Ein Leitfaden für den Umzug der IT eines Mittelständischen Unternehmens

Inhaltsverzeichnis

I. Bestandsaufnahme „Alt-Büro“
1. Server
2. Workstations
3. Notebooks
4. Monitore
5. Peripherie / Kleinteile
6. Drucksysteme
7. Kopiersysteme

II. Bestandsaufnahme „Neu-Büro“
1. Räumlichkeiten
a) Serverraum & Backup Serverraum
- Deckenstärke / Tragfähigkeit des Bodens
- Klimatisierung
- Feuer- & Wasserschutz
b) Verkabelung allgemein
- Netzwerkanbindung
- Stromversorgung
c) Bürotrakt
- Netzwerkanbindung & Stromversorgung
d) Konferenzbereich
- Netzwerkanbindung
- Stromversorgung
- Gast-Netz
- Medienanlage
e) Rezeptionsbereich
f) Betriebsbereich
- Mailroom
- Kopierräume
- Lager
- Flure
2. Benötigtes Material

III. Umzug
1. Zeitplanung
a) Ausbau Neu-Büro
b) Abbau Alt-Büro
c) Umzugsterminierung
d) Einkauf
e) Installation, Montage, Aufstellung
2. IT-Switchover
a) Aufteilung Server
b) Alt-Büro „OFF“
c) Neu-Büro „ON“
3. Auflösung Alt-Büro
a) Alt-Equipment lagern
b) Alt-Equipment entsorgen

IV. Die Gründe für einen Firmenumzug
1. Expansion
2. Verkleinerung
3. Lokationsvorteile
a) Verkehrstechnische Anbindung
b) Nähe zu Lieferanten
c) Nähe zu Kunden
d) Gewerbesteuer

V. Wirtschaftlichkeitsrechnung
1. Kostenliste
2. IT-Upgrade
a) Kosten / Nutzen
b) Amortisierung
3. Telefonie
a) Kosten / Nutzen
b) Amortisation
4. Räumlichkeiten

VI. Schlußwort

VII. Pläne
1. IT-Strukturen
a) Serverschränke
b) EDV Infrastruktur
c) IP-Range Aufteilung
2. Raumpläne
I. Bestandsaufnahme „Alt-Büro“

Vorwort

Diese Projektarbeit, die meine Abschlußarbeit des Ökonom-Studiums an der Hessischen Verwaltungs- & Wirtschafts-Akademie darstellt, soll ein Leitfaden für all diejenigen sein, die bei einem Firmenumzug mitwirken. Entsprechend meiner Studienrichtung „IT System Ökonom“ ist diese Arbeit hauptthematisch dem Umzug der IT und der gesamten dazugehörigen Infrastruktur gewidmet.

Die Abschnitte I, II, III, sollen einen Überblick über die anfallenden Problematiken eines solchen Projekts geben, angefangen bei der Bestandsinventur am ersten Tag, bis hin zur Müllbeseitigung am letzten Tag des Projekts. Die genaue benötigte Zeitspanne lasse ich hier bewußt offen, da bei einem Umzug verschiedene Faktoren ganz entscheidenden Einfluß auf die sogenannte Timeline eines Projekts haben. In meinem Beispiel eines Standortwechsels einer mittelgroßen Anwaltskanzlei innerhalb einer Stadt gehe ich von folgender Situation aus: Die existierenden Server- und Drucksysteme bleiben erhalten. Es kommen neue Server dazu, die in Zusammenhang mit einer Veränderung des Telefonsystems stehen. Auch neue Drucksysteme werden implementiert, da sich die Firma beim Umzug raumtechnisch vergrößert, die Druckleistungen werden optimiert und konsolidiert. Die Desktop- Systeme werden ausgetauscht, die Notebooks erhalten eine Arbeitsspeicher- erweiterung. Es werden mit dem Umzug neue Kopiersysteme eingeführt, das bisherige wird ersetzt. Gleichzeitig wird eine Hardware eingeführt, die ein Monitoring der Kopieraufträge erlaubt, um diese anschließend entsprechenden Kostenstellen zuordnen zu können. Die neue Auslegung der Serverräume wird zudem eine örtliche Trennung redundanter Systeme berücksichtigen, wobei beide Serverräume durch eine doppelte Glasfaserverbindung miteinander gekoppelt werden. Der neue Konferenzbereich wird mit einer Medienanlage ausgestattet. Es sind einige Neuerungen geplant, jedoch kann bei einem Umzug noch viel mehr verändert werden. Diese Möglichkeiten sämtlich aufzuführen, würde den vorgegebenen Rahmen sprengen bzw. ganze Bücher füllen können, ist aber sicherlich zu einem späteren Zeitpunkt ein Ansatz, diesen Leitfaden zu erweitern bzw. in einer Diplomarbeit zu verfeinern.

