Aufbau- und Ablauforganisation - Inhalte, Ziele und Notwendigkeiten bei Nonprofit Organisationen

Inhaltsverzeichnis

I. Einleitender Teil
1. Erläuterung des Arbeitsthemas
2. Theoretische Auseinandersetzung mit Zentralen Begriffen des Arbeitsthemas
2.1 Organisation
2.2 Nonprofit Organisation
2.3 Aufbauorganisation
2.4 Ablauforganisation

II. Aufbauorganisation
1. Aufgabe der Aufbauorganisation
2. Modelle der Aufbauorganisation
2.1 Linienorganisationen
2.2 Gruppenorganisation
2.3 Matrixorganisation

III. Ablauforganisation
1. Aufgabe der Ablauforganisation
2. Vorgehensweise bei der Ablauforganisation

IV. Abschließender Teil
1. Zusammenfassung
2. Fazit
3. Literaturverzeichnis

I. Einleitender Teil

Die Begriffe Ablauforganisation und Aufbauorganisation, werden ebenso wie der Begriff des Managements, mit dem Bereich der Betriebswirtschaft und damit der Profitwelt verbunden. Gegen das Profitdenken der Profitwelt wird sich in der Sozialen Arbeit gewehrt und damit das „Managementdenken“ (Badelt 1997, S. 123) in Frage gestellt. In Nonprofit Organisationen steht jedoch die Erreichung eines gesetzten Ziel im Vordergrund und auch dort müssen Menschen motiviert und angeleitet werden. Da dies notwendigerweise mit Planung und Kontrolle verbunden ist, ist an dieser Stelle festzuhalten: „NPOs sind ohne Management nicht denkbar.“ (ebd.)

Entscheidend für die Funktionsfähigkeit einer Organisation, sind die Regelung und Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen und die Regelung und Optimierung der Arbeitsabläufe, innerhalb der Organisation. Diese Gestaltung der Arbeitsteilung und Arbeitsabwicklung sind Aufgabe der Aufbau- bzw. Ablauforganisation und die Kenntnis über deren Funktionen und Ziele, damit basal für das Verständnis, wie eine Organisation funktioniert.

Im Folgenden wird zunächst das Arbeitsthema der Hausarbeit näher erläutert, um dann in einem folgenden Schritt, die zentralen Begriffe des Arbeitsthemas näher zu bestimmen.

1. Erläuterung des Arbeitsthemas

Müller-Schöll/Priepke (1989) formulieren den Anspruch, dass jeder Mitarbeiter einer Institution eine Reihe von Fragen, die Institution betreffend, beantworten können sollte oder zumindest in der Lage sein sollte, diesen Fragen auf die Spur zu kommen. Zunächst sollte man sich darüber bewusst sein, in welcher Art von Organisation man arbeitet und welche Ziele dort, mit welchen Mitteln erreicht werden sollen. Darüber hinaus sollte man wissen, wie die Struktur der Organisation aussieht und welche Position man selbst innerhalb dieser Organisation innehat. Daran schließen die Fragen an, wer einem vorgesetzt, gleichgestellt oder zugeordnet ist, und bei welchen Abläufen man mitbestimmen kann. Des Weiteren ist es notwendig zu betrachten, wie Planungs- und Entscheidungsprozesse ablaufen und wie die Kommunikationsstruktur aussieht. (vgl. Müller-Schöll/Priepke 1989, S. 75) All diese Fragen, können durch die Betrachtung der Ablauf- bzw. Aufbauorganisation beantwortet werden, was im weiteren Verlauf der Hausarbeit herausgearbeitet wird.

Dafür werden zunächst die Aufgaben der Aufbauorganisation beschrieben und die Inhalte einzelner Modelle von Aufbaustrukturen vorgestellt. Auch die Aufgabe der Ablauforganisation wird zunächst beschrieben, wobei hier das Vorgehen bei der Strukturierung der Abläufe näher betrachtet wird. Auf diesen Grundlagen, wird in einem Fazit die Frage nach der Notwendigkeit der Organisation, von Aufbau und Ablauf beantwortet.

