Funktionen von Managementtechniken für Projektarbeit

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2 Theoretische Grundlagen
2.1 Definition Projekt
2.2 Definition Projektmanagement
2.3 Definition Managementtechniken für Projekte

3 Managementtechniken in der Projektplanung
3.1 Aufgabenstrukturierung
3.2 Projektablauf
3.3 Terminierung
3.3.1 Balkenplan
3.3.2 Netzplan
3.4 Ressourcenplanung

4 Ergebnisse der Untersuchung

5 Zusammenfassung und kritische Reflexion

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

1.1 Problemstellung

Der Berliner Hauptstadt Flughafen und die Elbphilharmonie sind zwei weltweit bekannte deutsche Großprojekte der letzten Jahre. Sie sind vor allem bekannt aufgrund von Zeitverzögerungen und erheblichen Kostensteigerungen. Bei der Planung der Elbphilharmonie wurden 2005 186 Millionen Euro angesetzt, am Ende waren es 789 Millionen Euro, eröffnet werden sollte das Konzerthaus 2010, dies verzögerte sich auf Januar 2017. Diese Probleme können verschiedene Gründe haben aber sind natürlich auch auf ein unverhältnismäßiges Projektmanagement zurück zu führen. Die Projekttätigkeit ist in Deutschland in den letzten Jahren stark angestiegen. Im Jahr 2013 lag der Anteil der Projekttätigkeit an der Gesamtarbeitszeit schon bei knapp 35 %, Tendenz steigend.¹ Aufgrund der Negativbeispiele von Großprojekten und dem enormen Stellenwert von Projekten in verschiedenen Branchen wird deutlich, dass ein effizientes Projektmanagement und ein Auseinandersetzen mit verschiedenen Managementtechniken immer wichtiger wird.

Um als Unternehmen eine effektive und effiziente Projektplanung durchzuführen gilt es in diesem Assignment folgende Problemstellung zu klären: Wie können mithilfe der Funktionen von Managementtechniken im Hinblick auf die Aufgabenstrukturierung, Projektablauf, Terminierung und Ressourcenplanung Projekte effizient geplant werden?

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Ziel dieser Arbeit ist es, die Funktionen von Managementtechniken im Hinblick auf die Aufgabenstrukturierung, Projektablauf, Terminierung und Ressourcenplanung von Projekten vorzustellen. Anhand dieser Techniken soll herausgearbeitet werden, wie Projekte effizient geplant werden können.

Der erste Teil der Arbeit befasst sich mit den theoretischen Grundlagen. Die Definitionen von „Projekt“, „Projektmanagement“ und „Managementtechniken für Projekte“ werden erläutert. Im zweiten Teil der Arbeit werden dann ausgewählte Managementtechniken dargestellt. Zunächst wird kurz auf den allgemeinen Projektprozess eingegangen und anschließend auf die angewandten Techniken bei der Aufgabenstrukturierung, Projektablauf, Terminierung und Ressourcenplanung. Danach werden die Ergebnisse der Untersuchung resümiert. Das Assignment schließt mit einer Zusammenfassung und kritischen Reflexion ab.

2. Theoretische Grundlagen

2.1 Definition Projekt

In der Fachliteratur stimmen die Erläuterungen der wesentlichen Merkmale des Begriffes „Projekt“ weitgehend überein. Die Definitionen unterscheiden sich lediglich, auf welches Merkmal der Fokus gelegt wird. Für dieses Assignment soll die Definition nach DIN verwendet werden:

Nach der DIN-Norm 69901-5 ist ein Projekt definiert als ein: „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation“.

Aus dieser Definition lassen sich folgende Merkmale von Projekten ableiten:

- Ein Projekt ist etwas Neuartiges und Einmaliges.
- Das Projekt ist zeitlich begrenzt und hat einen fixen Start- und Endtermin
- Dem Projekt wird ein konkretes Budget bereitgestellt.
- Für ein Projekt müssen klare Zielvorgaben festgelegt werden.
- Es gibt verschiedene Projektrollen, wie z. B. Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam.
- Die Projekte haben eine strategische Bedeutung, als Beispiel ist eine Kostenreduktion oder Gewinnsteigerung zu nennen.²

