Ziel dieser Arbeit ist es zum einem, dem Leser einen Einblick in die Thematik des GPM zu geben, sowie durch die Optimierung der Einkaufsabteilung zu verdeutlichen, wie mittels GPM Geschäftsprozesse effizienter, schlanker und schneller gestaltet werden und Doppelbearbeitung und Warte-/Liegezeiten vermieden werden können. Es werden Kosteneinsparpotentiale, wie z.B. Vermeidung von Skontoverlusten durch zu späte Zahlungen, aufgezeigt, sowie wird die Finance & Accounting Abteilung mittels eines Workflow-Systems der Hotel Group schnellere und effizientere Monats- und Jahresabschlussdaten liefern können.
Mit der steigenden Verbreitung von Informationstechnologie (IT) in Unternehmen und immer komplexer werdenden Geschäftsprozessen in der Hotel- und Gastronomiebranche, finden sich Hotels in einer häufig wechselnden Umwelt wieder. Kunden verändern ständig Ihre Wünsche und Erwartungen an Produkte und Dienstleistungen. Aufgrund der Globalisierung wächst der Wettbewerbsdruck in der Hotel- und Gastronomiebranche, was zur Folge hat, dass der Bedarf an ganzheitlich unterstützenden integrierenden Konzepten steigt. Die Wirtschaftsinformatik liefert unter anderem mit Geschäftsprozess Management (GPM) einen solchen Ansatz und untersucht Beziehungen zwischen betriebswirtschaftlichen Abläufen und der Informations- und Kommunikationstechnik. Das Ziel von GPM ist es, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu analysieren, restrukturieren und dann optimal zu gestalten.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Aufbau der Arbeit
1.3 Zielsetzung
2 Geschäftsprozess Management
2.1 Abgrenzung zu Business Reengineering
2.2 Konzeption
2.3 Geschäftsprozess
2.4 Workflow
2.5 Geschäftsprozessmodellierung
2.5.1 Modellierung
2.5.2 Modellierungsmethoden
2.5.3 ARIS
2.5.4 Modellierungsphasen
3 Unternehmensbeschreibung
4 Ist-Situation
4.1 Übersicht
4.2 Bestellung
4.3 Wareneingang
4.4 Rechnungsprüfung
4.5 Interne Warenauslieferung
4.6 Inventur
5 Schwachstellenanalyse / Prozessanalyse
6 Optimierungsmodell
6.1 Übersicht
6.2 Bestellung
6.3 Wareneingang
6.4 Rechnungsprüfung
6.5 Interne Warenanforderung
6.6 Inventur
7 Auswertung
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel der Arbeit ist die Untersuchung und Optimierung der Geschäftsprozesse einer Hotel-Einkaufsabteilung mittels Geschäftsprozess Management (GPM), um durch Automatisierung und Standardisierung die Effizienz zu steigern, Doppelbearbeitungen zu vermeiden und Kosteneinsparungspotenziale zu realisieren.
- Anwendung von GPM und Workflow-Management zur Prozessoptimierung
- Analyse von Ist-Prozessen in einem 4-Sterne-Hotel
- Einsatz der Modellierungsmethode eEPK zur Prozessvisualisierung
- Etablierung eines fallbezogenen Workflow-Systems
- Einbindung moderner IT-Unterstützung wie Handscanner und elektronische Rechnungsabwicklung
Auszug aus dem Buch
2.1 Abgrenzung zu Business Reengineering
Business Reengineering und GPM sind, obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, unterschiedliche Ansätze zur Rekonstruierung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens [Gada07, 21]. Das in den 90er Jahren von Hammer und Champy entworfene Konzept des Business Reengineering steht für einen Managementansatz des völligen Neubeginns und einer radikalen Veränderung bestehender Strukturen. Hammer und Champy definieren Business Reengineering als fundamentales Überdenken und radikales Redesign von Unternehmen oder wesentlichen Unternehmensprozessen, um Verbesserungen in den Leistungsgrößen Kosten, Qualität, Service und Zeit zu erzielen. Der Grundgedanke des Business Reengineering besteht in der Abkehr von der aufbauorganisatorischen Unternehmung und Hinwendung zur Prozessorientierung: Man spaltet funktionale Prozessaktivitäten auf und führt sie zu sich ergänzenden Prozessketten zusammen [HaCh94, 12, 48, 67ff].