2. Theoretische Auseinandersetzung mit zentralen Begriffen des Arbeitsthemas

In den folgenden Teilen, wird sich theoretisch, mit den für das Arbeitsthema relevanten Begriffen auseinander gesetzt, um eine Basis für das weitere Vorgehen und die Beantwortung der Fragestellung zu schaffen.

2.1 Organisation

Müller-Schöll/Priepke (1989) unterscheiden zwischen zwei Organisationsbegriffen, dem institutionalen und dem instrumentalen Organisationsbegriff. Beim institutionalen Organisationsbegriff, wird Organisation verstanden, als übergreifender Begriff für Institutionen, wie Vereine, Verbände oder Träger der Sozialen Arbeit. Hier sind demnach soziale Gebilde angesprochen. Der instrumentale Organisationsbegriff fasst Organisation, als Gesamtheit von Maßnahmen, die auf ein Ziel gerichtet sind und ein soziales System strukturieren und die Tätigkeiten der Mitarbeiter des Systems ordnen. (vgl. a.a.O., S. 75f) Diese Begriffbestimmung ist kongruent mit der von Strunz (1993). „Organisation als Tätigkeit kann als Summe aller auf bestimmte Zwecke ausgerichteten Regelungen verstanden werden, die sich auf die Gestaltung der Strukturen und Prozesse in Organisationen (als Institutionen) beziehen.“ (Strunz 1993, S. 106)

Organisationen haben im Einzelfall verschiedene Formen, doch es lassen sich gemeinsame Merkmale für alle Organisationen formulieren. Organisationen bestehen aus Mitgliedern, deren Zugehörigkeit, Aufgabe und Position innerhalb der Über- und Unterordnungsstruktur genau bestimmbar sind. Darüber hinaus sind die Mitglieder in Hinblick auf ihre Funktion austauschbar, um den Fortbestand der Organisation zu gewährleisten. Organisationen sind auf ein Ziel gerichtet und im Hinblick auf dessen Erfüllung rational geformt. Das Ziel soll ökonomisch erreicht werden, was die Zuteilung von Sachmitteln an Mitarbeiter nach sich zieht. Organisationen befinden sich nie in einem luftleeren Raum, sonder agieren innerhalb einer Umwelt. Organisationen unterliegen einer nicht genau bestimmten Mindestgröße. (vgl. Müller-Schöll/Priepke 1989, S. 76f)

Strunz formuliert in seiner Begriffsbestimmung weiter, dass die Auswertung und Zuordnung der Aufgaben und deren Zusammenschluss innerhalb einer hierarchischen Struktur, sowie die Ausformung von Beziehungen zwischen differenzierten Stellen und Ebenen im Focus des Interesses der Organisation stehen. (vgl. Strunz 1993, S. 106) Diese Fassung des Begriffs Organisation ist deckungsgleich, mit der verbreiteten Begriffsdefinition der speziellen Wirtschaftslehre für Bürokaufleute, „Organisieren heißt, innerhalb eines Unternehmens die Verantwortung der Führungskräfte und Mitarbeiter zu bestimmen und deren Beziehungen zueinander zu regeln.“ (Findeis u.a. 2000, S. 104) Im Zentrum der Organisation stehen also die Aufbau- und Ablaufstrukturen.