Aus wirtschaftlicher Sicht ist eine Kosten-Nutzen-Rechnung der Veränderungen und Neuerungen unabdingbar. Ein IT-Manager würde sich hier sicherlich nicht direkt damit beschäftigen müssen - er bekommt eine Budgetvorgabe und muß dann meistens um eine Erhöhung dieser Vorgabe kämpfen. Der Ökonom-Teil des Studienganges erfordert jedoch auch diese Betrachtung. Einen Ausschnitt zeige ich in Teilen IV und V, in denen Gründe für einen Umzug erörtert und zusätzlich eine Kosten-Nutzen-Analyse einer Systemaufrüstung präsentiert werden. Auch auf die Infrastrukturfragen bezüglich des neuen Gebäudes im Vergleich zum vorherigen Firmensitz werde ich eingehen.

Im Anhang sind Beispielpläne für Bürogestaltung bezüglich der Netzwerk- und Stromversorgung sowie Pläne für Serverraumgestaltung zu finden. Diese beinhalten Lage, Anzahl und Ausstattungsvarianten für Bodentanks und auch Aufteilungsbeispiele für redundante Serverplatzierungen mit den dazugehörigen EDVtechnischen Verbindungen.

Basierend auf den eigenen Erfahrungen als IT-Manager einer in Frankfurt/Main tätigen amerikanischen Anwaltskanzlei, ergeben sämtliche Erfahrungswerte des im Jahr 2003 durchgeführten Firmenumzugs die Grundlage dieser Projektarbeit. Das Projekt an sich begann für den IT-Bereich im Februar 2003 mit der offiziellen Bekanntgabe des Standortwechsels. Der bereits damals festgelegte Umzugstermin am letzten Augustwochenende des gleichen Jahres begrenzte die Vorbereitungszeit entsprechend.

I. Bestandsaufnahme „Alt-Büro“

Die Anwaltskanzlei besteht derzeit aus Mitarbeitern. In verschiedenen Bereichen werden unterschiedliche Plattformen der IT eingesetzt. So sind reine Innendienstmitarbeiter mit einem normalen Desktop-PC System ausgestattet, während Kollegen, die auch außer Haus beruflichen Verpflichtungen nachgehen, mit einem Notebook arbeiten. Ein Unternehmen verlangt und erwartet eine stets korrekte IT-Bestandsinventur. Bei korrekter Führung der Inventarliste entfällt eine mühselige manuelle Erhebung.

