Projektmanagement. WMU Student's Union Musikfestival

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Vergleich & Analyse von Projektmanagementmethoden (Aufgabe 1)
2.1 Definition Projektstrukturplanung
2.2 Definition Netzplantechnik
2.3 Definition Gant Chart
2.4 Vergleich und Analyse im globalen Kontext

3. Netzwerkdiagramm (Aufgabe 2)

4. Stakeholder-Analyse (Aufgabe 3)
4.1 Stakeholder-Management-Matrix
4.2 Work Breakdown Structure
4.3 Kommunikationsstrategien

5. Risikoanalyse (Aufgabe 4)

6. Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: eigene Darstellung, Vergleich der Vor und Nachteile

Abbildung 2: eigene Darstellung, Excelliste Aufstellung Zeiten

Abbildung 4: eigene Darstellung, Stakeholder Aufstellung

Abbildung 5: eigene Darstellung, Stakeholder Matrix

Abbildung 6:eigene Darstellung, WBS Analyse

Abbildung 7: Beispiel Kommunikationsplan (Bild, 2020)

Abbildung 8; eigene Darstellung; Risiken

1. Einleitung

Die Hausarbeit beschäftigt sich mit der Thematik der Projektmanagement. Es werden folgende Fragestellungen Thematisch behandelt.

- Projektmanagement Methoden im globalen Kontext
- Erstellen und Analysieren eines Netzwerkdiagramm mit dem dazugehörigen Aufzeigen und Erläutern des Kritischen Weges.
- Stakeholder Analyse
- Risikoanalyse

Ziel der Arbeit ist es alle oben genannten Punkte zu analysieren, entsprechende Lösungen zu erarbeiten und diese fundiert darzulegen. Die jeweiligen Führungskräfte innerhalb der Universität erhalten in diesem Bericht eine Zusammenfassung der jeweiligen Punkte und können diese auch strukturiert nachverfolgen. Ebenfalls werden die Stakeholder benannt und die Aufgaben im Zuge des Projektes klar zugewiesen damit dass Musikfestival erfolgreich stattfinden kann. Um das Festival zu einem Erfolg zu führen würde ebenfalls, neben der Stakeholder Analyse, eine Risikoanalyse durchgeführt. Damit die Geschäftsführung die entsprechenden Schritte ableiten kann wurde die wichtigsten und größten Risiken kurz beleuchtet und entsprechende Gegenmaßnahmen dargestellt.

Der Autor wird greift im Research sowohl auf Buchquellen, Internetquellen als auch Zeitschriften zurück. Im Zuge der Aufgabenstellung und der Einschränkung der Seitenzahl kann es zu Beschränkungen in den Erläuterungen führen. Die Tabellen welche aufgelistet sind angelehnt an bestehende Quellen aber erfolgen im Sinne der Aufgabenstellung in eigener Darstellung.

2. Vergleich & Analyse von Projektmanagementmethoden (Aufgabe 1)

Die Literatur kennt diverse Projektmanagementmethoden. Die wichtigsten sind unter anderem der Projektstrukturplanung, Netzplantechnik und das Gant-Chart. Im Folgenden werden diese drei Methoden im globalen Kontext kritisch verglichen.

2.1 Definition Projektstrukturplanung

Der Projektstrukturplan, in Kurzform PSP genannt, gehört nach der Projektbeschreibung zur zentralen Phase in der Projektplanung. Ein Projekt wird grundsätzlich im Rahmen der Strukturierung in mehrere Teilaufgaben oder Arbeitspakete unterteilt. Während die Teilaufgaben in weitere Unterpunkte unterteilt werden, sind Arbeitspakete die Aspekte, welche sich auf der untersten Ebene wiederfinden. Der PSP bildet den Maßstab für die Termin- und Ablaufplanung. Nachstehend fließen natürlich die Ressourceneinplanung und die Kostenplanung ebenfalls mit ein, während die daraus gewonnen Erkenntnisse ins Risikomanagement übergehen. Ziel des PSP ist es alle Relevanten Tätigkeiten eines Projektes zu erfassen und zu untereilen. (Motzel, 2010)

Im PSP Verfahren werden nach den gängigen DIN Normen, DIN Norm 69900 ff, die Merkmale und Begriffe festgehalten. Hierbei regeln die DIN Normen die zulässigen Orientierungen.

