach Softwarelösung

Abbildung 31: Erweiterungskosten aufgeschlüsselt nach Softwarelösung

Abbildung 32: Wartungskosten aufgeschlüsselt nach Softwarelösung

Abbildung 33: Firmensitz der Rechner und Peripherie Vertriebs GmbH, Rödermark

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Bewertungskriterien für Informationen

Tabelle 2: Szenario über die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen von 1960 bis 2000

Tabelle 3: Die Entwicklung des Einzelhandels von 1987 bis 1998

Tabelle 4: Die Entwicklung des Einzelhandels im engeren Sinn von 1987 bis 1998

Tabelle 5: Zur Bedeutung des Einzelhandels in Deutschland im Jahre 1996

Tabelle 6: Branchenlösungen ausgewählter Standardsoftwareanbieter

Tabelle 7: Parameter zur Beurteilung der Einführungskonzepte

Tabelle 8: Beurteilungsmatrix der Softwarelösungen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Die Theorie

1.1 Einführung in das Thema

Die Einführung in das Thema dieser Diplomarbeit umreißt in der Aufgabenstellung zunächst den Kontext, in dem die behandelte Thematik anzusiedeln ist. Der Bearbeitungsumfang wird festgelegt und zu nicht bearbeiteten Aspekten abgegrenzt.

1.1.1 Aufgabenstellung

Die elektronische Bereitstellung und Verfügbarkeit von Informationen ist heute für den größten Teil der Unternehmen ein wettbewerbs- und erfolgskritischer Faktor. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die elektronische Steuerung und Planung von Warenflüssen, die meist EDV-gestützt vorgenommen wird. Die Werkzeuge bzw. Applikationen, die für diese Aufgaben benötigt werden, stellen so genannte Warenwirtschaftssysteme zur Verfügung.

Allerdings ist ein beachtlicher Teil der Unternehmen heute noch weit vom Einsatz eines Warenwirtschaftssystems im eigentlichen Sinne entfernt. Oftmals werden stattdessen Lösungen eingesetzt, die über die Zeit in den Unternehmen sequentiell entstanden sind und gegebenenfalls den jeweils neuen Anforderungen angepasst oder um entsprechende Funktionen erweitert wurden. Auch der Einsatz von Standardbüroanwendungen, wie zum Beispiel dem Microsoft Office – Paket, trägt zu einer fortschreitenden Heterogenisierung der Informationslandschaften in Unternehmen bei und fördert so die Entstehung von so genannten Insellösungen. Durch die unzureichende Kommunikationsfähigkeit dieser Systeme untereinander entstehen häufig unnötige Informationsredundanzen und potentielle Fehlerquellen für den Informationsbestand der Unternehmen. Ebenso ist der Zeitaufwand vielfach inakzeptabel, um Informationen im System zu recherchieren, da es dafür keine übergreifenden Funktionen gibt und dadurch unter Umständen mehrere Subsysteme getrennt durchsucht werden müssen. In aller Regel sind solche Lösungen nicht dafür vorgesehen, die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems zu übernehmen oder sind dafür bestenfalls unzureichend in der Lage. Eine integrierte Gesamtlösung bietet hier eindeutige Vorteile.

Ziel dieser Diplomarbeit ist es, die Thematik von Warenwirtschaftssystemen zu behandeln und in einem mittelständischen Unternehmen anhand der vorher beleuchteten theoretischen Grundlagen eine Bedarfsermittlung für ein Warenwirtschaftssystem durchzuführen. Ein Schwerpunkt liegt hier auf Konzepten und Grundlagen für die Einführung eines solchen Systems.

Relevant ist die Thematik über diesen speziellen Fall hinaus insofern, als dass die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für fast jedes Unternehmen heute von Bedeutung werden kann. Besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen ist zu einer solchen Einführung von integrierten Werkzeugen zur Unternehmenssteuerung und Unternehmensplanung hinsichtlich der Kosten- und Zeitersparnis und der Vereinheitlichung von Datenbeständen zu raten. Heterogene Systeme und Lösungen verbrauchen unnötig viele Ressourcen und bergen oftmals nicht erkannte oder zu spät erkannte Kostenfallen, sodass sich selbst Warenwirtschaftssysteme mit einem relativ hohen Investitionsvolumen mittelfristig amortisieren sollten.

1.1.2 Bearbeitungsumfang

Im theoretischen Teil werden zum Anfang der Diplomarbeit für den Bearbeitungsumfang kontextrelevante Termini eingeführt und definiert. Besonders wird hier der Fokus auf den Begriff des Warenwirtschaftssystems gelegt, aber auch andere wichtige Begriffe werden vorgestellt und beschrieben.

Die Notwendigkeit von Warenwirtschaftssystemen in Unternehmen wird im nächsten Kapitel herausgearbeitet, indem das Prinzip des betrieblichen Informations-managements vorgestellt wird.

Es folgt ein Überblick über die historische Entwicklung von Warenwirtschafts-systemen, wobei schwerpunktmäßig die Aufgaben solcher Systeme und deren Veränderungen mit der Zeit im historischen Kontext behandelt werden. Diese Aufgaben werden zusätzlich in Bezug zum Informationsmanagement im Unternehmen gebracht.

Die Erläuterung und Typisierung von Systemmodellen an Beispielen aus der Literatur ist ein weiterer wichtiger Aspekt dieser Diplomarbeit. Hier werden verschiedene Sichtweisen und Ansätze von Warenwirtschaftssystemen behandelt. Ebenso werden die Konzepte von Standard- und Individualsoftware vorgestellt. Hierzu werden relevante Begrifflichkeiten eingeführt und die einzelnen Konzepte miteinander verglichen. Mit Hilfe von Kriterienlisten wird das Konzept des Kriterienkatalogs und des Pflichtenhefts vorgestellt. Anhand des Kriterienkatalogs wird dargestellt, wie eine Entscheidung für eine Softwarelösung grundsätzlich getroffen wird.

Verschiedene Vorgehensweisen für die Einführung von Warenwirtschaftssystemen stellen einen der Schwerpunkte dieser Diplomarbeit dar. Sie werden einzeln behandelt und abschließend miteinander in Bezug auf Ihre Implementationsfähigkeit verglichen.

Im praktischen Teil der Diplomarbeit wird zuerst das Unternehmen vorgestellt, mit dessen Zusammenarbeit diese Diplomarbeit angefertigt wurde. Anschließend gibt es einen Überblick über die Problemstellung im Unternehmen und die Zielsetzung dieses Teils.

Eine Erläuterung der Vorgehensweise bei der Bedarfsermittlung führt in den eigentlichen praktischen Teil ein. Das Prozedere wird anhand einer Definition von Gesamt- und Teilzielen und der Erfassung der Ist-Situation dargestellt. Aufgrund von Analysen der aktuellen Prozesse, Prozesskennzahlen und Strukturen wird eine Bedarfsermittlung für das Unternehmen RuP Rechner und Peripherie Vertriebs GmbH durchgeführt und eine Empfehlung zugunsten der Einführung eines Warenwirtschaftssystems abgegeben.

Die logische Fortführung besteht in der Selektion geeigneter Softwareanbieter. Dazu werden an dieser Stelle die relevanten Entscheidungskriterien herausgearbeitet und erläutert. Wichtige Parameter sind hier die Bedarfsdeckung und die Finanzierungsmöglichkeit bzw. die Kostenstruktur der Angebote.

Ein Überblick über Schwierigkeiten und Hindernisse bei der Bedarfsermittlung und Auswahl eines Systems rundet den praktischen Teil der Diplomarbeit ab.

Zuletzt wird beurteilt, inwieweit sich die zuvor behandelte Theorie auf die Praxis bei der Bedarfsermittlung anwenden ließ. Ein Ausblick für das Unternehmen beschließt die Diplomarbeit.

