Redaktionssysteme - Schwerpunkt WWW

Inhaltsverzeichnis

0. Gliederung

1. Begriffsklärung
1.1 Definition Redaktionssysteme
1.2. Unterscheidung Redaktions- und Autorensystem

2. Aspekte einer Präsenz im Web
2.1. Notwendigkeit einer eigenen Homepage
2.2. Erstellung und Wartung einer kleinen Homepage mit einem einfachen Editor (Autorensystem)
2.2.1 Funktionsweise einfacher Editoren
2.2.2 Seitenänderungen mittels Editor
2.3 Probleme bei größeren Websites
2.3.1 Wichtigkeit der Aktualität
2.3.2 Möglichkeiten zur Erstellung und Wartung einer großen
Homepage
2.4. Ablauf der Homepageerstellung mit einem Redaktionssystem

3. Bestandteile eines Redaktionssystems
3.1 Datenbanken und Templates
3.2 Die 3 Komponenten eines Redaktionssystems

4. Vorteile von Redaktionssystemen
4.1 Vielfalt an Möglichkeiten eines Redaktionssystems
4.2 Vorteile unter dem Aspekt der schnellen Homepage-Aktualisierung
4.3. Kostenvorteile

5. Unterscheidung von zielmedienab- und – unabhängigen Systemen

6. Anwendungsfelder von Redaktionssystemen (Beispiele)
6.1 GfN-Online, Gesellschaft für Nephrologie
6.2. ElektronikPraxis, Vogel-Verlag
6.3 Corporate Communication Online, Basler Vision Technologies AG, Ahrensburg

7. Beispiele für Redaktionssysteme
7.1 Red Dot von Info Office
7.2 ProCis von FJD

8. Das idealtypische Redaktionssystem nach Schumann/Hess

9. Zusammenfassung

10. Literatur

0. Gliederung der Hausarbeit

Begonnen wird mit einer kurzen Erklärung des Begriffes „Redaktionssystem“ bzw. des oft synonym verwandten „Content-Management-System“. Die Einleitung wird mit einer Abgrenzung von komplexen Redaktionssystemen und einfachen Autorensystemen wie HTML-Editoren abgeschlossen.

Als zweiter Punkt werden dann einige Aspekte einer Präsenz im Web erläutert. Insbesondere wird auf die Notwendigkeit eines eigenen Internetauftritts eingegangen. Die Schwierigkeiten, die auftreten, wenn ein komplexes Web-Angebot von einer Einzelperson gewartet wird und die Möglichkeiten, die ein Redaktionssystem im Gegensatz dazu bietet, werden gegenübergestellt.

Der allgemeine Aufbau von Redaktionssystemen schließt sich an diese Betrachtung an. Dann sollen die zahlreichen Vorteile dieser Systeme näher erläutert werden.

Im nächsten Schritt werden Anwendungsbereiche von Redaktionssystemen aufgezeigt und hierzu einige Beispiele vorgestellt.

Der eigentliche Arbeitsvorgang mit einem Redaktionssystem wird exemplarisch an den Beispielen RedDot von InfoOffice und ProCis von FJD dargestellt und somit auch je ein Beispiel aus dem zielmedienabhängigen und zielmedienunabhängigen Bereich kurz skizziert.

Als vorletztes wird das Konzept eines idealen Online-Redaktionssystems nach Schumann und Hess vorgestellt und erläutert, bevor die Arbeit mit einer Zusammenfassung abgeschlossen wird.

1. Begriffsklärung

1.1 Definition Redaktionssysteme

Als Redaktionssysteme bezeichnet man diejenigen Verwaltungssysteme, die eine von der Darstellung unabhängige Erstellung und Verwaltung von Informationen und deren Ausgabe in verschiedenen Kontexten, Kombinationen, Medien und Formaten ermöglichen.

Sie sind Werkzeuge zum Erstellen komplexer elektronischer Publikationen (z.B. Hypertexte), die keine Programmierkenntnisse erfordern.