Funktionsorientierte Gliederung

Die Gliederung erfolgt nach den Funktionsbereichen im Rahmen des Projektes. Im Vordergrund steht hierbei die Art der Tätigkeit. (Münninghoff, nicht bekannt)

Objektorientierte Gliederung

Hierbei steht das Produkt selbst im Vordergrund, der jeweilige Projektgegenstand wird in einzelne Gruppen unterteilt. (Münninghoff, nicht bekannt)

Zeitorientierte Gliederung

In dieser Gliederung steht der Ablauf im Vordergrund also die jeweiligen Phasen. Diese bilden dann die unterstellten Teilaufgaben. (Münninghoff, nicht bekannt) Des Weiteren wird in der Top Down Methode und Buttom Up Methode unterschieden, hierbei wird unterschieden ob man von oben nach unten oder von unten nach oben die Aufgaben verteilt.

Die Merkmale für den Top Down Ansatz sind, dass hier der deduktive Weg zum Ziel führt, sprich die Zerlegung des Projekts bis zu den Arbeitspaketen. Dieses Verfahren findet meistens Anwendungen in Projekten wo bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten vorliegen. (Gerold Patzak, 2009)

Wohingegen der Buttom Up Ansatz vom Ganzen ausgeht, hier werden die Tätigkeiten zum Projekt hin gebildet. Meistens findet diese Methode seine Anwendung im IT Bereich mit einem sehr hohen Innovationsgrad. (Gerold Patzak, 2009)

Die Vor und Nachteile des PSP liegen in folgenden Bereichen, um die Vergleichbarkeit besser darstellen werden nur jeweils max. drei Merkmale genannt.

Vorteile: Nachteile:

- Ressourcen Klarheit - Fehlende Zeitliche Abfolge
- Aufgabenklarheit - Ablaufgedanke nicht klar
- Kostenklarheit - Weiche Faktoren

2.2 Definition Netzplantechnik

Die Netzplantechnik wird ebenfalls in der DIN-Norm 69900f, geregelt. Hierbei werden Methoden zur Terminplanung und Ablaufplanung beschrieben. Meistens werden diese Pläne grafisch dargestellt. (KG, 1971)

Die einzelnen Bausteine der Netzplantechnik spiegelt die einzelnen Vorgänge, deren Dauer und zeitliche Abfolge sowie deren logischen Zusammenhänge wider. Somit wird die mögliche Errechnung der Dauer von Anfang und Endzeitpunkten ermöglicht. Ebenfalls werden die benötigten Pufferzeiten dargestellt. Ursprünglich wurden sie als Methoden der Terminplanung konzipiert. (t2informatik, 2020)

Die wesentlichen Merkmale der Netzplantechnik sind:

- Ermittlung der Gesamtdauer eines Projektes
- Auflisten der zeitlichen und logischen Abläufe innerhalb des Projekts
- Ermitteln des Kritischen Pfad sowie deren maximalen Dauer
- Darstellen und ermittelten von Pufferzeiten (t2informatik, 2020)

Die Vorgänge in der Netzplantechnik enthalten alle abgrenzbaren Zeiteinheiten, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt starten und enden. Anders als im PSP wird im Netzplan von einem Vorgang gesprochen und nicht von einem Arbeitspaket. Die Aufgabe der Netzplantechnik ist es, unter Berücksichtigung der Dauer der einzelnen Vorgänge und Hinzunahme der Abhängigkeiten zu ermitteln wann die jeweiligen Vorgänge starten und enden sowie welche Pufferzeit benötigt wird. (Noosten, 2013)

Die Vor und Nachteile der Netzplantechnik liegen in folgenden Bereichen, um die Vergleichbarkeit besser darstellen werden nur jeweils max. drei Merkmale genannt.