Die Hardwaresituation am ersten Tag des Projekts stellt sich wie folgt dar:

1. Server

2 redundant ausgelegte Domain Controller, 1 Exchange- Server, 1 Print-Server, 1 Blackberry-Server, Dokumenten-Management-Server, 1 SQL-Server, 2 Daten-Server, Fax-Server, 1 Altiris-Server, 1 Index-Server,1 Monitor- Tastatur-Einheit, 2 Server/Patch Racks

2. Workstations

40 Compaq EN500 (733MHz, 128mb Ram, 20GB HDD, CD-LW)

3. Notebooks

22 IBM T41 (1.5GHz, 256mb Ram, 40GB HDD, CD-RW/DVD)

4. Monitore

63 Sony G200 17“

5. Peripherie

25 IBM Portreplikator II, 65 MS Tastaturen, 65 MS Mäuse, 1 externe USB DVD-RW Brenneinheit, 8 ISDN Leitungen für Datentransfer, 1 Siemens Telefonsystem für 100 User

6. Drucksysteme

15 HP LJ

4 HP LJ 9050

7. Kopiersystem

1 Ricoh 80S/min

II. Bestandsaufnahme „Neu-Büro“

1. Räumlichkeiten

Diese Betrachtung geht von einem Erstbezug der Mietflächen aus. Das Gebäude ist entsprechend jung und bietet interessierten potentiellen Mietern alle Annehmlichkeiten eines modernen Bürogebäudes.

a) Serverraum & Backup Serverraum

- Die Überprüfung der entsprechend benötigten Stabilität des Bodens, auf dem die diversen Server-Racks, USV-Racks und Patchfelder stehen werden, ist erste Priorität. Es muß eine entsprechende Traglast gewährleistet sein, da ansonsten die Gefahr eines Bodendurchbruchs aufgrund der sehr hohen Gesamtlast besteht. Die vorgesehenen Räumlichkeiten müssen daher bautechnisch mit den notwendigen statischen Werten konstruiert worden sein, um als Serverraum in Frage zu kommen. Viele Gebäude haben entsprechende Bereiche bereits im Gesamtkomplex integriert. Dies jedoch schränkt die Flexibilität des Mieters ein, selbst entscheiden zu können, wo ein Serverraum plaziert werden soll.
- Die Klimatisierung eines Serverraums ist für die Planung ein genauso wichtiger Aspekt wie der Raum selbst. Hier empfiehlt sich ein duales System, um auch bei der Klimatisierung eine Redundanz gewährleisten zu können. Insbesondere Wartungsintervalle an klimatechnischen Geräten können so ohne Bedenken für die EDV- Systeme durchgeführt werden.
- Zu den Sicherheitseinrichtungen eines Serverraums gehört neben den allgemeinen Sicherheitsvorkehrungen bezüglich Einbrechern und/oder unbefugtem Betreten auch der Schutz der Gerätschaften vor Feuer- und Wasserschäden. Während eine Sprinkleranlage weitreichenden Schutz bei Feuer gewährleistet, so ist eine Berieselung eines Serverraums mit Wasser nicht wünschenswert. Neben manuell zu bedienenden Feuerlöschern, die mit speziellem Schaum gefüllt sind, ist die Installation eines modernen Gaslöschsystems eine sinnvolle Investition. Dieses System sendet einen Warnton aus, bevor es mit der Löschung eines Feuers beginnt, der jeden Anwesenden im Serverraum warnt, daß das Gaslöschsystem in Betrieb geht. Dies ist insofern wichtig, da eine Gaslöschanlage auch gewisse Risiken birgt. Würde sich eine Person während einem Notfall und bei Einsatz der Gaslöschanlage im Serverraum aufhalten, so würde er zwar vor dem Feuer gerettet, jedoch durch die Gase zumindest ernsthafte Schädigungen erfahren, wenn nicht sogar daran sterben können. Das Prinzip der Gaslöschung ist denkbar einfach: dem Raum wird durch Zusatz eines Gases (z.B. Argon) der Sauerstoff entzogen, wodurch das Feuer erstickt. Keine Flüssigkeiten kommen zum Einsatz, die gesamte EDV-Perifierie bleibt intakt. Im günstigsten Fall merken die Anwender nicht, daß ein Feuernotfall eingetreten ist.

