Wissensportale in Unternehmen - Strategien der Wissensversorgung und -vermittlung

Inhaltsverzeichnis

II. Abkürzungsverzeichnis

III. Abbildungsverzeichnis

IV. Übersichtsverzeichnis

1. Einleitung

2. Begriffliche Grundlagen
2.1 Wissensportale
2.2 Wissensmärkte
2.3 Gelbe Seiten
2.4 Bausteine des Wissensmanagements

3. Strategien der Wissensversorgung und Wissensvermittlung
3.1 Wissensportale in Unternehmen
3.2 Chancen und Risiken
3.3 Fallbeispiele

4. Werkzeuge der Wissensversorgung und Wissensvermittlung
4.1 Softwarelösungen
4.2 Software in der Unternehmenspraxis

5. Ausblick

V. Literaturverzeichnis

II. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

III. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Bausteine des Wissensmanagements

Abbildung 2: Ebenen eines Wissensportals

Abbildung 3: Zuordnung der Medien zur Wissensbasis und zu den Wissensinhalten (Beispiel)

Abbildung 4: Knowledge Management Systeme bei Arthur Andersen

Abbildung 5: Screenshot Hummingbird EIP

Abbildung 6: Zeitlinie der Portale

Abbildung 7: Entwicklung des Marktes für Wissensmanagement-Software

IV. Übersichtsverzeichnis

Übersicht 1: Schichten von Inhalten

Übersicht 2: Produkte für Wissensportale

1. Einleitung

„Es ist nicht genug zu wissen, man muss es auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss es auch tun.“¹

Heute nimmt das Wissen der Menschheit immer schneller zu. Auch Unternehmen haben mit der Wissensexplosion im eigenen Hause zu kämpfen. Wissensmanage- ment wird daher zur notwenigen Herausforderung für alle Unternehmen. Denn Wissen ist die einzige Ressource, die sich durch Gebrauch vermehrt und nicht auf- gebraucht wird. Wissen gilt als Wettbewerbsfaktor, welchen es gezielt einzusetzen gilt.²Wissen ist notwendige Voraussetzung für erhöhte Innovationsgeschwindigkeit. Der Wissensvorsprung bedeutet somit bessere Wettbewerbschancen.³ Dabei ergeben sich durch neue IT-Entwicklungen neue Möglichkeiten der Informations- erschließung. Dies führt zu zusätzlichen Herausforderungen und neuen Potenzialen.⁴ Das sind die zunehmende Vernetzung und die Entwicklung von Softwarelösungen zur Wissensverteilung.⁵

Die folgende Seminararbeit beschäftigt sich mit diesen neuen Strategien der Wissensverteilung in Unternehmen. Dabei wird in erster Linie auf die Wissensportale eingegangen. Zuerst werden die Strategien betrachtet. Dabei wird auf den Aufbau, die Funktionsweise und den Funktionsumfang eingegangen. Im Anschluss werden die Chancen und Risiken beleuchtet, wobei der Schwerpunkt besonders auf die Akzeptanzprobleme gelegt wird. Es folgt eine Betrachtung anhand von 2 Fallbei- spielen. Im nächsten Abschnitt folgt der technische Aspekt der Wissensversorgung und -vermittlung. Dort werden zuerst gängige Werkzeuge verglichen und anschließend 2 Produkte exemplarisch erklärt. Im letzten Abschnitt folgt ein Ausblick auf die zukünftige Entwicklung von Portalen und mögliche Zukunftsszenarien.