1.1.3 Nicht bearbeitete Aspekte

Abzugrenzen ist diese Diplomarbeit von der Behandlung so genannter Enterprise Resource Planning Systeme, auch als ERP-Systeme bekannt. Dies bringt insofern einige Schwierigkeiten mit sich, da der Begriff Warenwirtschaftssystem im Englischen unter anderem mit enterprise resource planning system belegt ist.

Allerdings werden hier auch analog dazu die Begriffe inventory control system oder merchandise management system verwendet.^[1]

In der Betriebswirtschaftslehre wird ein ERP-System als Mittel „zur integrierten Planung und Steuerung des gesamten Betriebsgeschehens“^[2] angesehen.

„Neben der Warenwirtschaft umfassen [solche Lösungen] auch die Bereiche des Rechnungswesens, des Personalwesens, des Vertriebes und der Unternehmensplanung.“^[3] Warenwirtschaftssysteme sind also als ein Teilbereich von Enterprise Resource Planning Systemen zu sehen. Als solche sind sie jedoch, neben dem Bereich des Rechnungswesens, ein Kernbestandteil von ERP-Systemen. Die Warenwirtschaft ist, pragmatisch betrachtet, in solche Systeme integriert und mit anderen Komponenten verknüpft. Der Funktionsumfang von ERP-Systemen ist idealtypisch mit den Aufgabenbereichen eines umfassenden Handels-informationssystems zu beschreiben. In der Praxis werden die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System oftmals synonym verwendet, sodass eine direkte Abgrenzung voneinander, besonders im Anbietermarkt, oftmals schwierig ist. Dass bei der praktischen Bedarfsermittlung für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems in einem Handelsbetrieb auch Komponenten eine Rolle spielen, die eigentlich dem weiteren Kontext der ERP-Systeme zugeordnet sind, lässt sich nicht vermeiden. Der Fokus liegt jedoch auf dem Bereich der Warenwirtschaft.

1.2 Terminologie

Dieser Abschnitt gibt eine Einführung in wichtige Terminologie, die für den Kontext der Bearbeitung von Bedeutung ist. Definitionen und Erklärungen aus der Literatur werden dazu herangezogen. Eine einheitliche Verwendung für diese Diplomarbeit wird festgelegt.

1.2.1 Definition des Begriffs Warenwirtschaftssystem

Um den Begriff des Warenwirtschaftssystems zu definieren, muss man vorab den Teilbegriff Warenwirtschaft - in der Literatur teilweise auch unter Materialwirtschaft beschrieben - betrachten. Die freie Enzyklopädie Wikipedia liefert dazu folgende allgemeine Definition: „Die Materialwirtschaft oder Warenwirtschaft, ein Aufgabengebiet der Betriebswirtschaftslehre und des Wirtschaftsingenieurwesens, beschäftigt sich mit der Verwaltung sowie der zeitlichen, mengenmäßigen und eventuell auch räumlichen Planung und Steuerung der Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt. Sie koordiniert den Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden und den Lagern. In produzierenden Unternehmen stellt sie die Versorgung der produzierenden Bereiche mit direkten Gütern wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Zulieferteilen und Halbfabrikaten sowie allgemein die Versorgung mit indirekten Gütern wie Büroartikel, Ersatzteile oder Serviceleistungen sicher.

In Abgrenzung zur Materialwirtschaft beschäftigt sich der Einkauf eher mit der strategischen Auswahl der Lieferanten und dem Aushandeln und Überprüfen der Konditionen.

Die Materialwirtschaft kann als Teilgebiet der Fertigungswirtschaft gesehen werden. In den Beziehungen zu anderen Funktionsbereichen im Unternehmen ist die Materialwirtschaft eng verzahnt insbesondere mit Produktionsplanung und -steuerung, in den Außenbeziehungen mit der Logistik.“^[4]

Diese Definition findet sich auszugsweise auch im Glossar der Martinsfeld Gesellschaft für neue Medien mbH.^[5]

„Warenwirtschaft wird [...] als Oberbegriff für den gesamten Warenfluss vom Einkauf bis zum Verkauf in Handels- und Produktionsbetrieben gesehen. Hierzu gehören neben der Erfassung der mengen- und wertmäßigen Warenflüsse alle erforderlichen Planungs- und Steuerungs- und Kontrollprozesse.“^[6]

Dipl.-Ing. Oliver Poignée, Experte für Quality Chain Management und Supply Chain Management und wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Bonn für die Professur für Unternehmensführung, Organisation und Informationsmanagement unter Prof. Dr. G. Schiefer definiert die Warenwirtschaft zusammenfassend als die „Gesamtheit aller Aktivitäten, die auf den Warenfluss und den diesen überlagernden Informationsfluss gerichtet sind (über- und einzelbetrieblich).“^[7] Hiermit legt er einen besonderen Fokus vor allem auf die Informationsflüsse, die den Warenflüssen zugeordnet werden. B. Schwarzer und H. Krcmar führen dies noch ein wenig detaillierter aus: „Unter dem Oberbegriff der Warenwirtschaft werden sowohl

- der physische Warenfluß (Transport, Lagerung etc.) als auch
- der Informationsfluß zur Steuerung und Kontrolle des physischen Warenflusses

zusammengefasst.“^[8] Damit wird dem Informationsfluss, der sich direkt auf den Warenfluss bezieht, eine mindestens gleichgeordnete Bedeutung zugewiesen. Es lässt sich hier also bereits der Trend erkennen, Informationen über Warenflüsse als ein entscheidendes Prinzip der Warenwirtschaft anzusehen.

Der Begriff Warenwirtschaftssystem (auch WWS) beschreibt die systematische Umsetzung der Warenwirtschaft, die entweder manuell erledigt wird (konventionelle Warenwirtschaftssysteme) oder mit Hilfe der EDV (computergestützte Warenwirtschaftssysteme).^[9]

„Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) stellt das immaterielle und abstrakte Abbild der warenorientierten dispositiv, logistisch und abrechnungsbezogenen Prozesse für die Durchführung der Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmens dar. Der Begriff Warenwirtschaftssystem (auch Wawi) wird im Zusammenhang mit Software verwendet, welche diese Lösungen bereitstellt.“^[10] Adena führt dies noch detaillierter aus, indem er die Integration verschiedener Aufgabenbereiche in seinem Glossar betont: „Warenwirtschaftssystem: Integrative Betrachtung der ineinander greifenden Aufgaben der Warenwirtschaft. Vielfach werden auch integrierte Softwarelösungen für die Aufgaben der Warenwirtschaft als Warenwirtschaftssysteme bezeichnet.“^[11] Damit wird deutlich, dass in der heutigen betrieblichen Praxis der Begriff des Warenwirtschaftssystems ein Softwarepaket impliziert, das die Aufgaben der Warenwirtschaft möglichst vollständig abdeckt. Dieser Begriff wurde im Laufe der Zeit um immer mehr Aspekte erweitert, zum Beispiel um die Unterstützung durch die EDV. Heute ist eine Warenflussorganisation ohne EDV und andere Zusatzfunktionen nahezu undenkbar. Kurz ausgedrückt „verwaltet und organisiert [ein Warenwirtschaftssystem] die mit der Warenwirtschaft anfallenden Daten und stellt sie dem Benutzer zur Verfügung.“^[12]

Eine in der Literatur häufig so oder so ähnlich auftauchende Definition eines Warenwirtschaftssystems ist die nach Schwarzer, B. / Krcmar, H.: „Ein Warenwirtschaftssystem umfasst die Gesamtheit aller Verfahren zur Erfassung und Verarbeitung der artikelgenauen mengen- und wertmäßigen Daten von Warenbewegungen sowie zur Überwachung und Steuerung der Warenflüsse.“^[13]