b) Verkabelung allgemein

- Die Verkabelung ist bei einem Erstbezug zukunftsweisend auszulegen. Es würde keinen Sinn machen, in der heutigen Zeit CAT4 oder CAT5 Netzwerkkabel zu verlegen, da die Nutzung weiterentwickelter Netzwerktechniken eingeschränkt werden würde. Es empfiehlt sich daher, den aktuellsten technischen Stand vorzuplanen, derzeit CAT7. Bei einem Umzug in ein vorher genutztes Anwesen ist die Verkabelung entsprechend zu überprüfen und auf Aktualität und Nutzbarkeit hin zu untersuchen. In den meisten Fällen jedoch wird auch in diesem Szenario eine komplette Neuverlegung der Netzwerkleitungen die sauberste Lösung bieten.
- Die Stromversorgung der Serverräume muß aufgrund der hohen Netzlast der anzuschließenden Gerätschaften genau berechnet werden. Ein Standardserver hat 2 Netzteile mit je ca.300 Watt Leistungsaufnahme. Davon 15 Einheiten und wir sind bereits bei einer Nennlast von 4500 Watt. Während ein Netzteil pro Server direkt angeschlossen wird, so sind in der Regel die zweiten Einheiten über die USV angeschlossen. Die USV selbst benötigt auch einen Stromanschluß, ebenso wie die Klimageräte, Netzwerkelemente, Sicherheitsfeatures und allgemeinen Gebrauchsgegenstände. Je nach erwarteter Expansion des Unternehmens und der damit verbundenen Erweiterung diverser technischer Einrichtungen muß auch bei dieser Berechnung genügend Reserveleistung mit einfließen.

c) Bürotrakt

In der Anwaltskanzlei, deren Umzug Grundlage dieser Projektarbeit ist, sind die Arbeitsplätze folgendermaßen ausgelegt: Jeder Anwalt hat sein eigenes, Sekretärinnen teilen sich zu zweit ein Büro. Die administrativ tätigen Kollegen haben einen Mix aus Einzel- und Dualbüros. Sondereinrichtungen wie z.B. die Rezeption, Konferenztrakt und Kopierräume weichen vom Allgemeinschema ab und müssen gesondert betrachtet werden. Großraumeinheiten entfallen gänzlich.

In jedem Büro sind pro Bodentank 2 Netzwerkanschlüsse und 4 Stromanschlüsse geplant. Je nach Bürotyp muß daher bei der Planung der Verkabelung berücksichtigt werden, wieviele Bodentanks pro Einheit benötigt und wie diese plaziert werden.

- Anwaltsbüro: Bodentanks
- Sekretariat: Bodentanks
- Admin Einzelbüro: Bodentanks
- Admin Dualbüro: Bodentanks

d) Konferenzbereich

Besonders in einer Anwaltskanzlei ist es unabdingbar, eine Variation an Konferenzräumen zur Verfügung zu haben. Diese sollten für verschiedene Gruppengrößen genauso zur Verfügung stehen wie auch in sich flexibel sein. Die Technik verschiebbarer Trennwände hat sich in den letzten Jahren als einfachste Methode bewährt, die benötigte Flexibilität zu gewährleisten. Kleine individuelle Besprechungszimmer können so zu einem großen Konferenzsaal erweitert werden und umgekehrt. Dies bringt entsprechend auch technische Herausforderungen mit sich, die bei der Planung der Konferenzbereiche unbedingt beachtet werden müssen. Schon die Positionierung der Bodentanks muß so ausgelegt sein, daß, wenn alle Trennwände geschlossen sind, jeder einzelnen Besprechungskapsel die benötigte Anzahl von Strom- und Netzwerkanschlüssen zur Verfügung steht. Gleichzeitig müssen diese so plaziert sein, daß bei einer kompletten Öffnung aller Trennwände keine Stolperfallen etc. entstehen.