Vorteile: Nachteile:

- Kritische Vorgänge sind sichtbar - steigende Detailtiefe erfordert mehr Ressourcen
- Flexibles Informationsmedium - Arbeitsschritte zu abstrakt
- Darstellen von Zeitfaktoren - nicht geeinigt für kleinere Projekte

2.3 Definition Gant Chart

Das Gant Chart ist eine Zeitskala, welche die Abfolge von Aktivitäten visualisiert darstellt. Es dient als Instrument im Projektmanagement um die Aktivitäten zu planen, zu steuern sowie eine Erfolgsplanung durchzuführen. Inhaltlich basiert in der Regel das Gant Chart auf einen Projektstrukturplan welche vorher das Gesamtprojekt in einzelnen Teilbereichen und Arbeitspakete unterteilt hat. Das Gant Chart wird oft auch als Balkendiagramm benannt. (Grant, 2020)

Die Herausforderung im Gant Chart liegt in der Ausprägung der Detaillierung, zu viele Unterpunkte oder Arbeitspakete lassen den Nutzer den Überblick verlieren und man verliert die nötige Kontrollfähigkeit.

Die Vor und Nachteile des Gant Charts liegen in folgenden Bereichen, um die Vergleichbarkeit besser darstellen werden nur jeweils max. drei Merkmale genannt.

Vorteile: Nachteile:

- Geringer Einarbeitungsaufwand - fehlende Abhängigkeiten
- Geringer Erstellungsaufwand - fehlende Pufferzeiten
- Visuelle Darstellung für kleine Projekte - ungeeignet für Großprojekte

2.4 Vergleich und Analyse im globalen Kontext

Vergleicht man die drei Projektmethoden miteinander im Zusammenhang mit globalen Projekten stellen sich zunächst folgende Herausforderungen. Globale Projekte sind in der Regel davon gekennzeichnet, dass diese sich über mehrere Länder streuen und somit eine hohe Komplexität wiedergibt. Ebenfalls werden in der Regel eine Vielzahl von Beteiligten an dem Projekt mitwirken. Neben den Sprachlichen Herausforderungen kommt das Zeitversetzte Arbeiten über die verschiedenen Länder ebenfalls hinzu. In der Regel sind globale Projekte auch größer zu betrachten als regionale bzw. Lokale. Hier sind natürlich Ausnahmen möglich.

Die folgende Grafik stellt die vorhergetroffen Vor und Nachteile in Zusammenhang und vergleicht diese miteinander.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: eigene Darstellung, Vergleich der Vor und Nachteile

Einhergehend mit den Herausforderungen von globalen Aspekten würde sich am besten eine Kombination aus allen Projektmethoden eignen. Alle genannten Methoden haben Vor und Nachteile, am ehesten würde es sich Anbieten mit einem PSP zu starten und darauffolgende den Netzplan einfließen zu lassen. Das Gant Chart kann dann unterstützend die Meilensteine des Projektes erfassen und zeitlich gliedern. Eine klare Abgrenzung und Empfehlung liegen hier ganz klar in der Anwendung aller Methoden.

3. Netzwerkdiagramm (Aufgabe 2)

Das folgende Excelbild stellt die Abhängigkeiten und die einzelnen Aufgaben im Netzwerkdiagramm dar. Die jeweiligen frühesten Startzeiten und Endzeiten sind gemäß der Aufgabenstellung eingetragen. Auch die spätesten Endzeiten gehen aus der Liste hervor.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: eigene Darstellung, Excelliste Aufstellung Zeiten