2.2 Nonprofit Organisation

Badelt (1997) zeigt Merkmale auf, mit deren Hilfe man Nonprofit Organisationen (NPOs) definieren kann. NPOs besitzen zumindest ein gewisses Maß an formaler Organisation, wobei damit keine bestimmte Rechtsform gemeint ist. Es geht vielmehr um Strukturen der Entscheidung und der Verantwortlichkeiten. NPOs dürfen zwar keine Gewinne an Eigentümer oder Mitglieder verteilen, dürfen aber durchaus Gewinne erwirtschaften. Maßgeblich für dien Nonprofit Status ist die Tatsache, wie die Gewinne verwandt werden. Sie müssen in der Organisation verbleiben und dort für das ausgewiesene Ziel eingesetzt werden. Letztgenanntes Merkmal ist allerdings nur für den Idealtypus zutreffend, da es auch Möglichkeiten gibt, den Gewinn versteckt auszuschütten. NPOs sind private Organisationen, was nicht ausschließt, dass sie aus staatlichen Mitteln finanziert werden. Innerhalb der NPOs können alle relevanten Entscheidungen getroffen werden, sie unterliegen also einem gewissen Maß an Selbstverwaltung. Zuletzt ist das Merkmal der Freiwilligkeit zu nennen. Diese Freiwilligkeit bezieht sich auf drei Ebenen. Zunächst bezieht es sich auf die Art der Arbeit. Ehrenamtliche Tätigkeit, auch bei Leitungspositionen, wird hier als freiwillig bezeichnet. Darüber hinaus muss auch die Mitgliedschaft bei der Organisation als freiwillig zu bezeichnen sein. Die dritte Ebene ist die, der finanziellen Mittel. Auch die Übertragung von Geld an die NPOs muss freiwillig erfolgen. (vgl. Badelt 1997, S. 8f)

Die oben genannten Kriterien sind schwerlich voneinander zu trennen und werden bei konkreten Organisationen verschieden gewichtet. Nach Badelt (1997) ist eine Organisation als NPO zu bezeichnen, „wenn sie alle fünf Kriterien wenigstens im skizzierten Mindestausmaß erfüllt.“ (Badelt 1997, S. 9, Hervorhebung im Original)

Die Bandbreite von Organisationen, die als Nonprofit Organisationen zu bezeichnen sind, ist groß. Sie reicht von Wohlfahrtsverbänden, über Museen, bis hin zu Parteien und Selbsthilfegruppen. Diese Aufzählung macht deutlich, dass NPOs sowohl im wirtschaftlichen und sozialen, als auch im kulturellen Sektor eine große Rolle spielen. Badelt (1997) hält fest, dass der Status als NPO viele spezifische Stärken, aber auch Probleme mit sich bringt. Die Majorität haben NPOs auf dem Gebiet der Dienstleistung, wobei sie auf anderen Gebieten nur eine Nebenrolle innehaben. Das Sozialwesen ist aufgrund seiner Entwicklung, aus historischer Sicht, eines der wichtigsten Aufgabengebiete der NPOs. Darüber hinaus ist festzuhalten, dass innerhalb eines demokratischen Systems die NPOs eine wichtige Rolle bei der Bildung der politischen Landschaft spielen. (vgl. Badelt 1997, S. 3f)

Die Vielfalt der NPOs bezieht sich nicht alleine auf die bereits erwähnten Arbeitsfelder, sondern auch auf deren Größe, Organisationsgrad und politische Heimat. Unterschieden werden NPOs auch im Hinblick auf die Inhalte ihrer Arbeit. Man differenziert NPOs, deren Arbeit sich ausschließlich auf die eigenen Mitglieder bezieht (Beispiel Selbsthilfegruppen) und NPOs bei denen Menschen, die außerhalb der Organisation stehen, im Mittelpunkt der Arbeit sind (Beispiel Museen). (vgl. a.a.O., S. 4f)

Die Relevanz von NPOs für moderne Gesellschaften ergibt sich aus vielen Gründen. Zum einen sind sie wichtiger Teil des kulturellen und sozialen Lebens. Zum anderen prägen sie, wie bereits erwähnt, die politische Landschaft innerhalb des demokratischen Systems. Darüber hinaus sind sie ein wichtiger Faktor innerhalb der Wirtschaft, da sie durch ihre Dienstleistungen zur Güterversorgung und zum Wohlstand der Gesellschaft beitragen. (vgl. ebd.)

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