2. Begriffliche Grundlagen

2.1 Wissensportale

Wissensportale haben die Aufgabe die wichtige „Ressource Wissen“⁶im Unter- nehmen zielgerecht zu verteilen. Wissensportale sind die Startseite eines Internet- oder Intranetangebotes, das sich der Nutzer nach seinen Interessenschwerpunkten selbst zusammenstellen kann. Häufig bieten die zum Einsatz kommenden Software- lösungen die Möglichkeit, das Nutzerverhalten auszuwerten. Dadurch können dem Nutzer spezifische, auf sein Nutzerprofil zugeschnittene Inhalte, zusätzlich an- geboten werden.⁷

Folgende Punkte sollten erfüllt sein um von einem Portal zu sprechen: · Personalisierung (Anpassbarkeit von Inhalten, Layout und Design nach den jeweils eigenen Vorstellungen des Nutzers)

- Benutzerverwaltung (durch einen Portaladministrator)
- Sicherheitsservice (Datensicherheit, Zugriffsrechte)
- Dynamische Inhalte (Hinzufügbarkeit, Verknüpfbarkeit)
- Self-Web-Publishing (eigene Inhalte ins Internet stellen)
- Externe Webanwendungen (Internetbenutzung über das Portal)
- Integration von Fremdsystemen (Unternehmensanwendungen o.ä.)⁸

2.2 Wissensmärkte

Wissensmärkte dienen dem Erwerb von Wissen, das nicht im Unternehmen vor- handen ist. Beteiligte an Transaktionen auf Wissensmärkten sind Makler, Käufer und Verkäufer.⁹Transaktionen sind der Erwerb von Wissen externer Wissensträger, anderer Firmen, Stakeholderwissen und von Wissensprodukten. Diese Märkte sind unvollkommen und es besteht nur sehr geringe Markttransparenz. Vergleich der „Produkte“ ist schwierig. Beziehungen zwischen Anbieter und Nachfrager sind häufig persönlicher Natur und beruhen auf langfristig aufgebautem Vertrauen.¹⁰

2.3 Gelbe Seiten

Die Gelben Seiten (auch Yellow Pages oder Expertenverzeichnisse) sind ein In- strument, um vorhandenes Wissen transparent zu machen bzw. auch aufzudecken, welches Wissen in der Organisation nicht vorhanden ist und u.U. noch erworben werden muss. Gelbe Seiten können als (Online-)Branchenbücher bezeichnet werden, die in verschiedensten Formen Angaben über Wissensgebiete, Kom- petenzen, Erfahrungen oder sonstige Erfahrungen von Kollegen machen. Dies können erweiterte Organigramme, Telefon- und Raumlisten oder auch sogenannte Kompetenzportfolios oder Wissensprofile sein, welche an Aktualität und Informationsgehalt über herkömmliche Organigramme, Stichwortlisten oder Telefon-, Fax- und E-Mail-Listen hinausgehen. In Gelben Seiten werden zusätzlich zu den Standardinformationen spezifische fachliche Wissensgebiete, Fähigkeiten oder Zuständigkeitsbereiche einzelner Mitarbeiter aufgelistet. Auch eine Beschreibung bestimmter privater Kenntnisse, Fähigkeiten und Professionalitäten ist möglich. Gelbe Seiten können daher in Form von ausführlichen steckbriefähnlichen Beschreibungen der Person mit ihren Kompetenzen und Fähigkeiten aufgebaut werden, können jedoch auch in Form von durch Stichworte ergänzte Telefonlisten bestehen.¹¹

2.4 Bausteine des Wissensmanagements

Zur besseren Einordnung von Wissensportalen in ein Wissensmanagementkonzept werden im folgenden die Bausteine des Wissensmanagements kurz erläutert. Wissensmanagement kann aufgrund der Aktivitäten in Unternehmen in 6 Kern- prozesse untergliedert werden. Diese Elemente sind jedoch nicht isoliert zu be- trachten.

Wissensidentifikation:Transparenz über vorhandenes Wissen schaffenWissenserwerb:externer Einkauf von Fähigkeiten

Wissensentwicklung:interner Aufbau neuen Wissens

Wissens(ver)teilung:Verbreitung vorhanden Wissens im UnternehmenWissensnutzung:Sicherstellung der Wissensanwendung Wissensbewahrung:Schutz vor Wissensverlusten

Diese Kernprozesse werden durch 2 weitere Bausteine ergänzt:

Wissensziele:geben Richtung der Wissensmanagementaktivitäten

Wissensbewertung:Erfolgsmessung der Aktivitäten¹²

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Bausteine des Wissensmanagements¹³

Relevant für Wissensportale sind besonders die Prozesse Wissensidentifikation, Wissens(ver)teilung und Wissensnutzung.