Bereits hier wird die Wichtigkeit der Informationskomponente in einem Warenwirtschaftssystem deutlich. Sehr gut beschreibt das auch Oliver Poignée in seiner Definition eines Warenwirtschaftssystems, indem er auf beide Hauptkomponenten eingeht: „Definition WWS:

- Informations- und Managementkomponente der Warenwirtschaft, die auf sämtliche warenbezogenen Planungs-, Steuerungs-, Kontroll- und Entscheidungsprozesse ausgerichtet ist
- Speicherung und Verarbeitung von Informationen innerhalb der WW, die zu einer direkten Entscheidungsfindung dienen oder in verarbeiteter Form verschd. Managementebenen zur Verfügung gestellt werden“^[14]

Das die Informationskomponenten und damit auch die Kommunikation in einem Warenwirtschaftssystem von besonderer Bedeutung ist, spiegelt sich auch in der Definition nach Leismann wieder: „Warenwirtschaftssysteme sind Verfahren, die darauf gerichtet sind, Warenbewegungsdaten in Menge und Wert rationell zu erfassen und zu verarbeiten und die daraus resultierenden Informations- und Kommunikationssysteme zur Steuerung und Überwachung des Warenflusses zu tragen.“^[15]

Einen anderen Ansatz schlägt Hertel vor^[16]. Er bezeichnet ein Warenwirtschafts-system als ein Modell aller Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmens. Dieses unterteilt er in vier Ebenen, die jeweils Teilprozesse darstellen.

1. Das Warenprozessmodell

Auf dieser untersten Ebene ist das WWS ein Modell der Warenprozesse und physischen Warenflüsse. Die Warenprozesse, wie z.B. Entladen, Einlagern, Kommissionieren, Transport usw., werden dabei in der Regel in einem EDV- System abgebildet.

2. Das Dispositionsprozessmodell

Die zweite Ebene ist ein Modell der Dispositionsprozesse oder dispositiver Prozesse eines Handelsbetriebes. Dispositive Prozesse sind Prozesse, die nur indirekt mit der Ware zu tun haben, aber durch Warenprozesse ausgelöst werden oder selbst einen Warenprozess auslösen, z.B. Warenbestellung, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Lieferscheinschreibung usw.

3. Das Abrechnungsprozessmodell

Das Abrechnungsprozessmodell stellt die dritte Ebene eines WWS dar und bildet, unter Einbezug der Einkaufs- und Verkaufspreise und -konditionen, die wertmäßigen Vorgänge des Waren- und Dispositionsprozessmodells ab.

Die Preispolitik wird hier eindeutig als Teilaufgabe eines WWS gesehen, da Waren und Dispositionsprozesse nachhaltig durch die Preispolitik beeinflusst werden und umgekehrt. Hierbei wird vorausgesetzt, dass ein WWS eine integrierte Betrachtungsweise dieser Themenschwerpunkte zulassen muss.

4. Das Informations- und Planungsprozessmodell

In dieser vierten Ebene werden alle Informationen über sämtliche Waren-, Dispositions- und Abrechnungsprozesse gesammelt, und den Steuerungs-, Kontroll-, Optimierungs- und Planungsprozessen dieser Ebene zur Verfügung gestellt. Die Informations- und Planungsprozessebene des WWS steuert, kontrolliert, optimiert und plant Sortimente, Preise, Bestände und alle damit in Verbindung stehenden Waren-, Dispositions- und Abrechnungsprozesse dieses Modells.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Warenwirtschaftssystem Navision von Microsoft Business Solutions^[17]

Die teilweise recht unterschiedlichen Definitionen, die hier vorgestellt wurden, belegen, dass selbst in der Literatur bisweilen Uneinigkeit über den jeweils diskutierten Umfang bzw. die genaue Bedeutung der Begriffe Waren- bzw. Materialwirtschaft und Warenwirtschaftssystem vorherrscht. Diese Begriffe werden in Kapitel 1.2.3 für eine einheitliche Verwendung in dieser Diplomarbeit festgelegt.

1.2.2 Definition anderer kontextverwandter Termini

In diesem Abschnitte werden folgende Begriffe eingeführt und definiert:

- Informationsmanagement
- Geschäftsprozesse
- Benchmarking
- Audit

Sehr eng mit Warenwirtschaftssystemen verzahnt ist der Begriff des Informationsmanagements, der später speziell unter betrieblichen Gesichtspunkten gesondert behandelt wird. „Unter Informationsmanagement werden [allgemein] verschiedene Maßnahmen zur kontextgerechten Bereitstellung und Dokumentation von Informationen vor allem in und für Unternehmen subsumiert.“^[18] Noch allgemeiner formuliert, soll Informationsmanagement „grundsätzlich das für die Entscheidungsfindung relevante Wissen in geeigneter Form an die Entscheidungsträger [verteilen] und [es] für diese zugänglich gemacht werden.“^[19]

Zu den Aufgaben des Informationsmanagements gehören beispielsweise „die strategische Planung der Informationssysteme, die Erstellung von Informationsbedarfsanalysen und Informationsportfolios, das Datenmanagement, die Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation der Informationsverarbeitung u.a.“.^[20]

In Bezug auf Warenwirtschaftssysteme ist also Informationsmanagement als effektive und effiziente Bewirtschaftung des Produktionsfaktors Information in Organisationen zu sehen. Die Planung und Gestaltung der Informationsverarbeitung in Unternehmen erfolgt aus Sicht des Informationsmanagements mit dem Ziel der Optimierung der Informationsversorgung und -nutzung in allen Unternehmensbereichen.^[21] Warenwirtschaftssysteme sind also Instrumente, die im Informationsmanagement strategisch eingesetzt werden können.

Als nächstes soll an dieser Stelle der Begriff Geschäftsprozesse definiert werden, der in der Literatur teilweise auch einfach als Prozesse verwendet wird. Als Geschäftsprozesse versteht man „einerseits die Abläufe innerhalb eine[s] Unternehmens und andererseits die Prozesse, die bei zwischenbetrieblichen Geschäften ablaufen, also: Angebote, Preisverhandlungen, Kaufverträge und Bestellungen.“^[22] Man kann auch den Ansatz wählen, von der allgemeinen Sichtweise des Begriffs Prozess auf den spezifischeren Begriff des Geschäftsprozesses abzuleiten. Ein Prozess wird allgemein in der Betriebswirtschaftslehre definiert als „die inhaltliche und sachlogische Folge von Funktionen, die zur Bereitstellung eines Objekts in einem spezifizierten Endzustand notwendig ist“.^[23] Schmelzer und Sesselmann sehen Geschäftsprozesse dagegen spezifischer als „funktionsübergreifende Verkettungen wertschöpfender Aktivitäten, die von Kunden erwartete Leistungen erzeugen und deren Ergebnisse strategische Bedeutung für das Unternehmen haben. Sie können sich über das Unternehmen hinaus erstrecken und Aktivitäten von Kunden, Lieferanten und Partnern einbinden“.^[24] Die Kundenorientierung wird also nach dieser Definition, die auch für die weitere Verwendung in der Diplomarbeit als sehr geeignet erscheint, als Kernprinzip der Geschäftsprozesse angesehen.

Als weiterer, mit dem Begriff Warenwirtschaftssystem in engem Zusammenhang stehender Terminus soll an dieser Stelle das Benchmarking eingeführt werden. Unter Benchmarking versteht man allgemein „das Vergleichen von Leistungen, Prozessen und Praktiken zur Auffindung von Defiziten.“^[25] Es handelt sich also um ein (betriebs-) wirtschaftliches Analyseinstrument. In der Anwendung dient es zum „Vergleich von Produkten, Dienstleistungen und Herstellungsmethoden zur Analyse der Leistungsunterschiede einzelner Unternehmen.“^[26] Im Rahmen dieser Diplomarbeit erhält dieser Begriff besondere Bedeutung im Vergleich verschiedener Softwarelösungen und in der Anbieterauswahl in Kapitel 2.5.5, wo dieses Prinzip als „Vergleich eines Angebotes mit den besten anderen (benchmarks = Höhenmarken) nach einem festgelegten Vergleichsschema“^[27] praktische Anwendung findet.