Sie zeichnen sich in erster Linie dadurch aus, dass Informationen aus diversen Datenquellen zusammengeführt und durch Gruppen von Redakteuren in eine neue inhaltliche Ordnung gebracht werden. (vgl. GERSDORF 2000)

1.2. Unterscheidung Redaktions- und Autorensystem

Laut MAIWORM (2000) kann man mit Autorensystemen Internetseiten am Bildschirm zusammenbauen und diese anschließend statisch auf dem Webserver ablegen. Einfache What-You-See-Is-What-You-Get Editoren wie Microsoft Frontpage oder Macromedia Dreamweaver auf der einen Seite und HTML-Editoren auf der anderen Seite bieten einem einzelnen Autor ohne bzw. mit sehr Kenntnissen von HTML, Java-Script o.ä. Programmiersprachen die Möglichkeit der Erstellung und Wartung einfacher Webseiten.

Redaktionssysteme gehen in ihren Möglichkeiten aber deutlich weiter. Da mehrere Leute im Sinne einer Redaktion daran arbeiten, müssen Ansätze einer Benutzerverwaltung und eines Workflowmanagements (Ablauf der Arbeitsschritte) vorhanden sein.

Wie auch MAIWORM (2000) anführt, werden bei Redaktionssystemen grundsätzlich Inhalte und Layout strikt getrennt. Bei der Speicherung der Inhalte spielt eine Datenbank, die das Kernmodul eines jeden Redaktionssystems darstellt, somit die entscheidende Rolle. Alle Texte, Bilder etc. werden hier unabhängig von der letztendlichen Darstellung abgelegt. „ Häufig basieren Redaktionssysteme auf den Standards SGML oder XML, da diese eine layout-unabhängige Darstellung von Informationen unterstützen und gleichzeitig eine inhaltliche bzw. semantische Auszeichnung gemäß vordefinierter Dokument Type Definitons ermöglichen.“ (GERSDORF 2000)

Die Grundlage des Seitenlayouts bilden nach MAIWORM (2000) sogenannte „Templates“. Das sind vorgefertigte, ins System einprogrammierte Schablonen, die spezielle Platzhalter für Grafiken oder Texte etc. bereithalten.

Durch die Trennung von Layout und Inhalt ist der Aufbau dynamischer Seiten möglich. Das bedeutet, dass die Generierung der HTML-Seiten erst bei Zugriff von außen durch die Nutzer erfolgt. Alternativ ist aber auch mit Redaktionssystemen eine statische Generierung der Seiten wie bei den einfachen Autorensystemen möglich. Dieser Punkt, den auch WEISS/FRIEDEL (2000) anführen, wird unter 3.1. noch näher besprochen. Für den Verbraucher wichtig zu wissen ist, dass es sich bei Redaktionssystemen nicht um fertige Programme wie bei den Autorensystemen handelt, die nur auf den Rechner aufgespielt und ausgeführt werden müssen. Vielmehr sind die Programme häufig vom Hersteller entsprechend den Nutzungswünschen und Bedürfnissen des jeweiligen Anwenders konfiguriert bzw. programmiert. Deshalb können diese Systeme auch unterschiedlich umfangreich gestaltet sein. (vgl. WEISS/FRIEDEL 2000)

2. Aspekte einer Präsenz im Web

2.1. Notwendigkeit einer eigenen Homepage

Innerhalb der letzten zehn Jahre gab es auf dem informationstechnischen Sektor zahlreiche Weiterentwicklungen.

Als neues und sehr benutzerfreundliches Informationssystem hat insbesondere das World Wide Web schnell an Bedeutung gewonnen.

Seine Vorteile liegen auf der Hand. Durch seine Hypertextstruktur wird dem Benutzer eine bessere Verarbeitung von Informationen gegeben als in linear aufgebauten Medien wie Filmen oder Büchern. Außerdem können ins WWW andere Medien wie Filme, oder Töne eingebettet werden.

Das Informationssystem WWW ist weiterhin leicht benutz- und rund um die Uhr verfügbar.