Der Zweck der Netzplantechnik ist es logische Zusammenhänge eines Projektes übersichtlich darzustellen. Die Technik wird Netzplantechnik genannt, weil die graphische Darstellung in diesen Plänen, bei Projekten mit vielen Vorgängen, wie ein Netz aussieht. (Motzel, 2010) Natürlich bestimmen hier auch die Vor und Nachteile den Einsatz der Netzplantechnik. Die Vorteile sind klar in der grafischen Darstellung und der logischen Zusammenhänge der einzelnen Bausteine. Ebenso können kritische Vorgänge oder Engpässe gut dargestellt werden. Ebenfalls dienen diese als flexibles Informationsmedium. Nachteile sind untern anderem, dass die Netzplantechnik meist nur in größeren Projekten angewendet wird. Ebenfalls sind eine steigende Detaillierung eines Netzplans mit steigenden Kontroll und Revisionsaufwand verbunden. (Jan, 2020) (Motzel, 2010)

Im Anschluss wurden anhand der Aufgabenstellung die jeweiligen Aufgaben miteinander ins Verhältnis gebracht und die jeweiligen Abhängigkeiten gemäß eines Netzwerkdiagrammes dargestellt. Der Netzplan ist allgemein im Projektmanagement bekannt und eine gängige Methode Verbindungen zwischen den einzelnen Arbeitspaketen festzustellen. Hierbei wird jeder Vorgang durch ein Vorgangsknoten repräsentiert und dargestellt. Alle Vorgangsknoten sind durch Pfeile miteinander verbunden. (Motzel, 2010) Jeder Vorgangsknotenpunkt enthält folgende Informationen zu Dauer, frühesten und spätesten Anfangs und Endzeitpunkt sowie deren Pufferzeiten. (KG, 1971) Pufferzeiten gehören ebenfalls in den Knotenpunkt hinein, diese dienen dazu Zeitreserven im Projekt zu bilden. Gleichwohl dienen sie zur Risikominimierung. Hier wird auch in Gesamtpufferzeit und freier Puffer unterschieden. Ist der Gesamtpuffer gleich 0 so ist hier ein Vorgang als kritisch einzustufen. Weiterführend unterscheidet die Literatur noch in den Unabhängigen Puffer und dem Rückwärtspuffer. Welche aber in der Aufgabenstellung so nicht weiter erfragt wurde und deswegen hier nicht näher erklärt wird. (Jan, 2020)

Den entsprechenden Netzplan zur Aufgabe 2 ist auf Seite 7 dargestellt, die Erstellung des Diagramms erfolgt ein Excel. Man kann das Diagramm auch in verschiedenen Projektsoftware Programmen abbilden, welche aber für die Erstellung des Netzplan gemäß Aufgabe verzichtet wurde.

Weiterführend ist als kritisches Merkmal innerhalb eines Projektes der Kritische Pfad zu finden. Der kritische Pfad (oder kritische Weg) bezeichnet all die Vorgänge, bei denen eine Verzögerung sich unmittelbar auf den Projektendtermin auswirkt. Die Aktivitäten weisen eine Gesamtpufferzeit von 0 auf. Vorgänge, die auf dem kritischen Pfad liegen, bestimmen die Gesamt-Projektdauer. (Blumenau, 2020)

Der Kritische Pfad ist, in der Zeichnung auf Seite 7, in Rot markiert, hierbei gilt es zu beachten, dass die Aufgabe 4 und 5 beides als kritisch hinterlegt sind. In der Gesamtzeit des Kritischen Pfad mit 119 Tagen errechnet wurde. Dieser stellt sich in der Reihenfolge der Aufgaben zusammen. Die gewählte Reihenfolge ist 1-2-4/5-9-10-21-22. Es gibt auch eine Alternative Methode den Kritischen Weg zu ermitteln, diese Darstellung ist der Anlage beigefügt.

