Die elektronische Bereitstellung und Verfügbarkeit von Informationen ist heute für den größten Teil der Unternehmen ein wettbewerbs- und erfolgskritischer Faktor. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die elektronische Steuerung und Planung von Warenflüssen, die meist EDV-gestützt vorgenommen wird. Die Werkzeuge bzw. Applikationen, die für diese Aufgaben benötigt werden, stellen so genannte Warenwirtschaftssysteme zur Verfügung.
Allerdings ist ein beachtlicher Teil der Unternehmen heute noch weit vom Einsatz eines Warenwirtschaftssystems im eigentlichen Sinne entfernt. Oftmals werden stattdessen Lösungen eingesetzt, die über die Zeit in den Unternehmen sequentiell entstanden sind und gegebenenfalls den jeweils neuen Anforderungen angepasst oder um entsprechende Funktionen erweitert wurden. Durch die unzureichende Kommunikationsfähigkeit dieser Systeme untereinander entstehen häufig unnötige Informationsredundanzen und potentielle Fehlerquellen für den Informationsbestand der Unternehmen. Ebenso ist der Zeitaufwand vielfach inakzeptabel, um Informationen im System zu recherchieren, da es dafür keine übergreifenden Funktionen gibt und dadurch mehrere Subsysteme benötigt werden. In aller Regel sind solche Lösungen nicht dafür vorgesehen, die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems zu übernehmen oder sind dafür bestenfalls unzureichend in der Lage. Eine integrierte Gesamtlösung bietet hier eindeutige Vorteile.
Ziel dieser Diplomarbeit ist es, die Thematik von Warenwirtschaftssystemen zu behandeln und in einem mittelständischen Unternehmen anhand der vorher beleuchteten theoretischen Grundlagen eine Bedarfsermittlung für ein Warenwirtschaftssystem durchzuführen. Ein Schwerpunkt liegt hier auf Konzepten und Grundlagen für die Einführung eines solchen Systems.
Relevant ist die Thematik über diesen speziellen Fall hinaus insofern, als dass die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für fast jedes Unternehmen heute von Bedeutung werden kann. Besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen ist zu einer solchen Einführung von integrierten Werkzeugen zur Unternehmenssteuerung und Unternehmensplanung hinsichtlich der Kosten- und Zeitersparnis und der Vereinheitlichung von Datenbeständen zu raten. Heterogene Systeme und Lösungen verbrauchen unnötig viele Ressourcen und bergen oftmals nicht erkannte oder zu spät erkannte Kostenfallen, sodass sich selbst Warenwirtschaftssysteme mit einem relativ hohen Investitionsvolumen mittelfristig amortisieren sollten.
Inhaltsverzeichnis
1. Die Theorie
1.1 Einführung in das Thema
1.1.1 Aufgabenstellung
1.1.2 Bearbeitungsumfang
1.1.3 Nicht bearbeitete Aspekte
1.2 Terminologie
1.2.1 Definition des Begriffs Warenwirtschaftssystem
1.2.2 Definition anderer kontextverwandter Termini
1.2.3 Festlegung der einheitlichen Verwendung von Termini
1.3 Prinzip des betrieblichen Informationsmanagements
1.3.1 Informationsflüsse im Unternehmen
1.3.2 Allgemeine Notwendigkeit von betrieblichen Informationssystemen
1.3.3 Warenwirtschaftssysteme in Unternehmen
1.4 Historie von Warenwirtschaftssystemen
1.4.1 Die Anfänge
1.4.2 Bedeutungszuwachs
1.4.3 Schwierigkeiten von komplexen Systemen
1.4.4 Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen im historischen Kontext
1.4.4.1 Frühere Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen
