Die Abschnitte I, II, III, sollen einen Überblick über die anfallenden Problematiken
eines solchen Projekts geben, angefangen bei der Bestandsinventur am ersten Tag, bis hin zur Müllbeseitigung am letzten Tag des Projekts. Die genaue benötigte
Zeitspanne lasse ich hier bewußt offen, da bei einem Umzug verschiedene Faktoren
ganz entscheidenden Einfluß auf die sogenannte Timeline eines Projekts haben.
In meinem Beispiel eines Standortwechsels einer mittelgroßen Anwaltskanzlei
innerhalb einer Stadt gehe ich von folgender Situation aus: Die existierenden Server und Drucksysteme bleiben erhalten. Es kommen neue Server dazu, die in
Zusammenhang mit einer Veränderung des Telefonsystems stehen. Auch neue
Drucksysteme werden implementiert, da sich die Firma beim Umzug raumtechnisch
vergrößert, die Druckleistungen werden optimiert und konsolidiert. Die Desktop-
Systeme werden ausgetauscht, die Notebooks erhalten eine Arbeitsspeichererweiterung. Es werden mit dem Umzug neue Kopiersysteme eingeführt, das bisherige wird ersetzt. Gleichzeitig wird eine Hardware eingeführt, die ein Monitoring der Kopieraufträge erlaubt, um diese anschließend entsprechenden
Kostenstellen zuordnen zu können. Die neue Auslegung der Serverräume wird zudem
eine örtliche Trennung redundanter Systeme berücksichtigen, wobei beide
Serverräume durch eine doppelte Glasfaserverbindung miteinander gekoppelt
werden. Der neue Konferenzbereich wird mit einer Medienanlage ausgestattet.
Es sind einige Neuerungen geplant, jedoch kann bei einem Umzug noch viel mehr
verändert werden. Diese Möglichkeiten sämtlich aufzuführen, würde den
vorgegebenen Rahmen sprengen bzw. ganze Bücher füllen können, ist aber sicherlich
zu einem späteren Zeitpunkt ein Ansatz, diesen Leitfaden zu erweitern bzw. in einer
Diplomarbeit zu verfeinern.
Inhaltsverzeichnis
I. Bestandsaufnahme „Alt-Büro“
1. Server
2. Workstations
3. Notebooks
4. Monitore
5. Peripherie / Kleinteile
6. Drucksysteme
7. Kopiersysteme
II. Bestandsaufnahme „Neu-Büro“
1. Räumlichkeiten
a) Serverraum & Backup Serverraum
b) Verkabelung allgemein
c) Bürotrakt
d) Konferenzbereich
e) Rezeptionsbereich
f) Betriebsbereich
2. Benötigtes Material
III. Umzug
1. Zeitplanung
a) Ausbau Neu-Büro
b) Abbau Alt-Büro
c) Umzugsterminierung
d) Einkauf
e) Installation, Montage, Aufstellung
2. IT-Switchover
a) Aufteilung Server
b) Alt-Büro „OFF“
c) Neu-Büro „ON“
3. Auflösung Alt-Büro
a) Alt-Equipment lagern
b) Alt-Equipment entsorgen
IV. Die Gründe für einen Firmenumzug
1. Expansion
2. Verkleinerung
3. Lokationsvorteile
a) Verkehrstechnische Anbindung
b) Nähe zu Lieferanten
c) Nähe zu Kunden
d) Gewerbesteuer
V. Wirtschaftlichkeitsrechnung
1. Kostenliste
2. IT-Upgrade
a) Kosten / Nutzen
b) Amortisierung
3. Telefonie
a) Kosten / Nutzen
b) Amortisation
4. Räumlichkeiten
VI. Schlußwort
VII. Pläne
1. IT-Strukturen
a) Serverschränke
b) EDV Infrastruktur
c) IP-Range Aufteilung
2. Raumpläne
Zielsetzung & Themen
Diese Projektarbeit dient als strukturierter Leitfaden für den IT-gestützten Standortwechsel eines mittelständischen Unternehmens mit ca. 60 Mitarbeitern. Ziel ist es, technische, logistische und wirtschaftliche Herausforderungen eines Firmenumzugs darzulegen und Lösungsansätze für die IT-Infrastruktur sowie die Kostenplanung zu präsentieren.
- IT-Bestandsinventur und Hardware-Umzugskonzepte
- Planung von moderner IT-Infrastruktur und Verkabelung (Neu-Büro)
- Strategien zur Zeitplanung und Systemumstellung (IT-Switchover)
- Wirtschaftlichkeitsanalyse von IT-Upgrades und Standortentscheidungen
Auszug aus dem Buch
b) Abbau Alt-Büro
Zum Zeitpunkt des eigentlichen Umzugs des ersten IT-Blocks (ich setze hier einen Zeitrahmen von zwei Wochen bis zum Komplettumzug der gesamten Kanzlei) müssen folgende Vorraussetzungen in den Serverräumen sowie den neuen Büros bereits geschaffen sein: Alle Bodentanks im Zwischenboden installiert und angeschlossen; sämtliche Netzwerkkabel im Patchfeld im jeweiligen Serverraum aufgelegt; die doppelte (Redundanz) Glasfaserverbindung zwischen den zwei vorgesehenen Serverräumen ist verlegt; parallel dazu sechs CAT7 Verbindungen für Sonderschaltungen.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann mit dem Umzug einzelner Server bereits begonnen werden. Doppelt ausgelegte Systeme wie z.B. Domain-Controller können die neue Verkabelung für erste Tests nutzen, indem einer der beiden Domain-Controller bereits zu diesem Zeitpunkt in die neuen Mietbereiche umzieht. Gänzlich neue Server werden direkt in einem der beiden neuen Serverräume installiert. Die im Vorwort angesprochenen neuen Workstations für die Sekretariate und das administrative Personal sollten an die neue Adresse angeliefert werden, können dort die notwendige Softwareinstallation erhalten und in Betrieb genommen werden.