Weiterhin sind Vorkehrungen zu treffen, daß auch Besucher einen Internetzugang erhalten, ohne hierbei am Firmennetzwerk angeschlossen zu sein. Dieses Angebot nenne ich Gastnetz, also ein zweites autarkes Netzwerk, das parallel zum Firmennetzwerk in Betrieb genommen werden muß. Dieses Gastnetz benötigt Anschlußpunkte, eine Wireless-Option für Gäste wird in der heutigen Zeit vorausgesetzt und ist ebenso Bestandteil der Ausstattung.

Das „Sahnestück“ eines Konferenzbereiches ist sicherlich eine luxuriös ausgestattete Medienanlage. Diese soll folgende Features beinhalten: mehrere Verbindungsmöglichkeiten, um Notebooks mit einem deckenmontierten Beamer zu verbinden; Videokonferenzfähigkeit; Video- und DVD-Abspielfähigkeit; TV- Ausstrahlung.

e) Rezeptionsbereich

Ein Rezeptionsbereich stellt nicht nur den Arbeitsbereich der Empfangsdamen dar, sondern ist zugleich eine Visitenkarte der Firma für Besucher, Kunden & Lieferanten. Hier wird der erste Kontakt hergestellt, entsprechende IT- technische Voraussetzungen müssen gewährleistet werden. Verkabelungen müssen unsichtbar verlaufen, gleichzeitig aber alle technischen Gerätschaften vorhanden sein: Telefonsystem, Computereinheiten, auch ein Druck- & Kopiersystem, um eventuellen Wünschen der Gäste entsprechen zu können.

f) Betriebsbereiche

- In größeren Unternehmen ist die Flut von ein- und ausgehenden Poststücken und das benötigte Kopiervolumen so gewaltig, daß hierfür eigene Räumlichkeiten und Personal zur Verfügung gestellt werden müssen. In diesen Räumen stehen in der Regel die größten und schnellsten Kopiereinheiten neben speziellen Geräten wie z.B. Frankiermaschinen. Zumindest ein PC System ist für einen Mitarbeiter direkt platziert, eventuell sogar mehrere. Da die Kopiereinheiten mit einem Monitoringsystem ausgestattet werden, benötigt jeder Kopierer von vornherein 2 Netzwerkanschlüsse und 2 Stromanschlüsse. In der Konsequenz hieraus muß daher pro Einheit ein Bodentank berechnet werden. Eine Frankiermaschine benötigt einen Netzwerkzugang, um mittels integrierter Software jederzeit neu aufgeladen werden zu können, indem eine Verbindung zum Postunternehmen geschaltet wird. Auch die Lage spielt bei einem Mailroom eine große Rolle. An- und Ablieferverkehr darf den täglichen Betriebsrhythmus nicht stören, gleichzeitig sollte er für jeden Mitarbeiter gut erreichbar sein.

- Allen Mitarbeitern soll in zentralen Bereichen je ein Serviceraum zur Verfügung stehen. In diesen werden Multifunktionseinheiten und Faxgeräte bereitgestellt. Ebenso Hochleistungsdrucker, um größere Druckaufträge zur Entlastung der Sekretariatsdrucker umzuleiten. Die Einführung eines Kopiermonitoringsystems erfordert zusätzliche Netzwerkanschlüsse im Bereich der Kopiereinheiten. Auch diese müssen bei der Planung der Bodentanks eingeplant werden. Ein vollständig ausgestattetes Kopiersystem benötigt daher bereits 2 Netzwerkanschlüsse.