1.4.4.2 Heutige Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen
1.4.4.3 Veränderungen in Bezug auf das Informationsmanagement im Unternehmen
1.5 Modelle von Warenwirtschaftssystemen
1.5.1 Offenes Warenwirtschaftssystem
1.5.2 Geschlossenes Warenwirtschaftssystem
1.5.3 Integriertes Warenwirtschaftssystem
1.5.4 Mehrstufiges Warenwirtschaftssystem
1.6 Das Konzept von Standardsoftware und Individualsoftware
1.6.1 Definitionen und Einführung von Termini
1.6.2 Standardsoftware
1.6.3 Individualsoftware
1.6.4 Kriterien für die Auswahl einer Lösung
1.6.5 Prinzip des Pflichtenhefts
1.6.6 Erstellung eines Pflichtenhefts
1.7 Einführungskonzepte für Warenwirtschaftssysteme
1.7.1 Funktionsorientierte Einführung einzelner Module
1.7.2 Einführung von Modulgruppen
1.7.3 Prozessorientierte Einführung
1.7.4 Vergleich von Einführungskonzepten und Analyse auf Implementationsfähigkeit
2. Die Praxis
2.1 Das Unternehmen
2.2 Problemstellung
2.3 Vorgehensweise
2.3.1 Erfassung der Ist-Situation
2.3.2 Zieldefinition
2.4 Bedarfsermittlung für ein Warenwirtschaftssystem
2.4.1 Analyse von Prozessmodellen
2.4.2 Analyse von Daten- und IT-Strukturen und Migrationsfähigkeit
2.4.3 Ermittlung suboptimaler Prozesskennzahlen
2.4.4 Empfehlung
2.5 Anbieterauswahl
2.5.1 Bedarfsdeckung
2.5.2 Finanzierungsmöglichkeit / Kostenstruktur
2.5.2.1 Lizenzkosten
2.5.2.2 Kosten für notwendige zusätzliche Hardware
2.5.2.3 Schulungskosten
2.5.2.4 Wartungs- und Erweiterungskosten
2.5.3 Standardsoftware oder Individualsoftware
2.5.4 Kommerzielle Software oder Open-Source - Lösung
2.5.5 Benchmarking
2.6 Schwierigkeiten und Hindernisse
3. Fazit
3.1 Anwendungsmöglichkeit der Theorie auf die Praxis
3.2 Resümee über die Bedarfsermittlung
3.3 Ausblick für das Unternehmen
Zielsetzung & Themen
Die Diplomarbeit hat zum Ziel, die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem (WWS) für ein mittelständisches Unternehmen zu analysieren, den Ist-Zustand bestehender, heterogener EDV-Systeme zu bewerten und ein fundiertes Konzept für die Einführung einer integrierten Gesamtlösung zu entwickeln, um die Effizienz der betrieblichen Prozesse zu steigern.
- Theoretische Grundlagen und Modelle von Warenwirtschaftssystemen.
- Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen im Mittelstand.
- Kriterienbasierte Auswahl von Softwareanbietern (Pflichtenheft, Kosten, Risiken).
- Vergleich von Einführungskonzepten (funktions- vs. prozessorientiert).
- Evaluierung von Standardsoftware, Individualsoftware und Open-Source-Lösungen.
Auszug aus dem Buch
1.3.1 Informationsflüsse im Unternehmen
Informationsflüsse bestehen aus der regelmäßigen Weitergabe von Informationen an diejenigen, die sie benötigen. In einem Unternehmen haben Informationsflüsse nicht nur die Funktion, externe Anforderungen, z.B. von Kunden und Lieferanten, und interne Aktivitäten aufeinander abzustimmen, sondern sie sollen auch gewährleisten, dass die
richtigen Information
zur richtigen Zeit
im richtigen Format / in der richtigen Qualität
für den richtigen Benutzer
am richtigen Ort
bereitgestellt werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Die Theorie: Dieses Kapitel führt in den Themenkomplex ein, definiert zentrale Begriffe wie Warenwirtschaftssystem und Informationsmanagement und beleuchtet die historische Entwicklung sowie verschiedene Modelltypen und Einführungskonzepte.
