Informationsmanagement als Basis für 'Persönliches Informationsmanagement'

Inhalt

1 Einleitung

2 Grundlagen des Informationsmanagements
2.1 Inhaltliche Definition des Begriffes Informationsmanagement
2.2 Anwendungsgebiete des Informationsmanagements
2.2.1 Information als Rationalisierungsgrundlage
2.2.2 Entwicklung einer speziellen Informationsmethodik
2.2.3 Informations-und Kommunikationstechnologien

3 Grundlegende Funktionen des Informationsmanagements
3.1 Informationelle Unterstützung des organisationsgebundenen Handelns
3.2 Entwicklung rationaler Informationskonzepte
3.3 Planung und Steuerung des Informationshandelns der Mitarbeiter
3.4 Wissensorganisation-und repräsentation im Unternehmen
3.5 Informations-und Kommunikationstechnologie-Management

4 Informationslogistik als Leitfunktion des Informationsmanagements
4.1 Das Konzept der Informationslogistik
4.2 Metainformationssysteme
4.3 Groupware-Systeme

5 Informationsmanagement als Basis für ‚Persönliches Informations-management
5.1 Die persönliche Informationssituation
5.2 Zielsetzung eines ‚Persönlichen Informationsmanagements‘
5.3 Persönliche Informationsermittlung
5.4 Persönliche Informationserfassung
5.5 Persönliche Informationsverwaltung
5.5.1 Die Literaturdatenbank ‚LiteRat‘
5.5.2 Ideenmanagement mit ‚MindManager‘
5.7 Persönliche Informationsvermittlung
5.8 Persönliche Informationslogistik

6 Fazit

Anmerkungen

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

„Den ganzen Tag Gehetze, nie wird der Terminplaner leer: Das Referat vorbereiten, Arbeitsgruppentreffen, für die Klausur büffeln, in die Bibliothek...der Druck lässt nie nach.“ (Buss/Hense-Ferch 1999, S. 79)

Dieses aus einem Hochschulmagazin stammende Zitat ist symptomatisch für eine studentische Situation, welche durch die steigende ‚Informationsüberflutung‘ zusätzlich erschwert wird: der technische Fortschritt in der Telekommunikations-, Computer- und Medienindustrie hat zu einer sich dauerhaft verändernden und damit komplexen Umwelt geführt, in der sich der Umgang mit Information bei der Bewältigung des Hochschulalltages entsprechend kompliziert gestaltet.

Es treten exemplarisch folgende Fragen auf: Wie kann ich (als StudentIn) meine Arbeitsprozesse informationstechnisch besser gestalten? Welche Mittel und Techniken gibt es überhaupt, um sowohl meine Informationsaufnahme als auch meine Informationsverarbeitung effektiv zu beschleunigen? Wie kann ich bereits bestehende Verfahren auf meine spezifische Situation übertragen und anwenden?

Zusammengefasst: Wie kann ich meinen Umgang mit Information persönlich managen ?

In der nun folgenden Hausarbeit soll versucht werden, auf diese Fragen eine Antwort zu finden. Aufbauend auf einer informationswissenschaftlich orientierten Einführung in den Begriff des Informationsmanagements werden die Anwendungsbereiche und Hauptaufgaben des Informationsmanagements vorgestellt. Anschließend wird als Leitfunktion des Informationsmanagements das Prinzip der ‚Informationslogistik‘ und dessen technische Umsetzung beschrieben. Vom 1. bis zum 4. Kapitel wird das Informationsmanagement-Konzept ausschließlich auf der Unternehmensebene dargestellt, welches zum einen der Übersicht förderlich ist und zum anderen einer inhaltlich konsistenten Darstellung dient.

Im 5. Kapitel wird versucht, die in den vorangegangenen Kapiteln erarbeiteten Methoden, Techniken und Zielsetzungen auf die individuelle studentische Situation zu übertragen. Dabei ist klar, dass einige Bestandteile des Informationsmanagement-Konzeptes nur bedingt in individuelle Anwendungsbereiche übertragen werden können (z.B. Experten-Systeme).