- Lager sind generell nicht mit IT Anschlüssen ausgestattet. Jedoch kann es sein, daß in einer Anwaltskanzlei manche Lager als Archiv genutzt werden. Hier empfiehlt es sich, zumindest die Option offen zu halten, PC-Systeme am Netzwerk anschließen zu können. Da in der heutigen Zeit Archive entsprechend EDV-technisch verwaltet werden, besteht sicherlich zu einem späteren Zeitpunkt der Wunsch direkt vor Ort Dateninformationen verfügbar und abrufbar zu haben. Nachträglich einen Netzwerkanschluß von einem anderen Raum zu verlegen oder gar einen komplett neuen zu installieren ist finanziell und vom Aufwand unratsam. Die zukünftige Nutzung der Lagerräume kann bereits im Voraus geklärt werden und sollte entsprechend bei der Planung einfließen. x Flure sollten generell nicht mit Netzwerkzugängen versehen werden. Sie sind Fluchtwege und dürfen daher schon aus rechtlichen Gründen nicht für eine Nutzung als Bürofläche genutzt werden. Da im neuen Unternehmensumfeld eine IP-basierte Telefonanlage zum Einsatz kommt, könnte der Wunsch an die IT herangetragen werden, in den Fluren trotzdem entsprechende Anschluß- möglichkeiten einzuplanen. In einem solchen Bürokomplex mit einer hohen Anzahl von Arbeitsplätzen, Kopierräumen etc. ist dies jedoch nicht notwendig, da es stets nur ein kleiner Weg zu einem Telefon ist. Notfallmelder hingegen werden vom Vermieter an ausreichend gekennzeichneten Stellen in allen Fluren montiert werden müssen, sodaß eine Alarmmeldung auf diesem Wege erfolgen kann.

2. Benötigtes Material

Je nach Größe des gesamten Mietbereiches und der aufgrund der Bauart des Gebäudes vorgegebenen Kabelrouten, wird vor der Verlegung der neuen Netzwerkkabel eine Materialberechnung nötig. Bei ca.100 Bodentanks mit je zwei Netzwerkanschlüssen können schnell mehrere Kilometer zusammenkommen. Entsprechend sind die Stromanschlüsse zu planen. Hauptverteiler mit Hauptsicherungen, Stockwerksverteiler, Bereichsverteiler und auch gesondert abzusichernde Stromkreise für besonders zu schützende Gerätschaften. Auch die im Vorwort erwähnte redundante Glasfaserverbindung zwischen den Serverräumen muß berücksichtigt werden.

Ein bisher nicht erwähnter technischer Bereich sind die Verbindungen zur Außenwelt. Telefonanschlußmodule und die Module für die Datenleitungen müssen zeitgerecht im Voraus bereitgestellt und voll funktionsfähig sein. Auch diese werden redundant auf verschiedene Provider aufgeteilt.

III. UMZUG

1. Zeitplanung

In Zusammenarbeit mit den beauftragten Unternehmen und dem neuen Vermieter werden entsprechende Vorbereitungen und Planungen genauso entwickelt werden müssen wie der eigentliche Zeitplan selbst. Der Zeitplan muß hierbei folgende Kriterien berücksichtigen: Ausbaustatus des Neubüros; veranschlagte Installationszeiten der verschiedenen beauftragten Unternehmen (Raumausstatter, Installateure, Hausverwaltung); Restlaufzeit des Mietverhältnisses im Altbüro; geplanter Umzugstermin. Sämtliche bekannten Faktoren müssen integriert sein, wobei unbekannte Faktoren berücksichtigt werden müssen. Zu den unbekannten Faktoren zählen Lieferverzögerungen, Falschlieferungen, Defektlieferungen und eventuelle Entscheidungsänderungen, die eine flexible Anpassungsmöglichkeit des vorgegebenen Zeitplans voraussetzen. Als Umzugstermin wird der 31.8.20xx gewählt. Vor dem Hintergrund der Schulsommerferien und den damit verbundenen urlaubsbedingten Abwesenheiten einiger Mitarbeiter wird so auch eine geringere Störung der eigentlichen Arbeitstätigkeit erwartet.

a) Ausbau Neu-Büro

In diesem Abschnitt sind 2 Versionen möglich. Entweder es handelt sich um einen Neubezug, also um einen Mietbereich der sich im Rohzustand befindet, oder es handelt sich um einen Zweitbezug bereits vorher genutzter Räumlichkeiten. Ich möchte in diesem Rahmen hauptsächlich auf die elegantere Variante eines Neubezugs eingehen und werde einen Zweitbezug lediglich streifen.