Business Reengineering ist ein radikales Konzept, welches auf grundlegende Veränderungen abzielt. Nicht die Optimierung bestehender Prozesse, sondern die grundlegende Neuformulierung ist das Ziel. Es beinhaltet mehr Chancen, aber auch mehr Risiken als GPM [OsFr06, 255f]. Das GPM zielt dagegen eher auf eine inkrementelle Veränderung ab, die in kleinen, überschaubaren und weniger riskanten Schritten realisiert wird. Zielsetzung ist die nachhaltige Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit durch die Ausrichtung aller wesentlichen Arbeitsabläufe an den Kundenanforderungen. Dieses bedeutet eine Fokussierung auf diejenigen Geschäftsprozesse, welche direkt durch Kundenaktionen ausgelöst werden. Wesentliche Ziele des GPM sind die Verkürzung der Durchlaufzeiten und Verbesserung der Prozessqualität [Gada07, 21f, 30f].
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Darstellung der Problemstellung in der Hotelbranche sowie der Zielsetzung der Arbeit, Geschäftsprozesse mittels GPM effizienter zu gestalten.
2 Geschäftsprozess Management: Vermittlung theoretischer Grundlagen zu GPM, Abgrenzung zum Business Reengineering, Workflow-Management und der Prozessmodellierung mittels ARIS und eEPK.
3 Unternehmensbeschreibung: Vorstellung des untersuchten 4-Sterne-Hotels und dessen organisatorischer Struktur samt Einkaufsabteilung.
4 Ist-Situation: Detaillierte Beschreibung der bestehenden, manuell geprägten Prozesse in der Einkaufsabteilung von der Bestellung bis zur Inventur.
5 Schwachstellenanalyse / Prozessanalyse: Identifikation von Schwachstellen in den aktuellen Abläufen, insbesondere Doppelarbeit, Medienbrüche und unnötige Administration.
6 Optimierungsmodell: Entwicklung eines Soll-Modells durch den Einsatz eines fallbezogenen Workflow-Systems und IT-Unterstützung zur Prozessautomatisierung.
7 Auswertung: Zusammenfassende Beurteilung des Optimierungsmodells im Hinblick auf nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit durch Prozessverbesserung.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozess Management, GPM, Workflow-Management, eEPK, Prozessmodellierung, ARIS, Hotel-Einkauf, Prozessoptimierung, Unternehmensprozesse, Wertschöpfungskette, Wirtschaftsinformatik, Effizienzsteigerung, Automatisierung, Ist-Analyse, Schwachstellenanalyse
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung der Geschäftsprozesse in einer Hotel-Einkaufsabteilung, um diese unter Nutzung von GPM-Methoden effizienter und moderner zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind Geschäftsprozessmanagement, Workflow-Systeme, die Modellierung von Prozessen mittels eEPK sowie die praktische Anwendung dieser Konzepte in einem Hotelbetrieb.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist es, den Nutzen von GPM für die Einkaufsabteilung eines Hotels aufzuzeigen, Doppelbearbeitungen abzubauen und durch ein Workflow-System Zeit- sowie Kosteneinsparungen zu erzielen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf Literatur zur Wirtschaftsinformatik und nutzt die Methode der Prozessmodellierung mit erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPK) auf Basis des ARIS-Konzepts.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil umfasst die detaillierte Analyse der Ist-Situation, die systematische Identifikation von Schwachstellen sowie die Entwicklung und Darstellung eines optimierten Soll-Modells.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind unter anderem Geschäftsprozessmanagement, Prozessoptimierung, eEPK, Workflow-Systeme und Wertschöpfungskette.
Wie unterscheidet sich das Optimierungsmodell von der Ausgangslage?
Das neue Modell ersetzt manuelle, papierbasierte Tätigkeiten und Telefon/Fax-Kommunikation durch ein automatisiertes, IT-gestütztes Workflow-System mit Scanner-Anbindung.
Welche Rolle spielen Handscanner in der neuen Prozessarchitektur?
Handscanner werden eingesetzt, um Lagerbestände direkt und fehlerfrei zu erfassen, unplanmäßige Entnahmen zu verbuchen und die Inventur signifikant zu beschleunigen.
Warum ist die Unterscheidung zwischen Routinebestellungen und Ausnahmebestellungen wichtig?
Durch die Differenzierung kann der Genehmigungsprozess für Routinevorgänge entfallen, was die administrative Last für das Finance & Accounting minimiert und Durchlaufzeiten verkürzt.
Wie wird das Konzept der "nachhaltigen Verbesserung" sichergestellt?
Durch einen geschlossenen Regelkreis (Teilzyklus 3 nach Gadatsch) erfolgt ein kontinuierliches Monitoring, das bei Abweichungen zu inkrementellen Anpassungen führt.
- Arbeit zitieren
- Thorben Plaumann (Autor:in), 2008, Geschäftsprozessoptimierung einer Hotel Einkaufsabteilung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/87864