Das Ziel besteht nicht in der Erstellung eines alle Aspekte integrierenden ,Persönliches-Informationsmanagement-Konzeptes‘, sondern es werden lediglich diejenigen Bestandteile des Informationsmanagements erläutert, welche angewendet das studentische Informationsmanagement verbessern. Darüber hinaus werden diese Bestandteile um diejenigen Bereiche ergänzt, die einen ausschließlich individuellen Bezug besitzen (z.B. Kreativitäts-und Lerntechniken) und somit in den Kapiteln 1.-4. nicht bearbeitet werden.

Auf diese Weise entstehen Informationsstrategien, die das informationsbezogene Problemlösungsverhalten effizienter gestalten. Diese Strategien sorgen zwar nicht dafür, dass „der Druck nachläßt“, aber sie ermöglichen es, sich ihm um einiges geschickter zu stellen.

Die Begriffe Informationsmanagement und Informations- und Kommunikationstechnologien werden – außer in den Überschriften – als IM bzw. IuK-Technologien abgekürzt.

2 Grundlagen des Informationsmanagements

2.1 Inhaltliche Definition des Begriffes Informationsmanagement

Innerhalb der umfangreichen Literatur zum Themengebiet Informationsmanagement (IM) sind unterschiedliche Ansätze zu finden. Die Definition des Begriffes IM ist abhängig von der Disziplin (z.B. Wirtschaftsinformatik oder Informationswissenschaft), in welcher der Begriff und die damit verbundenen Konzepte angewendet werden, welches einer Allgemeingültigkeit der Definition entgegensteht.

„Aus diesem Grund ist es dringend notwendig, den Begriff bzw. die Inhalte des Informationsmanagements (IM) zu analysieren und zu beschreiben; dabei sollte dies aus informationswissenschaftlicher Sicht und nicht wie oft einseitig aus der Sicht der DV-Manager bzw. Informatiker geschehen.“ (Grudowski 1996, S. 351) Die Definition beschränkt sich also nicht auf den Bereich der technischen Umsetzbarkeit des IMs, sondern integriert ebenso informationswissenschaftlich orientierte Ansätze, welche sich u.a. auf Informationsqualität und sozialwissenschaftliche Aspekte wie den Umgang von Unternehmensmitarbeitern mit Information beziehen (vgl. Kap. 3.3).

Die Basis für den Begriff des IM bildet die Erkenntnis, dass die Voraussetzung einer effizienten Unternehmensführung sowohl die unternehmensinterne Informationsverarbeitung und–vermittlung als auch der extern ausgerichtete Austausch von Information ist. Das Unternehmen wird als Organisation aufgefasst und als offenes System behandelt (vgl. French/Bell 1977, S. 101).

Aufbauend auf dieser schon in den siebziger Jahren existierenden Erkenntnis haben sich - aufgrund des Überganges von der Industrie- zur Informationsgesellschaft und dem damit verbundenen technologischen Fortschritt- folgende Merkmale herausgebildet (vgl. Grudowski 1996, S. 352):

- Managementmethoden: durch Managementmethoden soll die Effizienz der Informationsprozesse verbessert werden. Der Prozess des Informierens wird als ‚Informationshandeln‘ begriffen und richtet sich nach den klassischen Managementfunktionen (Planung, Steuerung, Kontrolle und Organisation);
- Notwendigkeit der Integration: durch eine ‚Instanz zur Reintegration‘ soll der unternehmensinternen Differenzierung des Informations-und Kommunikationswesens entgegengewirkt werden, welches Ausdruck für den ganzheitlichen Ansatz des IM-Konzeptes ist;
- IuK-Technologien: der mit der Vielzahl der technischen Neuerungen verbundene steigende Einsatz von Informations-und Kommunikationstechnologien wird zunehmend in die Entscheidungen des Managements integriert;
- Übergang zur Informationsgesellschaft: die Managementpraxis wird zunehmend von dem Bewußtsein bestimmt, dass sich der Übergang zur Informationsgesellschaft sowohl auf die kulturellen als auch auf die ökonomischen Arbeits-und Wissensstrukturen auswirkt.