Ebenfalls einer Definition bedarf der Begriff Audit. Dieser aus dem Englischen stammende Begriff entspricht nach dem Glossar des Informations- und Fortbildungsprogramms für Qualitätsmanagement in der Ambulanten Versorgung den deutschen Bedeutungen Revision oder Überprüfung. In einem Audit wird der „Ist-Zustand analysiert oder aber ein Vergleich der ursprünglichen Zielsetzung mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt.“^[28] Dieser Begriff kann demnach sowohl für innerbetriebliche Abläufe und Prozesse als auch waren- und produktionsbezogen verwendet werden. Beide Bedeutungen werden im Verlauf dieser Diplomarbeit benötigt. Sie werden entsprechend unter Kennzeichnung des jeweiligen Kontexts

gebraucht. Das Werkzeug des Audits ist „eine Fragen- bzw. Checkliste mit expliziten Auditkriterien.“^[29]

1.2.3 Festlegung der einheitlichen Verwendung von Termini

Der für diese Diplomarbeit relevanteste Begriff, Warenwirtschaftssystem, wird im weiteren Verlauf durchgängig als eine Kombination aus Informationssystem für unternehmensrelevante Daten und Warensteuerungs- und Kontrollsystem in einer EDV-gestützten Softwarelösung verwendet. Das in Kapitel 1.2.1 bereits vorgestellte Vier-Ebenen-Modell nach Hertel wird als Grundlage für das unternehmerische Prozessmodell verwendet.

Der Begriff Geschäftsprozess oder Prozess wird fortfolgend zur Beschreibung von zusammenhängenden betrieblichen Abläufen, die jeweils zusammen eine logische Einheit bilden, verwendet.

Als betriebliches Informationsmanagement wird im Rahmen dieser Diplomarbeit sowohl die Dokumentation von unternehmensrelevanten Informationen als auch die zeitnahe Bereitstellung von Informationen für den jeweils relevanten Bedeutungs-kontext verstanden. Ebenso Teil des Informationsmanagements ist die Planung und Konzeption entsprechender Systeme für die praktische Umsetzung dieses Prinzips. Im folgenden Kapitel wird das Informationsmanagement unter betrieblichen Gesichtspunkten genauer beleuchtet.

1.3 Prinzip des betrieblichen Informationsmanagements

Der Begriff des Informationsmanagements wurde geprägt vom indischen Mathematiker und Bibliothekar Shiyali Ramamrita Ranganathan (1892 – 1972).

Mit der fortschreitenden Internationalisierung und Globalisierung der Beschaffungs- und Absatzmärkte wird das Informationsmanagement ein immer wettbewerbskritischerer Faktor in Unternehmen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Betriebliches Informationsmanagement^[30]

„Jede Organisation (und damit jedes Unternehmen) "lebt" gleichsam von Informationen. Ein Unternehmen, in dem nicht mehr informiert wird oder in dem die Kommunikationskanäle versandet sind, ist tot.“^[31]

Für den Unternehmenserfolg ist es heute mehr denn je notwendig, den Einsatz von Informationen zu planen, zu organisieren und zu steuern, da Unternehmen sich heute zunehmend einer regelrechten Informationsflut (Information Overload) gegenübersehen. Die Sammlung, Verarbeitung und Nutzung dieser Informationen mittels geeigneter Informations- und Kommunikationstechnologien sind die Aufgaben des betrieblichen Informationsmanagements.^[32]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Arbeiten Sie intelligenter – nicht härter!^[33]

1.3.1 Informationsflüsse im Unternehmen

Informationsflüsse bestehen aus der regelmäßigen Weitergabe von Informationen an diejenigen, die sie benötigen. In einem Unternehmen haben Informationsflüsse nicht nur die Funktion, externe Anforderungen, z.B. von Kunden und Lieferanten, und interne Aktivitäten aufeinander abzustimmen, sondern sie sollen auch gewährleisten, dass die

- richtigen Information
- zur richtigen Zeit
- im richtigen Format / in der richtigen Qualität
- für den richtigen Benutzer
- am richtigen Ort

bereitgestellt werden.^[34]

Um den wirtschaftlich basierten Wert von Informationen festlegen zu können, hilft zunächst einmal ein kleines Gedankenexperiment. Im Folgenden wird stichpunktartig ein beliebiges materielles (Wirtschafts-)Gut mit einer Information verglichen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Bewertungskriterien für Informationen

Dies sind nur einige Punkte, die die Ambivalenz zwischen Informationen und anderen wirtschaftlich relevanten Gütern aufzeigen. Man kann bereits hier den generellen Wert von Informationen für ein Unternehmen erkennen.

Die entscheidende Rahmenbedingung, um Barrieren für funktionierende Informationsflüsse abzubauen oder um Informationsflüsse an sich zu optimieren, ist die Schaffung eines positiven Betriebsklimas im Unternehmen. Dazu muss die Unternehmensführung die Bedürfnisse der Mitarbeiter kennen und darauf eingehen können. Man geht hier von einer so genannten Bedürfnishierarchie aus, deren Basis aus den primären, also den physiologischen Bedürfnissen besteht. Dies sind eine ausreichende Bezahlung und ein gesunder Arbeitsplatz. Alle anderen Bedürfnisse werden als sekundär bezeichnet - was sie in ihrer Wichtigkeit keinesfalls einschränkt. Diese sind das Sicherheitsbedürfnis (z.B. nach Weiterbildung, Altersversorgung), die sozialen Bedürfnisse (Teamarbeit, Kollegenkontakt, Information), die Bedürfnisse nach Wertschätzung (Lob, Status, gute Bezahlung) und das Bedürfnis nach Selbstverwirklichung.

Grundsätzlich ist für die Betrachtung von Informationsflüssen in Unternehmen die eigentliche Verfügbarkeit von Informationen der entscheidende Faktor. „Eines der Merkmale hierarchischer Managementstrukturen ist die Informationspolitik. Wissen ist hier Macht. Jede Entscheidungsebene verfügt über die Fakten, die ihrem Kompetenzgrad entsprechen - eher etwas weniger, denn ein Informationsfluss von oben nach unten findet nur sehr begrenzt statt. Gar nicht so selten finden sich in solchen Strukturen Personen, die eifersüchtig über ihre Zuständigkeiten wachen, Informationen zurückhalten oder sie nur nach umständlichen Prozeduren herausgeben.

Wenn schon in den herkömmlichen Unternehmensstrukturen durch diesen Umgang mit Informationen Reibungsverluste auftreten, so gilt das umso mehr für die neuen Organisationsformen. Es ist geradezu existentiell, dass innerhalb und zwischen den projektorientiert arbeitenden Teams jederzeit alle Informationen ungehindert fließen können. Der Informationsfluss wird zum Blutkreislauf des Unternehmens, kommt er irgendwo zum Stocken, führt das zum Tod von Projekten.