Das Merkmal der klaren Zielvorgabe umfasst im Wesentlichen die Kosten, die Zeit und die Leistung und wird als dynamisches Projektdreieck bezeichnet. Diese drei Faktoren sind voneinander abhängig. Müssen zum Beispiel Einsparungen vorgenommen werden, kann sich möglicherweise die Leistung bzw. Qualität verschlechtern.³

Eine Möglichkeit zur Unterscheidung von Projekten ist der Zweck des jeweiligen Projektes. Hier sind unter anderem Investitionsprojekte, Bauprojekte, Produktentwicklungsprojekte und Forschungs- und Entwicklungsprojekte zu nennen. Projekte können außerdem nach sozialer Komplexität und der Aufgabenstellung unterschieden werden. Aus diesen 4 Ausprägungen (Aufgabenstellung: offen oder geschlossen, soziale Komplexität: tief oder hoch) lassen sich 4 Projektarten ableiten: Standardprojekt, Akzeptanzprojekt, Potentialprojekt und Pionierprojekt. Des weiteren können Projekte nach ihrer Komplexität, Größe und der Einordnung auf eine jeweilige Hierarchieebene unterteilt werden. Hierfür kann eine Einteilung in drei Projektklassen erfolgen. Projektklasse A umfasst zum Beispiel sehr komplexe Projekte mit strategischer Bedeutung, welche die Entscheider auf Top-Managementebene einbeziehen. Bei Klasse B handelt es sich um komplexe Themen, ohne das Top-Management einzubeziehen, bei Klasse C werden kleinere bis mittlere Projekte bearbeitet. Die erläuterten Klassen dienen lediglich als Beispiel. Diese müssen von Fall zu Fall betriebsspezifisch erstellt werden.⁴

2.2 Definition Projektmanagement

In den 1950er Jahren erkannten Unternehmen in den USA, dass man komplexere Vorhaben mit einer größeren Anzahl von Fachleuten aus unterschiedlichen Bereichen zielführender mit neuen Organisationsformen und Managementmethoden durchführen sollte. Das war die Geburtsstunde des Projektmanagements.⁵

Die Definitionen zum Begriff „Projektmanagement“ unterscheiden sich in der Fachliteratur deutlich, manche Autoren setzen den Schwerpunkt auf die Durchführung, andere auf die Planung. Für diese wissenschaftliche Arbeit soll wiederum die Definition nach DIN verwendet werden.

Die DIN-Norm 69901 definiert Projektmanagement als: „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts“. Ziel des Projektmanagements ist es, Projekte ordnungsgemäß zu planen, die Kosten- und Terminvorgaben einzuhalten, Projektziele zu erreichen und die Chancen, welche sich aus einem Projekt ergeben, zu nutzen.⁶

Generell kann man zwischen 3 Dimensionen im Projektmanagement unterscheiden. Diese lassen sich gut am Modell „Eye of Competence“ von IPMA (International Projectmanagement Association) erläutern. Man unterscheidet 3 Kompetenzbereiche:

- Kompetenzbereich Kontext: Im Mittelpunkt dieser Dimension steht der Kontext des Projektes. Hier werden Strategien, Strukturen und Prozesse festgelegt, sprich es werden die Rahmenbedingungen geschaffen.
- Kompetenzbereich Praktiken: In diesem Bereich werden Methoden vom Projektmanagement behandelt wie z. B. Ablauf, Termine, Qualität, Chancen und Risiken.
- Kompetenzbereich Mensch: Hier stehen die sozialen Kompetenzen im Mittelpunkt wie z. B. Selbstmanagement, Führung, Teamarbeit und Ergebnisorientierung.⁷

2.3 Definition Managementtechniken für Projekte

Eine einheitliche Definition für den Begriff Managementtechniken lässt sich in der einschlägigen Fachliteratur nicht finden. Neben dem Begriff „Techniken“ finden sich auch die synonym verwendeten Begriffe wie „Instrumente“, „Werkzeuge“ oder „Methoden“ in verschiedenen Fachbüchern.