Vor diesem Hintergrund läßt sich IM folgendermaßen definieren: „... ein Konzept zum Organisieren der formellen und soweit möglich der informellen Informations-und Kommunikationsprozesse einer Organisation unter sachbezogenen sowie verhaltensbezogenen Management-Gesichtspunkten.“ (Grudowski 1995, S. 14)

2.2 Anwendungsgebiete des Informationsmanagements

2.2.1 Information als Rationalisierungsgrundlage

Dieser „Objektbereich" (Grudowski) des IMs verfolgt eine strategische Integration der In-formation in die unternehmensinternen Arbeitsabläufe. „Information wird hier verstanden als

organisationales Wissen, als entscheidende Ressource des Unternehmens, als Wettbewerbsfaktor und als Rationalisierungsgrundlage des organisationalen Handelns.“ (Grudowski 1996, S. 353)

Grudowski unterscheidet an dieser Stelle nicht zwischen den Begriffen ‚Information‘ und ‚(organisationalem) Wissen‘. Es bietet sich die Definition von Henrichs an: „ Information (als Vorgang) ist Austausch, Mitteilung von Wissen sowie Zugang zu Wissen.“ (Henrichs 1997/98, S. 38) Das IM befaßt sich schwerpunktmäßig mit der Handhabung der Wissensressourcen, um durch gezielte Informationsprozesse einen ökonomischen Mehrwert zu erreichen - Wissensmanagement hingegen befaßt sich mit der ökonomisch effizienten Strukturierung der Wissensressourcen selbst.

In diesem Zusammenhang sind folgende Ziele richtungsweisend (vgl. Grudowski 1996, S. 353):

a) die inhaltlich auf die Arbeitssituation ausgerichtete Informationsauswahl, welche die für den Arbeitsprozess benötigten Informationen bereitstellt;
b) das aktive Einwirken auf den Umgang mit Information der Unternehmensmitarbeiter (also gemäß French/Bell: Organisationsmitglieder);
c) Produktions- und Dienstleistungstätigkeiten werden mit Informationstätigkeiten verknüpft
(so kann z.B. ein Vertriebsmitarbeiter explizite Kundenwünsche an die Produktions- abteilung weiterleiten und als Informationsvermittler fungieren);
d) die Bereitstellung entscheidungsrelevanter Information durch IM, um die unternehmensinternen Planungen besser umsetzen zu können.

2.2.2 Entwicklung einer speziellen Informationsmethodik

Der zweite Anwendungsbereich des IM umfasst die Entwicklung spezieller Informationsmethodiken. Darunter sind Informationsvermittlungs-, Informationserarbeitungs- und Informationsspeicherungsmethodiken zu verstehen, anhand derer die oben genannten Ziele umgesetzt werden.

Als Beispiel einer erfolgreich eingesetzten Informationsmethodik sei auf das ‚Information-Warehouse‘ von IBM verwiesen, einem Informationssystem, bei welchem versucht worden ist, ein unternehmensweites Informationsverzeichnis mit einem direkten Zugriff und bedarfsgerechter Information zu verbinden (vgl. Kap. 4.3).

Eine Bereitstellung ‚technologischer Ressourcen‘ reicht nicht aus, denn „das ‘Information-Warehouse‘ sollte ... keine neue Technologie, sondern vielmehr eine neue Sicht auf die Datenressourcen des Unternehmens umreißen.“ (Herget 1995, S.29)

2.2.3 Informations-und Kommunikationstechnologien

Das IM versucht, die Aspekte 2.2.1 und 2.2.2 in diesen Anwendungsbereich zu integrieren, d.h., dass die IuK-Technologien zu einer mitarbeiterbezogenen Umsetzung der Rationalisierungspotentiale bzw. Informationsmethodiken beitragen.

Das ‚Information Warehouse‘ von IBM bedient sich einer relationalen Datenbanktechnologie mittels der Abfragesprache SQL. Dieses ist die Voraussetzung für eine benutzerorientierte Umsetzung: zum einen existiert eine einheitliche Sprache für den Zugriff auf die Daten, zum anderen ein Verzeichnis mit der Auflistung der verfügbaren Daten (vgl. Herget 1995, S. 29).

Diese drei Aspekte des IM - Information, Technik des Informierens und Technologien bzw. Medien - ergeben zusammen den handlungstheoretischen Bezugsrahmen: die Aufgabe des IM ist sowohl, Informationstätigkeit in den Arbeitsablauf zu integrieren und eine auf die Kommunikationstechnologien bezogene Planung auszuarbeiten, als auch die für die Umsetzung benötigten IuK-Technologien zur Verfügung zu stellen.

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