Damit wird eine weitere Dimension von Managementaufgaben deutlich: Die optimale Organisation des Informationsflusses. Im Gegensatz zum vertikalen Nachrichtentransfer hierarchischer Systeme mit all seinen Problemen, hat man es hier mit einem horizontalen Fluss zu tun, mit Informationsnetzen. Jedes Team bildet solch ein Netz des ständigen Austausches und auch zwischen den Teams entsteht ein Webmuster von Informationskanälen [...]. Interessant an dieser Informationsstruktur ist, dass sie ein anderes, konkretes Informationsnetz genau widerspiegelt: Das Internet besteht ebenfalls aus weltweit verteilten Netzen, die durch gewachsene Verbindungen untereinander verknüpft sind.“^[35]

Grundlegend für eine Betrachtung der Informationsflüsse eines Unternehmens ist eine Informationsfluss- und Kommunikationsnetz-Analyse im Unternehmen. Dabei muss analysiert werden, wie der Informationsfluss im Unternehmen funktioniert, beispielsweise anhand der technischen Voraussetzungen wie Telefon, Intranet, Rufanlagen, Postanlagen etc. Eine Analyse der Informationsflüsse sollte sowohl offizielle, offiziöse und halboffizielle Verbreitungswege berücksichtigen. Eine Informationsflussdarstellung wäre auch etwa anhand von Netzanalysen oder durch Matrixdarstellungen machbar.^[36] Häufig sind die Informationsflüsse in einem Unternehmen nach der Bottom-Up-Methode vorzufinden. Das bedeutet, dass Informationen auf Firmenhierarchieebene hauptsächlich von unten nach oben fließen, also – vereinfacht - vom Angestellten zum Manager. Dieses Modell wird auch als vertikales Informationsflussmodell bezeichnet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Informationsfluss Bottom-Up^[37]

Fließen Informationen in Unternehmen mehrheitlich unabhängig von der Unternehmenshierarchie, so spricht man von horizontalen Informationsflüssen. Hierbei sind so viele Mitarbeiter wie möglich gleichwertig miteinander vernetzt und kommunizieren. Diese Kommunikation kann von allen auch nach extern stattfinden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Horizontaler Informationsfluss

1.3.2 Allgemeine Notwendigkeit von betrieblichen Informationssystemen

Laut Guth stellen Datenbank-Managementsysteme die technische Basis für das betriebliche Informationsmanagement dar.^[38] Um betriebliches Informationsmanagement effizient zu betreiben, sind also moderne Informations- und Kommunikationstechnologien einzusetzen. Besonders für die Problematik der Informationsallokation in räumlich getrennten Organisationen – beispielsweise Großkonzerne mit Niederlassungen auf mehreren Kontinenten – sind entsprechende technologische Voraussetzungen für das Informationsmanagement unbedingt notwendig. Ein betriebliches Informationssystem „plant, steuert und kontrolliert die Aktivitäten des Gesamtsystems, das durch die Rechts-, Organisations- und Beziehungsstruktur des fokussierten Betriebes beschrieben wird und umfasst die informationsverarbeitenden Teile der betrieblichen Leistungserstellung. Es wird charakterisiert durch die Menge der Aufgaben, die miteinander in Beziehung stehen, und die Aufgabenträger zur Erfüllung der Aufgaben.“^[39] Suhl betrachtet betriebliche Informationssysteme nach verschiedenen Gesichtspunkten auf unterschiedlichen Ebenen^[40]:

- nach Funktionen: Forschung und Entwicklung, Beschaffung und Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb und Marketing, Finanzwesen, Rechnungswesen, Personalwesen und Controlling etc.
- nach Unterstützungsebene: Administrationssysteme, Dispositionssysteme, Berichts- und Kontrollsysteme, Analyse- und Informationssysteme, Planungs- und Entscheidungssysteme
- nach Integrationsart der Systeme: innerbetriebliche und zwischenbetriebliche Integration, Datenbankintegration, Funktionsintegration, Prozessintegration, EDI-Integration etc.
- branchenbezogene Gliederung: industrielle Anwendungssysteme, Anwendungssysteme im Handel, Banken, Versicherungen, Verkehrs- und Transportwesen etc.
- nach Art der eingesetzten Kerntechnologien: daten-, modellorientiert, Entscheidungsunterstützung (Decision-Support), wissensbasiert (Expertensysteme)

Diese Differenzierung erscheint als sehr geeignet, da Informationssysteme in Unternehmen bisweilen sehr unterschiedliche Funktionen erfüllen.

Allgemein lassen sich betriebliche Informationssysteme in mehrere Kategorien einteilen^[41]:

- Administrations- und Dispositionssysteme (Systeme der operativen Anwendung) - z.B. Warenwirtschaftssysteme
- Führungssysteme (Systeme zur Entscheidungs- und Planungsunterstützung) - z.B. Management-Unterstützungssysteme
- Querschnittssysteme (bereichsübergreifende Hilfssysteme, z. B. zur Kommunikation, Office-Programme) - z.B. CSCW-Systeme oder DMS-Systeme

In Unternehmen gibt es heute meist eine große Menge an Daten. Da betriebliche Datenstrukturen mittlerweile häufig sehr komplex sind und im Gegensatz dazu eine hohe Aktualität für die laufend benötigten Informationen trotzdem gewährleistet sein soll, liegt der Einsatz computergestützter Informationssysteme nahe, die der Notwendigkeit der hohen Datenverarbeitungsgeschwindigkeit gerecht werden können. Besonders in den letzten zwei Dekaden hat eine beachtliche Entwicklung auf dem Gebiet der Informationssysteme speziell in Unternehmen stattgefunden, sodass der Einsatz von geeigneter Systemen für Betriebe heute nicht nur ein wettbewerbskritischer Faktor geworden ist, sondern es kann dadurch auch langfristig Wissen im Unternehmen gesammelt, aufgebaut und genutzt werden.

Eine Systemart, der besondere Bedeutung im betrieblichen Informationsmanagement zukommt, wird im Folgenden behandelt: Das Warenwirtschaftssystem.

1.3.3 Warenwirtschaftssysteme in Unternehmen

Warenwirtschaftssysteme stellen traditionell eine wichtige Informationsgrundlage (Datenbasis) für das betriebliche Informationsmanagement dar. Zusätzlich zu den verschiedenen Funktionsbereichen des Warenwirtschaftsmanagements wird es immer häufiger Aufgabe von Warenwirtschaftssystemen, Daten vor allem auch für Planungs-, Marketing-, und Führungsentscheidungen von Handels- und Industriebetrieben bereitzustellen.^[42] Um im Umfeld von Internationalisierung, verändertem Käuferverhalten und Technologiefortschritt wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen heute eine moderne IT-Infrastruktur, deren Herzstück die Warenwirtschaft darstellt.^[43] Stewart betont die Notwendigkeit von Warenwirtschaftssystemen, um große Lagerbestände überflüssig zu machen. Das wird erreicht, indem Warenwirtschaftssysteme genaue Zahlen über Bestände und Kundenbedürfnisse liefern. Ein effizienter Einsatz von Warenwirtschaftssystemen führt demnach dazu, dass Inventar reduziert werden kann. Weiteren Nutzen für Unternehmen über das reine Informationsmanagement hinaus bieten Warenwirtschaftssysteme bei der Effizienzsteigerung bestehender Geschäftsprozesse. So könnte beispielsweise ein Techniker aus einer Entwicklungsabteilung Materialanforderungen direkt ins Warenwirtschaftssystem übertragen. Warenwirtschaftssysteme verhindern überdies Medienbrüche im Unternehmen, was zu einer wesentlich geringeren Fehlerquote durch die Vermeidung von problematischen Schnittstellen führen kann und ebenfalls zu einer Optimierung vorhandener Abläufe beiträgt.

Diese Aufgaben erfüllen Warenwirtschaftssysteme heutzutage immer besser. Interessant ist es jedoch auch, auf die Anfänge von solchen Systemen zurückzublicken.