Die Methoden und Instrumente eines Projektmanagers werden als elementar wichtiges

Knowhow bezeichnet. In der Praxis sind Managementtechniken Bestandteil von Qualifizierungsmaßnahmen für bestimmte Zielgruppen.⁸

Für das vorliegende Assignment wird die Definition nach Schmidt als zweckmäßig erachtet. Hierbei liegt der Fokus auf der Unterstützung der Projektbeteiligten durch verschiedene Managementtechniken bei der Organisation der Projektarbeit und der Steigerung der Effizienz durch strukturierte Arbeitsweise, wie z. B. der Aufgabenplanung, Zeitplanung,

Ressourcenplanung und dem Verfahren zur Präsentation von Projektergebnissen.^{9 10}

3. Managementtechniken in der Projektplanung

Damit ein Projekt effizient gestaltet werden kann, wird der Projektprozess in verschiedene Phasen unterteilt. Der allgemeine Projektmanagementprozess umfasst fünf Phasen und wird auch als Projektlebenszyklus bezeichnet:

- Projektstart
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung
- Projektabschluss

Diese Phasen gelten als Richtlinie für Projekte, man sollte den Prozess an die Bedürfnisse und Ziele des jeweiligen Unternehmens anpassen. Allen fünf Phasen können verschiedene Managementtechniken zugeordnet werdend0

Im vorliegenden Assignment rückt die Phase der „Projektplanung“ in den Mittelpunkt, da die Managementtechniken behandelt werden, welche zur Aufgabenstrukturierung, zum Projektablauf, zur Terminierung und zur Ressourcenplanung angewendet werden können.

3.1 Aufgabenstrukturierung

Beim Vorliegen eines komplexen Projektes gestaltet es sich schwierig den Überblick zu behalten. Dazu kann als Hilfsmittel ein Projektstrukturplan eingesetzt werden. Nach DIN-Norm 69901 ist ein Projektstrukturplan eine „vollständige hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste“. Ergebnis eines Projektstrukturplans ist es, einen strukturierten Überblick über die Aufgaben eines Projektes zu erhalten.¹¹ Das Projektkernteam sollte den Projektstrukturplan gemeinsam erstellen. Somit entsteht Verständnis für das Projekt.

Der Projektstrukturplan besteht aus drei verschiedenen Ebenen. Jedem Element auf den drei Ebenen wird ein PSP Code zugeteilt. Dies ist eine eindeutige Bezeichnung und dient der einfacheren Zuordnung. Auf erster Ebene wird die Gesamtaufgabe genannt. Danach folgt auf der zweiten Ebene die Zerlegung in Teilaufgaben. Diese können nach verschiedenen Gesichtspunkten, wie z. B. Objekte, Phasen, Funktionen oder eine Kombination von Phasen und Objekten unterteilt werden. Auf der untersten Ebene folgen die Arbeitspakete. Diese werden nicht weiter aufgeteilt. Handelt es sich um ein komplexes Projekt können oberhalb der dritten Ebene noch weitere Unterteilungen stattfinden. Typischerweise ist das Projektmanagement eine Teilaufgabe des Projektes. Dies wird meistens als erstes auf der linken Seite im Projektstrukturplan dargestellt. Die Arbeitspakete heißen Planung, Controlling und Abschluss.¹²

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Projektstrukturplan

Quelle: In Anlehnung an Dechange, 2020, S. 104

[...]

¹ vgl. Daniel, 2019, https://www.projektassistenz-blog.de/deutschland-und-seine-grossprojekte- was-laeuft-schief/?cn-reloaded=1, abgerufen am 02.06.2020

² vgl. Dechange, 2020, S. 4-7

³ vgl. Peipe, 2020, S. 41-42

⁴ vgl. Kuster et al., 2019, S. 4-6

⁵ vgl. Simon, 2005, S. 153

⁶ vgl. Schütte, Hobel, o.J., https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projektmanagement- pm-46130/version-269416, abgerufen am 27.05.2020

⁷ vgl. Kuster et al., 2019, S. 13-15

⁸ vgl. Kleinaltenkamp, Plinke, Geiger, 2013, S. 342-343

⁹ vgl. Schmidt, 2009, S. 41

¹⁰ vgl. Reuter, 2019, https://www.mindjet.com/de/blog/die-funf-phasen-des-projektmanagement- prozesses/, abgerufen am 28.05.2020

¹¹ vgl. Michels, 2016, https://benjamin-michels.de/projektstrukturplan-psp/, abgerufen am 28.05.2020

¹² vgl. Dechange, 2020, S. 103-106