4. Stakeholder-Analyse (Aufgabe 3)

Die Steakholder Analyse ist eine systematische Ermittlung von Interessenträgern mit deren jeweiligen Einfluss auf bestimmte Entscheidungen. Es werden alle beteiligten Personen einer Maßnahme oder eines Projektes analysiert und deren positiven oder negativen Einflüsse aufgenommen. Diese Analyse stellt eine Erweiterung der Umweltanalyse dar, in der Regel werden die internen wie auch externen Gruppen betrachtet. Typische Steakholder können, Kunden, Mitarbeiter, Gesellschafter, Aktionäre, Zulieferer und auch Wettbewerber sein. (Ventzke, 2010)

Ziel der Analyse ist es alle relevanten Personengruppen aufzulisten und gezielt adressieren zu können. Dadurch sollen die verschiedenen Gruppen besser verstanden werden und auch die Kommunikation ausgebaut werden. Gleichwohl dient Sie zur besseren Entscheidungsfindung der jeweiligen Vorgänge und deren Informationsweitergabe. (Ventzke, 2010)

4.1 Stakeholder-Management-Matrix

Um herauszufinden wer in einem Projekt als Stakeholder gekennzeichnet ist können folgende Fragen helfen.

- Wer hat ein Interesse am Ausgang des Projektes?
- Wer ist fachlich involviert?
- Wer ist für das Finanzielle zuständig?
- Wer arbeitet am Projekt mit?
- Wer legt die Regeln für das Projekt fest?
- Wer will, dass das Projekt unbedingt umgesetzt wird?
- Wer könnte gegen das Projekt sein?

In unserem konkreten Beispiel wären dies demnach folgende beteiligten Personengruppen.

Intern: Extern:

- Geschäftsführung - Kunden
- Projektleitung - Lieferanten
- Personalabteilung - Orchester / Band
- Marketing - Druckerei
- Publicity Direktor - Schneiderei für Kostüme
- Bühnenarbeiter / Ausstatter - Studenten / Alumni
- Produktionsmannschaft
- Darsteller
- Finanzabteilung

Gliedert man diese Personengruppen nun und führt die Stakeholder Analyse anhand der Management Matrix durch wird folgendes Bild ersichtlich. Die Stakeholder wurden nach den oben aufgeführten Fragen aufgeführt, anschließend wurden die folgenden Merkmale für das Projekt in Abhängigkeiten gebracht. Die erste Spalte „Einstellung“ gibt die Allgemeine Haltung zum Projekt an, hier finden wir eine Skale von -10 bis + 10. Der Macht & Einfluss wurde von 1-10 bestimmt und der Problemfaktor von 1-5. Gegliedert nach der jeweiligen Stärke bzw. Schwäche der einzelnen Gruppen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: eigene Darstellung, Stakeholder Aufstellung

Aufbauend auf die oben gezeigte Tabelle ergibt sich in der Matrix folgendes Bild. Gemäß der Achsenbezeichnung ist klar ersichtlich wo welche Einflüsse die Personengruppen einteilen bzw. beeinflussen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: eigene Darstellung, Stakeholder Matrix

4.2 Work Breakdown Structure

In der Work Breakdown Structure, WBS, wird die Hauptaufgabe eines Projektes in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Die Hauptaufgabe eines Projektes ist in der Regel komplex und auf die Unterfaktoren so gut wie nicht zu bewerten. Das Ziel der WBS ist es das Projekt zu unterteilen sodaß feste Arbeitspakete entstehen, welche alleine stehend planbar und auch steuerbar sind. Die WBS gilt als zentrales Element im Projektmanagement und dient als Basis für die Zielplanung sowie auch Kostenplanung. (Schelle, 2007)

Teilen wir das in der Aufgabe genannte Projekt, in Verbindung mit der Stakeholder Matrix, in die einzelnen Arbeitspakete lässt sich folgendes Bild zusammensetzen. In der WBS Analyse wurde im Level die Grobunterteilung nach Wichtigkeit unternommen. Der WBS Code gibt die Teilaufgaben mit den dazugehörigen Arbeitspaketen wieder.

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