1.4 Historie von Warenwirtschaftssystemen

Warenwirtschaftssysteme sind keine Erfindungen aus jüngster Zeit. Schon früh wurden Konzepte entwickelt und Lösungen verwendet, Warenflüsse und die dafür relevanten Informationen zu kontrollieren, zu systematisieren und zu überwachen. Speziell in den letzten 20 Jahren jedoch kam es zu einer interessanten Entwicklung. Die Lösungen wurden immer umfassender, integrierter und aufwendiger. Dies ist nicht zuletzt auf die Weiterentwicklung in der EDV zurückzuführen, die - besonders hardwareseitig - früher ungeahnte Möglichkeiten eröffnete.

Erwin Conradi von der Metro International AG beschrieb auf der 36. BAG-Tagung 1989 in Baden-Baden die Notwendigkeit von Warenwirtschaftssystemen wie folgt:

„Die Warenwirtschaft ist das Herzstück der Administration in einem Handelsunternehmen; nur aus der Warenwirtschaft resultieren Gewinne.“^[44]

Man könnte die Bedeutung von Warenwirtschaftssystemen nicht besser ausdrücken, da die Warenwirtschaft ohne ein System, das sie organisiert, nicht bestehen kann.

Dieses Kapitel soll die Entwicklung der Warenwirtschaftssysteme unter chronologischen Gesichtspunkten behandeln.

1.4.1 Die Anfänge

In der zweiten Hälfte des vorherigen Jahrhunderts entstanden im Handel nach dem zweiten Weltkrieg und dem Wiederaufbau bisher unbekannte Dimensionen. Dies erstreckte sich nicht nur auf neue Vertriebsformen, wie beispielsweise Supermärkte, Warenhäuser, Discounter, Textil- und Konfektionsgeschäfte und SB-Warenhäuser,

sondern auch auf neuartige Angebots- und Verkaufsformen, wie Vorwahl, Selbstwahl und Selbstbedienung. Der verringerte Kontakt zwischen Käufer und Verkäufer ist ein wesentliches Merkmal dieser Entwicklung, die unter anderem auch zum flächendeckenden Aussterben der Tante Emma – Läden und sehr kleiner Fachgeschäfte führte.^[45]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Supermarkt mit Selbstbedienung^[46]

Relativ früh erkannte man die Möglichkeiten, die die moderne Technik bot. Die Warenwirtschaft war ein interessantes Anwendungsgebiet für den Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung. „Die Hersteller [von Systemen] umwarben verständlicherweise zunächst die großen Handelsunternehmen. Aufbauend auf immer größeren und schnelleren Rechnern erfüllten sie aber die Versprechungen nicht. Vor allem wurde anscheinend nicht ausreichend bedacht, daß der Handel eine riesige Datenflut zu bewältigen hat, will er alle Warenbewegungen verfolgen.“^[47]

Am Anfang standen reine Informationssysteme, die Ihren Zweck, über die Daten des Abverkaufs Analysen und Prognosen für Zukunftstrends zu erstellen, verfehlten, da die Schnelllebigkeit im Konsumgüterhandel nicht ausreichend bedacht worden war und die deshalb den Schwierigkeiten immer kürzer werdender Produktzyklen nicht gewachsen waren.

In den frühen 60er Jahren kamen erste Systeme von großen Herstellern auf den Markt. Ein besonderes Merkmal solcher zentralen Warenwirtschaftssysteme ist der hohe Komplexitätsgrad. Zu erwähnen sind hier vor allem Retail Impact von IBM, und Forem von Bull, die sich jedoch nicht durchsetzen konnten. Das WWS DISPOS dagegen wird noch heute von mehreren Filialisten in Deutschland eingesetzt. Dieses besteht aus über tausend Einzelprogrammen, was die sinnvolle Pflege und Weiterentwicklung immens schwierig gestaltet.^[48] Etwa zur selben Zeit tauchten auch die ersten Datenkassen auf dem Markt auf. Dies waren Registrierkassen, die neben dem Betrag der Ware zusätzliche Informationen wie beispielsweise Warengruppe, Abteilung und Verkäufer erfassen konnten. Die Hersteller solcher Datenkassen kamen aus dem Umfeld der Büromaschinenbranche. Die meisten sind heute wieder vom Markt verschwunden, da sie das Problem der Dateneingabe und Weiterverarbeitung der umfangreichen und komplexen Artikelinformationen nicht lösen konnten. „Erst mit dem Angebot zusätzlicher Speichermöglichkeiten, zu Beginn in Kassenverbunden, später auch in allein stehenden Kassen, ergaben sich neue Perspektiven. [...] Disketten, Festplatten und andere Speichermedien setzten sich durch. Auch für die Artikeldatenerfassung entwickelten sich unterschiedliche Techniken. Es kamen schließlich dezentrale Rechnersysteme auf dem Markt, die zu vertretbaren Kosten in den Kaufhausfilialen, benutzerfreundlich oder fast bedienungslos, die angeschlossenen Kassenterminals steuern und den Anschluß weiterer Peripheriegeräte erlauben.“^[49]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Szenario über die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen von 1960 bis 2000^[50]

1.4.2 Bedeutungszuwachs

Seit dem ersten Auftauchen von Warenwirtschaftssystemen haben diese an Bedeutung sehr hinzugewonnen. Dieser Trend ist nach wie vor unverändert. Die wichtigsten Ursachen dafür sind:

- die steigende Bedeutung des Handels in der Gesamtwirtschaft
- die steigende Bedeutung der Warenwirtschaftssysteme für die Unternehmenspolitik des Handels
- die steigende Bedeutung der Warenwirtschaftssysteme für die Unternehmenspolitik der Konsumgüterindustrie.

Um dies zu verdeutlichen kann man die Vergleiche von Hertel heranziehen, der die Entwicklung des Handels von 1987 bis 1997 mit dem anderen Wirtschaftsbereiche analysiert

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 3: Die Entwicklung des Einzelhandels von 1987 bis 1998^[55]

Betrachtet man die Entwicklung des Einzelhandels in einem etwas spezifischeren Kontext, also ohne Kfz, Brenn- und Kraftstoffe sowie Apotheken, lässt sich das Ergebnis wie folgt darstellen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 4: Die Entwicklung des Einzelhandels im engeren Sinn von 1987 bis 1998^[59]

Der prozentuale Anteil des (Einzel-)Handels als Wirtschaftsbereich in Deutschland und damit auch der relevante Anteil für Warenwirtschaftssysteme wird in Tabelle 4 deutlich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 5: Zur Bedeutung des Einzelhandels in Deutschland im Jahre 1996^[60]

Die frühen Warenwirtschaftssysteme waren vornehmlich auf die Gewinnung von Informationen ausgelegt. Man hätte sie demnach auch als Wareninformationssysteme bezeichnen können. Heute werden wesentlich umfassendere Anforderungen an Warenwirtschaftssysteme gestellt, die dediziert in Kapitel 1.4.4.2 behandelt werden. Zunächst aber wird an dieser Stelle auf die Problemstellungen bei komplexen Systemen eingegangen.

1.4.3 Schwierigkeiten von komplexen Systemen

Um Probleme und Hindernisse von komplexen Warenwirtschaftssystemen zu erläutern, müssen zuerst die Gründe für die Entstehung von solchen Systemen betrachtet werden. Grundsätzlich kann man hier nach Hertel fünf Gründe aufführen, die für fast jedes dieser Systeme gelten:

- Zu lange Entwicklungsdauer

Die Systeme wurden nicht an einem Stück am Planungstisch konzipiert, sondern wurden über einen längeren Zeitraum sukzessive, also in mehreren Stufen realisiert, teilweise auch noch mit größeren zeitlichen Pausen zwischen den einzelnen Entwicklungsphasen. Bei vielen großen deutschen Handelsunternehmen ist es deshalb der Normalfall, dass die aktuell im Einsatz befindlichen Warenwirtschaftssysteme zumindest in Teilen zwanzig Jahre und älter sind - für aktuelle Anwendersoftware ist ein solches Szenario kaum vorstellbar. Während dieses Zeitraums wurde die Software wiederholt oder sogar regelmäßig ergänzt, erweitert und modifiziert. Dadurch wurde sie nicht nur immer unübersichtlicher, sondern auch immer schwerer zu warten. Oft werden zwar im Laufe der Zeit alte Software-Subsysteme vollkommen neu programmiert, aber dann meist in der alten Systembasis und im bereits bestehenden Datenbankentwurf, da eine Umstellung desselben fast immer auf eine Neuentwicklung des kompletten Systems hinausläuft.