Sobald ein Kern an Servern in den neuen Räumlichkeiten die ersten lokalen Tests erfolgreich überstanden hat, können diese nun über die vorbereiteten Standleitungen mit der Außenwelt kommunizieren. Insbesondere die Verbindung zu den kanzleieigenen Standorten muß reibungslos funktionieren, damit sich nach dem Gesamtumzug keine Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit der Kanzlei ergibt. Da bereits neue Serverschränke, Patchfelder und USV-Schränke eingebaut sind, werden die bisherigen, im alten Gebäude befindlichen Geräte, nach dem Umzug nicht mehr benötigt. Ebenso wie die alten Workstations müssen diese nach dem Umzug gelagert oder entsorgt werden.
Zusammenfassung der Kapitel
I. Bestandsaufnahme „Alt-Büro“: Dokumentation der vorhandenen Hardware-Infrastruktur, bestehend aus Servern, Arbeitsplatzrechnern und Peripheriegeräten in der Anwaltskanzlei.
II. Bestandsaufnahme „Neu-Büro“: Analyse der Anforderungen an die neuen Räumlichkeiten, insbesondere hinsichtlich technischer Infrastruktur, Verkabelung, Stromversorgung und spezieller Anforderungen wie Serverräume oder Konferenzbereiche.
III. Umzug: Detaillierte Darstellung der Zeitplanung, des IT-Switchovers zwischen Alt- und Neu-Standort sowie der logistischen Abwicklung des Hardware-Transfers.
IV. Die Gründe für einen Firmenumzug: Erörterung der strategischen Beweggründe für einen Standortwechsel, wie Expansion, Verkleinerung oder standortspezifische Vorteile.
V. Wirtschaftlichkeitsrechnung: Finanzielle Analyse der Kosten für Hardware-Upgrades, Telefonie-Erneuerungen sowie deren Amortisierungspotenzial.
VI. Schlußwort: Fazit zum Projektverlauf, Reflektion der Herausforderungen und Bestätigung des Projekterfolgs nach Abschluss des Umzugs.
VII. Pläne: Anhang mit schematischen Darstellungen der IT-Infrastruktur, Serverschränke und IP-Adresskonzepte.
Schlüsselwörter
Firmenumzug, IT-Infrastruktur, Anwaltskanzlei, Serverraum, Netzwerkkabel, Projektarbeit, Wirtschaftlichkeitsrechnung, Systemumstellung, IT-Switchover, Standortwechsel, Hardwareinventur, Amortisation, Verkabelung, IP-Telefonie, IT-Management
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Projektarbeit grundlegend?
Die Arbeit befasst sich mit der Planung und Umsetzung eines IT-gestützten Firmenumzugs einer mittelständischen Anwaltskanzlei mit ca. 60 Mitarbeitern.
Welche zentralen Themenfelder behandelt die Arbeit?
Die Schwerpunkte liegen auf der Bestandsaufnahme der Hardware, der technischen Ausstattung neuer Büroflächen, der logistischen Umzugsplanung sowie der wirtschaftlichen Bewertung der Investitionen.
Was ist das primäre Ziel dieser Untersuchung?
Das Ziel ist die Erstellung eines Leitfadens für den Umzug der IT-Infrastruktur, um einen reibungslosen Übergang zwischen den Standorten ohne nennenswerte Betriebsunterbrechung zu gewährleisten.
Welche wissenschaftliche bzw. praktische Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine fallbasierte Projektarbeit, die auf eigenen praktischen Erfahrungen des Autors als IT-Manager bei einem tatsächlichen Firmenumzug basiert.
Was wird im Hauptteil des Dokuments behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Bestandsaufnahme, die detaillierte Planung der neuen EDV-Infrastruktur, den zeitlichen Ablauf des Umzugs sowie eine Wirtschaftlichkeitsanalyse.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind IT-Switchover, Standortwechsel, Netzwerkkonfiguration, Kosten-Nutzen-Analyse und physische Büroinfrastruktur.
Warum ist eine redundante Glasfaserverbindung zwischen Serverräumen wichtig?
Sie stellt die Ausfallsicherheit und kontinuierliche Verfügbarkeit der Daten sicher, selbst wenn ein Bereich des Gebäudes beispielsweise durch einen Brand ausfällt.
Welche Rolle spielt die Amortisationsrechnung bei der IT-Modernisierung?
Die Amortisationsrechnung dient dazu, die hohen Anschaffungskosten für neue Systeme durch Zeitgewinne und Effizienzsteigerungen der Mitarbeiter zu rechtfertigen und den Zeitpunkt des Break-Even zu ermitteln.
Wie geht die Arbeit mit der Entsorgung von Alt-Hardware um?
Es wird betont, dass die Entsorgung datenschutzkonform erfolgen muss, insbesondere bei Festplatten von Anwaltskanzleien, um die Verschwiegenheitspflicht zu wahren.
Was unterscheidet das IP-Telefonie-System vom alten System?
Das IP-Telefonie-System ermöglicht eine zentralisierte Administration über Webinterfaces und bietet Zusatzfeatures wie die direkte Anbindung an Outlook-Kontakte, was die Arbeitseffizienz steigert.
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- Tim Peschelt (Author), 2006, Ein Leitfaden für den Umzug der IT eines Mittelständischen Unternehmens, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/77315