3. Strategien der Wissensversorgung und Wissensvermittlung

Wissensportale bieten den Zugriff auf strukturierte (z.B. Datenbanken) und un- strukturierte (z.B. Dokumente) Informationen,¹⁴das explizite Wissen. Weiteres Ziel ist auch die Versorgung mit implizitem Wissen (individuelles Mitarbeiterwissen, Know- how).¹⁵Bezüglich der Wissensportale in Unternehmen werden zwei Ansatzpunkte berücksichtigt. Zum einen der Ansatz über die IT-Technologie, welche die technische Plattform zur Verfügung stellt,¹⁶ zum anderen ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich, der das implizite Wissen einbezieht.¹⁷

3.1 Wissensportale in Unternehmen

Ihre Aufgabe besteht darin den Mitarbeitern des Unternehmenseineeinheitliche voll- integrierte Wissens- und Informationsplattform zu bieten. Wichtig ist hierbei der unternehmensweite Zugriff auf Wissens- und Informationsspeicher über nur einen uniformen Zugang („single point of access“¹⁸). Dabei muss sich der Nutzer nur ein- mal einloggen („single-logon“¹⁹, single sign-on²⁰). Dieser Zugang erfolgt meist über das Intranet des Unternehmens, zunehmend aber auch über WWW.²¹

Unternehmensportale lassen sich nach ihrem Funktionsumfang in verschiedene Kategorien einteilen, beispielsweise die Einteilung der IDC (International Data Corporation). Danach werden 3 Hauptportaltypen unterschieden:

- Enterprise Information Portals (EIP) dienen in erster Linie dem Erschließen und Managen von Inhalten. Sie bieten Funktionen für die Suche, Kategorisierung, Klassifizierung und Ablage von Informationen. Ihre Entstehung ist ins Umfeld von Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen einzuordnen.
- Enterprise Application Portals (EAP) sind Anwendungsportale und bieten die Möglichkeit zur Integration, Sammlung und Präsentation von bestimmten logistischen und kaufmännischen Funktionen. Das bedeutet den Zugang zu bestimmter Software einschließlich der zugehörigen Daten.
- Enterprise Knowledge Portals (EKP) haben nicht nur einfache Suchfunktion, sondern stellen das Wissen des Unternehmens entscheidungsprozess- unterstützend dar. ( Häufig in Form von Yellow Pages realisiert.²²)

[...]

¹Johann Wolfgang von Goethe

²vgl. Probst u.a. (1999), S. 16 - 18

³vgl. Bach (2000)

⁴vgl. Raab, P. (2000)

⁵ vgl. Bach (2000)

⁶Probst u.a. (1999), S. 35

⁷vgl. http://www.intraguide.de/glossar.htm

⁸vgl. Reuter (2001)

⁹vgl. Davenport, Prusak (1999), S. 67

¹⁰ vgl. Probst u.a. (1999), S. 150

¹¹ vgl. http://www.iw-klug.de/Methoden/instrumente.htm

¹²vgl. Probst u.a. (1999), S. 53 - 58

¹³Probst u.a. (1999), S. 58

¹⁴vgl. Scharf (2001), S. 60

¹⁵vgl. Alex u.a. (1999), S. 60

¹⁶vgl. Pawlowsky (1999), S. 117

¹⁷vgl. Back u.a. (1999), S. 142

¹⁸vgl. Bach (2000)

¹⁹vgl. Bach u.a. (2000)

²⁰vgl. Scharf (2001), S. 61

²¹vgl. Krauter, Kreitmeier (1999), S. 80f.

²² vgl. Wolf (o.J.)