Deutlich wird dies in den Kosten für Weiterentwicklung und Wartung. „Schon kleine Änderungen erfordern einen hohen Zeitaufwand, sofern überhaupt Kapazitäten in der EDV-Abteilung verfügbar sind. Ein Budget von mehreren Millionen [Euro] nur für Änderungen an den Warenwirtschaftssystemen ist bei den großen Handelskonzernen einkalkuliert.“^[61]

- Fehlendes Gesamtkonzept

Ein fehlendes Gesamtkonzept ist die absehbare Konsequenz einer stufenweisen Entwicklung und Anpassung an die sich stetig wandelnden Anforderungen über viele Jahre hinweg. Die Unvereinbarkeit der unterschiedlichen Subsysteme ist deshalb nicht vermeidbar. Somit ist es erklärbar, dass beispielsweise in einem System ein Modul in leicht abgewandelter Form mehrfach implementiert wurde.

- Fehlende Abstraktion vom Einzelfall

Diese Problematik entsteht durch eine vorschnelle Umsetzung der praktischen Anforderungen in entsprechende EDV-Lösungen. Sie steht deshalb in engem Bezug zum vorherigen Punkt. Es wird häufig eine Lösung für einen warenwirtschaftlichen Vorgang gesucht, und für diesen Einzelfall realisiert. Da es aber in einem großen Handelsunternehmen oft mehrere tausend Vorgänge gibt, gibt es im Extremfall auch mehrere tausend Programme. Der Versuch, Gemeinsamkeiten zu identifizieren und vom Einzelfall zu abstrahieren, fehlt meistens. Deswegen werden diese Vorgänge oft nicht auf einer entsprechend höheren logischen Ebene vereinheitlicht.

- Fehlende Datenmodellierung

Ein wesentliches Kriterium für die Integration aller Teilbereiche der Warenwirtschaft ist die Schaffung einer gemeinsamen, einheitlichen und verteilten Datenbasis. Selbst heute basieren Warenwirtschaftssysteme teilweise noch auf hierarchischen Datenbanken, die gegenüber Änderungen sehr unflexibel und allgemein benutzerunfreundlich sind. Der Trend bei Warenwirtschaftssystemen geht klar erkennbar hin zu verteilten relationalen und objektorientierten Datenbanken. Deren Vorteile liegen klar auf der Hand: Änderungsfreundlichkeit, Benutzerkomfort, systemgestützte Datenkonsistenz, Transaktionsschutz.

- Fehlende Integration der einzelnen Subsysteme

Dieser Schwachpunkt in vorhandenen Warenwirtschaftssystemen tritt umso deutlicher hervor, je größer das Unternehmen insgesamt ist. Vor allem bei großen, aber oftmals auch bei kleinen und mittelständischen Handelsunternehmen bestehen für die verschiedenen Unternehmensbereiche völlig unterschiedliche Teillösungen, die in keinerlei Weise integriert sind. Eine Integration würde wegen der grundlegenden Unterschiede im Bereich der Stammdaten bereits schon dort einen gewaltigen Aufwand erfordern. Selbst wenn in verschiedenen Unternehmensbereichen dieselben Warenwirtschaftssysteme eingesetzt sind, laufen sie oft ohne richtige Kontrolle parallel. Der Grund dafür liegt teilweise in dem heute noch unzureichenden Leistungsspektrum verteilter Datenbanken. Es ist möglich, dass beispielsweise in unterschiedlichen Unternehmensbereichen derselbe Artikel unterschiedlichen Artikelnummern zugeordnet ist, obwohl alle Bereiche mit dem gleichen WWS arbeiten. Der Artikel ist so auf Konzernebene nicht mehr eindeutig identifizierbar.

Aus diesen Gründen, die in der Praxis häufig vorzufinden sind, lassen sich für komplexe Warenwirtschaftssysteme folgende exemplarische Schwachstellen und Problematiken ableiten:

- redundante Erfassung von Daten
- mangelhafte Online-Verarbeitung – daraus entsteht die fehlende Aktualität der Daten
- oftmals nicht ausreichende Vernetzung von Rechnersystemen
- schlechte oder fehlende Dokumentation für Anwender und Programmierer
- fehlender Methodeneinsatz
- unrealisierbare Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen
- redundante, dezentrale Daten- und Informationspflege
- veraltete Technik
- vorzeitige Einführung von Hard- und/oder Software ohne die Möglichkeit, Synergieeffekte zu nutzen
- Grenzen bei der Erweiterbarkeit – neue Anforderungen können ggf. nicht mehr erfüllt werden

Diese Schwierigkeiten verhindern oft eine effiziente Ausschöpfung des Potenzials, das ein Warenwirtschaftssystem in einer optimierten Form bieten könnte. Synergieeffekte und Vereinfachungen werden häufig nicht oder nur unzureichend genutzt. Solche Systeme sind dadurch meist nicht in der Lage, die Aufgaben, die heute an Warenwirtschaftssysteme gestellt werden, in ausreichendem Maße zu erfüllen. Diese Aufgaben werden – auch unter dem entwicklungshistorischen Gesichtspunkt – im folgenden Kapitel behandelt.

1.4.4 Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen im historischen Kontext

Die Anforderungen an Warenwirtschaftssysteme haben sich im Laufe der Zeit gewandelt. Hatten solche Systeme in früheren Jahren noch wesentlich weniger Aufgaben, so bieten aktuelle Systeme heute eine Vielzahl von differenzierten Modulen für unterschiedlichste Aufgabenbereiche, um den Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden. Besonders im Bezug auf das betriebliche Informationsmanagement gab es fortlaufend Entwicklungen, die die WWS nicht nur immer umfangreicher sondern auch technisch potenter gemacht haben.

Zunächst sollen die Aufgaben von WWS in früherer Zeit betrachtet werden.

1.4.4.1 Frühere Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen

Grundsätzlich ist zu bedenken, dass die EDV-Unterstützung nicht als ein konstitutives Merkmal für ein Warenwirtschaftssystem gesehen werden sollte. Laut Ebert ist ein WWS „nicht einem Programmpaket gleichzusetzen; Programmpakete und Computer sind nur zwei aus einer Reihe von Instrumenten zur Realisierung von Warenwirtschaftssystemen.“^[62] Ein WWS mit seinen Systemelementen und deren Beziehungen untereinander muss also nicht notwendigerweise ganz oder zum Teil in einer Software realisiert sein. (Teil-)Manuelle WWS sind insbesondere bei kleinen Handelsbetrieben recht weit verbreitet. Der Fokus der folgenden Betrachtungen liegt jedoch auf Warenwirtschaftssystemen mit EDV-Unterstützung.