Besondere Anreize für eine Präsenz im WWW können u.a. sein:

Eine effektivere Präsentation von Informationen sowie die Abbildung von Geschäftsprozessen oder die Möglichkeit interaktiver Wirtschaftsanwendungen. Weiterhin hat das Web eine wichtige Rolle als Kommunikationsplattform. Um diese Möglichkeiten zu nutzen, ist die Gestaltung einer eigenen Homepage sinnvoll.

2.2 Erstellung und Wartung einer kleinen Homepage mit einem einfachen Editor (Autorensystem)

2.2.1 Funktionsweise einfacher Editoren

WEISS/FRIEDEL (2000) schreiben hierzu folgendes: „Herkömmliche HTML-Editoren funktionieren so: Über eine grafische Oberfläche baut man eine Website zusammen, indem man mehrere Einzelseiten entwirft und sie hierarchisch strukturiert. Also z.B. Begrüßungsseite, Informationsseite, Seite der Produkte und Dienstleistungen und die der Mitarbeiter. Üblicherweise entwickelt man ein oder zwei Musterseiten entsprechend den Designvorgaben, die dann für jede Rubrik mit anderen Inhalten gefüllt werden. Die Generierung des HTML-Code erfolgt automatisch.“

2.2.2 Seitenänderungen mittels Editor

„Eine Änderung am Inhalt geschieht folgendermaßen: eine bereits gelayoutete HTML-Seite wird kopiert, der Namen geändert und die Inhalte, Fotos, eventuelle Links u.ä. werden verändert. Soll man auf diese Weise z.B. die Daten von hundert Firmenmitarbeitern abändern, ist der Vorgang extrem aufwendig, fehleranfällig und unflexibel. Denn wenn man eines Tages zusätzliche Informationen anbringen, weitere Links auf andere Seiten legen oder das Design verändern möchte, muss das bei allen Seiten erneut von Hand geschehen. Dabei erhöht sich der Pflegeaufwand und die Gefahr, das Design zu zerstören. Das Sitemanagement mit HTML-Editoren, wo jeder Inhalt auch gelayoutet werden muss, ist daher nur für kleinere Websites geeignet.“ (WEISS/FIEDEL 2000). Diese mit Programmen wie Microsoft Frontpage oder Macromedia Dreamweaver zu pflegen und zu erweitern ist, wie oben gezeigt, für erfahrene Webdesigner oder IT-Experten durchaus möglich, wenngleich auch aufwendig. Ein Verband, Verein oder eine Gemeinde könnte diese Lösung wählen und wäre wahrscheinlich auch nicht schlecht bedient. Grundsätzliche Hintergrundinformationen müssen in den oben genannten Bereichen ja nicht allzu oft erneuert werden.
Die Vorteile von Redaktionssystemen gegenüber einfachen Autorensystemen kommen erst bei großen Homepages, die laufend aktualisiert werden müssen, zum Tragen.

„Für die Verwaltung kleiner Informationseinheiten wird ein Content Management System eine unrentable Anschaffung sein. Herkömmliche Web-Publishingtools reichen aus, um in größeren Abständen Inhalte zu verändern oder neue einzustellen.“ führt daher auch ZSCHAU (2000a) an. Dauerhaft sinnvoll und rentabel ist ein teures Redaktionssystem nur für diejenigen Anwender, die sich damit deutliche kommerzielle Vorteile

verschaffen wollen. Für eine Universität, einen Verband oder Verein etwa wird sich der Einsatz eines solchen Systems dagegen nicht rechnen. Daher werden in den folgenden Ausführungen in erster Linie große Anwender, also Firmen o.ä. betrachtet. Einfach strukturierte, statische Websites mit geringem

2.3. Probleme bei größeren Websites

Weiterhin meint ZSCHAU (2000a), aber auch, dass „zur Pflege einer redaktionellen und sich damit oft verändernden Website der Einsatz einer Content Management Lösung dagegen in Zukunft unersetzlich sein wird, weil mit steigendem redaktionellen Aufwand die Zahl der beteiligten Mitarbeiter steigen wird. Dann müssen in jedem Fall Möglichkeiten und Restriktionen für den redaktionellen Zugriff auf die Website geschaffen werden. Nur so lassen sich Qualität und Konsistenz der Inhalte bewahren.“
Ein Unternehmen kann es sich also nicht leisten, eine Homepage aufzubauen und somit die Präsenz zu erweitern, und dann dieses Web-Angebot nicht auf dem neuesten Stand zu halten. Denn Websites, so sie aus den unter 2.1.) beschriebenen Gründen angelegt wurde, könnte man als „digitale Visitenkarten eines Unternehmens“ (ZSCHAU 2000a) ansehen. Ein großer Imageverlust, unter Umständen sogar verbunden mit finanziellen Einbußen wären die Folgen einer veralteten und mit Fehlern behafteten Homepage.