Ein Rohbau eines Gebäudes, welches den aktuellen Voraussetzungen an einen modernen Bürokomplex Rechnung trägt, sollte folgendes erfüllen:

Der Rohboden und die Rohdecke haben einen solchen Abstand zueinander, daß ein Doppelboden sowie eine Hängedecke eingebaut werden können, ohne die Mindestdeckenhöhe für Arbeitsräume zu unterschreiten. Es sind ausreichend dimensionierte Räumlichkeiten konstruiert, die sich sowohl von der Tragkraft als auch von der Positionierung als möglicher Serverraum qualifizieren.

Die Räume sind in offener Bauweise konstruiert, sodaß die Büroaufteilung mittels veränderbarer schallgeschützter Trennwände jederzeit verändert bzw. von vornherein gemäß den eigenen Bedürfnissen gestaltet werden kann. Sobald die Entscheidung bezüglich der Raumaufteilung bekanntgegeben wird, kann die Planung der Bodentanks beginnen. Die 4 Stromanschlüsse sollen jeweils im Double an getrennte Phasen gelegt werden. Die gleichmäßige Verteilung der insgesamt 3 Phasen auf alle Bodentanks wird beachtet. Die Sekretariate erhalten 3 Bodentanks. Je ein Bodentank pro Sekretärin, sowie einen dritten für Bürogeräte. Die genaue Positionierung ist vorgegeben, da die Aufteilung des Büros und der darin befindlichen Möbel standardisiert werden. Die Installation der Bodentanks in den Anwaltsbüros gestaltet sich aufgrund der individuellen Wünsche der Anwälte entsprechend schwieriger. Hier entscheidet der gewünschte Standort des Schreibtisches im Raum über die endgültige Positionierung.

In den 2 vorgesehenen Serverräumen werden alle Stromversorgungen getrennt von den Stockwerks-/Bereichsverteilern direkt von der Haupteinspeisung gelegt und in passend dimensionierten lokalen Schaltschränken terminiert. Von hier gehen dann zum einen direkte Versorgungsleitungen zu den Serverschränken, zum anderen eine Hauptleitung in die USV. Von der USV geht dann die entsprechend gebufferte Stromversorgung auf die zweite Stromverteilerschiene der Serverschränke.

Bei einem Bezug bereits vorher genutzter Räume sollte eine neue Verkabelung gewählt werden, um im IT-Bereich keine Kompromisse einzugehen. Des weiteren wirft eine Nutzung alter Netzwerk- und Stromverkabelungen auch versicherungstechnische Fragen auf, inwieweit der Vermieter für eventuelle beim Bezug nicht bekannte Schäden zu haften hat. Je nach Gebäudetyp ist ein doppelter Boden vorhanden, so daß ein Austausch ohne weiteres machbar ist. In einen älteren Gebäudetyp ohne die aktuell verlangten Strukturen und Möglich- keiten sollte ein Umzug generell sehr intensiv überdacht werden.