Die Hauptaufgabe der ersten Warenwirtschaftssysteme mit EDV-Unterstützung war die Gewinnung von Informationen über Warenprozesse.^[63] Man hätte also auch von Wareninformationssystemen sprechen können. Die wesentlichen informationstechnischen Aufgaben bestanden aus der Datenerfassung beim Warenein- und ausgang, Bestandsführung und der Unterstützung des Bestellwesens. Solche Systeme konnten bereits „den Warenabgang nach Zeit, Kasse und Stückzahl pro Kunde und Artikel exakt festhalten.“^[64]

1.4.4.2 Heutige Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen

Bedingt durch die hardware- und softwaretechnischen Entwicklungen übernehmen Warenwirtschaftssysteme heutzutage ein wesentlich differenziertes Spektrum an Aufgaben als noch vor wenigen Jahren. Laut Adena^[65] sind heute die wichtigsten Aufgabenbereiche der Warenwirtschaft:

- Beschaffung
- Lagerwirtschaft
- Auftragsabwicklung
- Produktionswirtschaft
- Logistik

Weitere schwerpunktmäßige Anforderungen an WWS hebt Hertel hervor, wobei er gleichzeitig beschreibt, dass die meisten dieser Anforderungen heute bereits realisiert sind.^[66] Diese sind:

- Integration von Filialsystemen
- automatisierte Artikelerfassung und artikelgenaue Bestandsführung in den Filialen
- neue Logistikkonzeption
- Optimierung der gesamten logistischen Kette (Supply Chain Management)
- Mitarbeiter- und Ressourceneinsatzplanung
- direkte Produktrentabilität
- neue Vertriebsarten, insbesondere E-Commerce
- optimierte Sortimentsgestaltung
- Einsatz neuer Medien, insbesondere Internet
- Vertriebsinformationssysteme
- Kundeninformationssysteme zur Unterstützung des CRM
- Zunahme des Agenturgeschäfts

Fanderl^[67] beschreibt, dass das computergestützte Warenwirtschaftssystem zunehmend an Bedeutung als Informationsbasis und Controllinginstrument für die Unternehmensführung im Handel gewinnen. Er fasst dazu drei schwerpunktmäßige Anforderungen zusammen. Dies umfasst

- die lückenlose Erfassung und Verarbeitung von allen mengen- und wertmäßigen Warenbewegungen auf der Artikelebene,
- die Minimierung des dafür notwendigen Aufwands und
- die Konsolidierung und Fortschreibung der warenbezogenen Daten auf einer gemeinsamen Basis, die allen Verarbeitungsplätzen eines Handelsunternehmens aktuelle, artikelbezogene Detailinformationen zur Verfügung stellt.

Es ist hier klar zu erkennen, dass sich die Aufgabenbereiche von WWS enorm erweitert haben. WWS sind also, zusammenfassend betrachtet, um den Management- und Informationsaspekt erweitert worden. Insbesondere im Umfeld des betrieblichen Informationsmanagements haben sich deutliche Veränderungen ergeben. Darauf wird im Folgenden präzisierter eingegangen.

[...]

---

^[1] Vgl. http://dict.leo.org/?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&relink=on&sectHdr=on&spellToler=std&search=

warenwirtschaftssystem

^[2] Adena, K. [2003], S. 37

^[3] Adena, K. [2003], S. 37

^[4] http://de.wikipedia.org/wiki/Materialwirtschaft

^[5] vgl. http://www.martinsfeld.de/glossar/warenwirtschaft_definition.html

^[6] Adena, K. [2003], S. 18

^[7] http://uf.ilb.uni-bonn.de/Lehre/Vorlesungseinheiten/SS04/untern_prozessorg/VorlesungUuP240504.pdf

^[8] Schwarzer, B. / Krcmar, H. [1999], S. 191

^[9] vgl. Zentes, J. [1985], S. 2

^[10] http://de.wikipedia.org/wiki/Warenwirtschaftssystem

^[11] Adena, K. [2003], S. 462

^[12] http://www.martinsfeld.de/glossar/warenwirtschaft_definition.html

^[13] Schwarzer, B. / Krcmar, H. [1999], S. 191

^[14] http://uf.ilb.uni-bonn.de/Lehre/Vorlesungseinheiten/SS04/untern_prozessorg/VorlesungUuP240504.pdf

^[15] Leismann, U. in Hertel, J. [1999], S. 2

^[16] vgl. Hertel, J. [1999], S. 4 f.

^[17] http://www.sense-it.dk/download/Navision%204.0.jpg

^[18] http://de.wikipedia.org/wiki/Informationsmanagement

^[19] http://www.internetoekonomie.com/glossar.php?von=h&bis=i&HP=1

^[20] Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 18

^[21] vgl. Buder, M. / Rehfeld, W. / Seeger, T. / Strauch, D. [1997], S. 781ff

^[22] http://www.x-solutions.poet.com/de/newsevents/glossar/#Geschaeftsprozesse

^[23] http://de.wikipedia.org/wiki/Prozess

^[24] Schmelzer, H. J. / Sesselmann, W. [2004], S. 46

^[25] http://de.wikipedia.org/wiki/Benchmarking

^[26] http://de.wikipedia.org/wiki/Benchmarking

^[27] http://www.q-m-a.de/7sonstigeinfos/glossar/glossar/

^[28] http://de.wikipedia.org/wiki/Audit

^[29] http://www.q-m-a.de/7sonstigeinfos/0index/glossar/glossar

^[30] http://www.datadiwan.de/harrerwt/infomang.gif

^[31] Kortzfleisch, H. v. [1973]: Information und Kommunikation in der industriellen Unternehmung

In: Zeitschrift für Betriebswirtschaft, 43. Jg., 1973, Nr. 8, S. 549 - 560

^[32] vgl. http://www.4managers.de/01-Themen/..%5C10-Inhalte%5Casp%5Cinformationsmanagement.asp?hm=1&um=I

^[33] Boy, J. / Dudek, C. / Kuschel, S. [1999], S. 11

^[34] vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Informationslogistik

^[35] http://www.heimo.de/jpool/articles/intra.html

^[36] vgl. http://www.idiolektik.de/pdf/kkkommunikation.pdf

^[37] vgl. http://www.ehlite.com/services/mag/6/9.asp

^[38] vgl. http://www.wiwi.uni-frankfurt.de/~guth/Lehre/uebungen/

^[39] http://www.datakontext-press.de/fachbuecher/Produkte/07_datenschutz/0720/pdf/Auszug_IT_Grundlagenwissen.pdf

^[40] vgl. http://www.wiwiss.fu-berlin.de/suhl/lehre/lehrveranstaltungen/SS02/BIS/BIS.PDF

^[41] vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Betriebliches_Informationssystem

^[42] vgl. Ahlert, D. / Olbrich, R. (Hrsg.) [1997], S. 117

^[43] vgl. Beyer, L [2005], S. 1

^[44] Vortrag von Erwin Conradi, Metro International AG, 36. BAG-Tagung 1989 in Baden-Baden, zitiert nach: Conradi, E. [1989]: Metros Lohn für perfekte Warenwirtschaft, Lebensmittel Zeitung Nr. 19, 15.04.1989, S. 4

^[45] vgl. Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 102 ff

^[46] http://www.cedartec.ch/images/einkaufen.jpg

^[47] Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 102

^[48] vgl. Hertel, J. [1999], S. 13

^[49] Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 103

^[50] Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 103

^[51] 1987=100,0%

^[52] 1987=100,0%

^[53] kein Wert ermittelt, wegen Wiedervereinigung von West- und Ostdeutschland

^[54] ab 1991 Gesamtdeutschland

^[55] Hertel, J. [1999], S. 20

^[56] 1987=100,0%

^[57] 1987=100,0%

^[58] ab 1991 Gesamtdeutschland

^[59] Hertel, J. [1999], S. 20

^[60] Hertel, J. [1999], S. 21

^[61] Hertel, J. [1999], S. 14

^[62] Ebert, K. [1986], S. 55

^[63] vgl. Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 103

^[64] Mertens, P. [1987], S. 360

^[65] vgl. Adena, K. [2003]; S. 19

^[66] vgl. Hertel, J. [1999], S. 32f

^[67] vgl. Fanderl, S. [1996], S. 183f