Um dies etwas zu illustrieren, könnte man beispielhaft folgende Situation betrachten: Eine Firma hat eine Website durch einen externen Dienstleister oder fachlich versierten Mitarbeiter erstellen lassen, die nun auf dem Webserver abgelegt und für jedermann zugänglich ist. Die Wartung der Inhalte übernimmt eine als Internetdesigner geschulte Person dieses Unternehmens z.B. mit Microsoft Frontpage. Er aktualisiert nicht nur die Inhalte der Seiten, sondern muss diese weiterhin derart gestalten, dass die Corporate Identity der Firma nicht verloren geht. Schnell werden die Inhalte zu zahlreich und die Wartung der Seiten für eine Einzelperson zu umfangreich. MAIWORM (2000) sieht noch einen weiteren Punkt: „Es erfolgt eine Frustvergrößerung bei denen, die Inhalte zuliefern, aber wegen der Engpässe in der Online-Redaktion lange auf Aktualisierung im Netz warten müssen.“

2.3.1 Wichtigkeit der Aktualität

Vielfalt und vor allem Aktualität entscheiden aber über den Erfolg eines Informationsangebots. Und gerade für kommerzielle Anbieter von Online-Inhalten ist eine hohe Aktualität der Seiten zum Gewinn von Kunden wichtig. Aber auch Online-Zeitungen und Zeitschriften, die ihre Inhalte innerhalb von Minuten aktualisieren müssen, haben keine andere Wahl als immer topaktuelle Informationen zu präsentieren, ohne sich selbst ad absurdum zu führen.
Auch besonders stark frequentierte Rubriken von Unternehmens-Websites wie die Angaben zu Produkten und Dienstleistungen sowie die Aktualisierung der Mitarbeiterdaten mit Aspekten wie Lebensläufen, Titel, Tätigkeitsbereichen und Standorten müssen ständig auf dem laufenden gehalten werden. Dasselbe gilt für aktuelle Nachrichten, Pressemitteilungen, Veranstaltungshinweise, Stellenanzeigen sowie für Aufsätze oder Veröffentlichungen aus Zeitschriften oder Online-Magazinen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung ergänzend beschreiben. Insbesondere Unternehmen wie Verlage, Online-Zeitschriften oder auch Internet-Provider stellen große Mengen an Publikationen zur Verfügung. In all diesen Ressorts müssen die Angaben permanent auf den laufenden Stand gebracht und veraltete Dateien entweder gelöscht oder ins Archiv gestellt werden. (vgl. WEISS/FIEDEL 2000)
Diese Problematik gilt grundsätzlich natürlich nicht nur für große Homepages, denn auch Verbände, Vereine, Universitäten, Gemeinden etc. müssen auf die Aktualität ihres Web-Angebotes achten, denn potentielle Surfer besuchen eine veraltete Seite sicher auch nur selten ein zweites Mal und wohl kaum ein drittes Mal.

2.3.2 Möglichkeiten zur Erstellung und Wartung einer großen Homepage

Um jetzt die angesprochene Situation des Unternehmens zu verbessern, bestünde die Möglichkeit, die Webseitepflege an eine Agentur zu vergeben. Dies wäre eine teurere Lösung und würde folgendes Problem zur Folge haben. Aktualisierungen würden auch nicht sehr schnell erfolgen und Fehler bei der Erstellung neuer Seiten wären die Folge, weil die Agentur nicht wirklich in die Strukturen und den Arbeitsablauf des Auftraggebers eingebunden ist.

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