2. Die Praxis: Hier wird das untersuchte Unternehmen vorgestellt, eine detaillierte Analyse der Ist-Situation und der Prozesskennzahlen durchgeführt und eine fundierte Empfehlung zur Einführung eines integrierten Systems auf Basis eines Kriterienkatalogs ausgesprochen.
3. Fazit: Das Fazit reflektiert die Anwendbarkeit der theoretischen Konzepte auf die betriebliche Praxis, resümiert den Prozess der Bedarfsermittlung und gibt einen Ausblick auf die geplante Umsetzung im Unternehmen.
Schlüsselwörter
Warenwirtschaftssystem, WWS, Informationsmanagement, Geschäftsprozessmanagement, Mittelstand, Bedarfsermittlung, Pflichtenheft, Standardsoftware, Individualsoftware, Prozessoptimierung, Warenfluss, Schnittstellen, Benchmarking, ERP-Systeme, IT-Infrastruktur.
Häufig gestellte Fragen
Was ist das übergeordnete Ziel dieser Diplomarbeit?
Die Arbeit analysiert die Bedarfsermittlung für ein integriertes Warenwirtschaftssystem, um die Effizienz der internen Abläufe in einem mittelständischen Unternehmen zu steigern und eine gemeinsame Datenbasis zu schaffen.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die zentralen Felder sind die theoretische Fundierung von Warenwirtschaftssystemen, die Analyse der IT-Landschaft und Geschäftsprozesse im Unternehmen sowie die methodische Anbieterauswahl.
Welche wissenschaftliche Methodik kommt zum Einsatz?
Die Arbeit stützt sich auf Literaturanalysen zur Theoriebildung, die Erfassung der Ist-Situation vor Ort mittels Prozessmodellierung sowie die Anwendung von Kriterienkatalogen zur Softwarebeurteilung.
Welche Einführungskonzepte für Software werden verglichen?
Verglichen werden die funktionsorientierte Einführung einzelner Module, die Einführung von Modulgruppen und die prozessorientierte Einführung hinsichtlich ihrer Kapazitätsbindung und Risiken.
Wie definiert die Arbeit ein Warenwirtschaftssystem?
Es wird als EDV-gestützte Softwarelösung verstanden, die als Kombination aus Informationssystem für unternehmensrelevante Daten und Warensteuerungs- und Kontrollsystem dient.
Was charakterisiert die untersuchte IT-Struktur im Unternehmen?
Die IT-Struktur ist durch eine hohe Heterogenität, den Einsatz multipler, nicht integrierter Insellösungen (Excel, FileMaker, GS-Auftrag) und eine fehlende gemeinsame Datenbasis gekennzeichnet.
Warum ist das "Einzelgeräteaudit" ein zentraler Punkt bei der Softwareauswahl?
Das Einzelgeräteaudit ist essenziell für die speziellen Anforderungen der Wiederaufbereitung (Refurbishing) und des Verkaufs gebrauchter IT-Hardware, die in Standardsoftware oft nicht nativ abgedeckt werden.
Welche Rolle spielt Open-Source-Software in der Evaluation?
Open-Source-Lösungen wie Lx-Office werden als kostengünstige Alternative untersucht, bei der zwar Lizenzkosten entfallen, aber individueller Programmieraufwand für spezifische Anforderungen einkalkuliert werden muss.
Was ist die Schlussfolgerung bezüglich des Einführungskonzepts?
Für das untersuchte Unternehmen ist die funktionsorientierte Einführung einzelner Module am besten geeignet, da es aufgrund der starken Abhängigkeit vom Tagesgeschäft eine geringe Kapazitätsbindung erfordert.
- Quote paper
- Diplom-Informationswirt Jan Dittel (Author), 2005, Einführung von Warenwirtschaftssystemen und Bedarfsermittlung in einem mittelständischen Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/75500