b) Abbau Alt-Büro

Zum Zeitpunkt des eigentlichen Umzugs des ersten IT-Blocks (ich setze hier einen Zeitrahmen von zwei Wochen bis zum Komplettumzug der gesamten Kanzlei) müssen folgende Vorraussetzungen in den Serverräumen sowie den neuen Büros bereits geschaffen sein: Alle Bodentanks im Zwischenboden installiert und angeschlossen; sämtliche Netzwerkkabel im Patchfeld im jeweiligen Serverraum aufgelegt; die doppelte (Redundanz) Glasfaserverbindung zwischen den zwei vorgesehenen Serverräumen ist verlegt; parallel dazu sechs CAT7 Verbindungen für Sonderschaltungen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann mit dem Umzug einzelner Server bereits begonnen werden. Doppelt ausgelegte Systeme wie z.B. Domain- Controller können die neue Verkabelung für erste Tests nutzen, indem einer der beiden Domain-Controller bereits zu diesem Zeitpunkt in die neuen Mietbereiche umzieht. Gänzlich neue Server werden direkt in einem der beiden neuen Serverräume installiert. Die im Vorwort angesprochenen neuen Workstations für die Sekretariate und das administrative Personal sollten an die neue Adresse angeliefert werden, können dort die notwendige Softwareinstallation erhalten und in Betrieb genommen werden. Sobald ein Kern an Servern in den neuen Räumlichkeiten die ersten lokalen Tests erfolgreich überstanden hat, können diese nun über die vorbereiteten Standleitungen mit der Außenwelt kommunizieren. Insbesondere die Verbindung zu den kanzleieigenen Standorten muß reibungslos funktionieren, damit sich nach dem Gesamtumzug keine Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit der Kanzlei ergibt. Da bereits neue Serverschränke, Patchfelder und USV-Schränke eingebaut sind, werden die bisherigen, im alten Gebäude befindlichen Geräte, nach dem Umzug nicht mehr benötigt. Ebenso wie die alten Workstations müssen diese nach dem Umzug gelagert oder entsorgt werden.

c) Umzugsterminierung

Ein Firmenumzug dieser Größe ist an einem Wochenende durchführbar, solange die Detailplanung stimmt. Letztlich müssen alle technischen Voraussetzungen geschaffen sein, daß an einem Freitag der berühmte Stift hingelegt und dieser am Montag direkt wieder aufgenommen werden kann. Die Mitarbeiter dürfen keinen Unterschied bei der Erledigung ihrer Tätigkeiten spüren. Auch hier liegt die Konzentration lediglich auf dem in dieser Projektarbeit behandelten IT- Bereich. Möbel, Kühlschränke, Akten etc müssen getrennt geplant werden. Diese Elemente ziehen aber parallel mit der IT um, so daß eine gegenseitige Behinderung vermieden werden muß. Entsprechend müssen beide Umzüge (IT & „Sonstiges“ aufeinander abgestimmt sein. Ein Monitor z.B. wird entfernt bevor der Schreibtisch abgebaut wird, kann aber erst wieder im neuen Büro aufgestellt werden, wenn die Möbel schon am neuen Platz stehen. Hier ist eine enge Koordinierung mit den anderen Geschäftsbereichen notwendig, um eine sinnvolle Verzahnung der Umzugsabläufe gewährleisten zu können.

d) Einkauf

Die im Vorwort aufgeführten neuen IT Module müssen so bestellt werden, daß diese rechtzeitig vor dem Umzugstermin einsatzbereit sind. Während normale Desktop-Systeme von den großen Anbietern innerhalb weniger Tage geliefert werden, so können größere Server-Systeme im Schnitt bis zu 4 Wochen benötigen. Anschließend müssen diese den Firmenbedürfnissen entsprechend installiert und angepaßt werden. Weiterhin erfolgen Tests und die Anbindung an eine bestehende Infrastruktur. Das neue Telefonsystem wird ein auf der IP- Technologie basierendes System, was bereits in anderen Standorten ausgerollt wurde. Diese Umstellung erfolgt im Zuge einer Vereinheitlichung der Telefonie im gesamten Unternehmen. Hierfür wird neben den eigentlichen Telefongeräten auch diverses Zubehör benötigt. Dazu zählen Erweiterungsmodule für Kurzwahltasten genauso wie 4 eigens für dieses System zu konfigurierende Servereinheiten. Zwei dieser Server steuern die eigentliche Telefonie, die anderen beiden sind für das EDV gestützte Voicemailsystem verantwortlich, welches mit dem IP-Telefonsystem gekoppelt wird. Jeweils zwei Einheiten, um redundant zu sein. Eine genaue Auflistung der Einkäufe zu diesem Neuerungsbereich erfolgt im Abschnitt V „Wirtschaftlichkeitsrechnung“.

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